Что такое УПД и где он применяется?

Бухгалтерским законодательством установлена обязанность экономических субъектов документировать все факты хозяйственной жизни, что, естественно, отражается на объемах документооборота. Однако любой бизнес стремится к оптимизации всех протекающих процессов, в частности и делопроизводства. С целью решения обозначенной проблемы ФНС России занялась разработкой универсального документа, способного облегчить бюрократическую нагрузку. Так, в 2013 году бизнесу была предоставлена возможность обоснования предъявленного к вычету НДС и учета расходов для целей бухучета и налогообложения в один шаг – оформлением универсального передаточного документа. УПД стал альтернативой таким формам, как ТОРГ-12, ОС-1, М-15.

01. Что такое УПД?

Универсальный передаточный документ (УПД) – это форма, выполняющая единовременно функции первичного учетного документа и счета-фактуры. ФНС закрепила рекомендованную форму УПД. Организации вправе изменить УПД для собственного удобства путем добавления необходимых показателей без нарушения целостности документа. Сохраните все обязательные реквизиты для первичной документации, в частности, название формы, дату оформления документа, указание составителя; содержание и измеритель сделки; указание лиц, ответственных за оформление сделки (ФИО, должность, подпись).

Рекомендованная Форма УПД является одной из возможных форм документа о передаче товаров (работ, услуг) и имущественных прав. Положениями письма ФНС России от 21.10.2013 N ММВ-20-3/96@ определено, что заполнение всех реквизитов УПД в качестве обязательных для первичных документов и реквизитов для счетов-фактур позволяет использовать его одновременно в целях исчисления налога на прибыль и расчетах по налогу на добавленную стоимость.

При этом письмо ФНС России от 21.10.2013 N ММВ-20-3/96@ не является нормативным правовым актом, не изменяет и не дополняет федеральное законодательство и не содержит исчерпывающего перечня показателей, которые могут (должны) фиксироваться сторонами при оформлении операций передачи товаров (работ, услуг), имущественных прав, и не ограничивает права хозяйствующих субъектов на использование иных форм первичных учетных документов и формы счета-фактуры. Даже в рамках одного договора.

02. Когда используется УПД?

Так как данная форма является универсальной, оформить её можно при совершении достаточно распространённых операций, например, при:

1. Отгрузке товара (договор купли--продажи);
2. Передаче товара (договор комиссии, поручения, агентский);
3. Сдаче работ (договор подряда);
4. Передаче имущественных прав.

Поскольку УПД выполняет роль счета-фактуры, то возникает вопрос о возможности его использования лицами, не относящимися к плательщикам НДС. Сразу оговорим, что это возможно. Разработчики предусмотрели возможность присвоения документу признака, в соответствии с которым определяется его роль.

Данный признак проставляется лицом, заполняющим документ, в верхней левой части. Если документу присваивается статус «1», то в таком случае данный документ совмещает роль и первичного документа, и счета-фактуры. Статус «2» присваивается тогда, когда счет-фактура не требуется и УПД выполняет роль только первичного документа. Например, такой статус следует проставить при применении специальных налоговых режимов, когда выделение НДС из стоимости сделки не требуется.

Использовать УПД только в качестве счета-фактуры нельзя, для этого используете непосредственно форму счета-фактуры.

03. Как начать работать с УПД?

Начать использовать УПД вы можете в любое время в течение года. Использование УПД не окажет влияния на сопоставимость финансовых показателей и на методы учета, поэтому нет необходимости дожидаться начала очередного налогового периода (квартала или года) (ст. 313 НК РФ, ч. 7 ст. 8 Закона о бухучете).

Если в вашей учетной политике среди перечня используемых форм первичных документов раннее не был поименован УПД, вам следует дополнить учетную политику. Для этого необходимо издать соответствующий приказ. Дополнение — это не изменение учетной политики, поэтому дополнить вы можете в любой момент.

Если рекомендованная форма вам не подходит, разработайте по аналогии с ней свою форму УПД. В части реквизитов счета-фактуры ваш УПД должен соответствовать действующей форме счета-фактуры. Состав и последовательность реквизитов самого счета-фактуры не меняйте. Например, не следует добавлять новые колонки между графами 1 - 11, изменять наименование граф и строк, удалять реквизиты счета-фактуры.

Во избежание проблем с правильностью составления первичной документации рекомендуем разъяснить ответственным сотрудникам порядок заполнения УПД:

• кто составляет документ и в скольких экземплярах;
• в какой очередности и какие поля документа заполняются;
• в какой срок;
• что должны заполнять представители покупателя.

Предупреждать контрагентов об использовании УПД необязательно (исключение – случаи, когда в договоре прямо прописан перечень используемых первичных документов). Как правило, покупатели не возражают против УПД. Если документ оформлен правильно, налоговых рисков для них нет. Но у покупателей могут возникнуть вопросы при заполнении вашей формы УПД или иные сложности. Рекомендуем урегулировать все вопросы заблаговременно - до того, как вы начнете оформлять отгрузку товаров (сдачу работ, услуг).

Оговорку о применении УПД вы можете включить в Договор поставки. Рекомендуем в этом случае указать, как будет использоваться УПД: как счет-фактура и первичный документ или только как первичный документ.

Действующее законодательство РФ не обязывает проставлять на УПД печать организации. Печать вы можете поставить по своему желанию. Если вы поставите печать, в которой указано ваше полное наименование, то строки [14] и [19] УПД можно не заполнять. Отсутствие печати при наличии всех обязательных реквизитов в УПД не является нарушением, а также не влечет отказа в вычете для покупателя по УПД со статусом.

Электронные УПД можно выставлять, если стороны согласны на их электронный обмен и имеют для этого совместимые технические средства. УПД со статусом "1" является одновременно и первичным документом, и счетом-фактурой. А электронный счет-фактуру можно выставлять только по взаимному согласию сторон при наличии у них технических средств (п. 1 ст. 169 НК РФ). УПД со статусом "2" является первичным учетным документом. Обмен первичными электронными документами законодательно не регламентирован. Поскольку покупатель может не иметь технической возможности обработать документы продавца, мы рекомендуем согласовать с контрагентом порядок электронного документооборота независимо от статуса УПД. Согласие на выставление электронного УПД можно оформить по аналогии с согласием на выставление электронных счетов-фактур: оговоркой в договоре, отдельным соглашением, путем обмена письмами или иным удобным для вас способом. Электронный УПД нужно составить по утвержденному формату.

04. О порядке заполнения УПД

Особенности заполнения УПД определяются его мультифункциональностью.

Письмо ФНС от 21.10.2013 N ММВ-20-3/96@ содержит подробные построчные рекомендации по заполнению формы. Стоит отметить, что в целом заполнение УПД не должно вызвать серьезных проблем. Документ содержит уже знакомые из иных форм строки. Прежде чем вы начнете заполнять УПД, приведите его в соответствие с действующей формой счета-фактуры.

С 01.07.2021 в счет-фактуру, а, следовательно, и в УПД были добавлены графы для отражения сведений о прослеживаемом товаре (номер партии и количество).

С 01.10.2023 года в счет-фактуру внесены новые изменения. В качестве обязательного реквизита теперь поименована стоимость товара, подлежащего прослеживаемости. При операциях с прослеживаемыми товарами следует выставлять счета-фактуры только в электронном виде. ФНС утвердила новый формат электронного счета-фактуры и УПД с графой 14. До 1 апреля 2025 года можно выставлять электронные счета-фактуры и УПД как с графой 14, так и без графы 14. Если в переходный период Вы решите применять форматы без графы 14, то по этим же форматам выставляйте и исправленные счета-фактуры (УПД, УКД). Это следует из письма ФНС от 26.09.2023 № ЕА-4-15/12314@. В бумажные формы счетов-фактур (УПД, УКД) новую графу 14 можно добавить самостоятельно.

Форма УПД с графой 14 для прослеживаемости.

Часть документа, выделенная жирной рамкой, соответствует счету-фактуре, именно поэтому данная часть является обязательной к заполнению. Здесь содержатся данные об участниках сделки, о валюте, в таблице отражается информация о содержании операции. При дополнении и изменении формы организация должна учитывать, что в зоне, выделенной рамкой, разрешено внесение информации, допустимой к отражению в счете-фактуре.

В части под рамкой в строке 10 отражается информация о договоре, заключенном сторонами сделки. Этот показатель позволяет идентифицировать содержание сделки, поэтому он относится к обязательным реквизитам, несмотря на то, что находится за пределами рамки.

В нижней части УПД отражаются даты сдачи и приёмки, а также заполняются сведения об ответственных лицах. Обязательно наличие подписи этих лиц. При этом печати проставляются по желанию сторон. УПД без наличия печатей полноправно принимается к налоговому учету.

Сложности чаще возникают при заполнении следующих строк/граф:

• Строка 5а «Документ об отгрузке». Обязательная к заполнению в счете-фактуре строка. Является нововведением 2021 года. В случае УПД здесь дублируется номер и дата самого УПД с указанием строк из таблицы. В нашем примере в УПД отражены два вида товара, поэтому строку 5а мы заполнили следующим образом: № п/п 1-2 (первая и вторая строка таблицы) № 1 (номер УПД) от 01.07.2021 (дата УПД).
• Графа Б «Код товара/работ, услуг». Здесь может указываться артикул товара или код вида деятельности для услуг (ОКВЭД, ОКУН). Реквизит не обязателен к заполнению.
• Графа 1б «Код вида товара» – это код ТНВЭД, указывается для товаров, экспортированных на территорию государства - члена Евразийского экономического союза;
• Графа 10 и 10а «Страна происхождения товара» - данные о стране происхождения товара укажите согласно Общероссийскому классификатору стран мира. Если страна происхождения товара Россия, то данные графы остаются не заполненными. Если вы всё же отразите эту информацию в графах, это не будет считаться ошибкой;
• Графы 11-14 заполняются при операциях с прослеживаемыми товарами.

05. Как исправить ошибки в УПД?

В ходе деятельности неизбежно возникают ситуации, когда в первичной документации допускаются ошибки. Порядок корректировки УПД не стандартный и зависит от многих факторов, так как это не типичный первичный документ.

Обратите внимание, что характер ошибки, допущенной в документе, определяется с точки зрения налоговой проверки. Так, идентификации препятствуют ошибки, искажающие информацию о сторонах, содержании или
стоимости сделки, о налоговой ставке или сумме налога.

06. Можно ли выставить УПД в иностранной валюте?

Вопрос о возможности отражения в УПД операций, выраженных в иностранной валюте может вызвать большие сомнения и привести компанию к полному отказу от использования данной формы. Бухгалтерским законодательством определено, что первичная учетная документация заполняется в российской валюте. На данный счет у Минфина сложилось стойкое мнение. В то же время налоговым законодательством установлено, что заполнение счета-фактуры в иностранной валюте является допустимым.

Учитывая оба этих факта, на практике было решено, что заполнение УПД в иностранной валюте допустимо. Но при этом следует дополнить форму информацией о стоимости сделки в рублях. Для этого можно дополнить таблицу необходимыми колонками.

Итоги

Таким образом, УПД является универсальным документом, позволяющим сократить документооборот компании в два раза. В настоящее время имеется достаточное количество разъяснений ФНС России по вопросам использования УПД, в связи с чем риски спорных моментов незначительны. Собранный в статье материал отражает основные вопросы, возникающие в процессе пользования данным документом. Надеемся, что он будет полезен как компаниям, которые только задумались о переходе на использование УПД, так и давним пользователям этой формы.

Фирммейкер, июнь 2020 (следим за актуальностью)
Елизавета Карпук
При использовании материала ссылка обязательна