Кадры: как удержать ущерб с работника

Вопрос: Сотрудник на производстве повредил оборудование (или испортил товар). Можем ли мы удержать сумму ущерба из его заработной платы?

Ответ: Коротко. Да, работодатель вправе удержать из зарплаты работника сумму причинённого ущерба при соблюдении условий, установленных Трудовым кодексом РФ. Расскажем подробнее.

1. Что такое прямой действительный ущерб

Работник обязан возместить работодателю не просто любой ущерб, а только причиненный прямой действительный ущерб.

Прямой действительный ущерб – это реальное уменьшение наличного имущества работодателя или ухудшение состояния указанного имущества, в том числе имущества третьих лиц, которое находится у работодателя, если работодатель несет ответственность за сохранность этого имущества (ст. 238 ТК РФ).

Сразу приведем несколько примеров из нашей практики:

1.1. Пример1: Порча оборудования и материалов

Что случилось: в мебельной компании оператор ЧПУ выбрал неверную скорость фрезы. Произошел перегрев фрезы и множественные сколы ДСП.

Что сделано: Комиссия провела служебное расследование, собрала объяснения участников процесса, составила акт. Общий ущерб комиссия оценила в 245 тыс. руб. за материалы, 310 тыс. руб. составили дополнительные расходы на доставку материалов и простой производства. С учетом обстоятельств дела (не было надлежащим образом проведено обучение), с оператора ЧПУ взыскан ущерб 35 тыс. руб, остальное списано на убытки.

1.2. Пример №2: Несоблюдение норм хранения товара

Что случилось: Уполномоченный поставщик фарморганизации заключил с клиникой контракт на поставку препарата стоимостью 360 (триста шестьдесят) тысяч рублей, который необходимо было хранить при температуре от 2 до 8 °C. Для перевозки товара была привлечена транспортная организация. При приемке товара клиника актировала нарушение и отказала в принятии партии, поскольку выяснилось, что температурный режим хранения был нарушен, что привело к порче всего объема лекарства.

Что сделано: Поставщик повторно поставил препарат на 360 (триста шестьдесят) тысяч рублей. Поставщик привлек юриста и обратился в суд с иском к перевозчику о взыскании убытков. Суд первой и апелляционной инстанций удовлетворил требования истца, признав обоснованность предъявленных претензий. В ходе разбирательств был приобщен трудовой договор с водителем. В нем указано, что водитель несет полную материальную ответственность за недостачу (утерю, полное или частичное уничтожение) вверенного ему имущества, а также за ущерб, возникший у работодателя в результате возмещения им ущерба, причиненного работником иным лицам. Транспортная компания возместила владельцу груза ущерб от его порчи и обратилась в суд с заявлением о взыскании с водителя суммы возмещенного ущерба.

2. Когда возможно привлечение к материальной ответственности работника

Работодатель не может взыскать с работника неполученные доходы (упущенную выгоду). Например, работодатель не может привлечь работника к материальной ответственности за то, что последний по причине отсутствия на работе не произвел продукцию, которую работодатель мог бы реализовать, или за повреждение имущества организации, от использования которого работодатель мог бы получить дополнительную прибыль.

Привлечь работника к материальной ответственности возможно:

1. установлен прямой действительный ущерб и он подтвержден документально;
2. установлена вина работника в причинении работодателю такого ущерба. Под виной понимаются умысел или неосторожность в действиях работника, которые привели к возникновению ущерба у работодателя. Умысел состоит в том, что работник знал (предполагал) о возникновении у работодателя прямого действительного ущерба от его действий;
3. установлена причинная связь между действиями работника и возникшим у работодателя прямым действительным ущербом;
4. работник дал письменное согласие на удержание суммы ущерба;
5. сумма ущерба не превышает среднемесячный заработок (если ущерб не признан крупным и нет полной материальной ответственности).

Материальная ответственность работника исключается, если ущерб возник по следующим причинам:

1. непреодолимая сила. Работник не несет ответственности, если ущерб произошел из-за обстоятельств, не зависящих от его действий, например: сотрудник оставил машину работодателя на улице, а её повредило во время сильного града;
2. нормальный хозяйственный риск. Ответственность снимается, если сотрудник предпринял разумные усилия для достижения цели, но непредвиденное событие привело к убыткам. Пример: Повреждение станка при установке новой запчасти, при условии, что были соблюдены инструкции и правила техники безопасности;
3. крайняя необходимость. Ущерб считается оправданным, если работник предотвратил больший вред, действуя единственно возможным способом. Пример: Водитель резко затормозил и повредил служебный автомобиль, спасая жизни пешеходов, внезапно выбежавших на проезжую часть;
4. необходимая оборона. Освобождение от ответственности применяется, если работник защищал себя или третьих лиц от угрозы. Пример: Охранник сломал оборудование магазина, задерживая грабителя с оружием;
5. отсутствие необходимых условий для хранения имущества. Работника нельзя привлечь к ответственности, если работодатель не обеспечил должные условия для сохранности переданного имущества. Пример: Материально ответственный сотрудник допустил кражу ценностей, хранящихся в открытом складе без сигнализации и охраны.

3. Работодатель вправе отказаться от взыскания ущерба с работника

Работодатель имеет возможность самостоятельно решить, привлекать ли работника к ответственности за нанесённый ущерб имуществу компании или же простить этот ущерб полностью или частично. Такое решение принимается индивидуально, учитывая обстоятельства происшествия и поведение самого работника.

3.1. Пример3: Сотрудник случайно разбил монитор компьютера на рабочем месте

Стоимость монитора составила 15 (пятнадцать) тысяч рублей. Однако руководитель оценил ситуацию и учёл следующие факторы:

• происшествие произошло впервые,
• сотрудник раскаялся и выразил готовность возместить ущерб добровольно,
• сам инцидент произошёл по случайности, а не из-за халатности или злого умысла.

Учитывая всё вышеперечисленное, руководство приняло решение списать остаток долга и освободить работника от полного возмещения ущерба. Списание оборудования нужно не забыть задокументировать.

4. Как привлечь работника к материальной ответственности

Чтобы удержать сумму ущерба из заработной платы сотрудника, работодатель должен:

1. провести служебное расследование и зафиксировать факт ущерба документально - например, оформить акт о повреждении имущества и получить объяснительную записку от работника. Объяснение у работника можно запросить, направив уведомление. Если работник отказался подписывать уведомление, его нужно прочитать вслух в присутствии свидетелей. Когда работник готов добровольно дать объяснения, письменный запрос не обязателен. Отказ работника давать объяснения фиксируется актом, с которым работника знакомят под подпись. Если он отказывается ставить подпись, в акте делается соответствующая запись;
2. определить размер прямого ущерба и подготовить расчёт. Размер ущерба, причинённого работодателю, рассчитывается по актуальным рыночным ценам на момент нанесения ущерба (не меньше бухгалтерской стоимости с учётом износа). Если точную дату определить сложно, ущерб считают на дату выявления. Отдельные случаи требуют особого порядка расчёта ущерба (например, при краже, умышленном повреждении или значительных убытках). Вариант - размер ущерба, в частности, можно установить в ходе инвентаризации путем выявления расхождений между фактическим наличием имущества и данными регистров бухгалтерского учета;
3. затем работодатель должен запросить у сотрудника письменное согласие на удержание ущерба из зарплаты. Если работник согласен, издаётся приказ о взыскании и производится удержание, при этом размер удержаний не может превышать 20% от суммы начисленной зарплаты. При этом нельзя урезать пособия по беременности и родам и пособия по уходу за ребенком. Удержания производятся только из зарплаты. 

4.1. Необходимые документы для привлечения сотрудника к материальной ответственности

Работодателю следует четко задокументировать вину сотрудника или ее отсутствие.

1. Приказ о создании комиссии. Необходимо издать приказ о создании комиссии для расследования произошедшего случая, прописав в нем всех членов комиссии, а также собрать с них подписи что они ознакомлены с ситуацией. Комиссия проводит служебное расследование и собирает факты о случившемся любыми способами: опрашивает свидетелей, смотрит записи с камер наблюдения, привлекает сторонних экспертов. В состав комиссии могут войти любые сотрудники компании;
2. Объяснения сотрудника. Сотрудника (сотрудников) просят объяснить ситуацию. Сотрудник (и) могут добровольно предоставить письменные объяснения, тогда их приобщают к материалам расследования. Если по запросу он (они) отказываются давать объяснения, то работодателю нужно сделать соответствующую отметку в акте;
3. Акт об итогах служебного расследования.В нем нужно указать наименование организации, место и дату составления, всех членов комиссии, детальное описание имущества, которому нанесен ущерб, описать причинно-следственную связь между действиями сотрудника и причиненным ущербом, указать виновных и сумму ущерба, выводы комиссии. С актом нужно ознакомить сотрудника (ов). Вместе с подписями членов комиссии, необходимо получить подпись сотрудника на данном акте, где он выражает согласие, несогласие в вине причиненного ущерба;
4. Приказ о привлечении к ответственности. В течении месяца после подписания акта о причинении ущерба необходимо издать приказ о привлечении к ответственности, иначе приказ будет считаться недействительном и взыскать ущерб в досудебном порядке не предоставиться возможным. Если работник отказывается сотрудничать с комиссией и возмещать ущерб, работодатель может взыскать сумму ущерба только через суд;
5. Соглашение о возмещении ущерба. Чтобы зафиксировать договоренность о возмещении ущерба, работодателю лучше заключить с работником письменное соглашение. В документе указывают размер ущерба и срок выплаты. Работник также может предложить взамен равнозначное имущество или устранить поломку своими силами. Хотя закон не требует обязательного оформления соглашения, оно станет доказательством добровольного решения работника возместить ущерб.

5. Как подать заявление в суд о возмещении ущерба с работника

Если работник не согласен добровольно возместить причиненный ущерб, сумма которого превышает его средний месячный заработок, работодатель вправе требовать возмещения ущерба только через суд.

Чтобы суд принял в рассмотрение дело о причинении ущерба компании, необходимо ему предоставить все документы, подтверждающие ущерб:

1. исковое заявление, которое будет содержать факты прямого действительного ущерба, противоправного деяния, действия или бездействия работника, причинно-следственную связь между противоправным деянием и возникшим ущербом;
2. трудовой договор;
3. должностную инструкцию;
4. договор о материальной ответственности;
5. акт передачи материальных ценностей;
6. документы связанные с фиксацией факта ущерба - акт о происшествии, приказ о создании комиссии, объяснение сотрудника, заключение комиссии, приказ о привлечении к ответственности с подписью сотрудника.

Обратиться в суд можно не только, если сотрудник отказывается признавать вину, но и когда с ней согласен, но за ущерб не платит. Или когда виновник уволился, а долг вычитали из его заработной платы.

Фирммейкер, июль 2025 (следим за актуальностью)
Виолетта Мурашкина (Тешко)
При использовании материала ссылка на статью обязательна

Ведём бухгалтерию - простую и сложную

Консультация бесплатная

Оставить заявку

С уважением

Анастасия Чижова,
Бухгалтер-консультант

Мы рады, что сможем пообщаться с вами лично :)

Пожалуйста, оставьте свои контакты, и мы перезвоним в удобное Вам время.

Ваше имя

Телефон^*

Введите правильный номер телефона

E-mail^*

Введите правильный email

Введите ключ^*

Введите слово Фирммейкер в поле

Сообщение^*

Обнаружен СПАМ. Не используйте спецсимволы и ссылки

Cогласен с правилами

Пожалуйста, заполните все обязательные поля!

Отправить