Бухучет: учёт расходов на создание сайта компании
Содержание
Сегодня нам сложно представить, как бизнес может существовать без собственного сайта или страницы в соцсетях. Без такого инструмента рынок заметно сужается. Интернет дает бесконечные возможности для продвижения не только по стране, но и по всему миру. Хороший сайт дорого стоит. Его разработка может занять много времени. Поэтому у бизнесмена возникают вопросы - как и когда можно учесть расходы по созданию сайта. Ответ на вопрос в этой статье.
В современном мире сайт - это не просто «визитка» компании, а полноценный инструмент для продаж, общения с клиентами, рекламы и даже оказания услуг. На его создание и поддержку могут уходить серьёзные суммы. Эти расходы можно учитывать официально, чтобы уменьшить налоги и отразить их в отчётности. Чтобы правильно учитывать расходы по сайту, нужно понимать, как он устроен технически и чем регулируется.
1. Что такое сайт с технической точки зрения
Сайт (с технической точки зрения) - это набор связанных между собой веб-страниц, доступных в интернете по определённому адресу (доменному имени). Проще говоря, это то, что вы видите в браузере, когда заходите, например, на сайт магазина, новостной портал или страницу компании. Понятие сайта включает в себя:
- Доменное имя - это адрес сайта, например, firmmaker.ru. Его регистрируют на специальной площадке (регистратор), и он должен быть уникальным;
- Хостинг - место на сервере, где хранятся файлы сайта (тексты, картинки, код). Сервер можно купить и настроить (дорого), а можно арендовать (оптимально для начинающих);
- Контент - информация, которую видит пользователь: текст, изображения, видео и т. д.;
- Функциональность - может быть простой (например, сайт-визитка) или сложной (интернет-магазин, портал, платформа для онлайн-услуг);
- Интеграции с сайтом - это подключение внешних сервисов к сайту для автоматизации и расширения возможностей. Примеры интеграций - платёжные системы, CRM системы, аналитика для отслеживание посещаемости, чаты и мессенджеры для общения с клиентами, учетные программы (бухгалтерские, складские, маркировка, прослеживаемость), сервисы доставки для расчёта и оформление доставки. Интеграции делают программисты через API, модули или плагины;
- Системный администратор сайта - это специалист, который отвечает за техническую часть работы сайта. Он занимается настройкой серверов, установкой и обновлением программного обеспечения, защитой от сбоев и взломов, резервным копированием и контролем за стабильной работой сайта в целом;
- Специалисты для продвижения сайта. В продвижении сайта участвуют разные специалисты, каждый отвечает за свою часть. SEO-специалист продвигает сайт в поисковиках (Яндекс, Google), улучшает позиции по ключевым запросам. Контент-менеджер наполняет сайт текстами, изображениями, видео; следит за актуальностью информации. Копирайтер пишет тексты для сайта - статьи, описания товаров, новости, блоги. SMM-менеджер продвигает сайт через социальные сети. Таргетолог настраивает рекламу в соцсетях. PPC-специалист (оплата за клик Pay Per Click) занимается контекстной рекламой. Email-маркетолог - рассылает письма клиентам, работает с базой подписчиков. UX/UI-дизайнер улучшает удобство сайта для посетителей, делает дизайн понятным и приятным. Веб-аналитик изучает поведение пользователей на сайте и помогает улучшать конверсию. Обычно над продвижением работает команда, где каждый занимается своей частью.
Запомните эти определения. Они плотно войдут в вашу жизнь, если компания использует сайт в работе. Технические расходы на содержание только часть айсберга. Помимо прочего нужно понимать, как выглдяит сайт с точки зрения закона, бухгалтерского и налогового учета.
2. Как купить (разработать) сайт, какие документы нужны
Сайт для компании можно разработать самому (редко) или заказать, купить его у стороннего исполнителя (чаще). Для этого нам потребуется знать, что такое сайт с точки зрения закона.
Сайт - это НМА. Основные положения
Сайт (с точки зрения закона) - совокупность программ для электронных вычислительных машин и иной информации, содержащейся в информационной системе, доступ к которой обеспечивается посредством информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" по доменным именам и (или) по сетевым адресам, позволяющим идентифицировать сайты в сети "Интернет" (ст. 2 ФЗ 149-ФЗ).
Из определения понятно, что сайт содержит в себе множество элементов, каждый из которых может являться объектом авторских прав. Это может быть:
- программный код,
- визуальные элементы (логотипы или фотографии),
- аудио и видео,
- базы данных,
- тексты.
Таким образом, сайт является составным произведением. И это важно запомнить, так для учета сайт будет являться нематериальным активом.
А сейчас важно понять, как возникли права на сайт у вашей компании. Для чего это нужно? Правильно, это нужно для владения сайтом и правильного списания расходов на него в учете.
Итак, автору составного произведения принадлежат авторские права на осуществленные ими подбор или расположение материалов (ст. 1260 ГК РФ).
Организации могут самостоятельно разрабатывать собственный сайт, но в большинстве случаев услугу по разработке сайта оказывают сторонние компании или специалисты. Изначально у такого разработчика возникает исключительное право на созданный объект, он является автором и авторское право сохраняется за ним навсегда.
Исключительное право – это право на результат интеллектуальной деятельности или на средство индивидуализации, которые владелец может использовать по своему усмотрению любым не противоречащим закону способом (ст. 1229 ГК РФ).
Если сайт разработан сотрудником организации, в обязанности которого входят такие работы, то сайт является служебным произведением, поэтому исключительное право сразу принадлежит работодателю. Важно, чтобы проделанные работы по созданию сайта были предусмотрены трудовым договором. Чтобы максимально обезопасить себя, компания может указать конкретные работы в должностной инструкции, а также подготовить подробное техническое задание.
Если к разработке привлекается сторонняя организация, одного договора об оказании услуг недостаточно.
Передача права использования от исполнителя к заказчику будет подтверждаться одним из договоров (ст. 1240 ГК РФ):
- Об отчуждении исключительного права;
- Лицензионным договором (исключительная или неисключительная лицензия).
Суть отчуждения в том, что исключительное право переходит полностью, без ограничений. После отчуждения автор сам не может использовать сайт.
Если на разработанный веб-сайт предоставляется лицензия, в ней определяются конкретные условия его использования: сроки, способы и территория использования, размер и порядок оплаты. Исключительная лицензия подразумевает, что только лицензиат может использовать полученный по договору объект. При неисключительной лицензии аналогичные объекты могут использоваться всеми покупателями лицензий.
Добавим, что заказчик, получивший права на новый сайт, не обязан его официально регистрировать. Такая регистрация дело исключительно добровольное. Следовательно, возможность отражения нематериального актива не зависит от наличия (либо отсутствия) соответствующей бумаги из регистрирующего органа.
Разработка сайта. Какие документы нужны
Договор на разработку сайта может называться договор подряда, договор на оказание услуг или договор на создание и передачу исключительных прав. Основные разделы таких договоров могут выглядеть так:
- Предмет договора - укажите, что именно разрабатывается: дизайн, код, структура;
- Техническое задание (ТЗ) - это приложение к договору с подробным описанием сайта;
- Сроки и этапы работ;
- Стоимость и порядок оплаты;
- Порядок передачи результатов (важный пункт) - здесь должен быть акт, архив файлов, доступы, инструкции;
- Права на сайт (очень важный пункт) - здесь должно быть подробное описание, как, когда и в каком объеме передаются юридические права на сайт, допустим, «Исключительные права на результаты работ передаются заказчику в полном объёме»;
- Ответственность сторон, конфиденциальность и т. д.
Акт приёма-передачи работ по такому договору подтверждает, что исполнитель завершил разработку, а заказчик принял сайт. Может быть один акт (по завершении), или поэтапно (например, за дизайн, за программирование).
Акт передачи исключительных прав может быть отдельным документом или включён в основной акт, он подтверждает юридическую передачу прав от исполнителя к заказчику и обязателен для признания сайта нематериальным активом. Ключевая формулировка: «Исключительные права на созданный сайт передаются Заказчику в полном объёме с даты подписания акта приёма-передачи. Исполнитель не сохраняет за собой прав на результат, не использует его повторно и не передаёт третьим лицам.» Без чёткой передачи прав сайт не может быть признан собственностью компании.
При использовании фрилансеров или нескольких подрядчиков, с каждым должен быть подписан договор с передачей прав.
Если используются сторонние компоненты (например, CMS, плагины, библиотеки) надо убедиться, что лицензии позволяют коммерческое использование.
Покупка сайта. Какие документы нужны
Покупка сайта оформляется договором купли-продажи исключительных прав. Заключается он между продавцом (владельцем сайта) и покупателем. Основные разделы таких договоров могут выглядеть так:
- Описание сайта (домен, CMS, контент, функциональность);
- Указание, что передаются исключительные права на сайт. Если права не переданы, то вы не владелец сайта, даже если получили к нему доступ.;
- Стоимость и порядок оплаты;
- Срок и способ передачи (файлов, доступов, домена и т. д.);
- Гарантии, что сайт не нарушает чужих прав;
- Подтверждение, что продавец - законный правообладатель.
Акт приёма-передачи исключительных прав подписывается после передачи сайта. Акт подтверждает, что покупатель получил права на сайт, а продавец их больше не использует. Иногда оформляют дополнительно:
- отчет об аудите сайта - здесь проводится оценка трафика, юридическая чистота, наличие прав на контент;
- акт приёма файлов для подтверждения, что все материалы сайта переданы (дизайн, база данных, код, контент);
- акт передачи доступа- это логины и пароли к домену, хостингу, CMS, почте и т. д.;
- лицензии на компоненты - может быть, если в сайт встроены платные модули, тогда передавайте право их использования;
- документы на домен - отдельный договор с регистратором или смена владельца (через личный кабинет или нотариуса, зависит от правил регистратора).
Продавать сайт может и физлицо, при этом можно заключать договор ГПХ с передачей прав.
3. Чем регулируется учёт расходов по сайту
Отлично. Теперь мы знаем экономическое определение сайта. Знаем, каким документом оформляется разработка или покупка сайта. Теперь разберемся, как отразить в бухгалтерском учете сайт и провести его по расходам для расчета налогов.
Для того чтобы учитывать расходы на сайт по закону, нужно знать, какие нормативные документы в России это регулируют:
- Налоговый кодекс РФ (глава 25). Указывает, как правильно учитывать затраты при расчёте налога на прибыль;
- Закон «О бухгалтерском учёте» (№ 402-ФЗ). Он устанавливает общие принципы ведения бухучёта;
- ПБУ 10/99 «Расходы организации». Эти правила определяют, какие затраты можно признавать как расходы;
- ФСБУ 14/2022 «Нематериальные активы». Основной стандарт, который регулирует учет расходов по сайту.
Не пугайтесь названий, далее разберём, что это значит на практике.
4. Сайт - это нематериальный актив
Сайт в своем классическом понимании - это нематериальный актив (НМА).
В бухгалтерском учете объект признается нематериальным активом, если он (ст. 4 ФСБУ 14):
- не имеет материально-вещественной формы;
- предназначен для использования организацией в ходе обычной деятельности при производстве и (или) продаже ею продукции (товаров), при выполнении работ или оказании услуг, для предоставления за плату во временное пользование, для управленческих нужд либо для использования в деятельности некоммерческой организации, направленной на достижение целей, ради которых она создана;
- предназначен для использования организацией в течение периода более 12 месяцев или обычного операционного цикла, превышающего 12 месяцев;
- способен приносить организации экономические выгоды (доход) в будущем (обеспечить достижение некоммерческой организацией целей, ради которых она создана), на получение которых организация имеет право (в частности, в отношении такого актива у организации при его приобретении (создании) возникли исключительные права, права в соответствии с лицензионными договорами либо иными документами, подтверждающими существование права на такой актив) и доступ иных лиц к которым организация способна ограничить;
- может быть выделен (идентифицирован) из других активов или отделен от них.
При этом в бухгалтерском учете неважно наличие исключительного права. Право получать выгоду от использования актива может образоваться у организации и на основании неисключительной лицензии.
Явный пример сайта, способного приносить выгоду, это сайт, через который покупатель может формировать заказы на товары или услуги.
А вот сайт, созданный исключительно для саморекламы, скорее будет отнесен к текущим расходам, так как здесь невозможно явно определить способность приносить доход. Такой сайт больше похож на баннер, потому не может быть нематериальным активом.
В налоговом учете признаются нематериальными активами результаты интеллектуальной деятельности, объекты интеллектуальной собственности, которые используются в ходе обычной деятельности компании более 12 месяцев, способны приносить доход, а также подтверждены документально (ст. 257 НК РФ).
В соответствии с той же статьей к НМА, в частности, относятся исключительные права автора и иного правообладателя на использование программы для ЭВМ, базы данных. Подчеркнем, что в налоговом учете важно наличие исключительного права на актив.
Таким образом, сайт в классическом понимании подходит под все критерии нематериального актива. Рассмотрим, как же учитывается такой актив.
5. Какие бывают расходы на сайт
Если говорить совсем упрощенно, то расходы на сайт можно разделить на две категории:
- Основные (капитальные) - это единовременные затраты на разработку и запуск сайта, такие как услуги специалистов, покупка CMS, домена и хостинга. Эти расходы учитываются как нематериальный актив и списываются частями в течение срока службы сайта;
- Текущие (операционные) - это регулярные платежи за поддержку, обновления, продление домена и хостинга. Такие расходы не признаются активом, а списываются как обычные расходы. Вы просто включаете их в затраты месяца, в котором они были понесены.
Стало понятно? А теперь расскажем все то же самое, только в терминах бухгалтерии и детально.
5.1. Первоначальная стоимость сайта
Все расходы, связанные с приобретением или созданием сайта и понесённые до даты признания объекта в учёте, формируют его первоначальную стоимость. Такие расходы аккумулируются на дебете 08 счета до даты принятия к учёту НМА. В первоначальную стоимость сайта войдут в том числе затраты на первичную регистрацию домена. Последующие оплаты домена будут учитываться как расходы периода, в котором они совершены и документально подтверждены.
Какие расходы могут составить первоначальную стоимость сайта:
- оплата IT-специалистам, подрядчикам за работы по созданию сайта;
- заработная плата сотрудников, занимающихся созданием сайта;
- работа фотографа/графического дизайнера по подготовке визуальных элементов;
- оплата домена, хостинга до даты отражения в учете готового сайта;
- услуги копирайтера.
Некоторые из затрат можно ошибочно посчитать затратами, связанными с созданием НМА и включить в первоначальную стоимость. Практикующие аудиторы рекомендуют не включать в первоначальную стоимость сайта следующие расходы:
- анализ рынка - изучение целевой аудитории, конкурентов, текущих трендов и перспектив развития. Это необходимо, чтобы определить востребованные направления, выявить потенциальных клиентов и понять, какие сайты конкурентов пользуются популярностью. Такие расходы скорее будут являться маркетинговыми, их стоит отнести на расходы по обычным видам деятельности;
- по наполнению сайта, если эти расходы связаны с саморекламой или продвижением своего продукта. То есть, если вы наняли фотографа для съемки каталога продукции с последующим размещением на своем сайте, это текущие расходы, а не часть стоимости НМА;
- НМА, отраженные в предшествующей финансовой отчетности, например, полностью самортизированые авторские права на текст, размещенный на сайте;
Когда работы по созданию сайта закончены, делается проводк:
Дебет 04 Кредит 08 «Создание НМА».
Сайт переведен в состав нематериальных активов.
5.2. Амортизация сайта
Амортизация - это постепенное уменьшение стоимости активов. Этот процесс позволяет равномерно распределять расходы на приобретение актива в течение определенного периода времени, пока этот актив приносит пользу бизнесу. Например, если компания купила сайт за 1 (один) миллион рублей и планирует пользоваться им 10 (десять) лет, то ежегодно в расходы будут включать сумму амортизации, равную примерно ста тысячам рублей (1 000 000/10 = 100 000). Таким образом, весь миллион постепенно включается в расходы предприятия, уменьшая налогооблагаемую прибыль.
Сайт постепенно уменьшает свою стоимость в бухгалтерии путем начисления амортизации. Срок, в течение которого эта стоимость снижается, называется сроком полезного использования. Его определяют исходя из разных факторов (ст. 31 ФСБУ 14/2022):
- срока действия прав организации на НМА;
- ожидаемого периода использования НМА;
- ожидаемого морального устаревания;
- срока полезного использования актива (СПИ), с которым объект непосредственно связан (например, материального носителя);
- других факторов.
Срок полезного использования сайта не всегда может быть определен
5.3. Срок полезного использования сайта на практике не всегда может быть определен
Если сайт был получен в пользование по договору лицензии, то СПИ можно приравнять к сроку действия этой лицензии. Как правило, информация о сроках использования сайта в документах не содержится. Анализ других факторов, определяющих СПИ, может привести к тому, что срок так и не будет определен. В таком случае согласно ст. 33 ФСБУ 14/2022 СПИ считается неопределенным. Такие НМА не амортизируются. При этом в конце каждого отчетного периода организация обязана проверять, не появилась ли возможность определения срока. Если возникает фактор, благодаря которому СПИ может быть установлен, организация начинает исчислять амортизацию.
К счастью, неопределенности можно избежать. Технологии быстро меняются, а это значит, что при определении СПИ для сайта можно ориентироваться на сроки морального устаревания. Очевидно, что при снижении актуальности сайта снижается и его способность приносить выгоду бизнесу. Для оценки эффективности сайта существует множество критериев. Основываясь на них, различные специалисты полагают, что сайты устаревают в среднем за 5 лет (или 7-8 в зависимости от степени обслуживания).
Таким образом, на чаше весов две позиции – срок определен 5 годами либо не определен вовсе. В международных стандартах финансовой отчетности (IAS) 38 "Нематериальные активы" на этот счет есть интересный пункт: неясность оправдывает осмотрительность при расчете срока полезного использования нематериального актива, но не оправдывает выбор нереалистично короткого срока. Тот же стандарт указывает на тот факт, что компьютерное ПО подвержено технологическому устареванию, потому его СПИ будет коротким.
По этому поводу могут возникнуть разногласия с контролирующими органами. В поддержку своих доводов можно получить от специалистов, занимающихся разработкой сайта, письменно выраженное мнение о «сроке годности» сайта, на основании которого может быть установлен срок полезного использования.
В налоговом учете для НМА в виде исключительного права на использование программы для ЭВМ или базы данных, к которым, в частности, относится сайт, организации могут самостоятельно устанавливать СПИ, но срок должен быть не менее 2 лет. Если организация не может определить срок, то приравнивается к 10 годам (ст. 258 НК РФ).
По нашему мнению, учитывая возможность самостоятельно устанавливать СПИ НМА, для сайта лучше всего ориентироваться на потенциальный срок устаревания 5-7 лет как в бухгалтерском, так и налоговом учете.
А можно не ставить на учет сайт, как НМА? Можно
5.4. А можно не ставить на учет сайт, как НМА? Можно
Предусмотрена возможность не ставить на учет НМА, если его первоначальная стоимость оказалась ниже лимита, который определяет существенность информации об активах (ст. 7 ФСБУ 14/2022). В бухгалтерском учете организация самостоятельно устанавливает такой лимит. Как правило, бухгалтеры устанавливают лимит в 100 000 руб., чтобы сблизить бухгалтерский и налоговый учет. Ведь в налоговом учете всё, что дешевле указанной суммы, не является амортизируемым имуществом (ст. 256 НК РФ). Если стоимость НМА ниже лимита, то расходы по его приобретению или созданию сначала собираются на дебете 08 счета как капитальные вложения, и когда такие вложения завершены, списываются в текущий период, например на дебет счета 90-2. Организация должна установить контроль за малоценными НМА, например, посредством отражения на забалансовом счете;
Некоторые компании вправе вести упрощенный бухгалтерский учет. Например, к таким организациям относятся субъекты малого предпринимательства. Малый бизнес может признавать затраты на активы, которые в бухгалтерском учете являются НМА, по мере их осуществления (ст. 4 ФСБУ 26/2020). Это право должно закреплять учетной политикой. И снова не стоит забывать о разнице в бухгалтерском и налоговом учете. Теоретически, возможна такая ситуация, что по бухгалтерскому учету компания воспользуется своим правом и не будет отражать создание НМА, а по налоговому учету актив всё равно нужно будет отразить. Учитывая технические возможности некоторых учетных баз, провести такую операцию невозможно (в данном случае не рассматривается возможность ручных операций в учете). Предоставленное право разумнее использовать, если компания применяет упрощенную систему налогообложения. При УСН расходы по созданию основных средств и НМА в налоговом учете учитывают не через привычные методы амортизации, для них установлен иной порядок. По НМА со СПИ до 3 лет включительно расходы принимаются равными долями каждый квартал в течение календарного года. По НМА, СПИ которых составляет от 3 до 15 лет, расходы принимаются поквартально равными долями за первый год в 50% стоимости, второй год — 30%, третий — 20%. Эти расходы будут отражаться в книге учета доходов и расходов, а в оборотно-сальдовой ведомости записи о создании НМА не будет. Если сайт не соответствует признакам НМА, то все расходы отражаются в составе расходов текущего периода.
Как учесть модернизацию сайта
5.5. Как учесть модернизацию сайта
Создание сайта - это ещё не конец истории. Часто приходится покупать дополнительное оборудование (ПК, серверы, оплачивать хостинг), которое отдельно от сайта считается самостоятельным имуществом и не увеличивает его стоимость (ст. 5 Разъяснений ПКР (SIC) - 32 "Нематериальные активы - затраты на веб-сайт").
Что касается доработок сайта:
- Улучшения сайта, увеличивающие его ценность или продлевающие срок жизни, учитываются как увеличение стоимости нематериального актива (п. 28 ФСБУ 14/2022);
- Затраты на короткие улучшения (менее года пользы) сразу списываются на расходы;
- Если доработанный сайт теперь стоит дороже установленного лимита (обычно свыше 100 тыс. рублей), он переходит в категорию НМА и подлежит амортизации;
- Затраты на обычное обновление сайта в бухучете относятся к расходам по обычным видам деятельности.
6. Итоги
Если вы создаёте сайт для бизнеса - его расходы можно учесть и снизить налоги. Главное - правильно оформить документы и понять, к какому типу расходов они относятся.
Делите расходы заранее, что идёт на создание (капитализация), а что - на поддержку.
Оформляйте все документы: договор, акт, техническое задание, счета, платёжки. При этом не всегда передается исключительное право. Определите цель сайта, если он работает на бизнес, его легче обосновать как нужный актив. Не завышайте стоимость сайта без оснований, это может вызвать вопросы при проверке.
Сайт в классическом понимании подходит под определение НМА в БУ и НУ, тем не менее бывают исключения.
Срок полезного использования сайта в БУ и НУ определяется организацией самостоятельно с учетом некоторых особенностей, предъявляемых к активам в виде права на использование программы для ЭВМ или базы данных.
В некоторых случаях сайт не принимается к учету как НМА, в том числе при ведении упрощенного учете малыми предприятиями.
Модернизация уже готового сайта учитывается в особом порядке и может увеличить стоимость актива.
Если нет бухгалтера в штате - проконсультируйтесь у внешнего бухгалтера перед началом проекта, а не после.
Фирммейкер, июнь 2025 (следим за актуальностью)
Елизавета Карпук
При использовании материала ссылка обязательна
Если заметили ошибку, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter