Материальная помощь работникам: налоги, взносы и бухгалтерский учёт

Вы решили поддержать сотрудника деньгами или ценным подарком – к отпуску, на лечение, в связи с рождением ребёнка или трудной жизненной ситуацией. На первый взгляд, достаточно издать приказ и выдать сумму. Но на практике налоговая инспекция доначисляет НДФЛ, страховые взносы и пени за ошибки в оформлении и налогообложении материальной помощи. Как законно выплатить материальную помощь, не переплатить налоги и не попасть на штраф? Разбираем по шагам с проводками и расчётами.

Небольшой экскурс в историю материальной помощи

Прежде чем разбирать текущие правила налогообложения материальной помощи, важно понять, как формировался подход государства к таким выплатам за последние десятилетия. Многие ошибки, которые бухгалтеры допускают сегодня, родом из советской привычки относиться к материальной помощи как к неучтённым деньгам. Однако с 1990-х годов законодательство прошло путь от полной безналоговой анархии до жёсткого автоматического контроля ФНС. Знание этой эволюции поможет вам не только избежать типичных ловушек, но и понять логику законодателя. Итак, краткая история материальной помощи в России с 1980 года по сегодняшний день.

Период 1980–1991 годы (СССР). В советское время материальная помощь работникам выплачивалась из фонда социального страхования или фонда директора предприятия и не облагалась налогами. Налога на доходы физических лиц в современном понимании не существовало – был подоходный налог с рабочих и служащих по ставке 13%, но материальная помощь в пределах 50 рублей в год (позднее – 100 рублей) освобождалась. Чётких законодательных лимитов не было, всё регулировалось ведомственными инструкциями. Выплаты носили заявительный характер и часто не отражались в отчётности.

Период 1992–2000 годы (отдельный закон). С введением Закона РФ "О подоходном налоге с физических лиц" материальная помощь стала облагаться налогом в общем порядке. Исключение сделали только для выплат в связи со стихийными бедствиями и смертью кормильца. Лимита не существовало. На практике многие предприятия выдавали материальную помощь без оформления или как благотворительную помощь, чтобы избежать налога. Хаос в учёте привёл к массовым доначислениям налогов в конце 1990-х.

Период 2001–2005 годы (введение НК РФ). С принятием части второй Налогового кодекса РФ (глава 23 НДФЛ вступила в силу с 1 января 2001 года) появилась статья 217, где был закреплён необлагаемый лимит – 2000 рублей в год на одного сотрудника. Страховые взносы тогда регулировались законом "О едином социальном налоге" (ЕСН), и для материальной помощи также действовал лимит 2000 рублей. Это был первый законодательно закреплённая льгота по материальной помощи.

Период 2006–2016 годы (рост лимита до 4000 руб.). Лимит необлагаемой материальной помощи был повышен с 2000 до 4000 рублей в год. Эта норма действует до сих пор. С 2010 года ЕСН заменили страховыми взносами и для них тоже установили лимит 4000 рублей. В 2012–2015 годы арбитражные суды начали формировать практику по спорам: можно ли считать материальную помощь к отпуску частью оплаты труда (споры доходили до Президиума ВАС РФ).

Период 2017–2024 годы (администрирование ФНС). С 1 января 2017 года страховые взносы передали под контроль ФНС (глава 34 НК РФ). Правила обложения взносами синхронизировали с НДФЛ, а лимит 4000 руб. остался. ФНС начала активные автоматические сверки расчётов 6-НДФЛ и РСВ. Статистика ФНС за 2020 год показала: каждая третья камеральная проверка по НДФЛ выявляла занижение базы из-за неправильного учёта материальной помощи. В 2023–2024 годах вышло несколько писем Минфина, уточняющих, какие документы нужны для подтверждения льготы при рождении ребёнка (обязательна справка от второго родителя).

2025–2026 годы (налоговая реформа).  Лимит необлагаемой НДФЛ и взносами материальной помощи при рождении ребёнка (усыновлении, опеке) увеличен с 50 тыс. руб. до 1 млн. руб. на каждого ребёнка, причем сумма такой помощи признаётся внереализационным расходом по налогу на прибыль. Ранее её вообще нельзя было учесть в расходах. Уже в первом квартале 2026 года количество запросов на получение справок о полученной материальной помощи при рождении выросло в 3 раза по сравнению с аналогичным периодом 2025 года. 

Динамика необлагаемых лимитов (для наглядности):

Что такое материальная помощь

Строгое понятие "материальной помощи" ни в одном законодательном акте не закреплено. Мы поискали в других источниках.

Материальная помощь - это помощь, оказываемая нуждающимся работникам предприятия, учреждения или другим лицам в вещественной или денежной формах (Современный экономический словарь).

Материальная помощь - это социально-экономическая услуга, состоящая в предоставлении клиентам денежных средств, продуктов питания, средств санитарии и гигиены, средств ухода за детьми, одежды, обуви и других предметов первой необходимости, топлива, а также специальных транспортных средств, технических средств реабилитации инвалидов и лиц, нуждающихся в постороннем уходе.

На первый взгляд, два абсолютно идентичных определения, но на самом деле они характеризуют абсолютно разные две формы помощи. Поэтому остановимся более подробно на классификации материальной помощи (см. рисунок).

Обобщим.

Материальная помощь (МП) – это выплаты физическим лицам, которые не зависят от выполнения трудовых обязанностей или условий гражданско-правового договора. Трудовой кодекс РФ не предусматривает обязательность таких выплат.

Порядок предоставления сотрудникам материальной помощи оговариваются в коллективном договоре и/или в трудовом договоре. При этом работодатель должен установить основания, порядок и сроки предоставления, а также виды и размер материальной помощи.

Виды материальной помощи по форме:

• Денежная – перечисление на счёт или выдача из кассы;
• Натуральная – передача имущества (товаров, продуктов, техники, подарочных сертификатов). При натуральной форме возникают дополнительные налоговые нюансы (НДС, учёт имущества).

Обстоятельства выплаты:

1. События: рождение ребёнка, свадьба, юбилей, отпуск;
2. Ущерб здоровью: лечение (своё или родственника), травма;
3. Материальный ущерб: пожар, кража, затопление (при подтверждении чрезвычайной ситуации);
4. Иные: смерть члена семьи, стихийное бедствие, тяжёлое материальное положение.

Разберем и другим термины, которые будем упоминать в этой связи.

НДФЛ – налог на доходы физических лиц. Здесь подробнее.

Страховые взносы – платежи на пенсионное, медицинское и социальное страхование. Здесь подробнее.

Лимиты освобождения МП от налогов:

• 4000 рублей в год на одного работника – для любой материальной помощи, кроме целевой (п. 28 ст. 217 НК РФ).
• 1 000 000 рублей на каждого ребёнка – единовременная помощь при рождении (усыновлении, опеке), выплаченная в первый год (п. 8 ст. 217 НК РФ);
• Полное освобождение (без лимита) – при смерти работника или члена его семьи, стихийном бедствии, теракте (п. 8 ст. 217 НК РФ).

Как выдать материальную помощь - порядок действий

Признаемся честно, большинство бухгалтеров внутренне вздыхают, когда видят заявление на материальную помощь. И вот почему. 

Во-первых, это редкость. В отличие от зарплаты или отпускных, которые начисляются каждый месяц по отлаженной схеме, материальная помощь возникает спонтанно – к отпуску, на лечение, при рождении ребёнка. Под каждую выплату нужно заново вспоминать лимиты, коды доходов, условия освобождения от взносов. Нет накатанного процесса – значит, высок риск ошибки. 

Во-вторых, это небыстро. От момента получения заявления (с визой руководителя) до выплаты проходит минимум 4-8 часа рабочего времени бухгалтера (не считая кадровика): проверить лимит нарастающим итогом за год, запросить справку от второго родителя (при рождении), рассчитать необлагаемую сумму, удержать НДФЛ, начислить взносы, сделать проводки, заполнить платёжку, а потом ещё и отразить в 6-НДФЛ и РСВ. Для редкой операции – это значительные временные затраты.

В-третьих, материальная помощь – любимая мишень контрольных органов. ФНС знает, что здесь ошибаются чаще всего. При любой проверке 6-НДФЛ или РСВ инспекторы смотрят на коды и требуют пояснений. Выездная проверка почти гарантированно запросит все приказы, заявления и подтверждающие документы. Малейшее несоответствие – доначисление налогов, пеней и штрафа.

В-четвёртых, на вас давят сотрудники. "Выплатите скорее, мне очень нужно", "Почему так долго?", "У Марьиванны быстрее было" – знакомо? Сотрудник не понимает, что за его просьбой стоит часовая работа бухгалтера. Торопливость же приводит к ошибкам: забыли запросить справку от второго родителя, неправильно посчитали лимит, не удержали НДФЛ. А ошибка – это уже риск для компании.

Поэтому мы привели порядок действий для бухгалтера – от заявления сотрудника до отражения в отчётности. 

Определите основание и вид материальной помощи

Попросите сотрудника написать заявление в свободной форме с указанием причины. В зависимости от события соберите подтверждающие документы:

При рождении ребёнка лимит необлагаемой помощи – 1 млн руб. на каждого ребёнка. Но если оба родителя работают в вашей организации, суммарно на одного ребёнка они могут получить не более 1 млн руб. (без налога), а если один родитель – то до 1 млн руб. Если ребёнок один, а помощь получают оба родителя у разных работодателей, каждый вправе получить до 1 млн руб., но по разъяснениям ФНС (письмо от 12.12.2025 № БС-4-11/16892) лимит действует на каждого родителя отдельно. Однако безопаснее запросить справку от второго родителя, чтобы избежать споров.

Оформите приказ руководителя

Приказ должен содержать:

1. ФИО и должность сотрудника;
2. сумму материальной помощи (цифрами и прописью);
3. основание (со ссылкой на заявление и подтверждающие документы);
4. способ выплаты (через кассу или на карту);
5. срок выплаты.

Если помощь выдаётся генеральному директору, требуется решение общего собрания участников или совета директоров (если уставом не предусмотрено иное). При единственном учредителе – его письменное решение.

Произведите выплату и удержите НДФЛ (если требуется)

НДФЛ удерживается в день фактической выплаты денег или передачи имущества. Рассчитайте необлагаемую сумму:

Правило 1. Для обычной помощи (к отпуску, на лечение, к свадьбе) – освобождается 4000 руб. в год на одного сотрудника. Свыше – облагается НДФЛ по ставке от 13% до 22% (в зависимости от общего дохода сотрудника за год).

Пример: сотрудник получил в марте 3000 руб. к 8 Марта, в июне – 5000 руб. к отпуску. Необлагаемый лимит 4000 руб. за год. Первые 1000 руб. июньской выплаты (вместе с мартовскими 3000 = 4000) не облагаются. Оставшиеся 4000 руб. (5000 – 1000) облагаются НДФЛ. Если доход сотрудника с начала года менее 2,4 млн руб., ставка 13%. НДФЛ = 4000 × 13% = 520 руб.

Правило 2. При рождении ребёнка – освобождается до 1 000 000 руб. на каждого ребёнка, выплаченная единовременно в течение первого года после рождения. Сумма сверх 1 млн руб. облагается НДФЛ.

Пример: сотруднице выплачено 1 200 000 руб. при рождении двойни. На каждого ребёнка – 600 000 руб., что не превышает 1 млн. Вся сумма 1 200 000 руб. не облагается НДФЛ.

Пример 2: сотруднику выплачено 1 500 000 руб. на одного ребёнка. Не облагается 1 000 000 руб., с 500 000 руб. удерживается НДФЛ (13% или выше).

Правило 3. При смерти члена семьи (супруг, родители, дети) – вся сумма не облагается НДФЛ независимо от размера. При смерти других родственников (бабушка, брат) – только в пределах 4000 руб.

Правило 4. При стихийном бедствии, пожаре, теракте – вся сумма не облагается НДФЛ.

Начислите страховые взносы

Страховые взносы (на ОПС, ОМС, ВНиМ) начисляются в последний день месяца выплаты. Правила:

• Помощь в пределах 4000 руб. в год на сотрудника – взносы не начисляются;
• Сверх 4000 руб. – начисляются взносы по общему тарифу (30% в пределах базы, 15,1% сверх базы);
• При рождении ребёнка до 1 млн руб. – взносы не начисляются (пп. 11 п. 1 ст. 422 НК РФ). Свыше 1 млн – начисляются на превышение;
• При смерти члена семьи, стихийном бедствии – взносы не начисляются на всю сумму.

Взносы на травматизм (НС и ПЗ) начисляются так: в пределах 4000 руб. освобождаются, сверх – облагаются по тарифу (от 0,2% до 8,5%). Целевая помощь (рождение, смерть, ЧС) полностью освобождена.

Отразите в бухгалтерском учёте

Выбор счетов зависит от того, кому и на каком основании выплачивается помощь.

Для действующего сотрудника используйте счёт 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», если помощь не предусмотрена системой оплаты труда (разовая, по заявлению). Если помощь предусмотрена коллективным или трудовым договором как часть системы оплаты труда (например, ежегодная выплата к отпуску), то используйте счёт 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда». Но тогда такая выплата может быть признана расходом по налогу на прибыль (см. ниже).

Для бывшего сотрудника или родственников умершего работника – счёт 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами».

Корреспонденция счетов (типовые проводки):

Натуральная форма (передача имущества):

• Стоимость переданного имущества (без НДС) списывается в прочие расходы: Дт 91-2 – Кт 41 (43,10);
• Начисляется НДС с безвозмездной передачи (если организация на ОСН): Дт 91-2 – Кт 68-НДС;
• Начисляются страховые взносы и НДФЛ по тем же правилам, что и для денежной помощи (стоимость имущества включается в облагаемый доход сотрудника);
• Если имущество приобретено специально для помощи и не может принести экономические выгоды, затраты признаются в прочих расходах в момент приобретения, а до передачи учитываются на забалансовом счёте 012.

Учтите налог на прибыль (для ОСН) или единый налог при УСН

Общее правило: материальная помощь не учитывается в расходах для налога на прибыль на основании пункта 23 статьи 270 НК РФ. Это касается большинства выплат: на лечение, к юбилею, в связи со смертью родственника и т.д.

Исключение 1. Если материальная помощь предусмотрена трудовым или коллективным договором как часть системы оплаты труда, носит стимулирующий характер и зависит от результатов работы (например, ежегодная выплата к отпуску в размере должностного оклада), то её можно включить в расходы на оплату труда на основании статьи 255 НК РФ. Но при этом она перестаёт быть материальной помощью в налоговом смысле и облагается НДФЛ и взносами в полном объёме (без лимита 4000 руб.). Такой вариант выгоден, если нужно уменьшить налог на прибыль, но невыгоден с точки зрения налогов на доходы сотрудника.

Исключение 2. С 1 января 2026 года материальная помощь при рождении ребёнка (усыновлении, опеке) в размере до 1 млн руб. на каждого ребёнка, выплаченная единовременно в первый год, признаётся внереализационным расходом на основании подпункта 19.15 пункта 1 статьи 265 НК РФ (введён Федеральным законом от 29.11.2024 № 382-ФЗ). То есть работодатель на ОСН может уменьшить налогооблагаемую прибыль на сумму такой помощи (в пределах 1 млн руб. на ребёнка). Это новое и очень важное послабление.

Для УСН: при объекте «доходы минус расходы» материальная помощь не уменьшает налоговую базу, за исключением помощи при рождении ребёнка? Нет, статья 346.16 НК РФ не содержит такого основания. Поэтому на УСН помощь при рождении в расходах не учитывается. При объекте «доходы» – тем более.

Отразите в отчётности (6-НДФЛ, РСВ, ЕФС-1)

6-НДФЛ: Сумма материальной помощи (в том числе необлагаемая) показывается как начисленный доход. Для необлагаемой части применяется вычет (код вычета 508 для 4000 руб., код 619 для 1 млн руб. при рождении). В разделе 2 отражается дата выплаты, удержания и перечисления налога (только для облагаемой части). Коды доходов: 2760 – материальная помощь в пределах 4000 руб. (указывается вся сумма, вычет отдельно); 2761 – помощь сверх 4000 руб.; 2762 – помощь при рождении до 1 млн руб.

РСВ: В подразделе 1.1 и 1.2 приложения 1 к разделу 1 в базе для начисления взносов отражается только сумма помощи, превышающая 4000 руб. (или 1 млн руб. при рождении). Необлагаемая часть не включается.

ЕФС-1 (бывший СЗВ-ТД, СТД-Р): материальная помощь не отражается, так как не относится к кадровым событиям.

Храните документы не менее 5 лет

Заявление сотрудника, копии подтверждающих документов, приказы, расчётные листки – храните в личном деле или отдельной папке. При выездной проверке ФНС запросит их. Отсутствие документов = отсутствие льготы = доначисление налогов, пеней и штрафа.

Пример выплаты МП при рождении ребенка

ООО на ОСН. Сотрудница Сидорова А.А. родила двойню 10 февраля 2026 года. 15 февраля она подала заявление о выплате материальной помощи в размере 1 500 000 рублей (по 750 000 руб. на каждого ребёнка). Предоставила свидетельства о рождении. Муж Сидоровой работает в другом месте и получил там помощь 200 000 руб. на каждого ребёнка. Бухгалтер проверил лимит: на каждого ребёнка не более 1 млн руб. Совокупная помощь от обоих работодателей на одного ребёнка: 750 000 (от ООО) + 200 000 (от мужа) = 950 000 руб. – не превышает 1 млн. Вся сумма помощи от ООО (1 500 000 руб.) не облагается НДФЛ и страховыми взносами. Издан приказ, выплачено 1 500 000 руб. на карту сотрудницы 20 февраля. В бухгалтерском учёте начислена помощь – Дт 91-2 Кт 73 – 1 500 000 руб. (как прочий расход, так как не связана с оплатой труда). НДФЛ и взносы не начислялись. В налоговом учёте по налогу на прибыль включены 1 500 000 руб. во внереализационные расходы за февраль 2026 года, что уменьшило налог на прибыль. В 6-НДФЛ за 1 квартал отражен доход в сумме 1 500 000 руб. и вычет – 1 500 000 руб. НДФЛ к удержанию – 0. Сотрудница получила полную сумму, организация сэкономила 375 тыс. руб на налоге на прибыль, не нарушив закон. Если бы бухгалтер не проверил справку от мужа и выплатил 1 200 000 руб. на одного ребёнка (превысив 1 млн), то пришлось бы доначислить НДФЛ и взносы на 200 000 руб., что повлекло бы штрафы.

Про расходы и сроки

При выплате МП вас, как работодателя, ждут прямые расходы - сумма самой материальной помощи (выплачивается из чистой прибыли или прибыли текущего года), страховые взносы на сумму превышения лимитов (30% или 15,1% в зависимости от базы), взносы на травматизм (если не освобождены) – от 0,2% до 8,5%. Учитывайте это. 

Стоит помнить о важных сроках. Выплата – в день, указанный в приказе (обычно в течение 1–3 рабочих дней после заявления). Удержание НДФЛ – в день выплаты.

Уплата НДФЛ в бюджет – не позднее следующего рабочего дня (если выплата с 1 по 22 число – до 28 числа; если с 23 по последнее число – до 5 числа следующего месяца; декабрьские – до последнего рабочего дня года). Начисление страховых взносов – последний день месяца выплаты. Уплата страховых взносов – до 28 числа следующего месяца.

Не забывайте, что если организация на УСН "Доходы минус Расходы", то помощь при рождении (даже до 1 млн руб.) не уменьшает налог, в отличие от ОСН. А при натуральной помощи нужно не забыть начислить НДС (для ОСН) и определить рыночную стоимость переданного имущества. И вот еще, если же сотрудник уволился, а помощь ещё не выплачена – можно аннулировать приказ и не платить, иначе придётся удерживать НДФЛ из других доходов уже после увольнения.

Риски и ответственность

Мы рекомендуем вести по каждому сотруднику учёт выплат с начала года, чтобы не пропустить лимиты, всегда требуйте письменное заявление и подтверждающие документы (а при рождении ребёнка – ещё и справку от второго родителя), не поддавайтесь на спешку сотрудника и выделите время на правильное оформление, а после выплаты проверьте коды доходов в 6-НДФЛ и базу по взносам в РСВ. И главное – храните все приказы, заявления и справки минимум пять лет: при проверке налоговая смотрит именно на них, и отсутствие бумаг автоматически снимает льготу. Штрафы могут быть такими (см. таблицу)

Частые вопросы

Итоги

Материальная помощь – законный и социально ответственный способ поддержать сотрудников, но требует строгого соблюдения налоговых лимитов и документального оформления. Обычная помощь (к отпуску, на лечение, к юбилею) освобождается от НДФЛ и взносов только в пределах лимита в год на одного сотрудника. Помощь при рождении ребёнка выплачивается до законодательного порога на каждого ребёнка, при этом с 2026 года эту сумму можно учесть в расходах по налогу на прибыль (для ОСН). Помощь при смерти члена семьи или стихийном бедствии выплачивается полностью без налогов и взносов. Все выплаты должны быть подтверждены заявлением, приказом и документами (свидетельства, справки). Чтобы избежать штрафов и доначислений, ведите реестр выплат по каждому сотруднику, не превышайте лимиты нарастающим итогом, а при рождении ребёнка запрашивайте справку от второго родителя. 

Фирммейкер, май 2014 (следим за актуальностью)
Анна Шешенина (Лукша)
При использовании материала ссылка обязательна

Ведём бухгалтерию простую и сложную

Удаленно, удобно, недорого

Оставить заявку

С уважением

Анастасия Чижова,
Бухгалтер-консультант

Мы рады, что сможем пообщаться с вами лично :)

Пожалуйста, оставьте свои контакты, и мы перезвоним в удобное Вам время.

Ваше имя

Телефон^*

Введите правильный номер телефона

E-mail^*

Введите правильный email

Введите ключ^*

Введите слово Фирммейкер в поле

Сообщение^*

Обнаружен СПАМ. Не используйте спецсимволы и ссылки

agree

Cогласен с правилами

Пожалуйста, заполните все обязательные поля!

Отправить