Печать — это древнейший правовой инструмент, с момента появления и по сей день, не изменивший своей главной функции — удостоверения подлинности. По мнению историков, потребность в этом возникла вместе с образованием первых государств. Во времена Античности печатью скреплялись письма и депеши, подтверждались дипломатические полномочия и законная сила документа.

Все о печатях: от заказа до уничтожения

В Древнем Египте с её помощью опечатывалось и «распечатывалось» имущество. Самая ранняя из русских печатей относится к XII веку. Она имела круглую форму и надпись о принадлежности конкретному человеку по ободку. Приложение её к верительной грамоте или договору служило подтверждением их твёрдости.

В Советском союзе существовало два основных акта, посвященных печатям — Приказ МВД СССР от 13.02.1978 № 34 «Об утверждении инструкции о порядке открытия штемпельно-граверных предприятий (мастерских), изготовления печатей и штампов» и «Единая государственная система делопроизводства (ЕГСД)», одобренная Постановлением Госкомнауки Совмина СССР от 04.09.73 № 435. В РФ были попытки регламентировать печати, но единого документа не появилось.

На  сегодняшний  день  наличие печати у Общества с ограниченной ответственностью является правом, а не обязанностью  (ФЗ  от  6  апреля  2015  года № 82-ФЗ), также как и для индивидуальных   предпринимателей   (ИП).   Сведения   о  наличии  или отсутствии печати должны содержаться в уставе организации.

Какие существуют виды печатей?

По назначению:

1.    Печать— устройство, содержащее клише печати для нанесения оттисков на бумагу. Клише — основной элемент печати, содержащий зеркальное отражение оттиска (определение по ГОСТ Р 51511-2001).

2.    Штамп— особый вид печати, содержащий текстовую информацию. Чаще всего встречаются угловой штамп с реквизитами организации (наименование, ИНН, КПП, адрес, банковские реквизиты) и маркировочный («погашено», «оплачено»). Специальный дипломатический штамп называется «апостиль».

3.    Факсимиле— печать, повторяющая подпись физического лица.

4.    Штемпель— специальная почтовая печать, проставляемая на конвертах.

По наличию государственной символики:

1.    Гербовая печать

2.    Обычная печать

По форме:

1.    Круглая — используется юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями.

2.    Треугольная — применяется медицинскими учреждениями, инкассаторами и почтой.

3.    Овальная — используется библиотеками и организациями для внутреннего пользования.

4.    Прямоугольная (штамп, штемпель).

Кто изготавливает печати?

Специальных требований к изготовителям закон не устанавливает. С 11.02.2002 года эта деятельность не лицензируется. Поэтому печати и штампы может делать любая организация или индивидуальный предприниматель. Для желающих предусмотрена добровольная сертификация, например по системе «ПечатьСерт».

Как осуществляется контроль за печатями?

Ответственность за все действия, связанные с печатями (изготовление, учет, хранение, замена, уничтожение), несет руководитель или уполномоченное им лицо. В крупных организациях это начальник общего отдела. Учет печатей и штампов ведется им в специальном журнале, где по каждой единице указывается наименование, дата поступления, оттиск, ФИО и подпись получателя, результаты ежегодной ревизии с указанием даты и образца оттиска. Проверка проводится специальной комиссией во главе с начальником общего отдела или, в небольших организациях, директором. По итогам составляется справка, в которой отражается наличие и состояние всех печатей организации или ИП.

Требования к содержанию и форме печати

В российском законодательстве отсутствует единый нормативный акт, который бы регламентировал этот вопрос. Отдельные положения содержатся в законах о юридических лицах и государственных органах. Например, статья 2 Федерального закона от 26.12.95 г. № 208-ФЗ «Об акционерных обществах“  и статья 2 Федерального закона от 08.02.98 г. №14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» предъявляют следующие обязательные требования к печатям:

1.Круглая форма
2.Полное фирменное наименование на русском языке
3.Указание на местонахождение

Общество имеет право дополнить надпись на печати фирменным наименованием на любом иностранном языке или языке народов РФ. К печати некоммерческой организации требований еще меньше. Она должна содержать только полное наименование на русском языке. Право иметь гербовую печать предоставлено государственным органам, организациям и учреждениям; ЗАГСам; нотариусам; мировым судьям. Порядок изготовления гербовых печатей определен ГОСТ Р 51511-2001 «Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования». Коммерческие организации права использовать герба не имеют. И, наконец, есть еще один интересный документ, о котором следует упомянуть. Это проект Национального стандарта «Печати мастичные удостоверительные. Форма, размеры и технические требования», разработанный «Ассоциацией профессиональных изготовителей печатей и штампов». Однако, инициатива своего развития не получила, поэтому этот стандарт не имеет юридической силы.

Нужна ли ООО или ИП печать

Решение вопроса о необходимости печати остается за ИП или руководителем ООО. Законодательных требований иметь печать нет.

Если печать потерялась или украли…печать украли

Самое первое, с чего вам нужно начать — это подать заявление в полицию с указанием обстоятельств пропажи и образцом оттиска. Затем вы оперативно проинформируете банк и наиболее крупных контрагентов. Бывает, печать похищают злоумышленники с целью мошеннических действий от вашего имени. Обращение в полицию и информирование деловых партнеров позволит вам избежать обвинений в свой адрес и финансовых потерь. В качестве дополнительной страховки подайте объявление в местную прессу и на телевидение в «Бегущую строку». Затем заказываете новую печать. Тут два варианта. Или она будет аналогична старой, и вам не придется менять банковские карточки. Или она будет отличаться по внешнему виду, что значительно уменьшит шансы мошенников действовать от имени вашей организации. Какой из вариантов предпочесть, решать вам. И, наконец, в соответствии со ст. 12 Федерального закона от 21.11.96 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» проведите инвентаризацию,  сделайте необходимые записи в журнале учета печатей и штампов.

Аналогичным образом действуете, только без обращения в полицию, в случае, когда печать потерялась.

Если печать уничтожена, сгорела…

При пожаре, как и при краже, вы обязаны провести инвентаризацию, результаты которой отразить в акте. Потом, на основании этого документа, справки Управления Государственной противопожарной службы, протокола осмотра места происшествия, акта о пожаре МЧС, внесите данные об утрате в журнал учета печатей и штампов.

Как ликвидировать печать или два способа уничтожить печать

Если требуется замена печати (износилась, изменилось название) или организация ликвидируется, то вы должны уничтожить печать физически и оформить это документально.

Опять же, у вас два способа. Первый — самостоятельно. Второй — с привлечением организации, изготавливающей печати.

В первом случае вами назначается комиссия, которая уничтожает печать и составляет акт с указанием состава присутствующих лиц; даты и места; причины и способа уничтожения; оттиска и наименования печати или штампа; заключения комиссии о полной ликвидации без возможности восстановления; подписей.

На основании акта вносится запись в журнал учета печатей и штампов.

Второй вариант потребует больших временных затрат на сбор документов, но теоретически внушает больше доверия третьим лицам.

Вы передаете в специализированную организацию печать вместе с комплектом документов:

1.    Заявление на уничтожение.

2.    Копия паспорта директора или лица, ответственного за уничтожение.

3.    Выписка из ЕГРЮЛ

4.    Платежный документ, подтверждающий оплату услуг по уничтожению.

После проведения ликвидации печати или штампа вы получите акт, на обороте которого стоит оттиск уничтоженной печати или штампа.

И несколько слов о будущем печатей…

Сегодня в России государственные услуги переводятся в электронный формат, открываются регистрационные центры для ЭЦП, все больше организаций обмениваются документами через Интернет. И это только начало…

Будущее печати, сохранявшей свою удостоверительную функцию несколько тысячелетий, все яснее. Печатям суждено стать достоянием истории. Она вполне может перейти в разряд артефактов, интересных только любителям сфрагистики.

 

Фирммейкер, 2015
Евгений Морозов
При использовании материала ссылка на статью обязательна 

Если заметили ошибку, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter