Почему прибыль есть, а денег на счете нет?

12 октября 2019 Просмотров: 14475 Обновлено: 07 августа 2026

Бухгалтерский учет

Содержание

Вы смотрите на отчет о прибылях, видите хорошую цифру, открываете расчетный счет, а там пусто. Знакомо? В этой статье мы разберем, почему так происходит (на понятном примере), какие три отчета нужно вести, чтобы видеть полную картину, как с помощью простого шаблона управлять деньгами и не попадать в кассовые разрывы.

Что такое прибыль и почему она не равна деньгам

Прибыль - это ПЛЮС, положительная разница между доходами и расходами. Убыток - это МИНУС, отрицательная разница между доходами и расходами.

Прибыль или убыток (назовем ПУ) может не совпадать с тем, как двигаются денежные средства (ДДС). Почему так? Представьте себе себя. Вы встали на весы в начале года - 85 кг, захотелось меньше. Бегали, прыгали весь год, отдыхали, кушали, снова бегали. Набегали за год по данным приложения - 1000 км. Встали на весы в конце года - 86 кг. Поздравляем, прибыль за год - 1 кг, а ддс за год - 1000 км. Можно к альтернативной прибыли записать и то, что ваше тело стало крепче и здоровее. Аналогично, как и работая год предпринимателем, точно прибавится знаний и опыта.

Аналогия с бизнесом прямая - вы можете работать год, вкладывать силы, видеть красивую прибыль в отчетах, но при этом не иметь денег на счете. И наоборот, деньги есть, а прибыли нет. Главное - понимать, какие показатели за что отвечают.

Чтобы научиться считать деньги в бизнесе, нужно освоить разные уровни учета:

Считать деньги в кармане - достаточно арифметики;
Считать прибыль по разовой сделке - уже нужно знать, что такое доходы и расходы;
Считать деньги для регулярного бизнеса - необходимо разбираться в финансах предприятия, знать отчетность и уметь ее анализировать;
А считать бюджет области или страны - нужны глубокие знания в бюджетном устройстве и макроэкономике.

Экономические термины имеют многовековую историю.

Задумайтесь, еще в Древнем Риме, когда империя простиралась от Британии до Египта, государство уже умело эффективно учитывать армию, налоги, население и его имущество. Приход (acceptum) и расход (expensum) денег фиксировались в приходо-расходной книге (codex accepti et expensi), а все операции в адверсарии (adversaria). И это без компьютеров, без интернета, только с помощью организованного учета. Римляне управляли огромной территорией и сложной экономикой, потому что научились считать. Их система учета стала эталоном на века.

Так и в вашем бизнесе. Учет - это не скучная обязанность, а основа управления. Когда вы видите полную картину (прибыль, движение денег, активы и долги), вы перестаете гадать "где деньги?" и начинаете управлять ими осознанно.

К чему мы это рассказываем? Если ведете бизнес, нужно учиться его считать, нужно усвоить термины. Поэтому финансовые понятия должны войти в ваш лексикон. Давайте теперь попробуем на примере с предпринимателем Сашей.

На счете ноль, хотя прибыль есть: история Александра и его ошибки в управлении деньгами

Александр - предприниматель. Он ушел из найма, вложил все накопления и открыл ООО на УСН (15% "Доходы минус расходы"). Занимается оптовой торговлей печеньем. Оборот есть, но маржа жесткая 5–8% максимум и не всегда. Каждый рубль на счету на вес золота.

У Александра кредит на развитие бизнеса 2,5 млн рублей под 18% годовых. Ежемесячный платеж 72 тыс. рублей. Ипотека за квартиру 45 тыс. рублей в месяц. Семья жена в декрете, двое маленьких детей.

Лето. Сезон, когда продажи печенья падают. Крупные клиенты уходят в отпуска, заказы сокращаются в два раза. Товар не скоропортящийся, но у печенья ограниченный срок годности, и если не продать вовремя, придется списывать. Александр вынужден вкладывать последние деньги в закупку, чтобы не потерять поставщиков и сохранить ассортимент. Расходы на аренду склада и зарплату персонала никуда не деваются. Кредит нужно платить. Ипотеку тоже.

В июне он сделал крупную отгрузку постоянному клиенту на 1 млн рублей. Маржинальность сделки 8%. Затраты на закупку составили 920 тыс. рублей. Чистая прибыль 80 тыс. рублей до вычета всех накладных расходов.

Александр смотрит в отчет ПУ, видит прибыль. В голове уже планирует:

часть оставить на развитие,
часть - закрыть кредит досрочно, может, купить что-то детям.

Открывает расчетный счет. Там 0. Вообще ноль. Деньги от клиента поступят только через 30 дней по договору. А прямо сейчас нужно платить:

зарплату менеджерам - 120 тыс. рублей;
аренду склада - 80 тыс. рублей;
кредит 72 тыс. рублей.

Итого 272 тыс. рублей, которых на счете нет.

Александр в панике. Он звонит бухгалтеру, и та спокойно говорит: "У вас же по отчету прибыль, все хорошо. Вы же сами видите, бизнес растет".

"Какая прибыль? - кричит Александр. - У меня денег нет! Мне завтра платить кредит! Вы что, не понимаете? Печенье портится, оборот падает, расходы растут, а вы мне про бумажную прибыль!"

Он пытается объяснить ситуацию банку, тем все равно, плати. Обращается к другому поставщику, тот требует предоплату. В итоге Александр берет деньги из кассы (которых почти нет), задерживает зарплату сотрудникам на неделю, получает от них недовольство и теряет одного менеджера.

А потом, в июле, ситуация переворачивается. Клиенты наконец платят. На счет падает 1,3 млн рублей. Вроде бы деньги есть. Но бухгалтер показывает отчет за июль: убыток 200 тыс. рублей, потому что часть печенья пришлось продать с дисконтом 50%, чтобы не списывать просрочку.

"Так это убыток или прибыль? - не понимает Александр. - Где реальные деньги? Где настоящие цифры, по которым можно управлять бизнесом, а не гадать?".

Именно здесь возникает ключевой вопрос, который мы слышим от клиентов каждый месяц: "Почему у меня есть прибыль в отчетах, а денег на счете нет? Я плачу кредиты, ипотеку, дети хотят есть, я не могу так жить дальше. Я чувствую, что бизнес приносит деньги, но почему я их не вижу?".

Ответ простой и одновременно сложный. У Александра есть два разных инструмента учета, которые показывают принципиально разные вещи: ПУ показывает бумажную прибыль, а ДДС показывает реальные деньги.

Но если вы спросите бухгалтера Александра, она честно скажет: "Я делаю все по правилам. Метод начисления - это стандарт. Выручка признается в момент отгрузки, расходы в момент начисления. В этом отчете у вас прибыль, значит, бизнес эффективен". И она будет права по бухучету.

Мы с вами, как практики, знаем, что управление бизнесом требует двух систем координат одновременно:

Бухгалтерская (ПУ, Баланс) - для налоговой, банков, инвесторов. Она работает по правилам, но запаздывает и не отвечает на вопрос "где деньги сегодня?";
Управленческая (ДДС) - для вас. Для того, чтобы видеть реальные остатки, прогнозировать кассовые разрывы и принимать решения здесь и сейчас.

Вот почему мы сейчас разберем кейс Александра через его реальные цифры и покажем вам, как совместить эти две системы, чтобы больше никогда не попадать в такую ситуацию.

Три главных отчета, которые должны быть у каждого предпринимателя

История Александра - это не исключение, а типичная ситуация для малого бизнеса. Особенно в оптовой торговле, где маржа низкая, оборот высокий, а отсрочки платежей норма. Его главная ошибка была не в том, что он плохо работал, а в том, что он смотрел только на один отчет и делал из него неверные выводы.

Чтобы такого не случилось с вами, нужно освоить три простых, но мощных инструмента. Они похожи на приборную панель в автомобиле, каждый показывает свой параметр, и только вместе они дают полную картину.

Отчет о движении денежных средств (ДДС)

Этот отчет отвечает на главный вопрос: Сколько у меня реальных денег прямо сейчас?. Он показывает все поступления и списания с расчетного счета и кассы. Здесь нет бумажных прибылей или убытков, а только живые деньги, которые вы можете потратить сегодня.

Для чего он нужен:

Чтобы видеть ежедневный остаток;
Чтобы планировать платежи (зарплата, аренда, кредиты);
Чтобы не попасть в кассовый разрыв, когда деньги есть в отчетах, но на счете - ноль.

Как он выглядит: это таблица, где по строкам расписаны все статьи доходов и расходов, а по столбцам - дни или месяцы. Вы видите, откуда пришли деньги, куда ушли и что осталось. Мы покажем его далее, терпение.

Отчет о прибылях и убытках (ПУ)

Этот отчет отвечает на вопрос: Насколько эффективен бизнес в целом?. Здесь доходы и расходы признаются по методу начисления, т.е. в момент отгрузки товара или подписания акта, а не в момент оплаты.

Для чего он нужен:

Чтобы видеть реальную маржинальность;
Чтобы анализировать, какие товары приносят прибыль, а какие генерируют убытки;
Чтобы принимать стратегические решения: повышать цены, менять поставщиков, сокращать расходы.

Как он выглядит: это таблица, где вы видите выручку, себестоимость, расходы периода и чистую прибыль. Именно этот отчет показывает, зарабатывает ли ваш бизнес деньги в долгосрочной перспективе.

Сравнение ДДС и ПУ

Этот отчет не является самостоятельным документом, но это самый важный навык - видеть оба отчета одновременно и понимать, почему они показывают разные цифры.

Для чего это нужно:

Чтобы не паниковать, когда в одном отчете прибыль, а в другом ноль;
Чтобы прогнозировать кассовые разрывы и заранее принимать меры;
Чтобы принимать решения, основанные на реальной картине, а не на иллюзиях.

Как Александр начал использовать эти отчеты

Когда Александр осознал, что проблема не в бухгалтере, а в его собственном подходе к управлению, он попросил у бухгалтера ДДС и ПУ за каждый месяц. Он поставил правило: каждый день смотреть ДДС, чтобы знать точный остаток. Раз в месяц - анализировать ПУ, чтобы понимать, какие позиции приносят прибыль, а какие работают в минус.

Он начал планировать платежи на месяц вперед и увидел, что пик кассовых разрывов приходится на конец месяца, когда нужно платить зарплату и аренду. Он заранее договаривался с поставщиками об отсрочке, а с клиентами об авансах. Он начал управлять бизнесом уверенно.

Теперь давайте посмотрим на его отчеты с цифрами и разберем, как они работают.

Движение денежных средств (ДДС) Александра за май-июль

Показатель	Май	Июнь	Июль
Остаток на начало месяца	0	0	0
Поступления
Предоплата от клиентов	500 000	0	0
Займ от учредителя (взял у жены)	1 000 000	0	0
Оплата за отгрузку (июньская поставка)	0	0	500 000
Оплата за отгрузку (июльская поставка)	0	0	800 000
Итого поступлений	1 500 000	0	1 300 000
Платежи
Закупка товара (1500 шт. х 1000 руб.)	-1 500 000	0	0
Аренда склада	0	0	-80 000
Зарплата сотрудников	0	0	-120 000
Страховые взносы с зарплаты (30%)	0	0	-36 000
Оплата оргтехники (купил для бухгалтера)	0	0	-100 000
Платеж по кредиту	0	0	-72 000
Ипотека (личные)	0	0	-45 000
Налог УСН (15% от прибыли за июнь)	0	0	-45 000
Итого платежей	-1 500 000	0	-498 000
Остаток на конец месяца	0	0	802 000

Что мы видим в июне:

Все счета обнулены, операций нет. Денег нет. При этом кредит не оплачен, он висит долгом;
Товар, который должен был быть продан в июне, залежался. Александр не знает, продаст ли он его в июле.

Что мы видим в июле:

Поступления от клиентов: 500 тыс. (за июньскую отгрузку) + 800 тыс. (за июльскую отгрузку);
Расходы - все накопившиеся счета: аренда, зарплата, кредит, налоги;
Остаток: 802 тыс. рублей. Вроде бы деньги есть, но Александр уже знает: в августе снова будет закупка, новые расходы, и этот остаток может снова уйти в ноль.

Отчет о прибылях и убытках (ПУ) Александра за июнь-июль

Показатель	Июнь	Июль
Выручка (без НДС)
Отгрузка товара (500 шт. х 2000 руб.)	1 000 000	0
Отгрузка товара (1000 шт. х 800 руб.)	0	800 000
Итого выручка	1 000 000	800 000
Себестоимость проданного товара
Стоимость закупки (500 шт. х 1000 руб.)	-500 000	0
Стоимость закупки (1000 шт. х 1000 руб.)	0	-1 000 000
Итого себестоимость	-500 000	-1 000 000
Валовая прибыль	500 000	-200 000
Расходы периода
Аренда склада (за июнь)	-80 000	0
Зарплата сотрудников (за июнь)	-120 000	0
Страховые взносы (30%)	-36 000	0
Проценты по кредиту (за июнь)	-72 000	0
Итого расходов периода	-308 000	0
Прибыль до налога	192 000	-200 000
Налог УСН (15%)	-45 000	0
Чистая прибыль	147 000	-200 000

Что мы видим в июне:

По ПУ - прибыль 147 тыс. рублей. Для Александра это радость: он думает, что бизнес работает хорошо;
Но реальных денег нет. Он не может заплатить кредит, ипотеку, зарплату. Он в кризисе.

Что мы видим в июле:

По ПУ - убыток 200 тыс. рублей. Александр в панике: Как убыток? Деньги же есть! Я только что получил 1,3 млн на счет!;
Но он не учитывает, что продал часть товара с дисконтом 50%, чтобы не списывать его как порчу. Он просто спас ситуацию, но это отразилось в отчете как убыток.

Сравнение ДДС и ПУ Александра

Показатель	Июнь	Июль
Денежный поток (ДДС)	0 руб.	+ 802 000 руб.
Чистая прибыль (ПУ)	+ 147 000 руб.	- 200 000 руб.
Причина расхождения	Выручка есть, а деньги еще не поступили. Расходы начислены, но не оплачены.	Деньги пришли от прошлых отгрузок, но по отчету убыток из-за продажи товара дешевле себестоимости.

Итог для Александра:

Он понял главное: прибыль и деньги - это два разных отчета. ПУ говорит о стратегии, об эффективности бизнеса в долгосрочной перспективе. ДДС говорит о жизни здесь и сейчас, о возможности платить зарплату, кредиты, ипотеку, покупать продукты семье.

Он перестал винить бухгалтера, потому что она делает свою работу по правилам. Он научился сам вести ДДС каждый день. Он научился читать ПУ как стратегический инструмент. И теперь он точно знает, когда у него будет кассовый разрыв, и может заранее договориться с поставщиком об отсрочке или попросить клиента оплатить счет быстрее.

Практические рекомендации

История Александра - пример того, как даже прибыльный бизнес может оказаться на грани кризиса из-за непонимания разницы между бумажной прибылью и реальными деньгами. Такое случается с предпринимателями каждый день. Проблема не в отчетах и не в бухгалтере, а в том, как вы эти отчеты используете для управления.

Думаем, теперь стало чуть более понятнее и работа бухгалтера и какие формы нужно вести и где ваши деньги с прибылью. Мы выложили теорию, подкрепили ее примерами. Принцип понятен. Можете взять наш шаблон за основу и контролировать свои деньги. Еще есть сервисы, которые считают деньги, тоже можно попробовать. Но мы бы сначала рекомендовали все сделать самостоятельно ручками.

Для контроля движения ваших денежных средств, мы рекомендуем начать вести управленческий учёт:

ежедневный отчет ДДС (движение денежных средств). Данный отчет помогает понять, как бизнес зарабатывает и куда тратятся деньги, Вы получите больше контроля в компании. Ведь когда поток денежных средств не контролируется, то он может неожиданно остановится. ДДС показывает, откуда в организацию пришли деньги, куда уходят, сколько их было и сколько осталось;
ежемесячный ДДС в виде бюджета;
ежемесячный анализ оборотных ведомостей по всем счетам;
ежемесячно формировать и анализировать отчет о прибылях и убытках.

Деньги любят счет. Чем раньше начнете, тем быстрее почувствуете результат в бизнесе.

Если потребуется помощь, проведем финансовый аудит, настроим управленческие формы.

Фирммейкер, сентябрь 2019
Анастасия Чижова (Конатова)
При использовании материала ссылка обязательна