Очень часто мы слышим от наших клиентов вопрос: «Почему в отчетах указана прибыль, а на счете денег нет?» Постараемся своими словами объяснить, почему прибыль есть, а денег нет.
01. Что такое прибыль своими словами?
Прибыль - это ПЛЮС, положительная разница между доходами и расходами. Убыток - это МИНУС, отрицательная разница между доходами и расходами.
Прибыль или убыток (назовем ПУ) может не совпадать с тем, как двигаются денежные средства (назовем ДДС). Почему так? Представьте себе себя ) Вы встали на весы в начале года - 85 кг, захотелось меньше. Бегали, прыгали весь год, отдыхали, кушали, снова бегали. Набегали за год по данным приложения - 1000 км. Встали на весы в конце года - 86 кг. Поздравляем, прибыль за год - 1 кг, а ддс за год - 1000 км. Можно к альтернативной прибыли записать и то, что ваше тело стало крепче и здоровее. Аналогично, как и работая год предпринимателем, точно прибавится знаний и опыта.
Да, считать деньги - наука:
- Считать деньги в кармане - нужна арифметика;
- Считать деньги по разовой услуге соседу - тоже ее достаточно, но нужно уже знать про прибыль;
- Считать деньги для регулярного бизнеса - нужно разбираться в финансах предприятия, для банка - финансы и кредит;
- Считать бюджет области или страны - нужно уметь разбираться в бюджетном устройстве и учете.
Экономические термины имеют уже довольно длинную историю. Задумайтесь о значении бухгалтерского учета. Риму завоевательные войны приносили в казну огромные доходы в виде трофеев и податей. Рост государственного имущества сопровождался ростом разного рода проблем. Со стороны государства работал довольно сложный централизованный контроль, позволяющий учитывать армию, расходы, население, его имущество, налоги. Первыми стали вести сложный учет банки. Приход (acceptum) и расход (expensum) денег учитывались в приходо-расходной книге (codex accepti et expensi). Операции учитывались в адверсарии (adversaria). Адверсария и приходо-расходная книга были взаимосвязаны...
К чему мы это рассказываем? Если ведете бизнес, нужно учиться его считать, нужно усвоить термины. Поэтому финансовые понятия должны войти в ваш лексикон. Давайте теперь попробуем на примере с предпринимателем Сашей.
02. Предприниматель получил прибыль, но денег нет. Почему?
Александр - предприниматель. Занялся оптовой торговлей продуктами питания. У него были накопления, которые он вложил в бизнес. Два месяца он активно ездил, заключал сделки. В июле у него куча денег на счете, только вот бухгалтер посчитала ему отчет ПУ и сказала о бухгалтерском убытке. Александр задумался, как быть.
В июне получилось иначе, по отчету ПУ Александр увидел бухгалтерскую прибыль. Это его обрадовало, как раз были выгодные предложения по закупкам, но ничего купить не смог. Отчет ДДС показал - денег нет. Как так?
Бухгалтер предпринимателя не смогла доступно объяснить, что происходит. И вот почему. В больших компаниях бухгалтерию ведут в бухгалтерии, а анализируют финансы финансисты. Причем соответствующий предмет проходят в учебном заведении, а получить практику анализа после окончания удается не многим. Поэтому нередко бухгалтеры хоть о понимаю происходящее, но развернуто объяснить не могут.
Поможем Александру. Для начала мы предлагаем ему ознакомиться с тремя рабочими финансовыми инструментами:
- Отчет о Движении Денежных средств (ДДС). Здесь видны реальные деньги, вся информация из расчетного счета. Всегда понятно, сколько денег было и куда они ушли. Здесь используем термины - поступления и платежи;
- Баланс. Табличка из 2 разделов: Актив (что у вас есть), Пассив (откуда взялось). Здесь много бух. терминов, но они нам для ответа на вопрос статьи не нужны. Просто понимайте, что без баланса никак - любая операция отражается и влияет на другую;
- Отчет о прибылях и убытках (ПУ). Как раз та форма, которая считает бух. прибыли и убытки. Здесь используем термины - доходы, расходы, прибыль и убыток. Она служит целям управления и расчета налогов.
Все отчеты мы разместили в табличках (скачать). Мы их не заполняли сознательно, в чужих цифрах можно утонуть. Давайте разбираться.
01. Май начало: деньги есть, а прибыли нет
В начале месяца Саша взял 50% предоплаты от клиентов на 500 тыс. руб. Какое-то время он их хранит на счете. Что происходит с отчетами?
Баланс, Пассив, кредиторская задолженность покупателям - 500 тыс. руб.
Баланс, Актив, Расчетный счет - 500 тыс. руб.
ДДС: поступление + 500 тыс. рублей, остаток 500 тыс. руб
ПУ: ноль
02. Май конец: деньги есть, а прибыли нетрибыли нет
В конце мая Саша внес собственные деньги на счет в виде займа 1 млн. руб., купил товара 1500 штук для продажи на 1,5 млн. руб. (цена штуки 1000 руб). Что происходит с отчетами?
Баланс, Пассив, кредиторская задолженность покупателям - 500 тыс. руб., учредителю - 1 000 тыс. руб.
Баланс, Актив, Расчетный счет - 0 руб., Товар - 1 500 тыс. руб
ДДС: поступление + 1 000 тыс. рублей, платежи 1 500 тыс. руб., остаток 0 руб.
ПУ: ноль
03. Июнь: денег нет, а прибыль естьрибыли нет
В июне Саша активничал: много ездил, взял офис в аренду за 50 тыс. руб в мес, нанял менеджера за 30 тыс. руб в мес, заказал (но не оплатил) оргтехники на 100 тыс. руб, поставил товар 500 штук на 1 млн. руб. (цена штуки 2000 руб). Что происходит с отчетами?
Баланс, Пассив, кредиторская задолженность покупателям - 0 тыс. руб., кредиторская задолженность учредителю - 1 млн. руб, кредиторская задолженность прочая* - 100 тыс. руб. (офис и оргтехника), балансовая прибыль 500 тыс. руб.
Баланс, Актив, Расчетный счет - 0 руб., Товар - 1000 штук на 1 млн. руб, дебиторская задолженность покупателей - 500 тыс. руб, имущество - 100 тыс. руб.
ДДС: поступление 0 рублей, платежи 0 руб., остаток 0 руб.
ПУ: 500 тыс. руб.
* - спросите, а где аренда и з/п персоналу. Будем считать, что Саша договорился на оплату в июле.
04. Июль: деньги и прибыль есть, считаемсярибыли нет
В июле наш Александр тоже не сидел: нашел покупателя на остаток товара (отгрузил и деньги получил)- ловкий. Правда, пришлось продать дешевле 1000 штук только на 800 тыс. руб. (цена штуки 800 руб, убыток 200 тыс. руб). Июньские покупатели рассчитались полностью. А бухгалтер напомнила про отчетность и налоги его ООО на УСН. Что происходит с отчетами?
Баланс, Пассив, кредиторская задолженность покупателям - 0 тыс. руб., кредиторская задолженность учредителю - 1 млн. руб, кредиторская задолженность прочая - 0 руб. (офис и оргтехника), балансовая прибыль 300 тыс. руб, 59 тыс. руб. расчеты с бюджетом (налоги)*
Баланс, Актив, Расчетный счет - 1061 тыс. руб., Товар - 0 руб, дебиторская задолженность покупателей - 0 руб, имущество - 100 тыс. руб, себестомость затраты (аренда, зп, налоги) 14+45+50=139 тыс. руб. *
ДДС: поступление 1300 тыс. рублей, платежи - 50 (аренда), 30 (зп), 14 (налоги с зп), 100 (оргтехника), 45 (налог усн, 300*15%), остаток 1061 тыс. руб.
ПУ: 500-200=300 тыс. руб.
* - внутри прошли проводки по начислению зп, налогов, списанию оргтехники. Это все назаметная, но нужная работа бухгалтера. Мы для примера показали налоги, начислили и уплатили.
Результат. Наш Александр работал, как вол! Он вложил в компанию 1 млн. руб., через три месяца у него остаток на счете чуть больше 1 млн. руб. У него балансовая прибыль до уплаты налогов - 300 тыс. руб, а после уплаты налогов - 241 тыс. руб. А если он захочет вдруг снять прибыль, как дивиденды, то придется заплатить 13% НДФЛ с дивидендов и процент банка за перевод физическому лицу 241*14%= 34 тыс. руб. Но лучше ему этого не делать, так как денег на счете маловато.
Думаю, теперь стало чуть более понятнее и работа бухгалтера и какие формы нужно вести и где ваши деньги с прибылью. Мы выложили теорию, подкрепили ее примерами. Принцип понятен. Теперь берите нашу форму ДДС за основу и контролируйте свои деньги. Еще есть сервисы, которые считают деньги, тоже можно попробовать. Но мы бы сначала рекомендовали все сделать самостоятельно ручками.
Наши рекомендации
Для контроля движения ваших денежных средств, мы рекомендуем начать вести управленческий учёт:
- ежедневный отчет ДДС (движение денежных средств). Данный отчет помогает понять, как бизнес зарабатывает и куда тратятся деньги, Вы получите больше контроля в компании. Ведь когда поток денежных средств не контролируется, то он может неожиданно остановится. ДДС показывает, откуда в организацию пришли деньги, куда уходят, сколько их было и сколько осталось;
- ежемесячный ДДС в виде бюджета;
- ежемесячный анализ оборотных ведомостей по всем счетам;
- ежемесячно формировать и анализировать отчет о прибылях и убытках.
Деньги любят счет. Чем раньше начнете, тем быстрее почувствуете результат в бизнесе. Если потребуется помощь, проведем финансовый аудит, настроим управленческие формы.
Фирммейкер, сентябрь 2019
Анастасия Чижова (Конатова)
При использовании материала ссылка обязательна