Бухучет: как списать ноутбук или телефон на расходы фирмы

07 января 2015 Просмотров: 27989 Обновлено: 28 августа 2025

Бухгалтерский учет

Содержание

Приобретение оргтехники для сотрудников - распространенная практика. Чтобы стоимость ноутбука, смартфона или планшета была правомерно учтена в расходах и уменьшила налог на прибыль, необходимо строго соблюдать требования налогового законодательства. Любая ошибка в документальном оформлении может привести к спорам с налоговой инспекцией и доначислению налогов. В этой статье мы подробно разберем, как правильно оформить покупку и списание мобильной техники.

1. Ключевые критерии для списания техники на расходы

Все расходы компании должны отвечать трем главным критериям (ст. 252 НК РФ):

Документальное подтверждение: затраты должны быть оформлены первичными документами;
Экономическая обоснованность: покупка должна быть направлена на получение дохода и быть целесообразной;
Направленность на получение дохода: актив компании должен использоваться в производственных или управленческих целях.

Просто купить телефон для директора или менеджера недостаточно. Нужно доказать, что эти активы необходимы для эффективной работы компании.

2. Какие документы необходимы для подтверждения расходов?

Правильный пакет документов - основа для беспроблемного списания. Вот что нужно подготовить:

2.1. Первичные документы на покупку

Покупка за наличные - товарный и фискальный чек;
Покупка безналичным расчетом - Договор купли-продажи с поставщиком, накладная (ТОРГ-12) или Универсальный передаточный документ (УПД).

2.2. Внутренние организационно-распорядительные документы

Теперь нужно обосновать производственную необходимость.

Служебная записка: сотрудник обосновывает необходимость приобретения техники для выполнения своих обязанностей (например, для связи с клиентами, удаленной работы, обработки данных);
Приказ руководителя: на основании служебной записки издается приказ о покупке техники с указанием причины и цели ее использования;
Локальный нормативный акт (ЛНА): разработайте и утвердите: Положение о служебной мобильной связи, Правила использования интернета и оргтехники. В этих документах зафиксируйте перечень должностей, которым полагается техника, порядок ее выдачи, использования и возврата.

2.3. Документы о передаче сотруднику

Акт приема-передачи (по собственной форме) с подписью сотрудника. Этот документ подтверждает, что техника передана в пользование и сотрудник несет ответственность за ее сохранность.

3. Как доказать экономическую обоснованность покупки

Налоговая инспекция может счесть покупку iPhone 16 Pro для курьера необоснованной. Вам нужно убедить их в обратном. В приказе или служебной записке используйте следующие аргументы:

Повышение производительности: техника позволяет сотруднику работать быстрее и эффективнее (например, ноутбук для программиста);
Улучшение коммуникации: смартфон необходим для постоянной связи с клиентами, поставщиками и коллегами (менеджер по продажам, логист);
Удаленная работа и мобильность: планшет или ноутбук нужен сотрудникам с разъездным характером работы (агенты, риелторы, аудиторы);
Объединение функций и экономия: современный смартфон заменяет собой телефон, компьютер, фотоаппарат и навигатор, что позволяет сэкономить на покупке каждого устройства по отдельности;
Повышение престижа компании: презентабельная техника для топ-менеджеров может положительно влиять на имидж компании при переговорах с партнерами. Такое себе, но тоже аргумент.

4. Как учесть расходы - связь, интернет, ремонт

Расходы на мобильную связь и корпоративный интернет также можно включить в расходы, уменьшающие налогооблагаемую базу по налогу на прибыль.

Пакет подтверждающих документов:

Договор с оператором связи (провайдером);
Акт об оказании услуг или УПД;
Детализированный счет с расшифровкой звонков (для подтверждения их служебного характера);
Утвержденный перечень должностей, которым необходима мобильная связь для работы.

Если купленная техника сломалась, расходы на ее ремонт также признаются для целей налогообложения прибыли (ст. 260 НК РФ):

Для подтверждения расходов на ремонт потребуются:

Акт о неисправности (внутренний документ);
Акт выполненных работ от сервисного центра;
Счет-фактура и документ об оплате.

5. Судебная практика в вашу пользу

Суды часто встают на сторону налогоплательщиков, если компания может доказать производственную необходимость затрат.

Постановление ФАС МО от 07.06.2004 № КА-А40/4482-04: Суд признал правомерными расходы на дополнительное оборудование для автомобилей BMW, так как налоговая не предоставила веских доводов об их необоснованности;
Постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 01.08.2005 № Ф04-4790/2005: Суд поддержал компанию, списавшую затраты на ремонт автомобиля Toyota Land Cruiser, полученного в безвозмездное пользование, так как его использование для производственных нужд было подтверждено путевыми листами.

Эти примеры показывают, что главное - не стоимость актива, а его документально подтвержденная связь с деятельностью компании.

6. Итоги: краткий алгоритм действий

Обоснуйте необходимость покупки через служебную записку;
Издайте приказ руководителя о приобретении техники для определенных целей;
Купите технику, получив все первичные документы (чеки, накладные, УПД);
Передайте технику сотруднику под роспись по акту приема-передачи;
Закрепите правила выдачи и использования техники в локальных положениях компании.

Соблюдая эти шаги, вы минимизируете риски налоговых споров и законно оптимизируете налоговую нагрузку на бизнес.

Данная статья носит ознакомительный характер. Для принятия конкретных решений рекомендуется проконсультироваться с профессиональным бухгалтером или юристом.

Фирммейкер, декабрь 2014
Светлана Маркина, Валерия Морякова
При использовании материала ссылка обязательна

Хотите списывать технику без рисков?

Заключите договор на бухгалтерское сопровождение, и ваши расходы всегда будут обоснованы и приняты налоговиками

Узнать подробнее

Cогласен с правилами

Если заметили ошибку, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter