Корпоративная банковская карта: как правильно пользоваться

14 января 2022 Просмотров: 3881 Обновлено: 03 февраля 2025

Бухгалтерский учет

Содержание

С каждым годом всё большее количество банков предлагает своим клиентам оформить корпоративную карту, при этом не всегда предоставляя полную информацию о том, как ею пользоваться, для чего она нужна. Молчат они и о том, на что обратить внимание, чтобы избежать налоговых последствий. Рассмотрим корпоративную карту, как платежный инструмент в жизни компании.

1. Что такое и для чего нужна корпоративная карта

Корпоративная карта – это платежное средство компании, предназначенное для оплаты товаров, работ (услуг) и операций с наличностью (внесение/снятие).

Порядок выпуска и получения корпоративных карт регулируется Положением об эмиссии карт.

Чаще всего карта напрямую привязана к расчетному счету организации. Впрочем встречаются ситуации, когда открывают для карты отдельный счет, но и он считается не личным счетом сотрудника (например, директора), а счетом компании. У организаций обязанности информировать налоговую о выпуске корпоративной карты нет.

1.1. Виды корпоративных карт

Различают корпоративные карты:

дебетовые;
кредитные.

При расчетах дебетовой картой используют только денежные средства, находящиеся в распоряжении организации. А кредитные корпоративные карты дают возможность расплатиться заемными средствами (деньгами банка) с последующим погашением кредитного лимита. Банк при этом взимает плату за пользование (проценты).

Корпоративные карты могут быть:

именными;
на предъявителя.

Именные оформляют на конкретного человека (сотрудника), и все операции, проходящие по карте, будут числиться на нем вне зависимости от того, кто их совершил. Неименной картой могут пользоваться все сотрудники, владельцем карты считается организация.

1.2. Преимущества работы с корпоративной картой

При помощи корпоративной карты процесс внесения и снятия наличных с расчетного счета упрощается. Для этого можно использовать обычный банкомат. И сделать это можно в любое время, даже когда не работает банк.
При наличии корпоративной карты можно не выдавать подотчетные средства сотрудникам авансом. Командировочные, представительские расходы можно проводить с помощью карты. Тем самым учет таких расходов проще осуществить и проконтролировать.
Картой можно расплачиваться за границей, при этом не нужно предварительно покупать валюту, списание пройдет в пересчете на рубли по курсу банка на дату списания.
Можно оплатить товары/услуги, приобретенные в сети Интернет.
Снижаются расходы на получение наличных в банке.

2. Положение об использовании корпоративной банковской картой

Для осуществления учета движения денежных средств по корпоративной карте и контроля за ее использованием необходимо разработать соответствующее Положение – внутренний локальный акт.

Данное положение может существовать как отдельный локальный акт или может быть включен в состав другого документа, например, в положение о возмещении командировочных расходов. В таком локальном акте следует прописать порядок и правила пользования картой:

назначение корпоративной карты;
основания для ее использования;
порядок и сроки представления авансового отчета о денежных средствах, использованных посредством корпоративной банковской карты;
порядок снятия наличных с корпоративной карты;
ответственность за сохранность карты;
порядок взимания с виновного работника использованной не по назначению суммы в случае отсутствия подтверждающих документов.

3. Как учитывать расходы по корпоративной карте

Чтобы принять к учету суммы расходов по корпоративной карте и уменьшить налогооблагаемую базу нужно, чтобы расходы были экономически обоснованы и документально подтверждены. Под экономически оправданными расходами следует понимать затраты, обусловленные целями получения доходов, удовлетворяющие принципу рациональности и обусловленные обычаями делового оборота.

Например, если ваша компания занимается оптовой торговлей автомобильными запчастями и при этом купила норковую шубу и зимние сапоги, то такие затраты будет очень сложно обосновать с точки зрения выгоды для вашего бизнеса.

Все компании с любой системой налогообложения должны отчитываться за деньги, потраченные с корпоративной карты и отражать эти операции в учете. Для отражения факта хозяйственной деятельности в учете необходимы подтверждающие расходы документы. Такими документами могут выступать:

Товарная накладная;
Акт об оказании услуг;
Товарный чек;
Кассовый чек;
Бланк строгой отчетности; приходный кассовый ордер и др.

Документ должен содержать обязательные реквизиты:

Наименование, номер и дату выдачи документа;
Реквизиты организации (предпринимателя) выдавших документ – ИНН, наименование;
Перечень проданных товаров (оказанных услуг);
Сумма покупки;
Подпись ответственного лица и печать организации (при наличии у нее печати).

Помимо подтверждающих документов о покупке, нужно оформить авансовый отчёт. В нем отражаются все операции по корпоративной карте с их расшифровкой. Такой отчёт может быть оформлен в стандартной форме АО-1 или в форме, разработанной внутри компании.

4. Прием/снятие наличных с помощью корпоративной карты

Снятие наличных денежных средств с корпоративной карты отражается, как выдача под отчет. А значит все траты наличными так же необходимо подтверждать документально и составлять авансовый отчет.

Не стоит снимать большие суммы наличными, так как эти операции отслеживает финансовый мониторинг банка. И если он посчитает операцию сомнительной, то вправе заблокировать расчетный счет (а значит и карту) до выяснения обстоятельств.

Взнос наличных на корпоративную карту возможен только в нескольких случаях:

Внесение выручки от реализации;
Взнос в уставный капитал;
Возврат неиспользованных подотчетных средств;
Внесение средств по договору займа.

Как и на любой расход по карте, на внесение наличных должен быть подтверждающие документ (авансовый отчет, договор займа и т. д.).

Обратите внимание, что данный порядок распространяется только на граждан Российской Федерации. Если перечисленные выше операции выполняются нерезидентом, то для него есть ряд ограничений на такого рода операции.

5. А если не отчитаться за потраченные с корпоративной карты средства

Нужно понимать, что деньги на корпоративной карте принадлежат компании. Когда сотрудник снимает их или оплачивает ими покупки, сумма поступает к нему под отчет. Он обязан предоставить авансовый отчет с подтверждающими документами (см. выше). Если сотрудник не предоставляет отчет о расходах, совершенных с использованием корпоративной карты, последствия могут варьироваться в зависимости от политики компании и внутренних правил - выговор, удержание из зп, увольнение, судебный иск. Если же сотрудник не предоставляет отчетные документы, компания не проявляет озабоченности на этот счет, для налоговой становится очевидным налоговая выгода.

Поэтому при наличии всех подотчетным документов деловые расходы будут признаны без проблем, и налоги (НДФЛ и страховые взносы) платить не нужно. Если же документы отсутствуют, неизрасходованная сумма считается доходом сотрудника, с которого взимается НДФЛ и страховые взносы.

Ситуации, когда потраченные средства не подтверждаются документами, случаются часто. При этом зачастую не случается и возврата подотчетных средств. Если работодатель принимает решение списать такую подотчетную сумму, то эти суммы считаются доходом сотрудника, который расплатился картой. С них должен быть удержан НДФЛ и начислены страховые взносы. Моментом получения дохода считается дата, с которой взыскание соответствующих сумм стало невозможным. Также стоит отметить, что «прощенный» долг нельзя принять в расходы фирмы, так как они не подтверждены документально и просто считаются экономической выгодой сотрудника.

Действительно, корпоративные карты удобны, но иногда сотрудники могут тратить деньги компании как свои. Это особенно актуально для руководителей и владельцев бизнеса, хотя случается и среди обычных сотрудников. Повторимся, если деньги не возвращаются, последствия зависят от действий компании. Если компания решает простить долг, необходимо начислить страховые взносы и удержать НДФЛ. Сумма прощеного долга не включается в налоговые расходы, однако начисленные взносы уменьшают налогооблагаемую прибыль. Если компания хочет вернуть деньги, она имеет право удерживать их из зарплаты сотрудника. Для этого требуется письменное согласие работника, которое обычно оформляется подписью в приказе об удержании. При таком варианте НДФЛ и страховые взносы не начисляются, а налоговая база остается неизменной.

А если ничего не делать, что будет? Будет налоговое требование от ФНС. Выглядит оно так:

Требование о представлении пояснений

УФНС России по ХХХ области в соответствии с абз.1 п.3 ст.883 Налогового кодекса Российской Федерации (далее – Кодекс) сообщает, что в ходе проведения камеральной налоговой проверки на основ: Расчет по страховым взносам представленной Вами за ХХХХХХХ, в которой выявлены ошибки и (или) противоречия между сведениями, содержащимися в документах, либо несоответствия сведений, представленных налогоплательщиком, сведениям, имеющимся у налогового органа, и полученным им в ходе налогового контроля: Управление ФНС России по ХХХ области (далее - Управление) при проведении камерального контроля, согласно выписки банка о движении денежных средств на счетах налогоплательщика за ХХХХ установило: С расчетного счета общества с помощью корпоративной бизнес-карты были осуществлены операции оплаты в точках розничной торговли, оказания услуг, в том числе в магазинах (личные покупки). В отчетности организации 6-НДФЛ и РСВ за ХХХХ выплата заработной платы не отражена. Ведение финансово-хозяйственной деятельности общества без выплат заработной платы и дивидендов может указывать на сокрытие дохода, выплаченного за трудовые обязанности в адрес физического лица («серая» зарплата) и подлежит восстановлению материалами налоговой проверки. Вывод денежных средств с расчетного счета в качестве оплаты труда подлежит обязательному отражению в Расчете 6-НДФЛ и РСВ за соответствующий период. В соответствии с п.1 ст.209 НК РФ, объектом налогообложения признается доход, полученный налогоплательщиком от источников в РФ. Согласно ст.41 НК РФ доходом является экономическая выгода в денежной или натуральной форме, учитываемая в случае возможности ее оценки и в той мере, в которой такую выгоду можно оценить, и определяемая для физических лиц в соответствии с главой 23 "Налог на доходы физических лиц" НК РФ. В соответствии с п.1 ст.210 НК РФ при определении налоговой базы учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной форме. Согласно пп.1 п.2 ст.211 НК РФ к доходам, полученным налогоплательщиком в натуральной форме, относится, в частности, оплата (полностью или частично) за него организациями товаров (работ, услуг) или имущественных прав, в том числе коммунальных услуг, питания, отдыха, обучения в интересах налогоплательщика. В связи с вышеуказанными обстоятельствами предлагаем Вам оценить риски занижения налоговой базы по РСВ, исчислить страховые взносы, уплатить в бюджет недостающую их сумму, во избежание привлечения к налоговой ответственности в соответствии со ст.122 Налогового Кодекса РФ, и представить уточненный Расчет по страховым взносам за ХХХХХ. В случае отсутствия уточненного Расчета по страховым взносам за ХХХХ (с исчисленными суммами взносов) в течении 5 рабочих дней со дня получения данного Требования, налоговая проверка имеет законные основания самостоятельно исчислить (доначислить) страховые взносы, составить Акт налоговой проверки и применить штрафную санкцию в соответствии со статьей 122 НК РФ. В случае разногласий по данному Требованию, Вам необходимо представить пояснения в отношении указанных банковских операций. При представлении пояснений необходимо ссылаться на дату и номер данного Требования. В случае не представления уточненного расчета и/или пояснений по данному Требованию, Вы будете привлечены к налоговой ответственности в соответствии со статьей 101.4, 129.1 НК РФ. В целях минимизации рисков проведения контрольных действий, сообщаем, что для обеспечения прав и законных интересов лиц, в отношении которых возбуждены дела о налоговых правонарушениях (в случае не представления в установленный законодательством РФ срок требуемых пояснений и/или уточненного расчета), ознакомление с материалами дел о налоговых правонарушениях осуществляется по телекоммуникационным каналам связи, а так же при непосредственном общением с налоговым инспектором, посредством телефонной связи.

И теперь уже после получения такого требования придется предоставить документы, подтверждающие деловые расходы с корпоративной карты. Иначе налоговая служба может расценить эти траты как доходы и доначислить налоги, возможны штрафы и пени за несвоевременную уплату налогов. Дальнейшее упорство, оставление требования без ответа может стать причиной дополнительных проверок.

6. Выводы

Корпоративная карта - разновидность дебетовых и кредитных банковских карт, которая позволяет сотрудникам предприятия самостоятельно оплачивать различные виды расходов (командировочные, представительские и т. д.), непосредственно связанные с хозяйственной деятельностью организации.

Информировать налоговиков и внебюджетные фонды об оформлении корпоративных карт организации не обязаны.

Средства на корпоративной карте – деньги организации, и при использовании карты происходит автоматическое расходование денег с ее расчетного счета.

Порядок использования корпоративных карт и сроки и порядок отчетности по снятым и переведенным с корпоративной карты деньгам организация утверждает самостоятельно в локальных актах.

Корпоративные карты могут быть использованы как для снятия наличных, так и для осуществления безналичных расчетов (в том числе в заграничных командировках).

Все расходы по корпоративной карте должны быть подтверждены документально.

Если не отчитаться за средства, потраченные с корпоративной карты, то эти суммы признаются доходом сотрудника, облагаются страховыми взносами и из них необходимо удержать НДФЛ.

Фирммейкер, декабрь 2021 (следим за актуальностью)
Валерия Булавкина (Яренкова)
При использовании материала ссылка на статью обязательна

Ведем бухучет: простой и сложный

Консультации бесплатны

Оставить заявку

Cогласен с правилами

Если заметили ошибку, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter