МЧД (машиночитаемая доверенность): что это, как оформить

02 декабря 2023 Просмотров: 2000 Обновлено: 23 августа 2024

ЭЦП

Содержание

Машиночитаемые доверенности (МЧД) были введены для удобства и эффективности взаимодействия предприятий с госорганами в России. МЧД позволяют руководителям организаций делегировать полномочия для представления своих интересов. Расскажем подробнее, как это все работает.

1. Что такое доверенность

Доверенность появилась не сразу, хотя институт представительства известен давно.

Римское частное право в древности имело свои особенности в отношении института представительства. Римские юристы выработали правило "Nemo alieno nomine lege agere potest" (никто не может действовать от имени другого по закону), которое прямо запрещало представительство. Обязательство трактовалось как личное отношение между кредитором и должником, и представительство считалось абсолютно непередаваемым. Теоретический запрет объяснялся тем, что лицо должно действовать в своем интересе, и заключение сделок в интересах другого лица было считалось противоестественным. Эти ограничения также были обусловлены социально-экономическими условиями того времени. Натуральное хозяйство, небольшое количество сделок и невысокий объем торговли способствовали личному заключению сделок без применения представительства. Следует также отметить, что запрет на представительство был связан с существованием рабства. Рабы, а также дети, находившиеся в юридической власти домовладельца, могли законно заключать сделки и приобретать имущественные права от его имени. Результат этих сделок зависел от воли домовладельца, и приобретенные права пополняли его имущество. Таким образом, запрет на представительство в древнеримском праве обусловливался как теоретическими, так и социально-экономическими факторами, характерными для того периода истории. Впрочем, в том же Риме сенат играл роль представительного органа, где знатные римляне выступали в качестве представителей граждан и выражали их мнения.

С развитием политических систем и образования нации институт представительства становился более универсальным, включая выборных представителей на местном и национальном уровнях. Это привело к формированию парламентов, конгрессов и других органов, где избранные представители выступают от имени своих конституентов. Современное развитие технологий также изменило динамику представительства, позволяя электронное голосование, онлайн-дискуссии и другие формы участия граждан в политических процессах. История института представительства связана с развитием общественных и политических структур, проводимых реформ и изменений в ответ на потребности и запросы граждан и общества в целом.

На торговом уровне стремительное развитие гражданского оборота в историческом развитии стран и народов так же сделало институт представительства и доверенности чрезвычайно востребованным. Востребованным и активно развивающимся.

Доверенность - это письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу или другим лицам для представительства перед третьими лицами (ст. 185 ГК РФ).

В соответствии с Гражданским кодексом РФ, по доверенности можно совершать следующие действия:

Представлять интересы доверителя перед третьими лицами, включая суды и государственные органы;
Заключать сделки и договоры от имени доверителя, если это не противоречит их содержанию и законодательству;
Регистрировать права на недвижимое имущество и сделки с ним, а также выполнять другие регистрационные действия;
Получать и передавать денежные средства и имущество, включая оформление и получение наследства, приватизацию недвижимости и т.д.;
Осуществлять представительство в банках и других финансовых учреждениях, в том числе открывать и закрывать счета, получать выписки и справки, выполнять операции по счетам и т.п.;
Участвовать в собраниях акционеров и других корпоративных действиях, если это предусмотрено доверенностью;
Выполнять другие действия, связанные с представлением интересов доверителя и не противоречащие законодательству и условиям доверенности.

Стоит учесть, что доверенность ограничивает круг полномочий и действий, которые может совершать представитель. Она не может передавать свои права и обязанности по доверенности другим лицам, за исключением случаев, когда это прямо предусмотрено самой доверенностью или законодательством.

Институт представительства развивается дальше, так в РФ с сентября 2014 года изменились требования, предъявляемых к бумажной доверенности. Прошло значительное время, но об этих изменениях знают не все:

отменен трехгодичный период действия доверенности. Теперь ее можно выписывать на любой срок. При этом период действия в обязательном порядке должен быть указан в доверенности. Поскольку при отсутствии указания на срок действия, доверенность будет сохранять свою силу только в течение года со дня ее выдачи (п. 1 ст. 186 ГК РФ);
юрлица не обязаны заверять доверенность печатью, так как для заверения достаточно подписи руководителя организации (п. 4 ст. 185.1 ГК РФ);
отменено правило об обязательном нотариальном удостоверении доверенностей, которые выдаются в порядке передоверия юрлицами, руководителями филиалов и представительств организаций (п. 3 ст. 187 ГК РФ);
помимо доверенности, которую доверитель имеет право отозвать в любой момент, можно выписывать безотзывную доверенность (ст. 188.1 ГК РФ), обладающую некоторыми особенностями: выдается только юрлицами или предпринимателями; в доверенности указывается, что она является безотзывной; всегда удостоверяется у нотариуса; нельзя совершать передоверие, если иное не предусмотрено в доверенности. Выдача такой доверенности не означает, что ее нельзя отозвать. Так, в самой доверенности можно перечислить основания для ее отмены. Также аннулировать безотзывную доверенность можно после прекращения обязательства, для исполнения которого она выдавалась или в случае злоупотребления представителем своими полномочиями (возникновения обстоятельств, свидетельствующих о том, что такое злоупотребление возможно в будущем);

Не будет лишним напомнить, без доверенности от имени организации может действовать только директор, так как его полномочия подтверждаются уставом юрлица и протоколом общего собрания (решением единственного участника), на котором был избран управленец. Не нужна доверенность и индивидуальному предпринимателю, если он действует самостоятельно, но он должен будет подтвердить свои полномочия и статус (например, представить договор и свидетельство о регистрации в качестве предпринимателя). Во всех остальных случаях представителю необходимо выписать доверенность. При этом представителем может быть не только работник юрлица (коммерсанта), но и любой другой гражданин, единственное условие это его полная дееспособность.

Прежде, чем выдать доверенность необходимо определится какой объем и характер полномочий в ней будет содержаться и для каких целей она выдается. Различают доверенности:

генеральную;
специальную;
разовую.

Генеральная доверенность — доверенность, которая выдается на совершение действий, которые охватывают всю сферу деятельности юрлица или бизнесмена (например, распоряжение имуществом, подписание документов, заключение договоров и т. д.) Чаще всего она выдается руководителям филиалов или представительств, а также заместителям руководителей.

Специальная доверенность выписывается для совершения комплекса связанных между собой действий (например, выдается юрисконсульту для ведения всех дел в арбитраже или секретарю для получения корреспонденцию на почте и т. д.).

Разовая доверенность выдается для совершения конкретного действия или сделки и после выполнения она прекращает свое действие (например, получение определенной партии товара, подписание договора, составление акта и т. д.)

Доверенность всегда оформляется в письменном виде. При этом она может быть написана от руки или напечатана на компьютере, также не запрещено составлять доверенность совмещая оба способа написания. В большинстве случает данный документ составляется в произвольной форме. Однако, существуют и унифицированные формы.

2. Что такое и для чего потребовалась МЧД

Ранее, до введения машиночитаемых доверенностей (МЧД), организации использовали ключи электронной подписи (ЭЦП) для выполнения различных операций, таких как работа в системах ЕГАИС, участие в тендерах, сдача отчетности в налоговую и другие. Однако, стоимость ключей электронной подписи могла быть значительной, что усложняло процесс, особенно для компаний с большим числом сотрудников. Из-за этого сложилась практика передачи ключей другим пользователям для выполнения операций, что нарушало требования информационной безопасности. К тому же необходимость закупки множества ключей и отслеживание их валидности делали процедуру электронного документооборота дорогостоящей и сложной в обслуживании.

Представьте, сотрудник заверял документы ЭЦП юридического лица. Отдельно показывал, прикладывал скан-копию бумажной доверенности, что не подтверждало все полномочия сотрудника. При всем этом для выполнения определенных операций, использования различных сервисов или же для сдачи отчетности в ФНС требовались отдельные ключи, которые обходились недешево. Вся эта система разных ключей и бумажных приложений препятствовала переходу на электронный документооборот. Ко всему прочему, владельцы ключей вручали ключи другим лицам для выполнения определенных операций, что нарушало правила безопасности. Таким образом, несовершенства механизмов использования электронной подписи юридического лица, которые стали явно проявляться с цифровым развитием экономики, вызвали нужду внести изменения в законодательство об электронной подписи.

2.1. Когда появилась МЧД (машиночитаемая доверенность)?

Машиночитаемая доверенность (МЧД) была разработана для оптимизации и стандартизации процессов аутентификации и авторизации в цифровом мире. Вот некоторые из причин, по которым она была создана:

Упрощение трансграничных бизнес-операций: МЧД позволяет упростить процессы аутентификации и авторизации для международных бизнес-процессов, уменьшая барьеры для трансграничной торговли и инвестиций;
Снижение затрат на посредничество: Использование МЧД может уменьшить необходимость в физическом присутствии и посредничестве при проведении бизнес-транзакций, что снижает связанные с этим затраты;
Обеспечение безопасности данных: МЧД добавляет дополнительный уровень безопасности, защищая конфиденциальные данные от несанкционированного доступа или неправомерного использования;
Соответствие законодательству: В некоторых юрисдикциях наличие МЧД является обязательным требованием для определенных видов бизнеса или транзакций.

МЧД была разработана и стандартизирована различными организациями, включая Совет Европы, Международную организацию по стандартизации (ISO) и Организацию экономического сотрудничества и развития (OECD). Эти организации стремились создать общую платформу для обмена данными и обеспечения безопасности в цифровом пространстве. Машиночитаемая доверенность (Digital Identity Passports) была утверждена в Европе документом eIDAS (European Electronic Identification, Authentication and Trust Services), который был принят в 2014 году. Этот документ устанавливает стандарты для электронных удостоверений, аутентификации и услуг доверия в Европейском союзе.

Точное время появления МЧД в США сложно определить, так как это понятие охватывает несколько различных технологий и стандартов. Однако концепция цифровой идентификации и аутентификации в США начала развиваться в начале 2000-х годов с появлением Закона о цифровой подписи в 2000 году (DSA). В последующие годы были разработаны различные стандарты и технологии, включая X.509, PKI (инфраструктура открытых ключей), SSL (Secure Sockets Layer) и TLS (Transport Layer Security), которые стали основой для формирования МЧД.

С января 2022 года в РФ законодательно было введено понятие машиночитаемых доверенностей (МЧД) для подтверждения полномочий в электронном виде (ФЗ от 19.12.22 №536-ФЗ). МЧД нужна для большей безопасности и гарантирует полномочия лица. Теперь сотрудникам можно заверять документы электронной подписью физического лица, которая не содержит реквизитов организации и позволяет подписывать документы от лица неограниченного количества юридических лиц.

С 1 марта 2022 г. организации могут в добровольном порядке применять МЧД при обмене электронными документами.

С 1 января 2023 г. все сотрудники организации, кроме ее руководителя, должны подписывать служебные документы только своей ЭЦП (там только ФИО сотрудника).

С 1 сентября 2023 года документы нужно подписывать ЭЦП руководителя юрлица, ИП (без МЧД) или КЭП физлица (только с МЧД).

С 1 сентября 2024 года бухгалтеру на аутсорсинге без МЧД нельзя сдать электронную отчетность в налоговую.

2.2. Для чего вообще нужна МЧД?

Говоря своим языком, МЧД появилась как ответ на вопрос: «А как же связать документ, подписанный физическим лицом и его полномочия на подписание?»

Было предложено упростить процедуры выдачи доверенностей и уменьшить затраты на ключи электронной подписи. Предполагается, что создание машиночитаемых доверенностей, основанных на квалифицированных электронных подписях, может существенно повысить их эффективность, безопасность и экономическую целесообразность. Так что такое МЧД?

Машиночитаемая доверенность (МЧД) – это электронный документ, подтверждающий полномочия представителя, созданного и заверенного с использованием цифровых технологий. МЧД используется в системах электронного документооборота и позволяет организациям и гражданам безопасно предоставлять и получать услуги в электронном виде, минимизируя риски, связанные с бумажными документами.

МЧД задумана обеспечивать:

Простоту и удобство: МЧД может быть создана, подписана и передана электронным способом, что значительно упрощает и ускоряет процесс предоставления и получения услуг;
Безопасность: МЧД зашифрована и подписана, что обеспечивает безопасность и защиту от подделок;
Совместимость: МЧД работает с различными системами электронного документооборота, что делает ее универсальным решением для различных отраслей и организаций;
Эффективность: МЧД позволяет автоматизировать процессы проверки и подтверждения полномочий представителей, что снижает вероятность ошибок и улучшает общую эффективность системы;
Соответствие законодательству: МЧД является актуальным и законным решением для электронного подтверждения полномочий, соответствующим требованиям законодательства и регуляторов.

В целом, машиночитаемая доверенность является следующим шагом в развитии электронного документооборота и предоставлении электронных услуг, обеспечивая безопасность, простоту и эффективность для всех участников процесса.

2.3. Для кого нужна машиночитаемая доверенность (МЧД)?

Машиночитаемая доверенность (МЧД) необходима при использовании квалифицированной электронной подписи (КЭП) в системах, где такая доверенность предусмотрена. Это включает использование КЭП на государственных порталах, торговых площадках и других системах, требующих аутентификации с помощью электронной подписи.

МЧД может понадобится в следующих случаях, вот 5 (пять) примеров из жизни:

Электронная подпись используется для подписания договора на поставку товаров или услуг. МЧД гарантирует, что подпись действительно принадлежит уполномоченному лицу компании;
КЭП используется для подачи налоговой декларации. МЧД подтверждает, что владелец подписи имеет право представлять компанию в налоговых органах;
Электронную подпись используют для участия в тендере или аукционе. МЧД подтверждает полномочия участника торгов;
КЭП применяется для подписания электронных документов в корпоративной системе. МЧД обеспечивает аутентификацию пользователя;
Электронной подписью пользуются для получения государственных услуг, таких как оформление паспорта или подача заявления на социальную помощь. МЧД подтверждает статус пользователя как уполномоченного представителя организации.

Не все системы требуют МЧД, поэтому перед использованием КЭП необходимо ознакомиться с требованиями системы и уточнить, необходима ли машиночитаемая доверенность для данного вида деятельности.

2.4. Главное про МЧД

Машиночитаемая доверенность (МЧД) - это электронный документ, удостоверяющий полномочия лица на действия от имени организации, к примеру, подписание документов или сдача налоговой отчетности. Это файл в формате xml с правом подписи сотрудника от лица компании, это не электронный скан бумажной доверенности. Машиночитаемая доверенность имеет специальный утвержденный формат и требования к содержанию;
Руководителю организации МЧД не требуется, так как он подписывает документы электронной подписью юридического лица, сертификат которой выдает налоговая служба;
Сотрудники организации должны подписывать документы личными ЭЦП и представлять МЧД. Машиночитаемая доверенность должна быть подписана электронной подписью организации.

3. Какие бывают МЧД

Удостоверяющий центр – это специальная организация, занимающаяся выдачей и сопровождением электронных подписей.

Сертификат ЭП – это официальное свидетельство, которое подтверждает принадлежность электронной подписи владельцу.

Уже появилось много разных МЧД:

МЧД для сдачи налоговой отчетности (можно оформить на сайте ФНС);
есть свои МЧД у СФР;
отдельный сервис по созданию МЧД для оформления документов от имени организации запустили на Госуслугах;
различные решения предлагают разработчики систем бухучета и ЭДО.

Создан единое межведомственное блокчейн-хранилище, которое позволит упростить процедуру обмена доверенностями. Портал https://m4d.nalog.gov.ru/ специально создан для того, чтобы организации могли создавать, проверять или отменять доверенности. Организации должны интегрировать свои информационные системы с этим единым хранилищем МЧД от ФНС России, а также с хранилищами других ведомств, с которыми они взаимодействуют. Коды полномочий, которые определяют типы операций с документами, должны быть синхронизированы между информационными системами вашей организации и системами соответствующих ведомств. Это необходимо для упрощения процедуры обмена документами и доверенностями, и обеспечения их валидности.

Еще раз повторим, основная цель машиночитаемой доверенности – это подтверждение полномочий сотрудника. Сотрудник, наделенный определенными полномочиями для обмена электронными документами и их подписи от имени организации в соответствии с МЧД, может:

сдавать отчетность в государственные органы – ФНС;
работать на государственных порталах – ЕГАИС;
вести электронный документооборот (ЭДО) с контрагентами;
подписывать договоры и заверять любые другие документы.

Полномочия, указываемые в машиночитаемой доверенности, следует брать из особого перечня – Классификатора полномочий, в котором полномочия содержат уникальный идентификатор, наименование и дату включения в классификатор. Но если в перечне нет нужного полномочия с присвоенным ему кодом, то допускается внести в МЧД просто текстовое описание полномочия.

Классификатор размещен на сайте Единой системы нормативной справочной информации и продолжает пополняться. Доступ к нему можно получить через Госуслуги.
Вот примеры полномочий, утвержденных классификатором:

Представлять налоговую декларацию, другую отчетность;
Получение налоговых документов в налоговом органе;
Подписывать документы, используемые при постановке на учет и снятии с учета и сообщении сведений, установленных НК РФ.

3.1. О сроках внедрения МЧД

1 сентября 2023 года

Использование МЧД стало обязательным, удостоверяющие центры (УЦ) больше не выдают сертификаты юридических лиц. Но для обмена документами между компаниями еще допускается использовать ранее выпущенные сертификаты сотрудника. Подписывать документы ЭП юрлица разрешается до 31 августа 2024 года или до окончания срока действия сертификата.

1 марта 2024 года

Вступили в силу положения, внесенные Федеральным законом от 31.07.2023 N 389-ФЗ в статью 29 Налогового Кодекса Российской Федерации. С 1 марта 2024 года налогоплательщики, среднесписочная численность работников которых за предшествующий календарный год превышает 100 человек, а также те налогоплательщики, для которых обязанность представлять документы в электронном виде предусмотрена частью второй Налогового кодекса, должны перейти на электронные доверенности в машиночитаемом виде (МЧД). С этой даты доверенности в форме электронного документа будут оформляться по формату 5.02, который позволяет создавать электронную доверенность с возможностью последующего передоверия, а также предоставлять полномочия нескольким уполномоченным представителям. В целях постепенного перехода к оформлению доверенностей по новому формату, в период с 1 марта 2024 года по 28 февраля 2025 года налоговые органы будут принимать доверенности по старому формату. Однако, по нему нельзя оформить передоверие. Требование использовать МЧД с 1 марта 2024 года распространяется лишь на те доверенности, которые будут выданы после этой даты.

До 31 августа 2024 г. установлен переходный период, когда использовать машиночитаемую доверенность необязательно. Это касается следующих случаев (ч. 2.4 - 2.6 ст. 3 Федерального закона от 27.12.2019 N 476-ФЗ, ч. 3.1 ст. 4 Федерального закона от 30.12.2021 N 443-ФЗ):

представитель юрлица применяет КЭП юрлица, в сертификате которой в качестве владельца указан и этот представитель-физлицо. Аналогичное правило действует и в случае, когда представитель по доверенности действует от имени кредитной организации, оператора платежной системы, некредитной финансовой организации, ИП, осуществляющих определенные виды деятельности;
представитель ИП применяет свою КЭП.

При этом квалифицированные сертификаты указанных КЭП должны отвечать следующим требованиям (ч. 2.4 - 2.7 ст. 3 Федерального закона от 27.12.2019 N 476-ФЗ):

выданы удостоверяющим центром, аккредитованным после 1 июля 2020 г.;
выданы не позднее 31 августа 2023 г.;
имеют срок действия не позднее 31 августа 2024 г. Если срок действия после 31 августа 2024 г., то такие сертификаты действуют до 31 августа 2024 г.

1 сентября 2024 года

С этой даты использовать МЧД обязаны все сотрудники и другие доверенные лица организаций и ИП, совместно с КЭП физического лица. Возможность сдавать отчётность по бумажной доверенности сохраняется до 1 сентября 2024 года.

3.2. Требования к МЧД (машиночитаемой доверенности)

Установлены следующие требования к содержанию доверенности (приказ Минцифры №857):

наименование и номер документа;
данные о доверителе (для физлица или ИП) – Ф.И.О., СНИЛС, ИНН, ОГРНИП;
данные о доверителе (для российского юрлица) – наименование, адрес юрлица, ИНН, ОГРН, КПП, Ф.И.О. и СНИЛС руководителя;
данные о доверителе (для иностранного юридического лица) – наименование, адрес юрлица, ИНН при наличии, регистрационный номер и Ф.И.О. руководителя;
данные представителя – Ф.И.О., дата рождения, паспортные данные, СНИЛС и ИНН;
дату совершения доверенности;
срок действия доверенности (при наличии);
полномочия представителя в виде кода из единого классификатора или текста в свободной форме;
возможность передоверия;
данные об информационной системе;
КЭП, которой подписана МЧД.

Также в Приказе Минцифры №857 от 18.08.2021 содержатся следующие правила применения электронной доверенности:

формат МЧД – исключительно xml. Формат pdf допускается лишь в случае, если информационная система не поддерживает xml;
формат ЭП – xmldsig, а также форматы, содержащиеся в Приказе Министерства цифрового развития №472 от 14.09.2020 г.

4. Как оформить МЧД

Чтобы оформить машиночитаемую доверенность, необходимо:

4.1. Руководителю необходимо получить ЭЦП

Получить электронную подпись, как услугу, можно бесплатно через ФНС. Затраты будут только на носитель и криптопрограмму. Перед походом в инспекцию купите защищённый носитель электронной подписи. Без токена подпись не выдадут. Непосредственно в инспекции можно приобрести токен в автомате, оплата картой.

Действия и документы для получения ЭЦП в налоговой:

Заявление на выпуск сертификата ЭЦП;
Паспорт;
СНИЛС;
ИНН;
Печать организации;
Купить носитель для записи ЭЦП (токен);
email и номер телефона в РФ;
пройти идентификацию (фото на веб-камеру).

Для работы с электронной подписью ФНС понадобится криптопровайдер - это программа, которая позволяет подписывать документы, шифровать и защищать данные. Некоторые токены имеют встроенный криптопровайдер, а некоторые нет. Программа платная. Еще подробнее здесь.

4.2. Выбрать способ создания МЧД

МЧД можно создать одним из способов:

на портале ФНС;
в сервисе электронного документооборота организации, который поддерживает МЧД;
в личном кабинете компании на сайте «Госуслуги»;
в специализированном сервисе.

4.3. Создание доверенности МЧД

В сервисе выберите тип доверенности:

Единая форма доверенности – универсальная форма МЧД. Подходит для взаимодействия с контрагентами (B2B), Банком России, ЕГАИС, Федеральным казначейством, для нотариального удостоверения;
Базовая форма доверенности – для взаимодействия с контрагентами (B2B) и иными органами власти, кто еще не принимает Единую форму доверенности;
Доверенность для налоговых органов – для взаимодействия только с налоговой. Для взаимодействия с СФР, как и с налоговой, нужно выпускать доверенность в их собственном формате.

Заполните и подпишите МЧД доверенность (форма доверенности утверждена приказом ФНС):

Уникальный номер МЧД (GUID) находится в самом верхнем поле, создается автоматически и выглядит набором цифр и букв. Этот GUID содержится в названии файла МЧД и так же есть внутри файла.
Он может понадобиться Вам позже;
Введите сведения о доверителе (если юрлицо ИНН, КПП, ОГРН, данные о директоре - СНИЛС, ИНН, дата рождения);
Введите сведения о представителе - юрлицо, ИП, физлицо (ФИО, паспорт, ИНН, СНИЛС, дата рождения), филиал;
Введите состав полномочий - можно выбрать из классификатора, можно указать вручную. Можно указать возможность передоверия;
Скачайте XML-файл МЧД. Он содержит всю введенную Вами информацию. Запомните место, куда Вы сохранили файл МЧД;
Подпишите этот файл электронной подписью (если вы являетесь руководителем) или направьте на подписание руководителю (директору). Подписать можно в любом привычном Вам приложении. Используйте откреплённую подпись документа. Файл подписи будет называться так же как и файл МЧД и иметь расширение .sig, .p7s, или .sgn. Запомните, куда сохранился файл подписи;
Загрузите XML-файл МЧД для проверки в реестр ФНС. Перетащите в открывшееся окно файл доверенности в формате XML, который Вы подписали, и файл подписи и нажмите «Загрузить». Дождитесь результатов загрузки МЧД и подписи;
Всё готово!

Вот памятка для создания МЧД.

5. Использование доверенности МЧД

После создания машиночитаемая доверенность попадает в распределенный реестр ФНС, в котором ей будет присвоен 36-значный единый регистрационный номер доверенности – GUID, а далее – на портал Госуслуг для формирования единой базы МЧД (ЕСИА). Срок хранения сведений в ЕСИА — не менее 5 лет со дня окончания срока действия доверенности или ее отмены.

5.1. Что делает единая база МЧД:

Выпускает доверенности. Руководитель организации или же сотрудник вносит информацию в машиночитаемую доверенность, после чего уже руководитель ее подписывает и направляет на хранение в информационную систему;
Хранит МЧД. МЧД может храниться в различных системах. Место ее хранения зависит от того, в какой системе руководитель подписал машиночитаемую доверенность, куда МЧД будут представлять. Разрешается хранить доверенность в своих ИС, в электронном архиве, приложив файл МЧД к пакету документов, а также у третьих лиц - операторов ЭДО, федеральных органов исполнительной власти (ФНС, ПФР, ФСС и др.), аккредитованных УЦ, УЦ ФНС, Казначейства или Банка России, головного УЦ Минцифры, аккредитованной третьей стороны;
Позволяет отзывать МЧД. Руководитель может отозвать доверенность в случае прекращения или изменения полномочий сотрудника подписывать документы компании. Для этого нужно направить в информационную систему, хранящую МЧД, заявление на отзыв. А в случае, если сам сотрудник желает отказаться от своих полномочий подписывать документы, то необходимо ему подписать отказ своим сертификатом.

5.2. Как использовать МЧД

Сотрудник, имеющий полномочия подписывать документы на доверительной основе, может отправить МЧД двумя способами:

Отправить МЧД отдельным файлом вместе с пакетом подписанных документов. В этом случае сотруднику нужно использовать свою электронную подпись для подписания документов, далее найти файл доверенности в архиве системы и прикрепить его к подписанным документам, после чего отправить. При условии большого документооборота разрешается разместить МЧД в системе хранения доверенностей и заключить соглашение с контрагентом, чтобы постоянно не прикладывать доверенность к документам;
Отправить МЧД, указав только номер доверенности, присвоенный ФНС. В таком случае сам документ прикреплять не надо. Получатель сможет по номеру проверить срок действия МЧД, полномочия сотрудника, указанные в МЧД, и достоверность электронной подписи доверителя.

5.3. Как проверить ЭЦП подпись в МЧД

Для проверки МЧД с электронной подписью (ЭЦП) необходимо выполнить следующие шаги:

Убедитесь, что у вас есть файл МЧД в формате XML. Этот файл должен быть подписан ЭЦП;
Проверьте МЧД с помощью криптопрограммы. Или используйте сервис фнс для проверки эцп. Если сервис не обнаружит несоответствий формату, то в результате проверки будет сформирован протокол, содержащий подробные сведения о сертификате и подписи. Данный протокол можно сохранить в формате PDF. Результатами проверки можно поделиться с помощью QR-кода. Результаты проверки хранятся на сервисе 30 дней с момента проведения проверки;
При проверке сравните информацию в МЧД (например, срок действия, данные пользователя и список полномочий) с вашими ожиданиями или требованиями системы.

5.4. МЧД можно передоверять

Машиночитаемые доверенности разрешено передоверять, как и бумажные доверенности (ст. 17.2 ФЗ №63-ФЗ). Передоверять МЧД могут лица, наделенные правом передоверия. При этом существуют следующие правила:

если доверенности выдаются в порядке передоверия юридическим лицам, то заверять их у нотариуса не требуется. Так возможно по причине того, что руководители могут действовать от имени юрлиц без доверенности. Руководителям филиалов и представительств юридических лиц также разрешено выдавать МЧД без нотариального удостоверения;
в иных случаях МЧД, выданную в порядке передоверия, нужно заверять у нотариуса.

Право передоверия доверенности устроено следующим образом:

в МЧД есть возможность указывать право передоверия. По нему можно передавать как все указанные полномочия, так и некоторые из них;
разрешено при передоверии конкретизировать полномочия, передаваемые другому лицу;
передоверенная машиночитаемая доверенность может выдаваться нескольким представителям организации;
в доверенности можно установить запрет на передоверие полномочий.

В случае, если сотруднику нужно подписать документы электронной доверенностью с правом передоверия, то он должен приложить к пакету документов «всю цепочку» машиночитаемой доверенности, начиная с самой первой.

Срок действия МЧД с передоверием как, и любой доверенности, составляет 1 (один) год, если же в ней не указан иной срок действия. Важно отметить, что обязательно нужно указать дату совершения доверенности, в противном случае доверенность будет недействительной. Также нужно учитывать, что если прекращает действовать корневая доверенность (первая доверенность в цепочке передоверия), то и передоверенная доверенность теряет свою силу.

6. Как отменить МЧД или полномочия по ней

Подготовить распоряжение на отмену;
Подписать распоряжение квалифицированной электронной подписью лица руководителя;
Распоряжение на отмену МЧД загрузить в реестр МЧД ФНС. Распоряжение будет направлено в реестр нотариальной палаты автоматически;
Действие МЧД будет отменено на следующий день после размещения распоряжения в реестре нотариальной палаты.

7. Ответственность за неприменение МЧД

Законодательством не предусмотрена ответственность за неприменение МЧД. Нужно понимать лишь, что документы, подписанные от имени работодателя сертификатом квалифицированной электронной подписи (КЭП) без приложения МЧД, лишены юридической силы. Возникают и риски:

Невозможность отправки отчётности. Отправка отчётности в государственные органы, а также подписание электронных документов уполномоченным представителем без МЧД станет невозможна;
Штрафы и санкции. Нарушение законодательства о переходе на МЧД может привести к штрафам, приостановке деятельности и другим негативным последствиям;
Затруднения в работе с государственными сервисами. Доступ к госпорталам и сервисам, таким как Госуслуги, ФТС, Честный знак и т.д., может быть ограничен для организаций, не использующих МЧД.
Переход на МЧД — это не просто формальность, это требование законодательства.

Машиночитаемые доверенности ввели для повышения безопасности использования электронных подписей в организациях. Так как ранее использующиеся способы, до появления МЧД, были или небезопасными, или же не позволяли проверить все полномочия сотрудника. Отныне необходимо использовать только личную электронную подпись физического лица, в которой содержатся лишь данные сотрудника. А подтверждение полномочий сотрудника возможно путем предоставления МЧД при подписании документов.

Фирммейкер, ноябрь 2023 (следим за актуальностью)
Валерия Морякова
При использовании материала ссылка обязательна

Ведем бухгалтерию - простую и сложную

Объясняем своим языком

Оставить заявку

Cогласен с правилами

Если заметили ошибку, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter