Быстрая и простая настройка документооборота с бухгалтером для маленькой фирмы

Мы - консалтинговая компания Фирммейкер, в том числе ведём бухгалтерию клиентов по всей стране вот уже более 20 лет. Разумеется, ведем учет на основании полученных документов от клиентов.

Раньше способ передачи документов бухгалтеру от клиента был, можно сказать, единственно возможный - бумажные документы приходили клиенту на почтовый адрес, он их регистрировал, оригиналы (или копии) курьером передавал бухгалтеру, тот их проверял, учитывал, возвращал обратно.

С развитием цифровизации способов передачи документов стало намного больше, но не все способы уместны. Мы хотим подсказать вариант, как можно быстро и без особых потерь настроить обмен документами с удаленным бухгалтером. Рекомендуем начинающим вести бизнес, даже если учет ведете самостоятельно.

Для начала давайте определим, что такое документ вообще, какие нужно передавать бухгалтеру для учета и почему отсутствие документов это проблема.

1. Что такое первичный документ

Терминологию бухучета определяют стандарты. В международных стандартах мы встретим термины:

• основные документы (primary documents) - счета-фактуры, закупочные счета, выписки из банка, документы по оплате труда;
• второстепенные документы (secondary documents) - квитанции, накладные, отчеты о расходах;
• подтверждающие документы (supporting documents) - договоры, соглашения, переписка, юридические документы;
• внутренние документы (internal documents) - бюджеты, отчеты, аналитика;
• внешние документы (external documents) - аудиторские отчеты, налоговые декларации, регуляторные отчеты, сообщения для акционеров.

В российских стандартах мы видим другие термины (ФСБУ 27/2021):

• под документами бухгалтерского учета понимаются первичные учетные документы и регистры бухгалтерского учета;
• под документооборотом в бухгалтерском учете понимается движение документов бухгалтерского учета в экономическом субъекте с момента их составления до завершения исполнения (в частности, использования для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности, помещения в архив).

Далее используем термины стандартов РФ.

Таким образом, по стандартам РФ  "первичные документы" - это документы, в которых отражаются любые факты хозяйственной жизни компании, такие как продажа товаров, начисление зарплаты, закупка материалов и другие операции, которые влияют на финансовое положение компании. А "регистры бухгалтерского учета" - это документы, которые служат для накопления и систематизации информации о фактах хозяйственной жизни, содержащихся в первичных документах, это книги учета, карточки счетов, ведомости и другие документы.

Каждый раз, когда ваша компания что-то покупает, продает, платит зарплату или получает деньги, это нужно записать в первичных документах. Нельзя записывать то, чего не было на самом деле, например, если сделка была только на бумаге, а на самом деле ничего не произошло.

Каждый документ должен иметь название, дату, реквизиты компании, описание того, что произошло, сколько это стоило, кто это сделал и кто за это отвечает, а также подписи этих людей.

Обычно договор с бухгалтером-аутсорсером содержит нужные определения и порядок действий. Мы в своем договоре с клиентом записали следующим образом.

Первичный документ - это документ, содержащий реквизиты:

1. наименование документа;
2. дата составления документа;
3. наименование экономического субъекта, составившего документ;
4. содержание факта хозяйственной жизни;
5. величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
6. наименование должности лица;
7. подписи лиц.

Первичный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью. 

Посмотрим на примерах, о каких документах идет речь.

Пример1. Проведена сделка купли-продажи товаров для дома. Обе компании на ОСН (общая система налогообложения). Сумма сделки - 5 млн. рублей. Сделка должна быть подтверждена таким минимальным набором документов:

1. Договор поставки: содержит существенные условия сделки - цель, предмет, порядок приемки по качеству и количеству, цену, условия оплаты, сроки поставки и другие важные условия. Должен быть подписан обеими сторонами. Дополнительно рекомендуем иметь дело о должной осмотрительности;
2. Товарная накладная: подтверждение того, что товар был отгружен с склада продавца на склад покупателя;
3. Счет-фактура от поставщика: выставляется компанией-поставщиком и содержит информацию о проданных продуктах, цене, сумме, условиях оплаты и другие данные. Является документом, служащим основанием для принятия покупателем предъявленных продавцом сумм НДС к вычету;
4. Банковская выписка: подтверждает факт оплаты сделки;
5. Акт сверки: документ, удостоверяющий соответствие данных оплаты данным по оплате.

Пример2. Проведена сделка оказания ит-услуг. Обе компании на УСН. Сумма сделки - 60 тыс. рублей. Сделка должна быть подтверждена таким минимальным набором документов:

1. Договор об оказании ИТ-услуг: условия сделки, описание услуг, стоимость, сроки исполнения и ответственность сторон. Дополнительно рекомендуем сформировать дело о должной осмотрительности;
2. Акт оказанных услуг: документ, подтверждающий факт оказания услуги и выполнения работ согласно условиям договора;
3. Кассовый чек (при наличии кассовой машины)  или платежное поручение: документ, подтверждающий факт оплаты услуги со стороны заказчика.

Если логика понятна, то мы суммируем. Итак, бухгалтеру нужно передавать для учета закрывающие документы. Они разнообразны по форме и содержанию, отражают ту или иную хозяйственную операцию. Внимание еще раз - документ является документом, если у него в наличии все необходимые реквизиты.

• Договор по сделке (покупка, продажа, аренда, услуга, работа, агентские и т.д.). Договор должен содержать существенные условия, быть подписан лично или через ЭДО. К договору формируйте дело о должной осмотрительности;
• Накладная на получение или отгрузку товаров - используется для подтверждения факта передачи товаров;
• Счет-фактура - выставляется в случае продажи товаров или услуг покупателю. Нужна для подтверждения НДС;
• Документ об оплате (кассовый чек с расшифровкой, платежное поручение с отметкой банка о выполнении) - выступает в качестве подтверждения факта оплаты услуг или товаров;
• Выписка из банка - нужна бухгалтеру для контроля за движением денежных средств на расчетном счете организации. Из выписки бухгалтер узнает, какие операции были проведены по счету, какие суммы поступали и списывались, а также на какие цели были использованы средства. Это помогает контролировать оплату счетов, исполнение договоров, своевременность налоговых платежей и т. д.
• Акт сверки поставщиком - документ, подтверждающий соответствие данных о поставках товаров или услуг с данными поставщика;
• Акт о выполненных работах (оказанных услугах) - удостоверяет факт выполнения определенных работ или услуг и используется для выставления счетов;
• Акт списания - используется для фиксации списания устаревших или неиспользуемых материалов или товаров;
• Трудовой договор - официальный документ, заключаемый между работником и работодателем, устанавливающий условия трудовых отношений. Для его заключения и проведения в учете необходимы заявление о приеме на работу, данные паспорта, трудовая книжка, документ об образовании, справка 2-ндфл, снилс, военный билет.

А какие бывают и где взять формы первичных документов? Хороший вопрос.

2. Формы первичных документов бывают унифицированные и собственные. Часть унифицированных обязательны к применению

Различают унифицированные и собственные формы первички.

Унифицированные формы первичных документов - это формы, утвержденные законодательством Российской Федерации или отраслевыми нормативными актами. Например, унифицированными формами являются формы ТОРГ-12, ТОРГ-2, ТН, ТТН, КС-2, КС-3 и др.

Собственные формы первичных документов разрабатываются и утверждаются самой организацией. Они могут быть разработаны на основе унифицированных форм, но с учетом специфики деятельности организации и ее потребностей в информации. Например, организация может разработать собственные формы товарных накладных, актов выполненных работ, счетов-фактур и других документов.

Использование унифицированных или собственных форм первичных документов зависит от предпочтений организации и требований законодательства. Однако, следует помнить, что использование неунифицированных форм может привести к проблемам при взаимодействии с другими организациями и контроле со стороны налоговых органов.

С 1 января 2013 г. формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению. Вместе с тем обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов.

Однако следует отметить, что некоторые формы документов все еще обязательны к использованию, их установили уполномоченные органы в соответствии с федеральными законами. К таким обязательным формам относятся:

1. документы, связанные с учетом кассовых операций: приходные и расходные кассовые ордера (формы КО-1 и КО-2), кассовая книга (форма КО-4), книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма КО-5), платежная и расчетно-платежная ведомости (формы Т-53 и Т-49);
2. документы, необходимые при перевозке грузов, такие как транспортные накладные и экспедиторские документы;
3. документы, связанные с учетом труда и его оплатой в соответствии с Трудовым кодексом.

Остальные унифицированные формы первички необязательны. Вы можете создать собственную форму первичного документа бухгалтерского учёта, включив в неё все необходимые данные, и затем утвердить её, прикрепив к учётной политике. Остальные стандартные формы первичных документов не являются обязательными. Однако в учётной политике обязательно указать, используете ли вы собственные формы или стандартные унифицированные.

Сами формы мы рекомендуем брать непосредственно из нормативных документов или заполнять в своей учетной программе (озаботьтесь ее регулярным обновлением).

3. Отсутствие первичного (его неверное оформление) документа - это проблема

Компании обязаны иметь надлежащее документальное подтверждение своих расходов. Это означает, что расходы должны быть подтверждены первичными учетными документами, составленными в соответствии с законодательством РФ.

Для понимания этого на примере: если организация потратила деньги на покупку товаров или услуг и предоставила соответствующий документ, который соответствует форме, утвержденной для использования в бухгалтерии, то эти расходы будут считаться надлежаще документально подтвержденными. Это означает, что такие расходы могут быть учтены при определении налоговой базы.

Пример3: Компания приобрела офисное оборудование (несколько столов и кресел на распродаже) на сумму 100 000 рублей. Директор была очень довольна экономией. Только вместо того, чтобы предоставить правильно оформленный кассовый и товарный чек, директор предоставила только товарный чек, на которой указана сумма покупки. Бухгалтер документ не принял. Расходы на приобретение оборудования не будут признаны для целей налогообложения прибыли, кроме того не закрыт и подотчет у директора. История закончилась хорошо - директор на следующий день истребовала и получила необходимые документы у продавца.

У нас нет задачи в данной статье пугать размерами санкций и штрафов за неверное составление первички. Просто знайте, что отсутствие или некорректное оформление первичных документов может повлечь за собой штрафы, пени и другие негативные последствия для организации. Бухгалтер, качественно ведущий бухгалтерию, всегда будет уделять внимание этому аспекту.

Перейдем к решению проблемы - наладим обмен документами между организацией и обслуживающим ее организацией.

4. Как организовать документооборот в небольшой фирме

Обратимся к стандарту ФСБУ. Бухгалтерский учет - это система, которая позволяет вести учет всех операций, происходящих в компании. Для того чтобы эта система работала эффективно, необходимо правильно организовать документооборот:

1. Все документы, связанные с хозяйственной деятельностью компании, должны поступать в бухгалтерию своевременно. Своевременность означает, что все документы передаются в бухгалтерию в том отчётном периоде, в котором совершена операция. Если опоздать, возрастет риск штрафных санкций. Например, если вы продаете товар, то должен быть документ, подтверждающий эту продажу (накладная). Если вы получаете деньги от клиента, то должен быть платежное поручение. И так далее;
2. Все операции должны отражаться в учете достоверно и своевременно. Например, если вы получили товар от поставщика, то это должно быть отражено в учете как поступление товара. Если вы оплатили товар, это должно быть отражено как оплата товара;
3. Бухгалтерская отчетность должна быть составлена на основе правильно оформленных учетных регистров. Учетные регистры - это документы, в которых записываются все операции. Они должны быть оформлены правильно, чтобы можно было легко понять, какие операции были проведены и когда;
4. Бумажные документы должны храниться в подлинном виде, а электронные - в базе данных. Документы должны храниться в том же формате, в котором были созданы;
5. Хранилище бумажных документов, как и электронные базы данных, должны размещаться на территории РФ. Вся информация должна быть защищена от несанкционированного доступа. Это означает, что только те люди, которым это разрешено, могут иметь доступ к информации. Это помогает защитить компанию от возможных нарушений и злоупотреблений.

Сегодня существует множество программ, предлагающих самые разные системы документооборота. Можно к ним обратиться, если чувствуете свои силы и мотивацию. Начинающим компаниям мы посоветуем бесхитростный набор инструментов.

4.1. Обрабатывайте бумажную почту

На юридический адрес вашей компании будет приходить бумажная почта. Ее нужно обрабатывать. Заведите табличку, которая будет учитывать входящую и исходящую почту. Можете взять любую удобную форму. Мы получаем на свои адреса каждый день сотни писем (простая, заказная, телеграммы, курьерские), регистрируем, сканируем, распределяем по офисам, отправляем клиентам.

Это большой труд, когда идет массовая обработка. Но у вас, скорее всего, будет приходить несколько писем, которые требуют ответа или учета в программе. Получите бумажное письмо, отсканируйте его, сохраните в электронную папку (год, месяц, дата). В больших компаниях используют сложные инструкции и номенклатуру дел, вам же достаточно будет именовать файл по примеру: ваша фирма-контрагент-содержание письма-дата-время, БВК-Авто5-акт сверки 2023-150124-1523.xls

4.2. Обрабатывайте электронную почту

При регистрации компании вам потребуется указать электронный адрес для обратной связи с налоговой. Скажем больше, этот адрес станет публичным. На него могут отправлять юридически значимые сообщения и спам.

Корпоративный почтовый электронный ящик - удобный и нужный инструмент, с ним важно научиться работать эффективно. У нас здесь нет задачи обзора почтовых программ и их настройки. Пройдем по необходимым, которые универсальны и полезны:

1. Система папок. Это могут быть подпапки для различных типов электронных писем, например, в папке “Входящие” можно создать для временных проектов подпапки “Стройка", “Сайт", “Реклама”, “Банк”, "Бухгалтер" и т. д.;
2. Фильтры. Многие почтовые сервисы позволяют создавать фильтры для автоматической сортировки писем. Например, вы можете создать фильтр для удаления спама или перемещения писем в определенную папку;
3. Приоритеты. Метки и ярлыки помогают организовать электронные письма и быстро находить нужную информацию;
4. Регулярность. Если не смотрите почту постоянно, то установите определенное время на каждый день или каждую неделю для обработки и ответа на почту. Это поможет избежать пропуска важных сообщений и снизить уровень стресса. Сообщите об этом своем правиле бухгалтеру;
5. Удаляйте ненужные сообщения: Не стесняйтесь удалять ненужные сообщения, спам или рассылки, которые не представляют интереса для вас. Это поможет освободить место и сосредоточиться на более важных задачах;
6. Автоответы. Используйте автоматизацию, такие как уведомления о прочтении, отложенная отправка писем и другие функции, которые могут упростить работу с почтой.

Ведите деловую переписку, принимайте файлы с документами через электронную почту, сохраняйте документы в электронные папки по аналогии с бумажной почтой. Покажем, как это работает на примере обмена документов с удаленным бухгалтером.

Пример4. Документооборот организации с удаленным бухгалтером через электронную почту:

• весь месяц - руководитель организации в единственном числе (компания то маленькая) ведет деловую переписку с поставщиками и покупателями, принимает и сохраняет файлы;
• до 5 числа - отправка первичных документов. Руководитель организации отправляет первичные документы (сканы бумажных документов и электронные документы) за предыдущий месяц на электронную почту бухгалтера с реестром и пояснениями;
• до 20 числа - обработка документов. Бухгалтер получает электронные документы, проверяет, уточняет, проводит необходимую обработку (например, учет расходов, составление отчетов) и вносит соответствующие записи в бухгалтерскую программу;
• до 25 числа - расчет налогов или обратная связь. После обработки бухгалтер отправляет расчет налогов обратно на электронную почту организации. В эти же сроки он отправляет организации счет на оплату и акт оказанных услуг;
• до 31 числа - архивирование и закрытие периода. Все электронные документы сохранены в электронном виде на сервере организации или в облачном хранилище для последующего доступа и архивирования. Сделан бекап.

4.3. Сохраняйте полученные первичные документы в цифровой архив

На первых двух этапах у вас образуются электронные документы, полученные путем сканирования бумажных документов, и электронные документы, полученные из электронного почтового ящика. Все это нужно куда-то складывать и как-то организовывать.

Единственно правильного решения нет. Мы порекомендуем рабочий вариант:

1. Создайте цифровой архив всех поступающих электронных документов по папкам (год, месяцы, дни), к нему ведите реестр каждого документа;
2. Отдельно создайте папки доходных и расходных контрактов, где будет оперативная работа с документами;
3. Отдельно создайте папку обмена документами с бухгалтером.
4. Регулярно бекапируйте архив. Отлично подходит для этих целей сетевое хранилище (nas), хуже - облако (случаев повреждения или исчезновения данных достаточно).

Скажем насчет систем электронного документооборота (СЭД). Их можно найти (приобрести) и все документы учитывать там. Бесплатных и платных СЭД множество под разные потребности, начинающим не станем рекомендовать, все они займут довольно много времени.

4.4. Вносите первичные документы сразу в учетную программу, если требует ситуация

Некоторые организации вносят первичные документы сразу в учетную программу, бухгалтеру первичные документы передают частично для выборочной проверки. При наличии навыков и знаний это не выглядит сложным, при этом организация сразу видит результат своего труда.

Такой способ не всем подходит, но он хорошо работает. В таком случае организации и бухгалтеру важно договориться, кто следит за сохранностью данных в учетной программе. У кого установлена программа, тот и следит за надежностью, скоростью работы, обновлениями, доработками, архивированием, логированием действий, доступом, закрытием периодов, техническим обслуживанием сервера.

Внесение первички сразу в программу сотрудником организации не отменяет периодическую передачу первичных документов бухгалтеру для проверки соответствия данных учета и данных в документах. 

Пример5. Торговая организация самостоятельно вносит первичные документы в учетную программу, консалтинговая компания выполняет функцию главного бухгалтера

• весь месяц - организация ведет деловую переписку с поставщиками и покупателями, составляет договоры, спецификации, накладные, принимает и сохраняет файлы;
• весь месяц - менеджер по продажам (первичный бухгалтер) организации вносит в учетную программу первичные документы по приходу товара от поставщиков и отгрузке товара покупателям, выписки банка, ведет номенклатуру товара, заводит контрагентов;
• день в день - руководитель организации сообщает в консалтинговую компанию об изменениях в учредительных документах, кадровых изменениях, воинском учете и т.д. (предусмотрено договором) для отправки отчетов;
• до 5 числа - отправка первичных документов для выборочной проверки. Сотрудник организации отправляет первичные документы (сканы бумажных документов и электронные документы) за предыдущий месяц на электронную почту бухгалтера с реестром и пояснениями для сверки данных с данными, внесенными в учетную программу;
• до 20 числа - обработка документов. Бухгалтер проверяет, уточняет, проводит необходимую обработку (например, учет расходов, составление отчетов) и вносит соответствующие записи в бухгалтерскую программу;
• до 25 числа - расчет налогов, отчетность или обратная связь. После обработки бухгалтер отправляет расчет налогов, отчетность обратно на электронную почту организации. В эти же сроки он отправляет организации счет на оплату и акт оказанных услуг;
• до 31 числа - архивирование и закрытие периода. Все электронные документы сохранены в электронном виде на сервере организации или в облачном хранилище для последующего доступа и архивирования. Сделан бекап.

4.5. Смешные и не очень проблемы, с которыми может столкнуться бухгалтер-аутсорсер при приеме первичных документов от клиента

За многолетнюю практику у нас много чего случалось при получении документов от клиентов, приведем некоторые примеры из свежих кейсов за последний год:

1. Клиент случайно включил в передаваемые документы свои личные фотографии, которые бухгалтер обнаружил при просмотре;
2. Клиент отправил документы через видео. Разложил стопочку и стал снимать, потом отправил через мессенджер. Тут стоит уточнить, что мессенджеры у нас в договоре указаны, как неформальный канал связи, ссылаться на него нельзя. Видео нас порадовало (хорошо голосом не надиктовал первичку), но клиенту предложили прислать документы нормальным способом;
3. Клиент передал нам документы, завернутые в яркую упаковку подарка с ленточкой и бантом с шоколадкой, чтобы "поднять настроение";
4. Клиент передал нам первичные документы вместе с пояснением, где написано: "Прошу прощения за хаос, который я снова создал. Надеюсь, вы сможете разобраться";
5. Документы приходят ссылкой на облако, в которую клиент сложил все нужное и ненужное. Это еще не все - он периодически обновляет файлы в этой ссылке и возмущается, почему бухгалтер не хочет выбирать из нее "то, что вам нужно";
6. Клиент передал документы в последний день сдачи отчетности и тут же ждет обратной связи. Очевидно, что документы мы ставим в очередь, если удается - сдаем отчетность вовремя, если нет - уточняем отчетность позже и выставляем дополнительный счет;
7. Клиент использует свой сервер для учетной программы, вносит правки в закрытый период, не сообщая об этом бухгалтеру. Довольно серьезная проблема, которая приводит к целому ряду последствий;
8. Клиент использовал облачную учетную программу, перестал оплачивать услугу. Клиент посчитал, что мы ведем учет где-то у себя, а эта база ему не нужна. На такие случаи мы делаем периодические выгрузки;
9. Клиент использует свой сервер для учетной программы, в какой-то момент сервер выходит из строя (техническая проблема, затопление, возгорание, взлом), данные повреждены, архив отсутствует. Учет приходится восстанавливать с нуля, что занимает значительное время;
10. Клиент не присылает первичные документы вовсе, отсылая бухгалтера к поставщикам, покупателям, банкам -"вот вам контакт, заберите сами". В нашем договоре такой функции нет, мы не осуществляем хозяйственной деятельности за клиента. В этом есть определенный смысл: необходимо глубоко знать договорные отношения, часто требуется эцп или мчд, занимает значительное время (доп. счет);
11. Почтовая служба частенько теряет конверты с документами, адресованными клиенту (обычные, заказные). Не критично, можно запросить у контрагента, но неприятно;
12. Клиент неоднократно игнорировал просьбы и письма бухгалтера - исправить ошибки в первичке, предоставить дополнительную информацию для сдачи отчетности, прислать трудовые договора и т.д. Был возмущен, когда у него возникла блокировка счета и несколько штрафов. Провели обучение, как работать с документами.

На этом мы заканчиваем. Небольшой чек-лист для самопроверки.

5. Итоги

Мы с вами проделали полезную работу. Теперь стало ясно, что такое документ, что такое первичный документ, какие обязательные реквизиты он имеет. Мы теперь знаем, почему отсутствие первичных документов у бухгалтеров - это проблема. Мы представляем, как и что нужно сделать, чтобы настроить простой документооборот с бухгалтером, что позволит и избежать штрафов и обеспечить порядок в учете. Всем добра!

Фирммейкер, март 2024 (следим за актуальностью)
Евгений Морозов, Елизавета Карпук
При использовании материала ссылка обязательна