как передать бухгалтерию на аутсорсинг

Содержание

  1. Какой опыт у бухгалтеров Фирммейкер
  2. Какие программы для ведения бухгалтерии потребуется нам купить
  3. Насколько оперативно мы будем получать обратную связь и консультации
  4. Где будут храниться мои документы
  5. Как будет производиться обмен документами
  6. Как я могу проверить качество Вашей работы
  7. Что делает бухгалтерская фирма и за что отвечает
  8. Какие правила ведения учета и документов должен знать клиент
  9. Кто будет вести клиент-банк
  10. Кто будет составлять первичные документы – накладные, счета, счета-фактуры, приходные и расходные кассовые ордера
  11. Нужно ли иметь бухгалтера в штате, если бухгалтерия передается на аутсорсинг
  12. Может ли директор подписывать документы вместо главного бухгалтера
  13. Как вообще работает бухгалтер на аутсорсинге
  14. Если мне приходит письмо из налоговой инспекции,что делать
  15. Каким образом будет сдаваться наша отчетность
  16. Кто конкретно является клиентами Фирммейкер
  17. Имеет ли Фирммейкер связи в контролирующих органах для решения вопросов в случае их возникновения
  18. В случае проведения налоговой проверки кто будет представлять интересы моей фирмы
  19. Какая стоимость услуг бухгалтерского сопровождения в Фирммейкер
  20. Какие услуги Фирммейкер оказывает еще

Вопрос: Мы заключаем договор с бухгалтерской аутсорсинговой компанией, они будут нашу бухгалтерию вести. При этом возникает масса вопросов. Первичку планируем вести сами, в штат берем бухгалтера. Нужно ли иметь бухгалтера в штате, если бухгалтерия передается на аутсорсинг, может ли директор подписывать документы вместо главного бухгалтера, можно ли вести первичную документацию самостоятельно при передаче бухгалтерии на аутсорсинг - как вообще все это работает, расскажите. Спасибо.

При заключении договора на бухгалтерский аутсорсинг многие проявляют обеспокоенность. Их можно понять, переход от бухгалтера в штате к внешнему не всегда прост. Нужно найти ответы на многие вопросы, оценить надежность выбранной компании, качество оказываемых ею услуг. Никто не хочет столкнуться с проблемами из-за ошибок в ведении учета или несоблюдения сроков подачи отчетности. Также важен вопрос конфиденциальности данных – клиент должен быть уверен, что его финансовая информация будет защищена и не попадет в руки третьих лиц. Хочется привычной скорости реакции на запросы, быстрого обсуждения спорных вопросов, получения нужных документов. Точно нужно представлять, как будет осуществляться ведение его бухгалтерии, какие документы будут предоставляться и как часто, кто будет подписывать отчетность и другое. Эксперт Фирммейкер Елизавета Карпук отвечает в этой статье на часто задаваемые вопросы.

1. Какой опыт у бухгалтеров Фирммейкер

Фирммейкер работает с 2003 года. Мы собрали юристов и бухгалтеров из разных сфер. Теперь у нас полная копилка - знаем малый и средний бизнес, работаем с оптом, розницей, производством, посредничеством, услугами. Эффективно общаемся с контролирующими органами (налоговая, фонды, инспекции).

А что если у клиента ВЭД, экспорт-импорт, возмещение НДС? Тоже ведем. Восстанавливаем запущенный бухучет, а если все запутано и сложно - проведем финансовый аудит (найдем разрывы и потери). Каждая наша рабочая группа (руководитель рабочей группы и помощник) ведет до 35 фирм. Соответственно Ваша компания будет закреплена за одной из рабочих групп. Сводят учет руководители рабочих групп. У всех у них за плечами работа главными бухгалтерами. Качество работы проверяет главный бухгалтер компании и внешний аудитор. Имя и контакты вы получите после подписания Договора.

Заключаем Договор на бухгалтерское обслуживание на 1 год с учетом Вашего документооборота. Стоимость пересматривается с учетом количества операций. Мы за человеческое общение, не исключаем автоматизацию, но ищем баланс. Мы отправляем письмо, звоним сами, если его смысл не ясен.

Такая форма сотрудничества экономит Ваше время, снижает издержки на содержание бухгалтерии и делает взаимодействие более продуктивным. За время своего существования компания накопила наработки, которые мы успешно применяем на пользу нашим клиентам. Вместе с нашими специалистами Вы найдете оптимальное выражение своих идей.

Исторически сложилось, что у нас много клиентов среди компаний, учрежденных нерезидентами. Трендом последних лет стал приток ИТ-компаний и комиссионеров, работающих с маркетплейсами.

2. Какие программы для ведения бухгалтерии потребуется нам купить

Вы удивитесь, но еще есть бухгалтеры, ведущие учет в бумажных журналах-ордерах или xls. Мы используем учетные программы 1с. Мы поможем выбрать облачный бухгалтерский сервис. Современное облако - это мощные и быстрые серверы в дата-центре Tier 3. Про преимущества облака нет смысла говорить долго, достаточно сказать, что клиенту не нужно заботиться о лицензиях, обновлениях, оборудовании, безопасности. Клиент может удаленно вносить данные самостоятельно: справочники, накладные, счета.

Сориентируем по уровню цен. Сервисы аренды обычно имеют на сервере не менее 3 конфигураций и 2 сервисов, к примеру:

  • Конфигурация Бухгалтерия - до определенного момента здесь можно вести все – учет, зп, продажи. По мере роста потребуются новые решения;
  • Конфигурация Зарплата и управление персоналом - расширенный блок ведения зп, если много сотрудников, отпуск, отчеты;
  • Конфигурация Управление Торговлей - расширенный блок ведения торговли – номенклатура, склады;
  • Сервис Контрагент - нужен для первичной проверки и автоввода контрагента. Без него справочники превращаются в беспорядок;
  • Сервис проверки контрагентов Спарк - нужен для проверки контрагента, сегодня без них никак.

Минимальный набор лицензий для удобной работы директор-бухгалтер: 1 доступ директор, 1 доступ бухгалтер.

Минимальный набор: Бух, Контрагент.

Минимальная стоимость доступа составляет с 2025 года - 2100 руб. в мес. Далее зависит от желания и возможностей клиента.

Можно включать дополнительные конфигурации, добавлять пользователей, сервисы. Цена минимального арендного набора в расчете на год 1+1+контрагент составляет 2100*2*12+5800=56200 руб (в расчете на месяц 4683 руб). Цена не включает дополнительные опции: размер базы выше 5гб, доработки, синхронизация, онлайн-касса и т.д.

Все это важно для тех клиентов, кому требуется доступ в учетную программу. Более подробно мы рассказали о работе в облаке в нашей отдельной статье.

3. Насколько оперативно мы будем получать обратную связь и консультации

После подписания Договора вы получаете контактные данные наших Бухгалтеров: телефон, е-mail. Официальные вопросы можете задавать по телефону или почте Бухгалтеру. Неофициальное общение Вы можете вести в мессенджере. При соблюдении такого порядка Вы будете получать своевременную обратную связь по всем вопросам.

4. Где будут храниться мои документы

Оригиналы документов нужны бухгалтерам только при проведении проверки контролирующим органом, для ведения учета нам достаточно сканированных копий документов. Фирммейкер в офисе хранит только отчетность. При начале налоговой проверки мы обратимся к Вам с просьбой предоставить оригиналы. Для хранения бумажных документов документов обычно мы используем охраняемый сухой архив с видеонаблюдением.

5. Как будет производиться обмен документами

Документ в учетную программу вносить может бухгалтер Фирммейкер или клиент делает это самостоятельно.

Если документы вносит бухгалтер Фирммейкер, то происходит это так. Сканированные документы в определенном формате направляете на электронную почту по согласованным дням. Бухгалтер при получении проверит документы, сообщит ошибки и даст ответ. Оригиналы документов отправляете при необходимости на почтовый адрес или передаете нарочным в руки исполнителю по описи ежемесячно. Документы, поступающие на юрадрес, передаются клиенту почтой, расходы по отправке почты выставляются ежемесячно. Важно передавать бухгалтеру документы заранее, так Вы избегаете налоговых санкций. Если передавать документы вовремя, то Вы получаете уверенность в качественном учете.

Если документы в учетную программу вносит Клиент, то нам потребуется доступ в вашу учетную программу. Мы порекомендуем облачный сервис. Надежный и удобный  сервис держит нагрузку, вовремя обновляет базы, позволяет запускать обработки. Клиент вносит данные самостоятельно: справочники, накладные, ведет склад, расчеты. Бухгалтер выполняет функцию главного бухгалтера - составляет налоговую и бухгалтерскую отчетность.

6. Как я могу проверить качество Вашей работы

Вы всегда имеете удаленный доступ к своей учетной базе, поэтому всегда можете проконтролировать работу обслуживающей бухгалтерии либо самостоятельно, либо с привлечением независимых аудиторов.

7. Что делает бухгалтерская фирма и за что отвечает

Фирммейкер выполняет выбранную Вами услугу: либо это ведение бухгалтерского учета, восстановление учета или сопровождение возмещения экспортного НДС.

В случае с услугой ведения бухгалтерского учета, бухгалтер составляет на основе полученной от Вас первичной документации (договора, акты, счета-фактуры, накладные) бухгалтерскую и налоговую отчетность, сдает ее по согласованным каналам в контролирующие органы. Компания отвечает за правильное составление
отчетности и своевременную ее сдачу. Налоги, платежи клиент уплачивает самостоятельно на основании полученной от бухгалтера информации (платежное поручение).

В случае ведения Фирммейкер первичного учета, бухгалтер несет ответственность за его состояние. При заключении договора мы несем ответственность за качество оказанных услуг. Порядок наступления ответственности прописан в договоре.

8. Какие правила ведения учета и документов должен знать клиент

Хороший вопрос. Начинающему предпринимателю необходимо иметь представление о том, как составляются и ведутся документы в РФ. Мы рекомендуем использовать любую справочно-правовую систему.

Что-то не получается? Мы поможем. И еще мы частенько шлем информационные рассылки. Тем клиентам, кто будут самостоятельно вести документы в облаке, учетная система поможет. В ней первичные документы по умолчанию соответствуют законодательным актам, оперативно вносятся изменения.

9. Кто будет вести клиент-банк

Клиент управляет ведет банк-клиентом самостоятельно. Мы категорически против предоставления нам права подписи на платежных документах и ни при каких обстоятельствах этого права не принимаем.

Как исключение, клиент может оформить нам возможность получать выписки банка. Для этого нужно выдать нам ключ технического доступа к счету. Этот ключ дает возможность получать выписки банка и формировать платежки БЕЗ ПРАВА их отправки (подписи). Платежные поручения мы готовить не будем, а выписки получим.

10. Кто будет составлять первичные документы – накладные, счета, счета-фактуры, приходные и расходные кассовые ордера

Текущие первичные документы выписывают ответственные работники вашего предприятия: менеджеры, операционист, кассир и т.д. Но Вы также можете
заказать составление первичных документов нашим сотрудникам. Это дополнительная услуга, которая не входит в тарифный план.

11. Нужно ли иметь бухгалтера в штате, если бухгалтерия передается на аутсорсинг

Экономический субъект обязан вести бухгалтерский учет (ст. 6 ФЗ 402-ФЗ). Бухгалтерский учет ведется непрерывно с даты государственной регистрации до даты прекращения деятельности. Учредитель компании своей фирмы должен определиться, каким именно образом будет организован бухгалтерский учет. Закон предлагает несколько вариантов организации бухгалтерского учета:

  1. Вести бухучет самостоятельно. Такой вариант возможен при наличии достаточной квалификации у руководителя или другого сотрудника компании. В этом случае учет можно вести как на собственном рабочем месте, так и с использованием различных сервисов;
  2. Создать собственную бухгалтерскую службу. Этот вариант подходит для крупных компаний, которые могут позволить себе расходы на организацию рабочих мест, зарплату сотрудников, обучение, налоги и сборы;
  3. Использовать облачный сервис. Нужно понимать, что вы не передаете ведение бухгалтерии. Вы по-прежнему ведете ее самостоятельно (см. пункт 1), только используете для этого облачную программу. И за ошибки бухучета будете отвечать самостоятельно;
  4. Заключить договор на оказание бухгалтерских услуг. Можно обратиться к частному бухгалтеру, специализированной фирме или воспользоваться услугами полного или частичного аутсорсинга;
  5. Комбинированный вариант. Некоторые компании предпочитают передавать функцию внесения первичных документов штатному сотруднику (например, бухгалтеру или менеджеру), а функцию главного бухгалтера передавать аутсорсинговой компании. Такой подход позволяет снизить затраты и получить необходимую поддержку без необходимости содержать большой штат специалистов.

Ваш вопрос как раз имеет отношение к пункту №5, когда заключен договор аутсорса и в штате есть сотрудник, занимающийся первичными документами. 

Действительно, довольно часто в штате многих компаний работает первичный бухгалтер даже при наличии договора на бухгалтерский аутсорсинг и вот почему:

  • Так безопаснее, считает руководитель. Вдруг что, в компании будет специалист, который знает, что делать. Не будем разубеждать, тем более, здравый смысл в эти словах есть;
  • Так быстрее и эффективнее. Первичный бухгалтер в штате занимается сбором и обработкой всех первичных документов компании: счетов-фактур, актов выполненных работ, накладных и т.д. Эти документы необходимы для ведения учета и составления отчетности. Зачастую так действительно удобнее. А если поручить сбор и внесение первички аутсорсерам? Может получиться дороже и точно не быстрее. Аутсорсеры могут обрабатывать уже собранные данные, но кто-то внутри компании должен следить за их получением, внесением в учет и своевременной передачей контрагенту;
  • Двойной контроль над операциями. Внутренний бухгалтер в штате участвует в контроле хозяйственных операций - от поступления товаров до выплаты заработной платы сотрудникам. Кроме того, он даже видит, как это происходит на месте. Если такой сотрудник дает быструю обратную связь, то двойной контроль (бухгалтер + аутсорсер) помогает минимизировать ошибки и вовремя выявлять возможные нарушения;
  • Участие в жизни компании. Зачастую бухгалтер в штате участвует в переговорах с поставщиками, покупкателями. Он знает условия договоров, кто выступает представителем, кто приезжает за товаром или осуществляет поставки, как та или иная компания ведет свои дела, встречает курьеров, получает письма, просто радует глаз;
  • Хранит секреты лучше внутренний сотрудник, считает руководитель. Некоторые компании не то, что не доверяют, а полностью не раскрывают информацию внешним контрагентам. Какой бы ни был хороший бухгалтер на аутсорсинге, а бухгалтерв штате всегда роднее и ближе, есть такой подход. Спорить с ним бесполезно. Это из области проблемы "что вижу, то и контролирую". В действительности информацию можно безопасно контролировать при правильной организации.

Получается, хотя аутсорсер и берет на себя все многие задачи по ведению учета и составлению отчетности, сотрудник в штате, занимающийся первичкой, по-прежнему востребован.

В отдельной статье мы рассказали, кто такой главный бухгалтер в штате, в чем отличие его обязанностей от обязанностей бухгалтерской фирмы.

12. Может ли директор подписывать документы вместо главного бухгалтера

Бухгалтерский учет в организации ведется непрерывно с даты государственной регистрации до даты прекращения деятельности. При этом ведение бухгалтерского учета и хранение документов бухгалтерского учета организуются руководителем экономического субъекта (ст. 7 Закона № 402-ФЗ).

Руководитель экономического субъекта (ООО, АО, НКО) обязан возложить ведение бухгалтерского учета на главного бухгалтера или иное должностное лицо этого субъекта либо заключить договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета.

Если директор заключает договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета, то нужно смотреть такой договор. В нем будет указан порядок подписания бухгалтерской и налоговой отчетности. Других документов бухгалтер на аутсорсинге подписывать не будет. Обычно в таких договорах обязанность подписывать ответственность остается за руководителем компании.

Внутри же организации директор подписывает все документы самостоятельно или вправе передать свои полномочия третьему лицу по доверенности. 

13. Как вообще работает бухгалтер на аутсорсинге

Вопрос общего характера. И он частенько звучит на переговорах. Поэтому мы на него подробно ответим. Чтобы начать работу, бухгалтеру понадобятся ваши первичные документы и данные учета. Во время заключения договора мы обсудим с вами, как часто вы будете передавать эти документы – это зависит от объема вашей документации, особенностей вашего бизнеса и необходимости получать дополнительные отчеты. А примерный процесс работы выглядит так:

  1. Передавать документы можно лично или через электронную почту.
  2. Учет мы ведем в бухгалтерской программе. Для вас создадим отдельную базу данных, которую разместим на защищённом сервере в дата-центре. Доступ к этой базе вы сможете получить удалённо.
  3. Все наши сотрудники работают в нашем офисе. Каждый месяц мы вносим данные из ваших первичных документов в вашу базу данных и формируем нужные учётные регистры (например, кассовую книгу, журнал учёта счетов-фактур). Вы можете определить в своем штате ответственного сотрудника и вносить первичные документы самостоятельно, а мы их проверим.
  4. Когда закончится отчётный период, мы подготовим необходимую отчётность, рассчитаем налоги, покажем вам расчет и оформим платёжные поручения для уплаты налогов.
  5. После того как вы утвердите суммы налогов и отчётность, мы отправим её по электронным каналам связи в налоговые органы, внебюджетные фонды и Росстат.
  6. Для ведения кадрового учёта вам нужно каждый месяц предоставлять нам данные о сотрудниках: ФИО, копии паспортов, даты приёма на работу, увольнения или ухода в отпуск, а также другие важные документы и заявления. На основании этих данных мы составим приказы о приёме, увольнении и отпусках сотрудников.
  7. Для расчёта зарплаты вашим сотрудникам нам потребуеются соответствующие данные и документы, после чего мы проведём все необходимые расчёты.

14. Если мне приходит письмо из налоговой инспекции,что делать

Переадресовать его нам. Наши сотрудники свяжутся с контролирующими органами по предъявленным налоговым требованиям и определят причину, в результате которой отчетность не была сдана в срок. Если отчетность сдана несвоевременно по нашей вине, мы обязуемся компенсировать Вам сумму штрафов, выставленную контролирующими органами.

15. Каким образом будет сдаваться наша отчетность

Сдача бухгалтерской и налоговой отчетности осуществляется по телекоммуникационным каналам связи. Вам будет необходимо выдать нам доверенность, как налоговому представителю, на право сдать отчетность. Подтверждением сдачи отчетности по телекоммуникационным каналам связи служат квитанции о принятии отчетности и протоколы принятия ее налоговым органом, отделением пенсионного фонда, фондом социального страхования. В исключительных случаях отчетность может быть сдана по почте или лично нашим курьером.

16. Кто конкретно является клиентами Фирммейкер

Клиентами Фирммейкер являются преимущественно компании, которым удобно удаленное ведение учета и разные места нахождения или ведения бизнеса. Сфера деятельности этих компаний – оптовая торговля промышленными товарами, производство мебели, трикотажной продукции, металлоизделий, пластиковых окон, продуктов питания. Часть клиентов осуществляют торговлю через маркетплейсы. Есть клиенты, торгующие программным обеспечением, компьютерами, выполняющие
инженерные работы, консалтинговые услуги.

С конкретными примерами можно ознакомиться через отзывы на нашем сайте.

17. Имеет ли Фирммейкер связи в контролирующих органах для решения вопросов в случае их возникновения

Лучшие связи (дружеские) возникают при отсутствии ошибок. Мы настоятельно рекомендуем вовремя нам направлять документы, читать информационные письма, вникать в суть расчетов налогов, консультаций бухгалтера. Все это позволит избежать недоразумений, которые можно решать путем обжалования, выяснения, уточнением, в конце концов, спором в суде.

18. В случае проведения налоговой проверки кто будет представлять интересы моей фирмы

Мы будем представлять интересы вашего предприятия при всех налоговых проверках. Единственное, что для этого нам потребуется – доверенность на имя нашего ответственного работника и доверительные партнерские отношения с нами руководства предприятия. Услуга по представлению Ваших интересов в налоговых (других контрольных) органах является дополнительной и оплачивается отдельно.

19. Какая стоимость услуг бухгалтерского сопровождения в Фирммейкер

Стоимость бухгалтерского обслуживания ООО будет зависеть от количества операций, сферы Вашей деятельности, объемов поставок и оформления соответствующей документации. Мы предлагаем оценить ее в ходе предварительной консультации с бухгалтером.

Обратите внимание на наши тарифы. Тарифы описываются отдельным приложением в договоре, могут пересматриваться в зависимости от задач. В целом, тариф представляет собой четкую и понятную статью расхода ежемесячно.

Если планируете торговлю через маркетплейсы, предусмотрен отдельный тариф для продавцов на маркетплейсах.

20. Какие услуги Фирммейкер оказывает еще

Мы регистрируем бизнес, оказываем ему бухгалтерское, юридическое и ит-сопровождение в части учетной программы.

Бухгалтерский аутсорсинг

это - программа, бухгалтер, юрист и программист

консультация бесплатна

Если заметили ошибку, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter

Подпишитесь на нашу рассылку полезностей

Даю согласие на обработку персональных данных в соответствии с политикой конфиденциальности.

Image
+7(4812)701-700 - Смоленск
+7(4822)710-845 - Тверь
Прайс на все услуги