Трудовой кодекс позволяет использовать личное имущество сотрудника в интересах организации (ст. 188 ТК РФ). Сотруднику полагается:
- компенсация за использование и износ (амортизацию) личного имущества. Компенсация за использование работником личного транспорта устанавливается в фиксированной сумме за месяц. Следует учитывать, что за периоды, когда работник фактически не исполнял свои служебные обязанности (находился в отпуске, на больничном и т.д.), компенсация не должна начисляться;
- возмещение расходов, связанных с эксплуатацией личного имущества (затраты на бензин, мойку автомобиля, ремонт).
Конкретные суммы компенсации и возмещения, а также условия их выплаты работнику должны быть прописаны в соглашении между работником и работодателем.
01. Документы
Должны быть правильно оформлены:
- Положение о компенсации расходов за использование личного авто в служебных целях;
- Приказ руководителя об установлении размера компенсации;
- Соглашение между работником и работодателем об использовании личного транспорта в служебных целях;
- Должностная инструкция сотрудника;
- Расходные документы, подтверждающие фактическое использование работником личного транспорта в служебных целях и величину расходов, понесенных в процессе такого использования. Например, путевой лист (по форме работодателя), ведомость разъездов сотрудника в служебных целях, чеки АЗС, чеки или квитанции услуг мойки машины, ремонтных работ. Затраты сотрудников на горюче-смазочные материалы компенсируются с учетом норм, утвержденных распоряжением Минтранса России от 14 марта 2008 г. № АМ-23-р.
02. НДФЛ с компенсации за использование личного автомобиля
Работник является собственником автомобиля
Согласно ст. 217 НК РФ компенсация за использование личного автомобиля и суммы возмещения расходов, понесенных в результате такого использования, не облагаются НДФЛ. Нормы компенсации за использование личного транспорта установлены законодательством только для учета этих сумм при расчете налога на прибыль, для расчета НДФЛ нормы не применяются. Такую позицию поддерживает Минфин РФ:
- Письмо от 27.08.2013 № 03-04-06/35076;
- Письмо от 31.12.2010 № 03-04-06/6-327;
- Письмо Минфина РФ от 04.02.2020 № 03-03-06/1/6672.
Работник не является собственником автомобиля
Если работник управляет автомобилем по доверенности, то вопрос: облагать НДФЛ и страховыми взносами сумму компенсации или нет – является спорным.
Согласно официальным разъяснениям Минфина, ФНС и Минтруда, компенсация работнику за использование автомобиля, управляемого по доверенности, подлежит обложению НДФЛ и взносами:
- Письмо Министерства труда и социальной защиты РФ от 26 февраля 2014 г. № 17-3/В-92 (в отношении страховых взносов),
- Письмо Минфина России от 08.08.2012 № 03-04-06/9-228,
- Письма от 21.02.2012 № 03-04-06/3-42 и ФНС России от 25.10.2012 N ЕД-4-3/18123@ (в отношении НДФЛ).
Контролирующие органы мотивируют свою позицию тем, что Трудовым кодексом предусмотрена компенсация за использование личного имущества, а по их мнению, личным считается имущество, принадлежащее работнику на праве собственности. В связи с этим не облагается взносами и НДФЛ только компенсация за использование автомобиля, собственником которого является сам работник.
Однако российское законодательство не содержит четкого определения термина «личное имущества», то есть им может считаться имущество, принадлежащее на любом законном праве, в том числе на праве владения и пользования по доверенности. Такое мнение высказал Высший арбитражный суд в Определении от 24.01.2014 № ВАС-4/14 по делу № А76-24083/2012. Пока такое решение вынесено в отношении страховых взносов с компенсации за использование работниками транспорта, управляемого по доверенности, есть основания надеяться на аналогичную точку зрения и в отношении НДФЛ.
Наша позиция: Если работник использует автотранспорт, которым управляет по доверенности и не является его собственником, при начислении и выплате компенсации работодатель обязан удержать НДФЛ.
Фирммейкер, 2012 (следим за актуальностью)
Юлия Атарвина
При использовании материала ссылка на статью обязательна