Выбираем бухгалтерскую программу в облаке

Это информационная страничка для клиентов Фирммейкер на бухгалтерском обслуживании. Здесь мы хотим объяснить, как работает бухгалтерская программа в облаке и сколько это стоит.

Как выбрать бухгалтерскую программу 

К нам чаще приходят клиенты с опытом, хотя случаются и новички в бизнесе. Независимо от зрелости, каждая компания при организации своей работы встает перед выбором - какую выбрать программу, купить ее или арендовать. В чем разница?

Из чего выбирать

1. Табличные процессоры (Excel, SC4, Google Tabs) не ведут бухгалтерский и налоговый учет, а лишь записывают цифры. Вы не получите автоматического формирования проводок, расчета налогов, заполнения регламентированных отчетов (деклараций, расчетов по страховым взносам) и книг покупок/продаж. Всё это придется делать вручную, что колоссально трудоемко и чревато ошибками, ведущими к штрафам. Это просто цифровая бумага, а не учетная система.
2. Зарубежные программы (QuickBooks, Xero и др.) созданы под другое законодательство. Российские нормы бухгалтерского и налогового учета, формы отчетности и правила их отправки (через операторов ЭДО, с ЭЦП) меняются постоянно. Эти программы не успевают адаптироваться, и вы останетесь без легальных и актуальных инструментов для сдачи отчетности.
3. Банковские сервисы (бухгалтерия от банка) удобны для первичного учета операций по счету, но не являются полноценными бухгалтерскими программами. Они часто не охватывают складской учет (запасы), расчеты с подотчетными лицами, начисление амортизации основных средств, сложные расчеты зарплаты. Вы не сможете сформировать полный комплект бухгалтерской отчетности по российским стандартам.
4. Сервисы для создания документов. Эти программы - цифровой аналог бланков. Они помогают быстро создать счет, акт или договор по готовому шаблону. Это удобно на старте или при малом объеме документов. Программа не ведет по ним учет, не считает на их основе налоги и не формирует отчетность. Для полноценной работы документы из таких программ нужно переносить в бухгалтерскую систему.
5. Сервисы оперативного учета. Такие сервисы - мощные решения для автоматизации торговли, а не бухгалтерская программа. Оно идеально подходят для для продавцов на маркетплейсах и оптовиков (автоматизирует загрузку заказов, контроль остатков, печать этикеток и накладных), для общепита и автоперевозок (помогает вести учет товаров/материалов, управлять складом и печатать первичные документы). Подходит, когда ручной учет в Excel уже мешает росту. Сервис реально наводит порядок в операционных процессах, вы всегда видите точные остатки, что продается, а что нет. Но сами по себе такие сервисы не являются бухгалтерской программой. Он может выгружать данные (например, продажи) в формате, подходящем для импорта в учетную программу или онлайн-бухгалтерию. То есть, вы будете вести складской и торговый учет в понятном и простом оперативном сервисе, а для расчета налогов и сдачи отчетности будете передавать итоговые данные в бухгалтерский сервис. Все ли это? Нет, не все. Потребуется где-то вести и передавать бухгалтеру другие первичные документы - кадровые, командировочные, подотчетные, покупку материалов и основных средств, лизинг и т.д.
6. Облачные бухгалтерские сервисы. Эти сервисы созданы именно для ведения учета, расчета налогов и сдачи отчетности в соответствии с российским законодательством. Они занимают промежуточное положение между простыми конструкторами документов и сложной учетной программой. Что делают такие сервисы? Автоматически считают налоги, формируют декларации, напоминают о сроках, помогают создавать документы и интегрируются с банками. Поддерживает учет доходов с маркетплейсов. Неплохой вариант для новичка в бизнесе. Когда бизнес растет, можно перейти на более функциональный тариф или на другой сервис.
7. Идеальное решение - учетная программа. Она закрывает все потребности - от учета в конкретной отрасли до формирования любой отчетности. Но! Программа требует глубоких знаний бухгалтерии. Программа не будет вести вас сама, она лишь предоставляет инструменты. Без понимания плана счетов и принципов учета работать в ней невозможно. Коробочная версия довольно дорога для старта. Помимо покупки самой программы (десятки тысяч рублей), потребуются затраты на сервер или мощный компьютер, лицензия на серверную операционную систему и СУБД, зарплата или услуги системного администратора для поддержки, ежегодная плата за обновления.

Что выбрать в итоге

Итоговый совет мы рекомендуем получить у бухгалтера на консультации, так как он учтет вашу конкретную ситуацию - точную сферу (например, нюансы учета в общепите и на маркетплейсах сильно разнятся), систему налогообложения, количество операций.

Для малого бизнеса мы рекомендуем стартовать не с коробочного решения, а с аренды учетной программы в облаке. И вот почему это разумно:

• Резко снижаются стартовые затраты. Вы платите помесячную подписку (от 3 тыс. руб. в мес. в зависимости от функций), а не крупную сумму сразу;
• Всё техническое обслуживание лежит на провайдере. Автоматические обновления (что критически важно при частых изменениях законов), резервное копирование, защита данных - всё это включено в подписку;
• Доступ из любой точки. Работать можно с ноутбука или телефона, что удобно для руководителя в разъездах или для привлечения удаленного бухгалтера-аутсорсера;
• Полноценный функционал. Вы получаете нужный вам специализированный облачный сервис, способный вести необходимый учет, включая зарплату, склад и интеграцию с маркетплейсами.

Покупка программы или аренда, сравнение расходов

Посчитаем примерные затраты для обычного офиса.

Речь идет о том, купить программу (вместе с сопутствующими расходами) или арендовать ее в облаке. Расчет будет составлен для условного офиса из 5 сотрудников, которым нужен одновременный доступ в программу. Актуальность данных - декабрь 2025, тыс. руб.

* - см. расчет стоимости в пункте 5.2 этой статьи.

Привлеките бухгалтера для выбора программы

1. Итак, что мы рекомендуем пробовать? Пробуйте облачную (арендуемую) бухгалтерскую программу. Это оптимальный баланс цены, функционала и соответствия законам.
2. Что не пробовать?Excel (ок для расчетов, не ок для учета), зарубежные программы (не для РФ), банковские сервисы (думайте, ведь неполный функционал).
3. Когда покупать коробку? Когда бизнес стабильно крупный, есть штатный компетентный бухгалтер и IT-специалист, а также требования безопасности, не допускающие хранения данных на сторонних серверах.
4. Что именно пробовать? Решите вы вместе с бухгалтером. Выбор конкретного облачного сервиса и его настройку нужно делать после консультации со специалистом, который хорошо знает потребности вашей отрасли.

Как работать в облачной бухгалтерии

Заключите договор

Работа начинается с заключения договора. Он может быть заключен как оферта или через ЭДО.

До заключения договора некоторые провайдеры предоставляют тестовый доступ. Здесь есть некоторая хитрость. Нередко тестовый доступ предоставляется на скоростной сервер, а потом пользователя переводят на обычный переполненный сервер. Неплохо уточнить, а сколько пользователей вообще у сервиса. Понятно, что могут не ответить. Также очевидно, что переполненный сервис будет регулярно являть проблемы.

Заключение договора может выглядеть, как простая регистрация в сервисе, где Вы принимаете условия.

Условия облачного сервиса важны для клиента:

1. Лицензионный договор. Здесь все ясно. Вам предоставляют лицензии, существуют условия их использования. Доступ будет прекращен при нарушении договора. Список может быть длинным, например были нарушены требования к обеспечению информационной безопасности - передали пароли третьим лицам, взлом учетной записи других пользователей, перенос вредоносных файлов или файлов сценариев. Или вот еще - запрещается целенаправленное исследование и тестирование безопасности и недокументированных возможностей используемого программного и аппаратного обеспечения, а также создание чрезмерной повышенной нагрузки;
2. Требования к размещаемым данным тоже присутствуют. Нельзя размещать данные, пропагандирующие экстремизм, терроризм, насилие, оскорбляющие честь любых социальных групп, частных лиц или компаний и материалы, так или иначе способствующие разжиганию межнациональной розни и вражды. Запрещены данные, нарушающие чьи-либо авторские права и/или исключительные права. Запрещены данные, нарушающие неприкосновенность частной жизни, незаконный вид заработка или связанные с продажами товаров и/или выполнением работ или оказанием услуг, которые запрещены законодательством РФ. И т.д. Списки обычно длинные, всё в соответствии с законами РФ;
3. Соблюдение закона о месте нахождения данных. Размещение данных на территории России в соответствие с ФЗ-149;
4. Безопасность хранения данных. Серверы в дата-центре Tier III, доступ через RemoteApp зашифрованный канал, резервная копия ежедневная, хранение 45 дней, ведение и длительное хранение логов, работа сервиса в режиме 24/7/365, профилактические работы не более 10 часов в месяц;
5. Гибкость тарифа. Количество места в базе - базы растут очень быстро, обратите внимание, как это тарифицируется. Важны настройки внутри - часто облака закрывают конфигуратор и многие настройки, тогда трудоемкость с такой программой существенно возрастает. Что чаще всего нужно клиенту - дать возможность использовать обработку, синхронизировать данные с другими;
6. Регулярные обновления. С одной стороны очень важно получать обновления сразу же, с другой стороны обновления нередко выходят с ошибками. Мы считаем нормальным проверку обновления программы после выхода и установка стабильных обновлений в течение 10 дней после выхода;
7. Оперативная поддержка. На больших сервисах поддержка по бухгалтерским и техническим вопросам строго формализована, возможна через обращения в рабочее время по мск времени. Часто на таких сервисах специалисты поддержки отвечают скриптами. В маленьких и совсем домашних облаках общение живое через мессенджер, уровень его качества зависит от занятости и культуры специалиста. Золотую середину найти не просто;
8. Обучение. По обучению отсылают частенько на бесплатные курсы. Однако, встречаются сервисы, которые за часовую оплату готовы показать, что умеют;
9. Дополнительные услуги. В тариф входит обычно доступ для самостоятельной работы. Все остальное - дополнительные услуги, отдельная работа. Новые продукты, установка и обновления нетиповых баз, перенос баз из старых версий, обработки и доработки, установка и настройка торгового оборудования, интеграция программы с сервисами - работа по отдельным счетам. Это нормально, именно на этом сервисы и зарабатывают. 

Подключитесь к сервису

Работа в облаке практически ничем не отличается от работы в обычной программе.

После подписания договора и оплаты Вы получаете доступ по ссылке и логинам.

Подключение проходит быстро. Можно войти в систему через браузер (веб-клиент) или установленную программу (тонкий клиент) с любого устройства.

Работайте с первичкой каждый день

Ежедневная работа направлена на ввод данных, контроль и использование автоматизации.

1. Обработка первичных документов. Это основа ежедневной работы. Вводите все полученные счета, накладные (УПД), акты. Используйте сервис распознавания. Отсканируйте или сфотографируйте документ, а система предложит создать на его основе документ в базе. Бумажные оригиналы храните в определенном порядке.
2. Работа с банком и кассой. Загружайте банковскую выписку через клиент-банк напрямую в учетную программу. Проводите платежные поручения и оформляйте приходные/расходные кассовые ордера.
3. Контроль и напоминания. Проверяйте поставленные задачи через органайзер. Там можно настроить и смотреть все текущие и просроченные поручения. Напоминайте коллегам о необходимости предоставить документы. Создавайте задачи прямо в программе и назначайте исполнителей.
4. Автоматическая сверка и ЭДО. Запускайте автоматическую сверку с контрагентами через сервисы для поиска расхождений. Обменивайтесь электронными документами с контрагентами через ЭДО без распечатки и отправки курьером.

Делайте расчеты и сдавайте отчетность по расписанию

Эти задачи выполняются по расписанию (раз в месяц, квартал):

• Начисление зарплаты и расчет налогов с ФОТ.
• Формирование и сдача отчетности в налоговую, ПФР и другие фонды. Используйте встроенный сервис для автоматической проверки и отправки.
• Формирование управленческих отчетов для руководителя.

Что обычно входит в тариф облачной программы

В тариф бухгалтерского облака входит обычно доступ для самостоятельной работы.

Все остальное - дополнительные услуги, отдельная работа.

Мы выделяем такие виды дополнительных работ с информационной базой:

1. Интеграции (к примеру, с внешним сервисом),
2. Обмен данными,
3. Подключение (торговое оборудование),
4. Обработка (отчеты, автоматизация),
5. Доработка (изменить стандартную функцию на свою),
6. Разработка (изменить бизнес-процессы).
7.  

Что такое Обработка

Обработки расширяют функционал конфигурации и позволяют быстро выполнять определённые операции в программе.

Все обработки условно делятся на две большие группы:

• Вспомогательные (встроенные) обработки – они помогают автоматизировать отдельные участки работы внутри системы. Программисты могут выводить эти обработки как дополнительные элементы интерфейса (например, рабочий стол пользователя или обзор конфигурации) или включать их в функционал самой программы (например, начальное заполнение базы данных или закрытие месяца);
• Внешние обработки – это такие обработки, которые работают отдельно от основного приложения и не зависят от конкретной конфигурации. Их можно применять в разных решениях без необходимости менять структуру этих решений. Основное преимущество внешних обработок заключается в том, что их можно настраивать дополнительно, при этом не нужно сохранять конфигурацию каждого раза.

В интернете есть множество сайтов, где можно бесплатно скачать дополнительные обработки, которые помогут упростить работу. Помните, что неправильно выполненная обработка может повредить базу данных вашей компании. Поэтому перед использованием лучше открыть обработку в конфигураторе и внимательно проверить её код, чтобы избежать серьёзных проблем.

Что такое Доработка, разработка

Нередко Клиенту в бухгалтерском облаке необходим функционал, которого нет в типовом решении учетной программы. Тогда возникает необходимость доработать базу или конфигурацию программы.

Доработка подразумевает внесение изменений в программный код для добавления новых функций или модификации существующих, что требует привлечения опытных разработчиков. Есть плюсы и минусы от такой работы:

1. Плюсы доработанных баз.Одним из ключевых плюсов доработанной базы является существенное повышение ее функциональности и удобства использования. Индивидуальная настройка системы и добавление новых модулей и функций делают ее максимально соответствующей конкретным требованиям и задачам компании. Доработанная база позволяет интегрировать вашу систему с другими системами и сервисами, автоматизирует ввод данных и создает удобные отчеты, что заметно облегчает работу сотрудников и повышает общую продуктивность.
2. Минусы доработанных баз. Доработки баз имеют и некоторые минусы, главным образом связанные с процессом обновления системы. Разработчик регулярно выпускает обновления для типовых решений, чтобы привести их в соответствие с изменениями законодательства, исправить найденные ошибки и добавить новый функционал. При этом стандартные обновления могут переписать или нарушить работу внесенных пользователем изменений. Это означает, что после каждого обновления потребуется дополнительное тестирование и возможная адаптация системы, что увеличит затраты времени и средств на поддержание базы в актуальном состоянии.

Вот некоторые примеры доработки программы (разработки иных функций):

• Бухгалтерия. Автоматизация расчета НДС. В случае сложных сделок, особенно международных, система автоматически применяет нужные ставки НДС и формирует правильную отчетность. Это помогает сократить время на расчеты и уменьшить риск ошибок;
• Управление торговлей. Система динамического ценообразования. На основании анализа спроса, остатка товара на складе и цен конкурентов, система автоматически корректирует цены, помогая увеличить прибыль и оборот товаров;
• Зарплата и управление персоналом. Автоматический расчет зарплаты. Система рассчитывает зарплату с учетом индивидуальных графиков работы, отпусков и больничных листов. Это улучшает точность расчетов и экономит время бухгалтерии;
• ЕРП. Оптимизация производства. Система интегрируется с мониторинговыми системами, позволяя планировать загрузку оборудования и улучшать использование ресурсов, минимизируя простои;
• Документооборот. Управление задачами и контроль исполнения. Создается единая система для распределения задач среди сотрудников, отслеживания их выполнения и анализа эффективности работы подразделений и отдельных сотрудников.

Что нужно для успешной работы бухоблака

1. Интернет: рекомендуется высокосоростное соединение от 50 мгбсек, потери пакетов на протяжении сеанса между рабочим местом клиента и узлами сети доменов не должна превышать 5%;
2. Компьютер. Процессор: рекомендуется четырехъядерный процессор с тактовой частотой 3 Ггц; Оперативная память: рекомендуется 8 или 16 гигабайт; Жесткий диск: рекомендуется установить объемом 500Гб(с учетом файлов операционной системы и программ) либо установить твердотельный накопитель таким же объемом памяти; Наличие USB портов на материнской плате компьютера для работы с подключаемым оборудованием;
3. Операционная система. Для операционных систем Windows: наличие операционной системы с незавершённым жизненным циклом, определённым разработчиком операционной системы (Например, WindowsXP, Windows 7 не поддерживаются); наличие клиента удаленного рабочего стола c поддержкой протокола «Remote Desktop Protocol» (RDP) версии 8.1 и выше; наличие программной платформы «.NET Framework» версии 4.5 и выше. Для операционных систем MacOS - наличие приложения «Microsoft Remote Desktop™ 10» последнего публичного релиза, доступного в онлайн магазине приложений для устройств от компании Apple с операционной системой macOS;
4. Печать осуществляется по технологии TS Easy Print. Принтер должен поддерживать технологию печати Easy Print. Минимальные требования к ПК для работы печати: Windows 8 / Windows 8.1 / Windows 10;
5. Сеть. Минимальные требования к сети: в настройках межсетевого экрана и антивируса рабочего места Пользователя и оборудования для доступа к сети Интернет должен быть разрешен доступ к узлам сети доменов по определенным портам, сообщаем; имена узлов сети доменов должны разрешаться заданным в настройках сетевого подключения DNS‑сервером.

Стоимость аренды

Тарифы разные. У некоторых сервисов весьма запутанные тарифы, собрать полную стоимость для сравнения затруднительно. Потребности у клиентов сервисов аренды бухгалтерских программ разные.

Мы проанализировали множество сайтов, некоторые брали на тест. Разные впечатления. Сориентируем по уровню цен. Сервисы аренды обычно имеют на сервере не менее 3 конфигураций и 2 сервисов:

• БУХ (до опр момента здесь можно вести все – учет, зп, продажи. По мере роста потребуются новые решения);
• ЗУП (расширенный блок ведения зп – много сотрудников, отпуск, отчеты);
• УТ (расширенный блок ведения торговли – номенклатура, склады);
• Контрагент сервис (нужен для первичной проверки и автоввода контрагента);
• Спарк сервис (нужен для подробной проверки контрагента).

Минимальный необходимый набор: Бухгалтерия + Приложение сопровождения+ сервис Контрагент. Далее зависит от желания и возможностей клиента. Можно включать дополнительные конфигурации, добавлять пользователей, сервисы. Посмотрим стоимость аренды программы на 1 мес и 1 год.

Обычный состав услуги

1. Конфигурации учетной программы: 3 штуки;
2. До 10 баз с возможностью увеличения;
3. 5 Гб на диске для каждого пользователя с возможностью увеличения;
4. 3 бесплатные консультации по программе;
5. Автообновление баз;
6. Резервное копирование баз;
7. Хранение копии баз 14 дней с возможностью увеличения до 3 мес;
8. Техподдержка

Стоимость 1 лицензии учетной программы на 2026 год:

• Бухглатерия Проф - 2500 руб. за месяц.
• Бухгалтерия Корп - 3000 руб за месяц

Давайте посчитаем ежемесячную стоимость аренды учетной программы в облаке для небольшой компании.

Пример расчета стоимости услуги в расчете на 1 год

Условия. Для ООО требуется 1 конфигурации: Бухгалтерия. Работает в компании 15 работников, требуется доступ в учетную систему для 5 работников. Сотрудники новые, просят обучение работе в программе.

Решение. Сразу были предложены базовые курсы (30 часов, удаленка, 11 тыс. руб), но клиент выбирает удаленное обучение с операторами франчайзи, предложено 5 часов в мес каждому по 1500 руб за час. Размер учетной базы составил 15 гб. База доработанная, 2-3 доработки в год.

Бюджет. Расчет среднегодовой стоимости аренды облачной программы (цены по состоянию на январь 2026):

Расчет не включает более сложные задачи: дополнительные конфигурации, синхронизация с сайтом, онлайн-касса и т.д.

Для старта возможен минимальный необходимый набор учетной программы в аренду: 1 лицензия, конф Бухгалтерия + Приложение для сопровождения Проф.

Рекомендуемый нами набор учетных программ: 1 лицензия для 1 сотрудника клиента, 1 лицензия для бухгалтера, конф Бухгалтерия + ПС Проф.

Далее зависит от желания и возможностей клиента.

Сервис сдачи учетных программ в аренду должен быть скоростным, надежным и с хорошей поддержкой, ваше рабочее место тоже должно отвечать современным требованиям (тестируйте).

Итоги

Автоматизация учета в любой компании не просто нужна, она необходима. Для начала бизнеса достаточно будет базовой программы (бухгалтерия, отчетность, эдо, контрагент), с развитием можно добавлять специализированные программы (торговля, склад, кадры, эдо, срм). Каждая программа имеет свою структуру, алгоритмы, их нужно изучить, требуется обучение сотрудников. Купить программу намного дороже, чем арендовать, требуются серьезные разовые инвестиции и ежемесячное обслуживание. Этот шаг разумен для сложных задач и большого штата сотрудников. 

Арендовать программу дешевле, но тарифом все не заканчивается, нужно считать расходы годовые и в расчете на 1 сотрудника. Какой должен быть состав арендуемой программы подскажет специалист. Мы рекомендуем обеспечить себя современной техникой и связью, выбирать надежного поставщика облачных услуг. Облачные сервисы аренды бухгалтерских программ - сегодня это более чем разумная альтернатива покупке оборудования и программного обеспечения. 

Ведём бухгалтерию - простую и сложную

консультация бесплатна

Оставить заявку

С уважением

Анастасия Чижова,
Бухгалтер-консультант

Мы рады, что сможем пообщаться с вами лично :)

Пожалуйста, оставьте свои контакты, и мы перезвоним в удобное Вам время.

Ваше имя

Телефон^*

Введите правильный номер телефона

E-mail^*

Введите правильный email

Введите ключ^*

Введите слово Фирммейкер в поле

Сообщение^*

Обнаружен СПАМ. Не используйте спецсимволы и ссылки

agree

Cогласен с правилами

Пожалуйста, заполните все обязательные поля!

Отправить