Бухгалтер: как найти частника, сколько стоит, риски

Здравствуйте, друзья! Меня зовут Анна Шешенина (Лукша). Я работаю бухгалтером в бухгалтерской фирме г. Смоленска. Хочу поделиться с вами опытом, как клиенты находят своих бухгалтеров и что из этого получается.

01. Как найти частного бухгалтера

- Дружище, подскажи, кто тебе ведет бухгалтерию?
- Мне ведет бухгалтерию частный бухгалтер. Очень милая дама с большим опытом. Все делает сама.
- А что она делает?
- Да буквально всё. Я ей банк-клиент подключил, она мне платежки делает. Звоню в любое время. Еще создает накладные, сдает отчетность.
- Сколько это стоит?
- Её бухгалтерские услуги совсем недорогие, всего 3 тыс. руб. в мес.
- А можешь дать мне ее контакт?
- Без проблем! Только что-то неделю телефон не берет. Но ты звони, можешь на меня сослаться

Знакома такая история? Конечно! И мы ей доверяем. А как иначе. Вот же он мой друг (одноклассник, замечательный сосед, брат, племянник) красивый и цветущий, успешный бизнесмен. Возможно, секрет его успеха как раз таится в умении экономить и находить полезных и недорогих помощников. И мы прекращаем поиск в интернете. Голову сломать можно, судите сами.

Тысячи сайтов с симпатичными лицами, одинаковыми услугами и похожими текстами:

• Частный бухгалтер Люция, стаж 36 лет. Обратившись за услугами ко мне, вы получите полный комплекс услуг по ведению бухгалтерского учета. По желанию заказчика может быть выбрано полное ведение бухгалтерских дел, включая кадровое делопроизводство. Также я могу оказывать частичные услуги, например, анализ деятельности предприятия, ведение, сдача отчетности;

• Частный бухгалтер Эльвира Петровна, стаж 45 лет. Работа со мной сэкономит бюджет организации, так как Вам не придется нанимать постоянного работника. Приходящий специалист, работающий на дому, избавит Вас от ведения бухгалтерских дел по очень доступной цене!

• Частный бухгалтер Елена, стаж 16 лет. Услуги бухгалтера на дому избавят вас от необходимости содержать лишнюю ставку в своей организации. Вас ожидает полное и грамотное ведение бухгалтерии и при этом существенная экономия. Ваше предприятие будет всегда в плюсе, благодаря накопленному за годы работы опыту и моему умению анализировать деятельность, предостерегая Вас от возможных рисков!

Ура! Наконец дозваниваемся до чудо-бухгалтера нашего друга, договариваемся о встрече. Впечатления от встречи могут быть разными – милое кафе, уютная квартира с собачкой, небольшой офис, большой офис, пришла домой к вам. Состоялась передача документов, ключей к банку, обмен контактами. Уфф, мой частный бухгалтер найден. И действительно делает все. У себя на домашнем компьютере. И действительно всего 3 тыс. руб в месяц. И можно спокойно заниматься бизнесом.  

Эта сама популярная история знакомства с частным бухгалтером, которые рассказывали наши клиенты. Реже были и другие:

• Нашел услуги частного бухгалтера через Авито. Провел собеседования. Выбрал, ведем бухгалтерию через онлайн-сервис. Банк и первичку ведет бухгалтер;
• Нашел услуги частного бухгалтера на фрилансе. Давал тестовые задания. Выбрал. Купил облачную 1с, ведем в ней бухучет. Банк веду сам, первичку делает бухгалтер;
• Нашел услуги не просто частного бухгалтера, а целого аудитора на дому. Порекомендовал знакомый банкир (вариант – налоговик, страховщик, просто ученый муж в очках). Ведет учет на домашней машине, все документы шлет на электронную почту и скайп. Со временем отдал вести банк, это так удобно.

Узнаете себя или что-то неуловимо похожее? Да, обычно и банально.  На этом месте читатель может меня обвинить в заинтересованности. Мол, понятно, дальше будут негативные примеры, а весь смысл статьи в том, чтобы получить новых клиентов!

И даже не буду вас разубеждать. Совершенно верно! Мы хотим получить новых клиентов. Спокойных клиентов, уверенных в своем тыле.  Бизнес не должен быть разочарован подножкой изнутри, он должен спокойно работать, стресса хватает. Предприниматель не должен разыскивать свои документы и своего бухгалтера, пропавшие деньги, восстанавливать бухгалтерский учет, уточнять налоговые декларации.  Но вы ждете продолжения? Оно будет.

02. Риски работы с частным бухгалтером

Клиента, разочарованного своим частным бухгалтером, я увидела первый раз буквально через полгода работы в бухгалтерском аутсорсинге. На переговоры меня позвала наш главный бухгалтер для получения опыта. Сутулый хмурый мужчина недоверчиво нас оглядел, вздохнул и горестно начал делиться своей бедой. Сначала его рассказ был скупым и неточным на детали, но мы его уточняли, рассказ стал полнее.

По совету старого знакомого он передал бухгалтерию своей только зарегистрированной компании на ОСН (торговля оптом продуктами питания) некоему частному бухгалтеру Светлане без фамилии (какой паспорт, что Вы?).  Светлана решительно успокоила начинающего бизнесмена, обещала делать всё и ни о чем не беспокоиться (связь будем держать через скайп, так удобно и вам и мне). Света действительно старалась не разочаровать – быстро отвечала (не волнуйтесь, все сдам), присылала накладные, счета и счета-фактуры (договора сами сделайте, в сети много шаблонов),  формировала все платежи (присылала на согласование платежки, отправляла их на оплату). Так продолжалось несколько лет - были небольшие недоразумения, да у кого их не бывает.  Потом навалилось все в один момент. Сначала из налоговой требования представить документы по сделкам (бухгалтер просила не беспокоится, рядовая процедура). Потом налоговая просила объяснить уточненную декларацию по НДС, о которой директор ничего не знал (Светлана сослалась на обновление налоговых программ, техническое уточнение). Дальше последовал вызов на допрос директора (бухгалтер не смогла), где сообщили о нестыковках в налоговых декларациях (откуда?), недоимки по ндс (когда?) и просили уточнить схему работы компании. Буквально следом был звонок из банка о приостановлении операций - нет ответа на вопросы в личный кабинет по 115-фз (бухгалтер не отрицала, что ведет много клиентов с одного компьютера, но это не запрещено, а запрос не видела). На просьбы встретиться и разобрать ситуацию Светлана уклонялась, а потом и вовсе перестала отвечать. Застать дома директор не смог, а через какое-то время получил часть документов на электронную почту и комментарий - в связи с неоплатой услуг мы больше не работаем.  Пришлось срочно менять ЭЦП в банк, подключать клиент- банк к себе, разбираться с не отвеченными письмами. А разбираться с бухгалтерским учетом обиженный директор пришел к нам. Старый знакомый пожал плечами (люди меняются). Сам он нанял бухгалтера в штат, буркнул, что проблем хватает.

Придуманная история, скажете вы. Не верим, скажут другие. Сам виноват, махнут рукой третьи. Наш пример на самом деле хоть и невеселый, но не закончился уголовной ответственностью. А как много других, не верите? Все верно, верить нельзя. Нужно проверить! Погуглите запрос "бухгалтер присвоил". Смотрите, что выдает поиск:

• Бухгалтер дочерней структуры ООО при подготовке электронного реестра зарплат, на основании которого банк перечислял деньги, завышала суммы окладов к начислению, хотя на счета сотрудников попадали суммы, озвученные им в качестве окладов. Излишки бухгалтер отправляла на свой счет. По данным следствия, за три года работы «опустошила» кассу своей компании более чем на 6 млн руб., после чего уволилась по собственному желанию;
• ...в ходе следствия главбух признала, что украденные у компании деньги она использовала на оплату курсов повышения квалификации бухгалтеров (!), покупку квартиры и другие личные нужды. Кроме того, она оплатила из этих денег обучение своей дочери в вузе. В общей сложности нажива составила около 1,5 млн руб.;
• Схема. Имея доступ к управлению счетами фирмы и право электронной цифровой подписи от имени директора, главбух в 2017–2018 годах перечисляла деньги на расчетные счета подконтрольных ей коммерческих структур (они были зарегистрированы на ее мужа и свекра). Деньги главбух обналичивала и расходовала по своему усмотрению. Цифра. Главбух похитила со счетов предприятия свыше 90 тысяч рублей. Доказательная база. Проверка УДФР КГК по Минской области и г. Минску.;

• Жительница Смоленска подозревается в совершении мошенничества в размере 4 млн рублей на одной из местных фирм, рассказали в УМВД по Смоленской области. 50-летняя женщина работала в фирме бухгалтером и занималась подсчётом средств, поступающих на счёт компании по оптовой торговле сельскохозяйственным сырьем. В течение нескольких лет она перечисляла различные денежные суммы на свой личный счёт, а также на расчетные счета двух других фирм, где числилась бухгалтером. Уже после все полученные деньги она обналичивала и тратила по своему усмотрению...

Таких историй много и они каждый раз повторяются. Чаще всего мы встречали такие:

1. Бухгалтер присваивал деньги. Бухгалтер вступал в сговор с другими сотрудниками, завышал им зарплату, бонусы, больничные или командировки. Разницу бухгалтер и сотрудник делили между собой.  Речь идет о крупных организациях, где я участвовала в проведении аудита. Есть и варианты. К примеру, бухгалтер выписывает деньги под отчет и присваивает их. Подотчетные суммы потом годами не закрыты или бухгалтер закрывает их расходными документами, которые никак не относятся к деятельности фирмы;
2. Бухгалтер создал рядом аналогичный бизнес на деньги клиента. Этого не может быть? Это случилось и не раз. Бухгалтер пользуясь бесконечным доверием и базой своего клиента, сделал рядом бизнес. И кроме того, использовал для этой цели деньги своего клиента;
3. Бухгалтер не вел бухучет и не сдавал отчетность. Компанию принудительно ликвидировала налоговая, а остаток денег со счета забрал бухгалтер. Молодого предпринимателя забрали в армию, а молодой бухгалтер оставил дела на самотек. В итоге молодой предприниматель получил недостоверность и лишился сбережений;
4. Бухгалтер вел бухгалтерию и продавал данные о сделках конкуренту. В каком-то смысле поучительная история. Учредитель-директор на выставке увидел своего бухгалтера в павильоне конкурента. А за полгода до этого он начал проигрывать одну за другой тендерные сделки. Подозревал в инсайде менеджеров. После пристрастного разбирательства на выставке бухгалтер ревностно заявила - ты назвал меня толстой. Дело добром не кончилось - учетную базу бухгалтер не отдала, пришлось около года восстанавливать бухучет;
5. Бухгалтер бросила вести учет. Похожий случай. "Я вышла замуж и уезжаю" - заявила бухгалтер своим 10 клиентам. Семейная жизнь не складывалась. Годами перебивалась небольшими заработками. И вдруг неожиданно появился он, единственный. Решение было принято, клиенты брошены. Об этом мы узнали от двух новеньких нежданных клиентов, заказавших восстановление бухгалтерии. Что удивительно, они ее "поняли и простили";
6. Бухгалтер вела бухгалтерию, как привыкла, но не по закону о бухучете. А именно - без учетной программы, в журналах-ордерах, большой главной книге от руки. Мы и не думали, что это возможно в наше время. Оказалось, возможно. Клиент и бухгалтер явились к нам в 2015 году в офис с проблемой - налоговая требует представить декларацию по НДС в электронном виде. Мужчина-директор смущенно мял шапку, а бухгалтер преклонных лет активно отстаивала свою позицию. Вместе они ругали законы и власть. Мы не взяли их на бухгалтерское обслуживание. Есть подозрение, что они до сих пор вместе;
7. Вывод денег на счета подставных людей или фирм. Классика. Бывает, руководители отдают бухгалтерам ЭЦП. Бухгалтеры выводят деньги на серые фирмы или фирмы знакомых и увольняются. Доказательства хищений забирают с собой. А вы пробовали доказать такое мошенничество? Мы пробовали. Это сложно. Многие директора предпочитают махнуть рукой на долгие судебные разбирательства. Такие случаи на моем опыте происходил не раз;
8. Боятся, перестраховываются, мешают работать. Чудо-бухгалтеры, которые не успели посчитать налоги или не уверены в своих силах, на всякий случай проводят платежи в бюджет с запасом. За излишки налоговики не штрафуют и проверками не мучают, но у фирмы копится переплата и она лишается части оборотных средств, которые могла бы пустить на другие цели. Иногда такие бухгалтеры перестраховываются, находят кучу ссылок на законодательство (даже недействующих), отказываются от сложных и непонятных им сделок, пугая руководителей надуманными проблемами. Бухгалтер по сути не ворует, но и не делает свою работу. Директор думает, что все идет хорошо, а на самом деле у фирмы копятся несданные отчеты. Об этом узнают, когда бухгалтер уже уволился, а директор остается с безобразным бухгалтерским учетом и недоимками.

03. Как работать с частным бухгалтером

Страшилки кончились. Расскажу полезняшки. Итак, вам нужен бухгалтер!

Зачем? Экономический субъект обязан вести бухгалтерский учет (ст. 6 ФЗ 402-ФЗ).

А может попозже начну вести? Нет! Бухгалтерский учет ведется непрерывно с даты государственной регистрации до даты прекращения деятельности в результате реорганизации или ликвидации.

Зачем мне бухгалтер, я сам буду вести! Любой собственник компании в самом начале жизненного пути своей фирмы должен определиться, каким именно образом будет организован бухгалтерский учет.

Закон предлагает нам следующие варианты:

1. учредить бухгалтерскую службу, поручить работу штатному бухгалтеру;
2. заключить договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета;
3. вести бухгалтерский учет лично.

Первое решение выбирают крупные фирмы. Они могут себе позволить расходы на организацию рабочих мест, заработную плату, обучение, налоги и сборы.

Второе решение - это бухгалтерский аутсорсинг. Здесь речь идет о заключении договора бухгалтерских услуг, при этом неважно выбираете ли вы бухгалтерскую компанию или фрилансера-частного бухгалтера. Стоимость услуг может существенно отличаться. Если услуги частного бухгалтера могут составлять 3 тыс. руб в месяц, то стоимость услуг бухгалтерской компании может составить от 15 до 60 тыс. руб в месяц. Очевидно, что такая разница должна быть чем-то обусловлена. Так и есть. У бухгалтерских фирм две основные статьи расхода - это серверы (железо, программы, связь) и люди (зп, налоги, обучение, рабочие места). Эта разница очевидна.  

Третье решение - личное ведение. Это возможно с помощью разных сервисов. При этом нужно обладать нужной квалификацией.

Внимание! Онлайн-сервисы, банки, облачные бухгалтерии часто не оказывают бухгалтерских услуг. Внимательно читайте договор. Обычно там прямо указан - ит-сервис. 

Итак, вы поняли, что расходы на оплату услуг бухгалтерской фирмы еще не готовы оплачивать, а услуги домашнего "приходящего" бухгалтера как раз в пору. И готовы начать совместную работу. Есть время подумать над недостатками перед началом, чтобы над ними. Какие такие недостатки есть у частного бухгалтера? Я о них говорила, обобщу.

Минусы бухгалтера частника на дому

• Ожидания не совпадают с рекомендациями. Часто бухгалтера для работы рекомендуют. И рекомендуют хорошо. И выбор по рекомендации - это совсем не конкурс. Среди бухгалтеров-одиночек есть немало действительно хороших профессионалов, но  может встретиться хорошо презентующий себя человек, окончивший какие-то бухгалтерские курсы и который не сможет компетентно решать все вопросы, связанные с бухгалтерским и налоговым учетом предприятия, а ведь ему предстоит вести  всю бухгалтерию, в том числе и исполнять функции главного бухгалтера. При выборе бухгалтера не стесняйтесь уделить внимание и время оценке уровня знаний и навыков человека, которого Вы собираетесь нанять;
• Низкая стоимость без договора. Казалось бы низкая стоимость это хорошо. Но любая стоимость является рыночным фактором. В стоимость бухгалтерской фирмы входит множество затрат, исполнитель ими управляет и формирует на базе своих возможностей рыночное предложение. В  случае с частником нужно быть готовым к отсутствию четкой процедуры взаимодействия, возможных штрафах из-за ошибок;
• Нет ответственности. Приходящий бухгалтер, который оказывает бухгалтерские услуги неофициально, никакой ответственности за свои ошибки не несет, потому что документы подписывает предприниматель или руководитель фирмы.  То есть такого бухгалтера невозможно привлечь к материальной или иной ответственности за его ошибки в учете, возникающие как следствие элементарной халатности или некомпетентности. Всю ответственность за бухучет предприятия придется нести руководителю. В договоре об оказании бухгалтерских услуг у большинства компаний, в том числе и у нашей, присутствует пункт, в соответствии с которым за допущенные компанией ошибки при ведении бухгалтерии и сдаче отчетности она несет финансовую ответственность. Это страхует клиента от некачественных услуг и стимулирует такую организацию работы в компании, при которой возможные ошибки сводятся к минимуму;
• Небольшие возможности. Спектр услуг и возможностей частного бухгалтера намного уже, если сравнивать с возможностями аутсорсинговых фирм. Например, риск потери данных сведен к минимуму в связи с оборудованными архивами и организованной работы обмена документами и их сканами. Еще один пример это болезнь частного бухгалтера, результат – Вы на неопределенный момент времени лишены бухгалтера, а фирма всегда предоставит человека, который на время заменит и сделает всё, чтоб непредвиденные обстоятельства никак не отразились на Вашем бизнесе.

Несмотря на все минусы, все же я считаю возможной работу с частным бухгалтером. Только нужно это делать правильно.

Совет 1. Не работайте с бухгалтером без договора

Ваш бухгалтер обязан иметь высшее образование, иметь стаж работы, связанной с ведением бухгалтерского учета, составлением бухгалтерской (финансовой) отчетности либо с аудиторской деятельностью, не менее 3 (трех) лет из последних 5 (пяти) календарных лет, а при отсутствии высшего образования в области бухгалтерского учета и аудита - не менее 5 (пяти) лет из последних 7 (семи) календарных лет, не иметь неснятой или непогашенной судимости за преступления в сфере экономики (ст. 7 ФЗ №402).

Что включать в договор бухгалтерских услуг? Длинная тема, у меня здесь нет задачи детально про нее говорить. Скажу лишь, что хороший договор будет содержать:

• Предмет договора  - базовый перечень предоставляемых услуг - напрямую или в указанных приложениях,
• Обязанности и права каждой из сторон. Здесь мы пишем подробно про особенности работы специалистов, как и что оформляется, передается и отчитывается. Иногда я составляю довольно подробные уникальные договора о ведении бухгалтерии, когда того требует ситуация;
• Стоимость услуг и их оплата. В данном пункте детально описываются все финансовые отношения сторон, с перечислением возможных вознаграждений и сроков перечисления денежных средств за предоставленные услуги;
• Ответственность сторон. Здесь мы говорим, что делать, если виноваты за несдачу отчетности. Мы не пишем здесь бесполезный пункт о страховании ответственности на миллиард, он не работает;
• Штрафные санкции. Оплачиваются одной из сторон в случае не соблюдения взятых на себя обязательств, при нарушении сроков или методики ведения документального оборота, оговоренного в договоре.

Имейте ввиду, если вы заключаете договор с частным бухгалтером. Он для Вашей компании будет стороной физическим лицом. И вы обязаны будете начислять и уплачивать все налоги и сборы. Мы об этом подробно рассказали в своей статье - Договор подряда с физлицом.

Заключили договор о ведении бухгалтерии с частным бухгалтером? Молодцы! Теперь, если вдруг с вашей компании что-то пойдет не так, будет шанс привлечь ответственного. Следите за  выполнением договора, сам собой он работать не будет.

Совет 2. Управляйте банком самостоятельно

На самом деле от вас это требует закон и логика. Подумайте сами, частный бухгалтер ведет бухгалтерию одновременно многих предприятиям. Удобнее всего делать это ему в одном привычном банке-клиенте. Банк видит такие обращения с одного ip-адреса и задает логичные вопросы. Мы об этом писали в нашей статье - Что отслеживает банк. Осуществлять платежи самостоятельно еще и разумно с точки зрения безопасности денежных средств. Предоставьте частному бухгалтеру доступ на просмотр для выгрузки выписок, если это необходимо, и достаточно.

Совет 3. Ведите управленческий учет и Вас не обманут

У любой компании должна быть экономическая модель и управленческий учет для ее контроля. Создайте управленческие формы, поручите их вести отдельному специалисту или делайте сами. При любом отклонении задавайте вопросы и просите подтверждающие документы. Пусть управленческие формы будут включать в себя:

• ежедневные показатели;
• ежемесячные отчеты - ОСВ по счетам, акты сверок с контрагентами, справки о состоянии расчетов с бюджетом, письма о должной осмотрительности, исполнение бюджета.

Совет 4. Проверяйте работу бухгалтера

Если ведете бухгалтерский учет с помощью частного бухгалтера, не поленитесь регулярно проверять состояние учетной базы:

• Правило 1 - учетная база должна у вас быть*;
• Правило 3 - учетная база должна быть верно настроена и верно вестись**;
• Правило 4 - учетная база должна проверяться***

* - для тех, кто в облачном сервисе, правила 1,2,3 тоже работают. Не ходите в облака, которые не могут выгрузить учетную базу для проверки;

** - мы обычно настраиваем учетную базу в соответствии с Учетной Политикой;

*** - сегодня это недорого. Просто возьмите свою базу и отдайте внешнему аудитору.

Если ведете бухгалтерский учет с помощью частного бухгалтера, не поленитесь регулярно подтверждать данные в учетной базе документами.

Итоги

Подведем итоги. Бухгалтер необходим. Работа с частным бухгалтером имеет риски. Работать без договора очень странно. Отдавать вести банк постороннему лицу странно и опасно. Вести и бухгалтерский и управленческий учет необходимо. Проверять работу своего бухгалтера должно стать привычкой.

Друзья, ответственно и серьезно подходите к к выбору организации бухгалтерского дела. Делайте обоснованные выводы, даже получая советы от Ваших знакомых (друзей). Взвешивайте все плюсы и минусы того или иного способа организации бухгалтерского учета. В конце концов всё равно, кто будет предоставлять бухгалтерские услуги, частник или компания, главное, чтобы это были надежные люди и квалифицированные специалисты. Кстати, прямо сейчас готова аргументированно проверить работу вашего бухгалтера, потребуется доступ к учетной базе.

Фирммейкер, 2012 (следим за актуальностью)
Анна Шешенина (Лукша)
При использовании материала ссылка на статью обязательна