Главный бухгалтер в штате или на аутсорсе. Что лучше?

В этой статье мы расскажем, что вообще должен делать главбух, а потом сравним работу главбуха в штате и на аутсорсе.

Начнем с того, кто такой главбух, что должен знать и чем заниматься.

1. Кто такой главный бухгалтер и для чего он нужен

Расскажем небольшую историю, услышали от клиента.

В одной фирме, где я работала, директор искал нового главного бухгалтера. У нас был отличный коллектив, но предыдущий главбух ушел на пенсию. Все понимали, что нужен и опытный специалист и командный игрок в нашу дружную команду. Директор искал по рекомендациям, через объявления, через кадровое агентство. В итоге после долгих поисков и собеседований выбрали молодую девушку с небольшим опытом главбуха. Были разные опасения. Но она оказалась и профессионалом и общительным человеком. Быстро разобралась со всеми текущими вопросами и приняла активное участие во внедрении новых методов работы с привлеченными программистами. У нас появились много автоматизаций в учетной базе, срм-система, всякие интеграции с сайтом, экономия по налогам. Благодаря  усилиям нового главбуха, наша компания изменилась, даже стала успешнее. С тех пор я намного смелее отношусь к изменениям.

Компании повезло. Она нашла главбуха, который не только выполнял свои обязанности, но и был мотивирован на развитие.

Зачем нужен главный бухгалтер? Экономический субъект обязан вести бухгалтерский учет (ст. 6 ФЗ 402-ФЗ).

А может попозже начну вести? Нет! Бухгалтерский учет ведется непрерывно с даты государственной регистрации до даты прекращения деятельности в результате реорганизации или ликвидации.

Зачем мне бухгалтер, я сам буду вести! Любой собственник компании в самом начале жизненного пути своей фирмы должен определиться, каким именно образом будет организован бухгалтерский учет.

Закон предлагает несколько вариантов организации бухгалтерского учета:

1. Создание собственной бухгалтерской службы. Этот вариант подходит для крупных компаний, которые могут позволить себе расходы на организацию рабочих мест, зарплату сотрудников, обучение, налоги и сборы. Например, если у компании много операций и требуется сложный учет, то такой подход будет оптимальным;
2. Использование облачных сервисов. Компании могут использовать онлайн-сервисы, банки или облачные бухгалтерии для ведения учета. Важно внимательно читать договор, чтобы убедиться, что сервис действительно оказывает бухгалтерские услуги, а не просто предоставляет IT-инструменты;
3. Заключение договора на оказание бухгалтерских услуг. Можно обратиться к частному бухгалтеру, специализированной фирме или воспользоваться услугами полного или частичного аутсорсинга. Стоимость таких услуг может сильно различаться - услуги частного бухгалтера могут стоить около 15 тысяч рублей в месяц, тогда как бухгалтерский аутсорсинг может обойтись в 40 тысяч рублей и выше. Разница в цене обусловлена тем, что у бухгалтерских фирм есть значительные расходы на серверы, программное обеспечение, связь и оплату труда сотрудников;
4. Самостоятельное ведение учета. Такой вариант возможен при наличии достаточной квалификации у руководителя или другого сотрудника компании. В этом случае учет можно вести как на собственном рабочем месте, так и с использованием различных сервисов;
5. Комбинированный вариант. Некоторые компании предпочитают передавать функцию внесения первичных документов штатному сотруднику (например, бухгалтеру или менеджеру), а функцию главного бухгалтера передавать аутсорсинговой компании. Такой подход позволяет снизить затраты и получить необходимую поддержку без необходимости содержать большой штат специалистов.

Главный бухгалтер - это руководитель бухгалтерской службы, который обычно подчиняется непосредственно руководителю предприятия. Он отвечает за формирование учётной политики, ведение бухгалтерского учёта и подготовку финансовой отчётности.

1.1. Основные требования к главному бухгалтеру

К квалификации главного бухгалтера есть определенные требования. Они изложены в Трудовом Кодексе, профстандарте "Бухгалтер" и содержатся в Законе о бухучете. Отметим важное на наш взгляд:

• Трудовой кодекс определяет максимальный испытательный срок у главного бухгалтера - 6 (шесть) месяцев, трудовым договором (пример) может быть установлена полная материальная ответственность, а при увольнении полная инвентаризация активов;
• Стандарт устанавливает требования к опыту практической работы не менее 5 (пяти) лет бухгалтерско-финансовой работы при наличии высшего образования или не менее 7 (семи) лет бухгалтерско-финансовой работы при наличии среднего профессионального образования. Впрочем, не лишним будет отметить, что для главбуха требования профстандарта необязательны. Организация сама решает, какими должны быть их образование, опыт работы в финансовой сфере и как часто бухгалтеру надо повышать квалификацию;
• Закон устанавливает требования к главбуху. Главный бухгалтер или другое должностное лицо, ответственное за ведение бухгалтерского учета, должны соответствовать определенным требованиям - иметь высшее образование, обладать опытом работы в сфере бухгалтерского учета, составления финансовой отчетности или аудита продолжительностью не менее 3 (трех) лет из последних 5 (пяти) календарных лет. Если у специалиста нет высшего образования в области бухгалтерии или аудита, то опыт работы должен составлять не менее 5 (пяти) лет из последних 7 (семи) календарных лет. Такой специалист не должен иметь судимостей за преступления в экономической сфере;
• Есть еще требование к главбуху-иностранцу. Статья 14 115-ФЗ «О правовом положении иностранных граждан в Российской Федерации» устанавливает требование к статусу главного бухгалтера-иностранца – замещение должности возможно только временно или постоянно проживающими в Российской Федерации. Данное ограничение не распространяется только на граждан Республики Беларусь на основании Решения Высшего совета Сообщества Беларуси и России от 22.06.1996 N 4 "О равных правах граждан на трудоустройство, оплату труда и предоставление других социально-трудовых гарантий".

1.2. Должностная инструкция на главного бухгалтера не обязательна

Трудовое законодательство не обязывает работодателей составлять должностные инструкции для всех сотрудников. Это требование действует только для определенных категорий работников, таких как муниципальные служащие, полицейские, таможенники, сотрудники вузов и частные охранники. Для остальных работников достаточно описать их обязанности, права и функции прямо в трудовом договоре. Хотя составление должностной инструкции необязательно, она полезна тем, что позволяет четко зафиксировать задачи, квалификацию, права, обязанности и ответственность сотрудника. Работодатель имеет право разрабатывать такие документы самостоятельно, так как закон разрешает ему создавать внутренние нормативные акты, регулирующие трудовые отношения (ст. 8 ТК РФ).

Хотя должностная инструкция на главного бухгалтера не обязательна, она помогает четко определить его обязанности, права и полномочия. Например, в инструкции можно указать, что главный бухгалтер отвечает за ведение бухгалтерского учета, подготовку финансовой отчетности и контроль за правильностью расчетов с контрагентами. Это помогает избежать недопонимания и споров о том, кто за что отвечает, а также облегчает оценку качества работы бухгалтера.

Итак, мы выяснили, что любая компания обязана вести бухучет, для этого необходим, как вариант, главный бухгалтер и для него установлены определенные требования к образованию и опыту. А от себя добавим, из нашей длительной практики ключевыми качествами хорошего бухгалтера являются ответственность и аналитический склад ума.

2. Главный бухгалтер должен иметь базовые знания

2.1. Знать теорию бухучета

Без знания теории развития в финансах не будет.

Бухгалтер, который освоил теорию, четко понимает, для чего бухучет, как и когда возник, на каких принципах существует, кто основные пользователи и какие их потребности.

Основополагающий метод учета, которому обучают всех бухгалтеров, - это метод двойной записи. Ему посвящают больше всего времени. Разработана строгая система бухгалтерских счетов, счета имеют классифицикацию, четкую структуру (баланс), учет делят на синтетический и аналитический. Метод двойной записи - ключевая концепция бухгалтерского учета. Скажем несколько слов о ней для общего понимания читателя. Концепция нужна, чтобы бухучет отвечал ключевым характеристикам:

• 01. Точность учета. Каждая операция записывается дважды - по дебету и кредиту, что предотвращает ошибки;
• 02. Баланс. Операции, увеличивающие одну сторону баланса, уменьшают другую, чтобы сохранить равенство;
• 03. Стандарт. Систематичное отражение операций делает учет понятным для внешних пользователей;
• 04. Анализ данных. Двойная запись упрощает анализ финансовых показателей и принятие решений.

Не менее важный метод учета, который должен понимать любой бухгалтер, это документирование. Здесь речь идет о создании и хранении первичных документов, таких как счета-фактуры, накладные, акты выполненных работ, кассовые, банковские документы, а также ведение регистров бухгалтерского учета, где эти документы систематизируются и используются для дальнейшего анализа.

Во время обучения бухгалтера не забывают и про другие методы учета - калькулирование, инвентаризация, оценка. Нельзя о них не сказать, так как общие знания всегда идут на пользу. Итак, калькулирование – это метод бухгалтерского учета, который позволяет определить себестоимость продукции, работ или услуг. Инвентаризация – это метод бухгалтерского учета, который позволяет провести проверку наличия и состояния имущества организации. А оценка – это метод бухгалтерского учета, который позволяет установить стоимость активов и обязательств предприятия.

Далее в теории бухучета подробно изучают, как нужно вести учет каждого раздела классификации - основные средства, материальные средства,  заработная плата и труд,  готовая продукция и товары, денежные средства, финансовый результат. 

И уже после этого объясняется состав финансовой отчетности - бухгалтерский баланс, отчет о прибылях и убытках, отчет о движении денежных средств, капитал.

Если есть исполнитель, всегда должен быть контроллер. Бухгалтеров проверяют много и часто - внутренние ревизоры, контрольные органы, внешние аудиторы. При этом бухгалтеру нужно знать и различать международные стандарты финансовой отчетности (МСФО) и РСБУ.

После изучения теории переходят к практике.

2.2. Знать основные законы

Бухгалтер обязательно изучает законодательство, регулирующее бухгалтерский учет и налоговую систему.

Где указаны законы, которые должен знать бухгалтер? Эти ответы есть в стандарте бухгалтера и справочнике должностей.

Главный бухгалтер любой компании РФ должен знать:

1. Законодательство РФ о бухгалтерском учете, налогах и сборах, финансовой отчетности, аудиторской деятельности, архивном деле, социальном и медицинском страховании, пенсионном обеспечении;
2. Законодательство РФ о противодействии коррупции и коммерческому подкупу, легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма, о порядке изъятия бухгалтерских документов, об ответственности за непредставление или представление недостоверной отчетности;
3. Гражданское, таможенное, трудовое, валютное, бюджетное законодательство РФ;
4. Законодательство Российской Федерации в сфере деятельности экономического субъекта и практика применения;
5. Международные стандарты финансовой отчетности;
6. Внутренние организационно-распорядительные документы основного общества;
7. Экономика и организация производства и управления;
8. Компьютерные программы для ведения бухгалтерского учета;
9. Правила защиты информации.

Требования к знаниям конкретных нормативных документов часто указывают в должностной инструкции главного бухгалтера.

3. Главный бухгалтер должен быть специалистом в конкретной отрасли

Виды деятельности компаний разные. Требования к главбуху тоже разнятся и зависят от того, в какой сфере он занят. Для примера, в клинике для лечения зубов мы обращаемся к стоматологу,  в бизнесе для ведения учета на производстве мы обращаемся к врачу производственному бухгалтеру. И так верно для каждой сферы.

Если главбух работает у оптовика, поставляющего товар из-за границы, то ему потребуются дополнительные знания ведения учета импортных операций, особенности внешнеэкономической деятельности, знание международного законодательства, умение работать с различными валютными операциями и вести учет валютных курсов, понимание особенностей таможенного оформления товаров.

Если главбух работает на производстве железобетонных изделий, то ему нужно будет изучить производственный процесс и технологии производства железобетона, быть в курсе планирование и контроля затрат на материалы и сырье, считать затраты на энергоресурсы и логистику, освоить учетные системы для автоматизации процессов производства и учета.

Если главбух руководит бухгалтерией автоперевозчика, не обойтись без знаний транспортного законодательства и нормативных актов, регулирующих деятельность перевозчиков, важно уметь считать затраты на регистрацию, страховку, управление транспортными средствами и их техническое обслуживание, транспортный налог согласно с региональными особенностями, понимать и использовать путевой лист, ТТН, железнодорожная или авиагрузовая накладная, коносамент, документы о перегрузке с одного вида транспорта на другой.

Если главбух ведет торговлю на маркетплейсах, потребуется глубоко изучить агентские договора, понимать принципы ценообразования, иметь навыки работы с онлайн-кассами и платежными системами, системами эдо, разбираться с прослеживаемостью и маркировкой.

А если главбух трудится в сельскохозяйственном предприятии, занимающимся скотоводством, ему не обойтись без знаний специфики животноводства и ветеринарного законодательства, научиться вести расходы на корма и медицинские услуги, понимать особенности учета поголовья и продукции животного происхождения, программное обеспечение в этой сфере тоже свое.

Обобщим. В зависимости от вида деятельности компании к главному бухгалтеру предъявляются отраслевые требования:

1. Финансовые организации. Если банковская деятельность - смотрим и изучаем Закон РФ "О банках и банковской деятельности" и Инструкции Центрального банка Российской Федерации. Если страховые компании, то штудируем закон РФ "Об организации страхового дела в Российской Федерации";
2. Строительство. Очень большой пласт нормативных документов как строительные нормы и правила, нормы технологического проектирования, нормы и расценки на строительные и ремонтно-строительные работы и другие, такие как градостроительный кодекс РФ, технические регламенты;
3. Транспорт и логистика. Автоперевозки - изучаем транспортный кодекс РФ, правила дорожного движения, да, их тоже. А еще - устав железнодорожного транспорта РФ и т.д.;
4. В здравоохранении и социальная сфера тоже не просто. Здесь свои законы и инструкции - нужно знать основы охраны здоровья граждан, нормативные документы о социальной защите инвалидов и прочее;
5. Продвинутые и сложные информационные технологии и телекоммуникации. Хочешь не хочешь, а изучаем ФЗ "О связи", ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации". А еще разбираемся в льготах IT-компаниям, что такое права на ПО, как ставить на баланс НМА, получать нужные согласия и аккредитацию в Минцифры, регистрироваться в Сколково и отправлять много дополнительной отчетности по правилам фондов;
6. Агропромышленный комплекс. Здесь четко нужно разбираться в специфике сельского хозяйство, знать Земельный кодекс РФ и другие сопутствующие фз. А если это рыболовство, то ФЗ "О рыболовстве и сохранении водных биологических ресурсов";
7. Образование и наука. Если учет коммерческий, то изучаем ФЗ "Об образовании в Российской Федерации", ФЗ "О науке и государственной научно-технической политике". А если учет бюджетный, то дополнительно изучаем необходимые учетные программы. Придется разбираться с процедурами закупок и заключения контрактов, со всей нормативной базой бюджетных организаций - Бюджетный кодекс РФ,  ФЗ о бухгалтерском учете и о контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд.

Учитывайте такие требования при выборе бухгалтера, если вы работодатель, или при выборе работы, если вы соискатель. Главный бухгалтер, который не учитывает специфику отрасли, может допустить ошибки  - неверно отразит операции, неверно сформирует себестоимость, ошибочно оформит транспортные документы и т.п.

4. Бухгалтер на аутсорсинге - полноценная замена главному бухгалтеру в штате? Нет, хорошая альтернатива

Внимательный читатель уже понял, что сегодня главный бухгалтер в организации готовый космонавт. Как и космонавт, главный бухгалтер работает в условиях высокого давления и ответственности. Оба профессионала выполняют критически важные задачи, требующие точности, внимательности и глубокого понимания своей сферы. Ошибки могут стоить дорого: для космонавта - это риск для жизни, а для главного бухгалтера - серьезные финансовые потери и юридические последствия для компании. Оба специалиста должны постоянно обучаться и адаптироваться к новым условиям, будь то изменение законов или новые технологии.

Не каждый готов так рисковать в организации, часто главбухи продолжают свою карьеру в бухгалтерских компаниях, предоставляя аутсорсинговые услуги.

А являются ли главбухи на аутсорсинге полноценной заменой главбуху в штате?

Ответим на примере. Мы взяли стандартную должностную инструкцию и показали, что из нее на практике выполняет главбух на аутсорсинге. Посмотрим таблицу.

Оказываемые бух. услуги на аутсорсинге по сути закрывают основную работу главного бухгалтера. Обычно в перечень работ главбуха вне штата практически полностью исключено взаимодействие с контрагентами компании, «бумажная» работа и менеджерские задачи. А кто же это делает? Менеджеры или первичные бухгалтеры в штате компании.

4.1. Бухгалтерия на аутсорсе действительно может стать хорошей альтернативой штатной должности главбуха

Ну посмотрите сами. Бухгалтерский аутсорсинг позволяет избежать затрат на содержание рабочего места для сотрудника, покупку программного обеспечения, оплату больничных листов, отпусков и других социальных выплат. Стоимость услуг аутсорсинга действительно часто ниже, чем зарплата штатного специалиста. Компания-аутсорсер предоставляют услуги оученных специалистов, которые постоянно учатся не только на семинарах, но и ежедневных кейсах. Да и ответственность за ошибки в ведении учета обычно несет компания-аутсорсер. А если компания растет, то можно выбрать нового аутсорсера под новые задачи без необходимости найма дополнительных сотрудников.

4.2. Что обычно тормозит директора при выборе бухгалтера на аутсорсе. Привычки и страхи

Обычный главный бухгалтер в штате находится непосредственно в офисе и имеет доступ ко всей информации о финансовом состоянии компании, его всегда можно вызвать "на ковер" и строго спросить. С аутсорсом, конечно, так не получится. Главбух на аутсорсе самостоятельный, независимый и более объективный.

Вместе с тем штатный главбух будет более оперативно реагировать на изменения в работе компании, тогда как аутсорсиным компаниям требуется больше времени. Им ведь нужно удаленно подробно объяснить ситуацию, обосновать некоторые очевидные для штатника детали. Терпения хватает не у всех, иногда возникают сложности с выполнением нестандартных задач, требующих индивидуального подхода.

Многие директоры переживают за сохранность своей коммерческой информации. Хотя большинство компаний-аутсорсов подписывают соглашения о неразглашении (NDA), передача финансовой информации сторонним организациям все равно вызывает определенные опасения. И вроде бы главбух в штате под контролем директора не вынесет сор из избы.

Отдельным страхом директоры называют техническую потерю данных - "все серверы должны стоять у меня". В действительности здесь нужно понимать масштаб компании и ее потребности, ведь покупка серверной техники, лицензий на софт, подбор и содержание ит-специалиста очень дорогое мероприятие.

4.3. Кому нужен бухгалтерский аутсорсинг

Для малого бизнеса, где объем бухгалтерской работы невелик, аутсорсинг реально будет наиболее выгодным решением.

Если бизнес имеет сезонные колебания активности, то использование аутсорса позволит сократить расходы в периоды низкой нагрузки. Т.е. вы реально можете просить снизить чек при снижении документооборота, а вот штатный главбух очень удивится просьбе снизить оклад.

Если вам нужно временно закрыть какую-то специфичную задачу (например, восстановить учет, запустить маркировку, открыть обособку, настроить лизинг, провести аудит), аутсорсимг может быть удобным вариантом.

На протяжении многих лет клиенты к нам приходят с одними и тем жи вопросами: как вы будете вести мой бухгалтерский учет, где будут храниться данные, кто будет нести ответственность и т.д.

Мы каждый день смотрим на учет торговых, производственных компаний, компаний услуг, кого-то берем на сопровождение, кому-то вынуждены отказать.

Мы каждый день видим сомнения и растерянность директоров, которые решаются вынести функцию главбуха на аутсорс.

Поэтому постарались честно рассказать в данной статье об обязанностях главбуха. Обязанностей сегодня очень много, а стоимость главбуха велика. Сомневающему директору посоветуем, как миниум, оценить свои расходы на содержание штатного бухгалтера и сравнить с расходами главбуха на аутсорсе. В отдельной статье мы рассказали, как начать работу с приходящим бухгалтером.

Фирммейкер, ноябрь 2024 (следим за актуальностью)
Елизавета Карпук
При использовании материала ссылка обязательна

Узнать больше о главном бухгалтере на аутсорсинге

бесплатная консультация, можем сразу проверить учет

узнать больше

С уважением

Анастасия Чижова,
Бухгалтер-консультант

Мы рады, что сможем пообщаться с вами лично :)

Пожалуйста, оставьте свои контакты, и мы перезвоним в удобное Вам время.

Ваше имя

Телефон^*

Введите правильный номер телефона

E-mail^*

Введите правильный email

Введите ключ^*

Введите слово Фирммейкер в поле

Сообщение^*

Обнаружен СПАМ. Не используйте спецсимволы и ссылки

Cогласен с правилами

Пожалуйста, заполните все обязательные поля!

Отправить