Бухгалтерские программы в облаке: какие, как работают, сколько стоят

Это информационная страничка для клиентов Фирммейкер на бухгалтерском обслуживании. Здесь мы хотим объяснить, как работает бухгалтерская программа в облаке и сколько это стоит.

Как Вы представляет себе облачный ит-сервис? Правильно представляете. Это современный офис с квалифицированными специалистами с современным кактусом. И работает такой офис вполне современно. А бухгалтерский ит-сервис чем-то отличается? Это всё такой же современный офис с такими же квалифицированными специалистами в своей области. Кактус опционально )

1. Какая бухгалтерская программа и когда подходит?

Вы удивитесь, но до сих пор встречаются бухгалтеры, ведущие бухгалтерский учет в бумажных журналах-ордерах. Еще удивительнее, что у таких бухгалтеров есть свои клиенты. Также встречаются бухгалтерские компании, которые ведут учет в таблицах Excel, результаты из которых переносят в отчеты для сдачи в электронном виде.

Но мы же говорим о современных способах ведения бухучета, которые подразумевают определенное программное обеспечение. Эта программа предназначена для ведения бухгалтерского и налогового учёта. Мы их подразделяем в зависимости от возраста, размера и типа бизнеса:

• Начальный и небольшой бизнес с простыми бизнес-процессами (здесь большой выбор программ и онлайн-сервисов);
• Растущий небольшой бизнес, который имеет чуть более сложные потребности и процессы (выбор программ уже меньше, их нужно настраивать под свои цели);
• Средний бизнес, имеющий значительную товарную номенклатуру, множество юрлиц, подразделений, численность. Их бизнес-процессы стандартизированы (часто используют сложную связку программ и сервисов).

К нам чаще приходят клиенты с опытом, хотя случаются и новички в бизнесе. Независимо от зрелости, каждая компания при организации своей работы встает перед выбором - какую выбрать программу, купить ее или арендовать. В чем разница?

Для выбора программы ведения бухгалтерского учета нужен опыт. Программа может выглядеть идеально подходящей для работы менеджера и директора - есть доступ 24 часа, обучение и поддержка, пункты красивые и понятные, банк синхронизируется, уведомления приходят. Всё хорошо, пока не приходит бухгалтер и просит показать странные вещи - учетную политику, выгрузить базу для проверки, показать осв, отчет комиссионера и т.д. Директор начинает понимать, что управленческий, бухгалтерский и налоговый учет отличаются. Для начального бизнеса с простой системой налогообложения требования бухгалтера могут показаться чрезмерными, хотя они разумны и дальнейшее развитие компании без внимания к ним будет иметь некоторые проблемы.

1.1. Бизнес вырос - купить бухгалтерскую программу? Разумнее арендовать!

Хорошо, скажет клиент, я уже вырос из песочницы. Пора покупать программу?

Купить программу мало. Её нужно еще где-то установить, т.е. приобрести сервер, выделить для него комнату, обслуживать, к серверу подвести коммуникации. Для сервера необходимо еще серверное оборудование и серверное программное обеспечение. Если задачи серьезные - потребуется отдельный и даже не один специалист для обслуживания. Всё это выливается в весьма существенный бюджет.

Поэтому с развитием скоростного доступа стала популярна аренда программ. Такая бизнес-модель Software as a service (SaaS) представляет собой услугу предоставления программ с выплатой поставщику ежемесячной абонентской платы. Обычно Поставщик со своей стороны предоставляет Потребителям доступ к ПО через сеть, сам устанавливает его на своих мощностях, поддерживает и обновляет.

Одним из решений являются программы компании 1С. Аренда позволяет полноценно работать со всеми решениями системы 1С через Интернет за небольшую ежемесячную плату. При этом не требуется разворачивать серверы, сети, приобретать серверное ПО, лицензии, ключи, сертификаты. Судите сами, какой богатый перечень решений предлагает 1с.

2. Арендовать 1с в облаке выгоднее

Рассказываем, почему купить коробочное решение гораздо дороже аренды. Хотя про это сказано немало, нам не сложно повторить. Посчитаем примерные затраты для обычного офиса, где работают в 1с 5 сотрудников (по состоянию на ноябрь 2024).

Для этого объявим свои потребности. Они такие.

2.1. Аренда 1с или Покупка. Сравнение потребностей в техническом оснащении в таблице для офиса из 5 менеджеров

* - обо всем этом нужно будет позаботиться, если планируете поставить сервер в свой офис.

Сравним теперь стоимость.

2.2. Аренда 1с или Покупка. Сравнение стоимости в таблице для офиса из 5 менеджеров

* - см. расчет стоимости в пункте 5.2 этой статьи.

Арендовать бухгалтерскую программу в облаке дешевле покупки. Покупать собственные серверы имеет смысл для сложных задач и больших коллективов.

3. Договор на бухгалтерию в облаке

Работа начинается с заключения договора. Он может быть заключен как оферта или через ЭДО. До заключения договора некоторые провайдеры предоставляют тестовый доступ. Впрочем, здесь есть некоторая хитрость. Часто тестовый доступ предоставляется на скоростной сервер, а потом пользователя переводят на обычный переполненный сервер. Неплохо уточнить, а сколько пользователей вообще у сервиса. Понятно, что могут не ответить. Также очевидно, что переполненный сервис будет регулярно являть проблемы.

Заключение договора может выглядеть, как простая регистрация в сервисе, где Вы принимаете условия.

Условия облачного сервиса важны для клиента:

• Лицензионный договор. Здесь все ясно. Вам предоставляют лицензии, существуют условия их использования. Доступ будет прекращен при нарушении договора. Список может быть длинным, например были нарушены требования к обеспечению информационной безопасности - передали пароли третьим лицам, взлом учетной записи других пользователей, перенос вредоносных файлов или файлов сценариев. Или вот еще - запрещается целенаправленное исследование и тестирование безопасности и недокументированных возможностей используемого программного и аппаратного обеспечения, а также создание чрезмерной повышенной нагрузки;
• Требования к размещаемым данным тоже присутствуют. Нельзя размещать данные, пропагандирующие экстремизм, терроризм, насилие, оскорбляющие честь любых социальных групп, частных лиц или компаний и материалы, так или иначе способствующие разжиганию межнациональной розни и вражды. Запрещены данные, нарушающие чьи-либо авторские права и/или исключительные права. Запрещены данные, нарушающие неприкосновенность частной жизни, незаконный вид заработка или связанные с продажами товаров и/или выполнением работ или оказанием услуг, которые запрещены законодательством РФ. И т.д. Списки обычно длинные, всё в соответствии с законами РФ;
• Соблюдение закона о месте нахождения данных. Размещение данных на территории России в соответствие с ФЗ-149;
• Безопасность хранения данных. Серверы в дата-центре Tier III, доступ через RemoteApp зашифрованный канал, резервная копия ежедневная, хранение 45 дней, ведение и длительное хранение логов, работа сервиса в режиме 24/7/365, профилактические работы не более 10 часов в месяц;
• Гибкость тарифа. Количество места в базе - базы растут очень быстро, обратите внимание, как это тарифицируется. Важны настройки внутри - часто облака закрывают конфигуратор и многие настройки, тогда трудоемкость с такой программой существенно возрастает. Что чаще всего нужно клиенту - дать возможность использовать обработку, синхронизировать данные с другими;
• Регулярные обновления. С одной стороны очень важно получать обновления сразу же, с другой стороны обновления нередко выходят с ошибками. Мы считаем нормальным проверку обновления программы после выхода и установка стабильных обновлений в течение 10 дней после выхода;
• Оперативная поддержка. На больших сервисах поддержка по бухгалтерским и техническим вопросам строго формализована, возможна через обращения в рабочее время по мск времени. Часто на таких сервисах специалисты поддержки отвечают скриптами. В маленьких и совсем домашних облаках общение живое через мессенджер, уровень его качества зависит от занятости и культуры специалиста. Золотую середину найти не просто;
• Обучение. По обучению отсылают частенько на бесплатные курсы. Однако, встречаются сервисы, которые за часовую оплату готовы показать, что умеют;
• Дополнительные услуги. В тариф входит обычно доступ для самостоятельной работы. Все остальное - дополнительные услуги, отдельная работа. Новые продукты 1с, установка и обновления нетиповых баз, перенос баз из старых версий, обработки и доработки, установка и настройка торгового оборудования, интеграция 1с с сервисами - работа по отдельным счетам. Это нормально, именно на этом сервисы и зарабатывают. О них подробнее в следующем пункте.

4. Виды дополнительных работ

В тариф бухгалтерского облака входит обычно доступ для самостоятельной работы. Все остальное - дополнительные услуги, отдельная работа.

Мы выделяем такие виды работ с информационной базой:

1. Установка и настройка (пользователи, доступы, учетная политика),
2. Интеграции (к примеру, с внешним сервисом),
3. Обмен данными,
4. Подключение (торговое оборудование),
5. Обработка (отчеты, автоматизация),
6. Доработка (изменить стандартную функцию на свою),
7. Разработка (изменить бизнес-процессы).

Немного подробнее об обработках и доработках.

4.1. Что такое Обработка?

Обработки расширяют функционал конфигурации и позволяют быстро выполнять определённые операции в программе.

Все обработки 1С условно делятся на две большие группы:

• Вспомогательные (встроенные) обработки – они помогают автоматизировать отдельные участки работы внутри системы. Программисты могут выводить эти обработки как дополнительные элементы интерфейса (например, рабочий стол пользователя или обзор конфигурации) или включать их в функционал самой программы (например, начальное заполнение базы данных или закрытие месяца);
• Внешние обработки – это такие обработки, которые работают отдельно от основного приложения 1С и не зависят от конкретной конфигурации. Их можно применять в разных решениях без необходимости менять структуру этих решений. Основное преимущество внешних обработок заключается в том, что их можно настраивать дополнительно, при этом не нужно сохранять конфигурацию каждого раза. Файлы таких обработок имеют расширение *.epf.

В интернете есть множество сайтов, где можно бесплатно скачать дополнительные обработки для 1С, которые помогут упростить работу. Помните, что неправильно выполненная обработка может повредить базу данных вашей компании. Поэтому перед использованием лучше открыть обработку в конфигураторе и внимательно проверить её код, чтобы избежать серьёзных проблем.

4.2. Что такое Доработка, разработка?

Нередко Клиенту в бухгалтерском облаке необходим функционал, которого нет в типовом решении учетной программы. Тогда возникает необходимость доработать базу или конфигурацию программы.

Доработка подразумевает внесение изменений в программный код для добавления новых функций или модификации существующих, что требует привлечения опытных разработчиков. Есть плюсы и минусы от такой работы:

• Плюсы доработанных баз.Одним из ключевых плюсов доработанной базы является существенное повышение ее функциональности и удобства использования. Индивидуальная настройка системы и добавление новых модулей и функций делают ее максимально соответствующей конкретным требованиям и задачам компании. Доработанная база позволяет интегрировать вашу систему с другими системами и сервисами, автоматизирует ввод данных и создает удобные отчеты, что заметно облегчает работу сотрудников и повышает общую продуктивность.
• Минусы доработанных баз 1С. Доработки баз имеют и некоторые минусы, главным образом связанные с процессом обновления системы. Разработчик регулярно выпускает обновления для типовых решений, чтобы привести их в соответствие с изменениями законодательства, исправить найденные ошибки и добавить новый функционал. При этом стандартные обновления могут переписать или нарушить работу внесенных пользователем изменений. Это означает, что после каждого обновления потребуется дополнительное тестирование и возможная адаптация системы, что увеличит затраты времени и средств на поддержание базы в актуальном состоянии.

Вот некоторые примеры доработки программы (разработки иных функций):

• Бухгалтерия. Автоматизация расчета НДС. В случае сложных сделок, особенно международных, система автоматически применяет нужные ставки НДС и формирует правильную отчетность. Это помогает сократить время на расчеты и уменьшить риск ошибок;
• Управление торговлей. Система динамического ценообразования. На основании анализа спроса, остатка товара на складе и цен конкурентов, система автоматически корректирует цены, помогая увеличить прибыль и оборот товаров;
• Зарплата и управление персоналом. Автоматический расчет зарплаты. Система рассчитывает зарплату с учетом индивидуальных графиков работы, отпусков и больничных листов. Это улучшает точность расчетов и экономит время бухгалтерии;
• ЕРП. Оптимизация производства. Система интегрируется с мониторинговыми системами, позволяя планировать загрузку оборудования и улучшать использование ресурсов, минимизируя простои;
• Документооборот. Управление задачами и контроль исполнения. Создается единая система для распределения задач среди сотрудников, отслеживания их выполнения и анализа эффективности работы подразделений и отдельных сотрудников.

5. Стоимость аренды 1с в облаке

Тарифы разные. У некоторых сервисов весьма запутанные тарифы, собрать полную стоимость для сравнения затруднительно. Потребности у клиентов сервисов аренды бухгалтерских программ разные.

Мы проанализировали множество сайтов, некоторые брали на тест. Разные впечатления. Сориентируем по уровню цен. Сервисы аренды обычно имеют на сервере не менее 3 конфигураций и 2 сервисов:

• БУХ (до опр момента здесь можно вести все – учет, зп, продажи. По мере роста потребуются новые решения);
• ЗУП (расширенный блок ведения зп – много сотрудников, отпуск, отчеты);
• УТ (расширенный блок ведения торговли – номенклатура, склады);
• Контрагент сервис (нужен для первичной проверки и автоввода контрагента);
• Спарк сервис (нужен для подробной проверки контрагента).

Минимальный необходимый набор: Бухгалтерия + ИТС+ сервис Контрагент. Далее зависит от желания и возможностей клиента. Можно включать дополнительные конфигурации, добавлять пользователей, сервисы. Посмотрим стоимость аренды программы на 1 мес и 1 год.

5.1. Обычный состав услуги Аренда 1С

• Конфигурации 1С: 3 штуки;
• До 10 баз 1С с возможностью увеличения;
• 5 Гб на диске для каждого пользователя с возможностью увеличения;
• 3 бесплатные консультации по 1С;
• Автообновление баз 1С;
• Резервное копирование баз 1С;
• Хранение копии баз 14 дней с возможностью увеличения до 3 мес;
• Техподдержка

Обычная стоимость 1 лицензии учетной программы 1800 руб. (2100 руб в с 1.01.25).

Так выглядит обычный рекламный модуль. Давайте посчитаем ежемесячную стоимость аренды учетной программы в облаке для небольшой компании.

5.2. Пример расчета стоимости услуги "Аренда 1С" на 1 год

Условия. Для ООО требуется 1 конфигурации: Бухгалтерия. Работает в компании 15 работников, требуется доступ в учетную систему для 5 работников. Сотрудники новые, просят обучение работе в программе. Сразу были предложены базовые курсы (30 часов, удаленка, 11 тыс. руб), но клиент выбирает удаленное обучение с операторами франчайзи, предложено 5 часов в мес каждому по 1500 руб за час. Размер учетной базы составил 15 гб. База доработанная, 2-3 доработки в год.

Расчет среднегодовой стоимости аренды облачной 1с (цены по состоянию на ноябрь 2024):

Расчет не включает более сложные задачи: дополнительные конфигурации, синхронизация с сайтом, онлайн-касса и т.д.

Для старта возможен минимальный необходимый набор учетной программы в аренду: 1 лицензия, Бухгалтерия + ИТС+ сервис Контрагент. Рекомендуемый нами набор учетных программ: 1 лицензия для клиента, 1 лицензия для бухгалтера, Бухгалтерия + ИТС + Контрагент + Проверка контрагента. Далее зависит от желания и возможностей клиента. Сервис сдачи учетных программ в аренду должен быть скоростным, надежным и с хорошей поддержкой, ваше рабочее место тоже должно отвечать современным требованиям (тестируйте).

6. Итоги

Автоматизация учета в любой компании не просто нужна, она необходима. Для начала бизнеса достаточно будет базовой программы (бухгалтерия, отчетность, эдо, контрагент), с развитием можно добавлять специализированные программы (торговля, склад, кадры, эдо, срм). Каждая программа имеет свою структуру, алгоритмы, их нужно изучить, требуется обучение сотрудников. Купить программу намного дороже, чем арендовать, требуются серьезные разовые инвестиции и ежемесячное обслуживание. Этот шаг разумен для сложных задач и большого штата сотрудников. 

Арендовать программу дешевле, но тарифом все не заканчивается, нужно считать расходы годовые и в расчете на 1 сотрудника. Какой должен быть состав арендуемой программы подскажет специалист. Мы рекомендуем обеспечить себя современной техникой и связью, выбирать надежного поставщика облачных услуг. Облачные сервисы аренды бухгалтерских программ - сегодня это более чем разумная альтернатива покупке оборудования и программного обеспечения.

Ведём бухгалтерию

простую и сложную

Оставить заявку

С уважением

Анастасия Чижова,
Бухгалтер-консультант

Мы рады, что сможем пообщаться с вами лично :)

Пожалуйста, оставьте свои контакты, и мы перезвоним в удобное Вам время.

Ваше имя

Телефон^*

Введите правильный номер телефона

E-mail^*

Введите правильный email

Введите ключ^*

Введите слово Фирммейкер в поле

Сообщение^*

Обнаружен СПАМ. Не используйте спецсимволы и ссылки

Cогласен с правилами

Пожалуйста, заполните все обязательные поля!

Отправить