Главный бухгалтер в штате или на аутсорсе. Что лучше?

Выбирая между главным бухгалтером в штате и аутсорсингом, вы решаете не только вопрос цены. Штатный специалист всегда рядом, лучше знает ваши процессы, но требует постоянных затрат и замены на время отпуска или болезни. Аутсорсинг — это внешняя команда: вы платите за готовый результат, легко усиливаете ресурсы в «пиковые» месяцы, но общаетесь в основном по договорённости и через сервис. В статье разберём, кому выгоден каждый вариант, их плюсы и минусы.

1. Кто такой главный бухгалтер и для чего он нужен

Расскажем небольшую историю, услышали от клиента.

В одной фирме, где я работала, директор искал нового главного бухгалтера. У нас был отличный коллектив, но предыдущий главбух ушел на пенсию. Все понимали, что нужен и опытный специалист и командный игрок в нашу дружную команду. Директор искал по рекомендациям, через объявления, через кадровое агентство. В итоге после долгих поисков и собеседований выбрали молодую девушку с небольшим опытом главбуха. Были разные опасения. Но она оказалась и профессионалом и общительным человеком. Быстро разобралась со всеми текущими вопросами и приняла активное участие во внедрении новых методов работы с привлеченными программистами. У нас появились много автоматизаций в учетной базе, срм-система, всякие интеграции с сайтом, экономия по налогам. Благодаря усилиям нового главбуха, наша компания изменилась, даже стала успешнее. С тех пор я намного смелее отношусь к изменениям.

Компании повезло. Она нашла профессионального главного бухгалтера, который не только выполнял свои обязанности, но и был мотивирован на развитие.

Зачем нужен главный бухгалтер? Экономический субъект обязан вести бухгалтерский учет (ст. 6 ФЗ 402-ФЗ).

А может попозже начну вести? Нет! Бухгалтерский учет ведется непрерывно с даты государственной регистрации до даты прекращения деятельности в результате реорганизации или ликвидации.

Зачем мне бухгалтер, я сам буду вести! Любой собственник компании в самом начале жизненного пути своей фирмы должен определиться, каким именно образом будет организован бухгалтерский учет.

Закон предлагает несколько вариантов организации бухгалтерского учета:

1. Создание собственной бухгалтерской службы. Этот вариант подходит для крупных компаний, которые могут позволить себе расходы на организацию рабочих мест, зарплату сотрудников, обучение, налоги и сборы. Например, если у компании много операций и требуется сложный учет, то такой подход будет оптимальным;
2. Использование облачных сервисов. Компании могут использовать онлайн-сервисы, банки или облачные бухгалтерии для ведения учета. Важно внимательно читать договор, чтобы убедиться, что сервис действительно оказывает бухгалтерские услуги, а не просто предоставляет IT-инструменты;
3. Заключение договора на оказание бухгалтерских услуг. Можно обратиться к частному бухгалтеру, специализированной фирме или воспользоваться услугами полного или частичного аутсорсинга. Стоимость таких услуг может сильно различаться - услуги частного бухгалтера могут стоить около 15 тысяч рублей в месяц, тогда как бухгалтерский аутсорсинг может обойтись в 40 тысяч рублей и выше. Разница в цене обусловлена тем, что у бухгалтерских фирм есть значительные расходы на серверы, программное обеспечение, связь и оплату труда сотрудников;
4. Самостоятельное ведение учета. Такой вариант возможен при наличии достаточной квалификации у руководителя или другого сотрудника компании. В этом случае учет можно вести как на собственном рабочем месте, так и с использованием различных сервисов;
5. Комбинированный вариант. Некоторые компании предпочитают передавать функцию внесения первичных документов штатному сотруднику (например, бухгалтеру или менеджеру), а функцию главного бухгалтера передавать аутсорсинговой компании. Такой подход позволяет снизить затраты и получить необходимую поддержку без необходимости содержать большой штат специалистов.

Главный бухгалтер - это руководитель бухгалтерской службы, который обычно подчиняется непосредственно руководителю предприятия. Он отвечает за формирование учётной политики, ведение бухгалтерского учёта и подготовку финансовой отчётности.

2. Что такое бухгалтер на аутсорсинге

Бухгалтер на аутсорсинге — это внешний специалист или команда провайдера, которая берёт на себя ведение учёта и отчётности вашей компании по договору обслуживания. По сути, вы «покупаете» не человека с окладом, а гарантированный результат по заранее согласованным регламентам и срокам (SLA), с закреплённой ответственностью подрядчика и понятной стоимостью.

Обязанности бухгалтера на аутсорсинге:

Обязанности бухгалтера на аутсорсинге включают полное ведение бухгалтерского и налогового учёта: сбор и контроль первичных документов, отражение операций в учётной системе (обычно 1С), закрытие месяца и подготовку управленческой и регламентированной отчётности (ФНС, фонды). Специалист рассчитывает заработную плату и налоги, ведёт кадровые документы по договорённости, проводит сверки с контрагентами и банками, поддерживает ЭДО и интеграции. Также он готовит ответы на требования контролирующих органов, сопровождает проверки и даёт рекомендации по оптимизации налогообложения и документооборота.

Как устроена бухгалтерия на аутсорсе:

• Заключается договор (объём работ, сроки, ответственность, конфиденциальность/NDA, доступы).
• Провайдер проводит онбординг: перенос базы/настройка 1С, подключение ЭДО (Диадок, СБИС и т. п.), интеграции с банком/CRM.
• Обмен документами идёт по регламенту: кто и в какие сроки передаёт первичку, как согласуются спорные операции.
• Исполнение контролируется через KPI (сроки закрытия месяца, отсутствие просрочек по налогам/сдаче отчётности, качество проводок).

Что обычно входит в услуги аутсорса бухгалтерии:

• Ведение бухгалтерского и налогового учёта, формирование и сдача отчётности.
• Расчёт заработной платы, кадровые документы, взносы.
• Консультации по налогам и учётной политике, подготовка учётных регламентов.
• Постановка/восстановление учёта, подготовка к проверкам.
• Интеграции и сопровождение 1С/ЭДО, сверки с контрагентами и ФНС.

Чем отличается от удалённого штатного бухгалтера:

• Не трудовой договор, а сервис с командной взаимозаменяемостью (нет простоев из-за отпусков/болезни).
• Шире экспертиза: у провайдера есть узкие специалисты (НДС, ВЭД, зарплата).
• Больше формализации: работа по регламентам и тикетам, меньше «устных договорённостей».
• Ответственность прописана в договоре, возможны штрафные санкции за срыв сроков.

Модели оплаты и ответственности:

• Фиксированный ежемесячный пакет, «за документ» или гибрид (фикс + доп. работы).
• Ответственность — договорная (штрафы/пеня), страхование профрисков у ряда провайдеров.
• Конфиденциальность обеспечивается NDA, разграничением доступов и аудитом действий.

3. Аутсорсинг бухгалтерии vs штатный бухгалтер

Выбор между штатным главным бухгалтером и передачей учёта на аутсорсинг — это стратегическое решение про управляемость финансов, стоимость владения и устойчивость процессов. Ниже — практичное сравнение форматов, ситуации, когда каждый из них работает лучше, и взвешенные плюсы/минусы.

Ключевое отличие — в модели управления и совокупной стоимости. Аутсорсинг бухгалтерии — это оплата результата по договору и доступ к команде разных специалистов (налоги, зарплата, ВЭД, ЭДО, интеграции) с предсказуемым платежом и SLA. Штат — это собственная функция с постоянными издержками: зарплата и налоги на ФОТ, лицензии и софт, рабочее место, обучение и замены на время отпусков.

Штатный главбух ближе к ежедневным операциям, быстрее реагирует на «пожары» и лучше чувствует нюансы первички. Аутсорсер сильнее в масштабировании под пики, снижает зависимость от одного человека и приносит отлаженные регламенты. Вопрос конфиденциальности решается по-разному: в штате проще выстроить закрытый периметр, у подрядчика — через NDA/DPA, разграничение прав и аудит доступа.

3.1. Когда лучше выбрать аутсорсинг бухгалтерии

Аутсорс бухгалтерии уместен, когда бизнесу важны быстрый запуск учёта, гибкое масштабирование ресурсов и предсказуемая стоимость без долгого найма. Этот формат особенно эффективен при плавающей нагрузке, сезонных пиках и сложных налоговых участках, где нужны редкие компетенции «по требованию». Ниже — типичные ситуации, в которых внешний провайдер даёт максимум выгоды и снижает операционные риски.

• Стартапы и малый бизнес с плавающей нагрузкой и ограниченным бюджетом — нужен быстрый запуск «под ключ» без длительного найма.
• Сезонные пиковые периоды (ритейл, e-commerce, стройка), когда важно быстро нарастить ресурсы без расширения штата.
• Сложные участки учёта: НДС, ВЭД, агентские схемы, несколько режимов налогообложения — редкие компетенции удобнее получать «по подписке».
• Запуск нового юр.лица/проекта, переход на ЭДО, внедрение интеграций с банком/CRM/1С.
• Полностью удалённая модель работы и цифровой документооборот.
• Ориентация на формализованные SLA, KPI и ответственность по договору с предсказуемой стоимостью.

3.2. Кому подойдёт штатный бухгалтер

Штатный главный бухгалтер оправдан, когда бухгалтерия глубоко встроена в ежедневные процессы и нужна постоянная координация «здесь и сейчас». Такой формат выбирают компании с большим объёмом первички, складом/производством, жёсткими внутренними регламентами и повышенными требованиями к коммерческой тайне. Далее — случаи, когда ставка в штат обеспечивает лучший контроль и точную настройку управленческого учёта.

• Средний и крупный бизнес с большим объёмом первички, складом, кассой, производством.
• Компании с жёсткими внутренними регламентами, тендерами, госконтрактами, где бухгалтерия глубоко вплетена в операционку.
• Необходимость ежедневного присутствия «у стола» и тесного взаимодействия с соседними отделами, участие в управленческом учёте и бюджете.
• Повышенные требования к коммерческой тайне и полностью закрытому ИТ-периметру.
• План по развитию собственной финансовой службы: главбух + расчётчики + зарплатник + налоговый эксперт.

4. Плюсы и минусы аутсорсинга бухгалтерии

Плюсы:

• Доступ к команде экспертов вместо одного специалиста.
• Быстрый старт и масштабирование под пики.
• Предсказуемая стоимость (пакет/ретейнер), понятные SLA и ответственность по договору.
• Непрерывность процессов: взаимозаменяемость на время отпусков/болезни.
• Лучшие практики по ЭДО, учётным системам и интеграциям, меньше операционной нагрузки на руководство.

Минусы:

• Меньше неформальной «оперативки» — работа по регламентам и тикетам.
• Зависимость от качества сервиса и коммуникаций подрядчика.
• Риски конфиденциальности при неверной настройке доступов (снижаются NDA/DPA, аудитом).
• Индивидуальная кастомизация может быть менее гибкой или стоить дороже.

5. Плюсы и минусы штатного бухгалтера

Плюсы:

• Глубокое знание бизнеса и контекста документов.
• Моментальная коммуникация внутри компании, участие в управленческих решениях.
• Полный контроль над доступами и ИТ-периметром.
• Гибкая настройка учёта под специфику компании и её метрики.

Минусы:

• Более высокая совокупная стоимость: зарплата, налоги на ФОТ, рабочее место, лицензии, обучение, замены.
• Риски простоев при отпуске/болезни, затраты на подбор и онбординг.
• Трудно закрыть редкие компетенции одной ставкой — всё равно нужны внешние консультанты.
• Медленное масштабирование при росте объёмов: приходится строить команду и систему управления.

Если бизнес небольшой, динамичный и ценит предсказуемую стоимость с доступом к широкой экспертизе — рационален аутсорсинг. Если документооборот велик, процессы сложны и тесно связаны с операционкой — логичен штат. На практике часто побеждает гибридная модель: стратегию и внутренний контроль держит главбух в штате, а «тяжёлые» или пиковые участки отдаются на аутсорсинг.

6. Бухгалтер на аутсорсинге - полноценная замена главному бухгалтеру в штате?

Внимательный читатель уже понял, что сегодня главный бухгалтер в организации готовый космонавт. Как и космонавт, главный бухгалтер работает в условиях высокого давления и ответственности. Оба профессионала выполняют критически важные задачи, требующие точности, внимательности и глубокого понимания своей сферы. Ошибки могут стоить дорого: для космонавта - это риск для жизни, а для главного бухгалтера - серьезные финансовые потери и юридические последствия для компании. Оба специалиста должны постоянно обучаться и адаптироваться к новым условиям, будь то изменение законов или новые технологии.

Не каждый готов так рисковать в организации, часто главбухи продолжают свою карьеру в бухгалтерских компаниях, предоставляя аутсорсинговые услуги.

А являются ли главбухи на аутсорсинге полноценной заменой главбуху в штате?

Ответим на примере. Мы взяли стандартную должностную инструкцию и показали, что из нее на практике выполняет главбух на аутсорсинге. Посмотрим таблицу.

Оказываемые бух. услуги на аутсорсинге по сути закрывают основную работу главного бухгалтера. Обычно в перечень работ главбуха вне штата практически полностью исключено взаимодействие с контрагентами компании, «бумажная» работа и менеджерские задачи. А кто же это делает? Менеджеры или первичные бухгалтеры в штате компании.

6.1. Бухгалтерия на аутсорсе действительно может стать хорошей альтернативой штатной должности главбуха

Ну посмотрите сами. Ведение бухгалтерии на аутсорсинге позволяет избежать затрат на содержание рабочего места для сотрудника, покупку программного обеспечения, оплату больничных листов, отпусков и других социальных выплат. Стоимость услуг аутсорсинга действительно часто ниже, чем зарплата штатного специалиста. Компания-аутсорсер предоставляют услуги оученных специалистов, которые постоянно учатся не только на семинарах, но и ежедневных кейсах. Да и ответственность за ошибки в ведении учета обычно несет компания-аутсорсер. А если компания растет, то можно выбрать нового аутсорсера под новые задачи без необходимости найма дополнительных сотрудников.

6.2. Что обычно тормозит директора при выборе бухгалтера на аутсорсе. Привычки и страхи

Обычный главный бухгалтер в штате находится непосредственно в офисе и имеет доступ ко всей информации о финансовом состоянии компании, его всегда можно вызвать "на ковер" и строго спросить. С аутсорсом, конечно, так не получится. Главбух на аутсорсе самостоятельный, независимый и более объективный.

Вместе с тем штатный главбух будет более оперативно реагировать на изменения в работе компании, тогда как аутсорсиным компаниям требуется больше времени. Им ведь нужно удаленно подробно объяснить ситуацию, обосновать некоторые очевидные для штатника детали. Терпения хватает не у всех, иногда возникают сложности с выполнением нестандартных задач, требующих индивидуального подхода.

Многие директоры переживают за сохранность своей коммерческой информации. Хотя большинство компаний-аутсорсов подписывают соглашения о неразглашении (NDA), передача финансовой информации сторонним организациям все равно вызывает определенные опасения. И вроде бы главбух в штате под контролем директора не вынесет сор из избы.

Отдельным страхом директоры называют техническую потерю данных - "все серверы должны стоять у меня". В действительности здесь нужно понимать масштаб компании и ее потребности, ведь покупка серверной техники, лицензий на софт, подбор и содержание ит-специалиста очень дорогое мероприятие.

На протяжении многих лет клиенты к нам приходят с одними и тем жи вопросами: как вы будете вести мой бухгалтерский учет, где будут храниться данные, кто будет нести ответственность и т.д.

Мы каждый день смотрим на учет торговых, производственных компаний, компаний услуг, кого-то берем на сопровождение, кому-то вынуждены отказать.

Мы каждый день видим сомнения и растерянность директоров, которые решаются вынести функцию главбуха на аутсорс.

Поэтому постарались честно рассказать о преимуществах и недостатках штатного главбуха и бухгалтера на аутсорсинге. Обязанностей сегодня очень много, а стоимость главбуха велика. Сомневающему директору посоветуем, как миниум, оценить свои расходы на содержание штатного бухгалтера и сравнить с расходами главного бухгалтера на аутсорсинге.

В отдельной статье мы рассказали, как передать бухгалтерию на аутсорсинг.

Фирммейкер, ноябрь 2024 (следим за актуальностью)
Елизавета Карпук
При использовании материала ссылка обязательна

Расскажем о том, как перейти на бух аутсорсинг

бесплатная консультация

Оставить заявку

С уважением

Анастасия Чижова,
Бухгалтер-консультант

Мы рады, что сможем пообщаться с вами лично :)

Пожалуйста, оставьте свои контакты, и мы перезвоним в удобное Вам время.

Ваше имя

Телефон^*

Введите правильный номер телефона

E-mail^*

Введите правильный email

Введите ключ^*

Введите слово Фирммейкер в поле

Сообщение^*

Обнаружен СПАМ. Не используйте спецсимволы и ссылки

Cогласен с правилами

Пожалуйста, заполните все обязательные поля!

Отправить