Удаленный бухгалтерский аутсорсинг

01. Кому нужен бух аутсорсинг

Услуга аутсорсинг бухгалтерии - для предпринимателя (ИП, ООО). Для кого она?

• Для тех, кто хочет начать бизнес быстро и избежать типичных ошибок;
• Для тех, у кого мобильный образ жизни и требуется принимать решения на основе оперативной информации (видеть свой учет и получить комментарии по нему);
• Для тех, кто считает деньги. Штатный бухгалтер - дорог. Бухгалтерский онлайн-сервис - это даже не бухуслуги (почитайте договор). Частный бухгалтер, будем откровенны, такая лотерея. А что делать? Два вариант - самостоятельно вести бухгалтерию или довериться бухгалтерскому аутсорсингу.

02. С чего начать

Посмотрите бухгалтерский аутсорсинг от Фирммейкер. В год мы экономим свыше 1 млн. руб.!

Новая компания

Начать наше сотрудничество мы можем с нового бизнеса. Мы вместе с Вами продумаем, как вести бизнес, посчитаем расходы и налоги. После чего проведем  быструю регистрацию фирмы с юрадресом, откроем счет, заключим договор бухгалтерского обслуживания и подключим к учетной базе в выбранном Вами конфиденциальном облаке. Не знаете, какое выбрать - порекомендуем!

Действующий бизнес

Бывает, что на бухгалтерский аутсорсинг клиент приходит из другой компании. Перед началом мы проверим бухгалтерию. Это быстрый и бесплатный анализ по учетной базе, достаточно эффективный способ знакомства. Наши специалисты посмотрят текущее состояние учета, проверят отчетность и налоги. После чего можно работать там, где Вам удобнее.

03. Как работает аутсорсинг бухгалтерских услуг

Бухгалтерский аутсорсинг – это несложно.

Вы занимаетесь бизнесом, нам присылаете фотографии первичных документов (договор, счет, накладная). Наш бухгалтер напомнит, если документы задержались. А можно вести документы прямо в учетной программе на своем рабочем столе. Мы подберем Вам надежное облако.

Облако дает Вам определенную свободу. Дает свободу от необходимости иметь помещение для серверов, его содержать, охлаждать, покупать дорогое оборудование, серверные и клиентские лицензии. Не нужно будет обновлять программы. Не нужно искать программистов и платить им большие зарплаты. Не нужно переживать, что Ваши данные украдут. Стоп! Переживать нужно, так как облака бывают разные, всё как в жизни. Мы порекомендуем только белые и надежные.  Для тех кто понимает, это дата-центры уровня tier3, 1 гб/с, ssd. Ваши менеджеры и первичные бухгалтеры могут работать из дома. Вы всегда видите состояние учета. Вы всегда сможете забрать свою базу. Связка правильное облако, правильный программист и правильный бухгалтер дают правильный результат - нет анархии для пользователей, настроены правила и строгий порядок в бухучете. В таком облаке будете чувствовать себя спокойно полным хозяином.

Специальные знания для подготовки первичных документов не нужны, а ориентироваться в налоговом законодательстве, формах и сроках отчетности мы поможем. Ошибки в документах будем исправлять, мы оказываем аутсорсинговые услуги с финансовыми гарантиями. Банком управляете вы самостоятельно, в учетную базу данные об операциях выгрузит бухгалтер. Когда закончится период, мы подготовим отчетность, рассчитаем налоги. Вам останется подписать отчетность и заплатить налоги.

Еще мы понятно отвечаем на бухгалтерские вопросы. Берем на себя общение с налоговой службой. Примем документы на юридический адрес и вовремя ответим, а еще отсканируем и будем хранить и архивировать. Если нужно, сделаем документы: договора, претензии, акты, счета, накладные и счета-фактуры. Обработаем первичку, сдадим по ней отчётность вовремя и без ошибок. Если документов не хватает - сообщим. Трудоустроим и уволим сотрудников в соответствии с трудовым кодексом. Рассчитаем аванс, зарплату, оформим отпуск и больничный. Проверим авансовые отчеты: командировочные и другие расходы. Поможем проверить контрагента и составим акты сверок с ними.

04. Кому не подойдет аутсорсинг бухгалтерии

Да, это правда, что есть компании, которым аутсорсинговые бухгалтерские услуги могут оказаться непригодными.

Это особенно относится к компаниям, управляемыми людьми, которые предпочитают строгий надзор или микроменеджмент и испытывают трудности с формальным оформлением рабочих отношений. Таким менеджерам часто требуется личное общение, и их бухгалтерский персонал должен быть готов к внезапным, срочным задачам, которые обычно следуют схеме «нужно было сделать вчера».

Есть компании с уникальными или нетрадиционными потребностями в бухгалтерском учете, для которых аутсорсинг может быть не лучшим выбором. Бухгалтерские фирмы обычно работают по стандартным процедурам и правилам, с оптимизированными и часто автоматизированными бизнес-процессами. Отклонение от установленных норм для удовлетворения индивидуальных, уникальных потребностей часто оказывается экономически неэффективным, поскольку по сути требует больше ресурсов и ручного управления.

Принимая решение о передаче бухгалтерского учета на аутсорсинг, очень важно спросить потенциального поставщика услуг о типе клиентов, для обслуживания которых предназначены его процессы. Простое утверждение, что они специализируются на ведении бухгалтерского учета для ООО, может быть слишком расплывчатым. Некоторые из них могут быть экспертами в работе с «упрощенными» компаниями, тогда как другие могут быть подготовлены к работе с иностранными «дочерними компаниями» или представительствами. Аналогичным образом, некоторые из них, возможно, стандартизировали свои процессы, чтобы удовлетворить потребности более крупных корпораций со сложными потребностями в бухгалтерском учете.

В частности, мы порекомендуем производственной компании формировать собственную бухгалтерию, а большой оптовой компании взять поручить первичку менеджеру или штатному бухгалтеру, а функцию главного бухгалтера передать аутсорсеру.

05. Важны ли рейтинги при выборе бухгалтера на аутсорсе

В Европе 85% компаний пользуются услугами бухгалтерских фирм, тогда как в США это число возрастает до 93%. В России использование бухгалтерских фирм растет, но пока не является широко распространенным явлением, их услугами пользуются не более 20% малого бизнеса и 5% среднего бизнеса.

Основным рынком для бухгалтерских фирм в России являются микропредприятия - компании и индивидуальные предприниматели, у которых нет потребности в штатном бухгалтере из-за более простых потребностей в бухгалтерском учете. В результате более крупные организации с крупными бухгалтерскими отделами и/или сложными требованиями к бухгалтерскому учету часто упускаются из виду, несмотря на их потенциал для привлечения этих услуг. Стоит иметь это ввиду при чтении рейтингов.

Для общего представления скажем. Бухгалтерские фирмы, предлагающие аутсорсинг, можно разделить на различные категории:

1. Удаленные независимые частные бухгалтеры, которые часто относят себя к индивидуальным предпринимателям;
2. Бухгалтеры, которые периодически работают в офисе клиента;
3. Онлайн-системы самообслуживания, которые позволяют независимо создавать и отправлять отчеты;
4. Банки, предоставляющие бухгалтерский аутсорсинг, имеют два возможных сценария: либо бухгалтерское обслуживание интегрировано в инфраструктуру банка, управляемое самим банком, либо оно выполняется бухгалтерской фирмой в партнерстве с банком, работающей под брендом банка;
5. Сетевые компании (франшизы) с жестким регламентом работы и взаимодействия;
6. Небольшие бухгалтерские фирмы с командой из 3-10 бухгалтеров, предлагающие услуги, аналогичные фрилансу по качеству и структуре работы;
7. Фирмы, где аутсорсинг бухгалтерского учета является второстепенным видом деятельности с неопределенными процессами (оценочные, юрфирмы, ит-компании), зачастую качество обслуживания зависит от квалификации отдельного бухгалтера;
8. Средние бухгалтерские ООО с некоторой степенью внутренней автоматизации и налаженными бизнес-процессами, в основном обслуживающие микропредприятия из-за ограничений в квалификации и технологических ресурсах для более крупной клиентуры. Встречаются развитые консалтинговые компании, где в штате опытные юристы, аудиторы, оценщики, программисты;
9. Престижные многопрофильные компании, входящие в первые десятки рейтингов, отмеченные многосторонним опытом, превосходными знаниями бухгалтерского учета и бизнес-процессов. Высокий чек, ориентация на средний бизнес;
10. Аудиторские компании мирового уровня, обслуживающие средний и крупный бизнес.

Зачастую клиенты теряются среди большого количества разных предложений на рынке и не понимают, что смотреть, кроме цены при заказе услуг бухгалтерского аутсорсинга. Тогда они пытаются найти провайдера бухгалтерских услуг через всевозможные рейтинги. Это правильная стратегия, если рейтинги правильные. Можно увидеть заказные рейтинги бухгалтерских компаний, которые созданы для продвижения в интернет. В крупных исследовательских программах тоже не без сложностей. Дело в том, что холдинги часто выделяют свои финансовые центры в отдельные компании, которые за счет размера становятся лидерами рейтинга, хотя это не так. 

А отзывы? Отзывами в интернете обычно занимаются маркетологи. Поэтому смотрите рекомендательные письма (официальные бланки компаний-клиентов с их печатью и живой подписью), живые видео на сайтах бухфирм.

Критерии выбора (помимо стоимости обслуживания) могут быть такими:

• длительность работы и размер компании. Если бухфирме менее 5 лет, в ней менее 20 сотрудников, они в начале пути, будут сложности с взаимодействие, взаимозаменяемостью, должный контроля качества им будет обеспечить сложно;
• наличие стандартов. О них судить можно по взаимодействию.Сомневаетесь - закажите небольшую услугу. В больших компаниях много бесплатных услуг. Так вы будете лучше понимать, как работает удаленная бухгалтерия;
• технологичность. Спросите, как вы будете контролировать учет своей компании, как будете получать результаты работы бухгалтера. В развитой бухгалтерской компании приобретены и работают дорогостоящие ИТ-технологии, без них сегодня не обеспечить должный уровень;
• юридическая ответственность. Изучите договор. Обратите внимание, у ит-сервисов вы получаете доступ в программу, а не бухгалтерские услуги, ответственность там другая;
• рекомендации. Опыт у компании должен быть отраслевой.

Мы возьмем компанию на бухгалтерское обслуживание, если будем уверены, что соответствуем размеру и потребностям бизнеса.

06. Сколько стоит аутсорсинг бухгалтерии

Наш средний чек на базовом тарифе составляет 18-25 тыс. руб. в месяц в 2023 году.

Вы получите услугу по детальному договору. Ваша учетная база будет всегда актуальна. Вы сами будете иметь доступ к своим данным бухучета. Вы получите действительно квалифицированных и мотивированных на качество специалистов. Вам не нужно заботиться о том, что они заболеют или попросятся в отпуск. Не нужно закупать для бухгалтера дорогую оргтехнику, справочные системы, платить зарплату и налоги с нее, закупать бумагу, папки, ручки. Можно пользоваться юристом и программистом.

Вам выбирать, что делать. Можно купить бухгалтерский аусторсинг за условные 25 тыс. руб в месяц с ответственностью по договору, а можно содержать бухгалтерию в штате с условными расходами 150 тыс. руб в месяц с обязанностями по трудовым контрактам.