Резерв на оплату отпусков: что это и как рассчитать

Резерв на оплату отпусков - это специальный фонд, который компания формирует для равномерного распределения будущих расходов на отпускные выплаты. Создание такого резерва позволяет достоверно отражать финансовые обязательства перед сотрудниками и соблюдать принцип соответствия доходов и расходов отчетного периода. В статье разберем, кто обязан его создавать, как рассчитывать и отражать в учете.

1. Что такое резерв на оплату отпусков

Резерв на оплату отпусков - это обязательство организации, отражаемое в бухгалтерском и налоговом учете, направленное на равномерное распределение расходов по оплате труда работников в течение отчетного периода.

Фактически резерв - это накопленный запас средств, предназначенный для выплаты отпускных и уплаты страховых взносов с этих сумм.

Цель создания такого резерва - достоверно отразить обязательства организации перед работниками в отчётности, обеспечить соответствие принципам сопоставимости расходов и доходов периода и соблюдать требование признания всех известных обязательств на отчётную дату.

2. Кто обязан создавать резерв

Главное правило, которое нужно запомнить: в бухгалтерском учете резерв является обязательным для большинства компаний, а в налоговом - правом, которое нужно закрепить в учетной политике.

2.1. Бухгалтерский учет: обязанность

Создание резерва регулируется ПБУ 8/2010 «Оценочные обязательства...». Формировать его обязаны все организации, ведущие учет в полном объеме.

Важно: Субъекты малого и среднего предпринимательства (МСП) могут принять решение не применять ПБУ 8/2010 и, следовательно, не создавать резерв в бухучете. Это решение должно быть отражено в учетной политике.

2.2. Налоговый учет: право

Согласно ст. 324.1 НК РФ, компания может создавать резерв предстоящих расходов на оплату отпусков. Для этого необходимо:

• Прописать это право в учетной политике для целей налогообложения;
• Определить метод расчета резерва;
• Установить предельную сумму отчислений.

Если резерв в налоговой политике не предусмотрен, все расходы на отпускные признаются в момент их начисления.

3. Как отразить резерв в учетной политике

Если вы решили создавать резерв (особенно это касается налогового учета), в учетной политике необходимо четко прописать:

1. Основание: Указать, что резерв формируется в соответствии с ПБУ 8/2010 (для БУ) и/или ст. 324.1 НК РФ (для НУ);
2. Метод расчета: Выбрать и детально описать методику (нормативный или оценочный метод);
3. Предельная величина: В Налоговом кодексе РФ нет правил ее расчета. Однако, это не значит, что можно установить произвольную сумму. Важно, чтобы эта сумма была экономически обоснована и документально подтверждена. Рекомендуем вам в качестве предельной суммы устанавливать предполагаемую сумму расходов на оплату отпусков. Форма расчета (сметы) не утверждена, поэтому вы можете составить его в произвольной форме. Обычно он оформляется как приложение к учетной политике.

4. Методы расчета резерва

4.1. Нормативный метод (для налогового учета по НК РФ)

Это единственный метод, разрешенный для целей налогообложения. Его суть - ежемесячное отчисление фиксированного процента от фонда оплаты труда (ФОТ).

Формула:
Процент отчислений = (Среднее количество дней отпуска / Количество рабочих дней в году) * 100%

Пример расчета на 2025 год:

• Отпуск = 28 дней
• Рабочих дней в 2025 году = 247
• Процент отчислений = (28 / 247) * 100% ≈ 11,34%

Ежемесячная сумма резерва = ФОТ за месяц * 11,34%

Ограничение: Сумма начисленного за год резерва не может превышать фактические расходы на отпуска и взносы с них за предыдущий год.

4.2. Оценочный метод (для бухгалтерского учета по ПБУ 8/2010)

Это более точный метод, основанный на реальных данных по каждому сотруднику. Он соответствует принципам МСФО.

Формула:
Резерв = (Средний дневной заработок сотрудника) * (Количество неиспользованных дней отпуска) * (1 + Ставка страховых взносов)

Пример расчета:

• Средний дневной заработок = 55 000 руб. / 29,3 ≈ 1 877 руб;
• Неиспользованные дни = 14;
• Ставка взносов = 30,2%;
• Резерв = 1 877 руб. * 14 дн. * (1 + 0.302) ≈ 1 877 * 14 * 1.302 ≈ 34 210 руб.

Этот расчет делается по каждому сотруднику, а результаты суммируются.

4.3. Сравнение методов

5. Проводки в бухгалтерском учете

В налоговом учете суммы резерва включаются в расходы по налогу на прибыль. Остаток неиспользованного резерва по итогам года включается во внереализационные доходы.

6. Ответственность за ошибки

Неправильное формирование или полное отсутствие обязательного резерва в бухучете ведет к искажению отчетности и влечет ответственность.

Грубое нарушение правил ведения БУ (ст. 15.11 КоАП РФ):

• Штраф на должностных лиц от 5 000 до 10 000 руб;
• При повторном нарушении - штраф от 10 000 до 20 000 руб. или дисквалификация.

Грубое нарушение правил учета доходов и расходов (ст. 120 НК РФ):

• Штраф в размере 10% от суммы неуплаченного налога (но не менее 40 000 руб.).

7. Итоги

Формирование резерва на оплату отпусков - важный инструмент для достоверного учета. Проверьте свою учетную политику, определите обязанность и выберите корректный метод расчета, чтобы избежать штрафов и оптимизировать финансовое планирование.

Фирммейкер, август 2025 (следим за актуальностью)
Виолетта Мурашкина (Тешко)
При использовании материала ссылка на статью обязательна

Задумались о бухгалтерском аутсорсинге?

консультация бесплатная

Оставить заявку

С уважением

Анастасия Чижова,
Бухгалтер-консультант

Мы рады, что сможем пообщаться с вами лично :)

Пожалуйста, оставьте свои контакты, и мы перезвоним в удобное Вам время.

Ваше имя

Телефон^*

Введите правильный номер телефона

E-mail^*

Введите правильный email

Введите ключ^*

Введите слово Фирммейкер в поле

Сообщение^*

Обнаружен СПАМ. Не используйте спецсимволы и ссылки

Cогласен с правилами

Пожалуйста, заполните все обязательные поля!

Отправить