Все о печатях: от заказа до уничтожения

В Древнем Египте с её помощью опечатывалось и «распечатывалось» имущество. Самая ранняя из русских печатей относится к XII веку. Она имела круглую форму и надпись о принадлежности конкретному человеку по ободку. Приложение её к верительной грамоте или договору служило подтверждением их твёрдости.

В Советском союзе существовало два основных акта, посвященных печатям — Приказ МВД СССР от 13.02.1978 № 34 «Об утверждении инструкции о порядке открытия штемпельно-граверных предприятий (мастерских), изготовления печатей и штампов» и «Единая государственная система делопроизводства (ЕГСД)», одобренная Постановлением Госкомнауки Совмина СССР от 04.09.73 № 435. В РФ были попытки регламентировать печати, но единого документа не появилось.

1. Нужна ли ООО или ИП печать

Решение вопроса о необходимости печати остается за ИП или руководителем ООО. Законодательных требований иметь печать нет.

На сегодняшний день наличие печати у ООО является правом, а не обязанностью. Сведения о наличии или отсутствии печати должны содержаться в уставе организации (ст. 2 ФЗ №14-ФЗ).

По ИП есть детали:

• Контрагент просит ИП подтвердить отсутствие печати. Контрагенты могут потребовать у ИП без печати письмо о неиспользовании печати. Разумное требование, форма письма свободная;
• Если у ИП есть наемные работники, нужна печать? Не нужна. Раньше ссылались на то, что при увольнении сотрудника все записи в трудовой книжке за время работы должны быть заверены подписью работника, а также подписью и печатью работодателя (ст. 3 Порядка ведения и хранения трудовых книжек). Это верно, но проставление печати на первой странице трудовой книжки, вкладыше в трудовую книжку, а также в других случаях осуществляется при наличии печати. Кроме того, сейчас трудовые книжки стали электронными;
• При оформлении бланков строгой отчётности нужна печать? Нужна, но можно оспорить. До 1.07.19 получение оплаты по услугам населению можно подтверждать не чеком ККТ, а выписывать БСО. Порядок заполнения бланков БСО предусматривает наличие печати (постановление Правительства РФ от 06.05.2008 № 359). Однако, законодательство не содержит прямого требования о наличии печати у индивидуального предпринимателя, ее наличие остается на усмотрение самого индивидуального предпринимателя. Бездействие предпринимателя, выразившееся в отсутствие печати на бланке строгой отчетности при том обстоятельстве, что печати у него не имеется, не образует объективную сторону состава вменяемого правонарушения (пост. 17 ААС № 17АП-7016/13);
• При составлении платежной ведомости и выдаче приходного кассового ордера нужна печать? Нужна, но ответственности нет. Кассир обязан в расчетно-платежной ведомости проставить оттиск печати (указание Банка России №3210-У). Но ответственности за нарушение этого требования нет;
• При участии в госзаказах нужна печать? Не нужна. В Закон о контрактной системе внесены необходимые правки - ставить печать при ее наличии.

Как правило, все нюансы связаны с тем, что законы многочисленны и законодатели не успевают вносить необходимые правки.

2. Какие существуют виды печатей

По назначению:

1.    Печать— устройство, содержащее клише печати для нанесения оттисков на бумагу. Клише — основной элемент печати, содержащий зеркальное отражение оттиска (определение по ГОСТ Р 51511-2001).

2.    Штамп— особый вид печати, содержащий текстовую информацию. Чаще всего встречаются угловой штамп с реквизитами организации (наименование, ИНН, КПП, адрес, банковские реквизиты) и маркировочный («погашено», «оплачено»). Специальный дипломатический штамп называется «апостиль».

3.    Факсимиле— печать, повторяющая подпись физического лица.

4.    Штемпель— специальная почтовая печать, проставляемая на конвертах.

По наличию государственной символики:

1.    Гербовая печать

2.    Обычная печать

По форме:

1.    Круглая — используется юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями.

2.    Треугольная — применяется медицинскими учреждениями, инкассаторами и почтой.

3.    Овальная — используется библиотеками и организациями для внутреннего пользования.

4.    Прямоугольная (штамп, штемпель).

3. Кто изготавливает печати

Специальных требований к изготовителям закон не устанавливает. С 11.02.2002 года эта деятельность не лицензируется. Поэтому печати и штампы может делать любая организация или индивидуальный предприниматель. Для желающих предусмотрена добровольная сертификация, например по системе «ПечатьСерт».

3.1. Требования к содержанию и форме печати

Законы не устанавливают требований о том, как должна выглядеть печать и какое количество печатей организация вправе иметь. Печати и штампы содержат наименование общества, а также могут содержать другие средства индивидуализации. При этом законодатель не вводит какой-либо классификации печатей, в том числе не делит их на основные или дополнительные. Хозяйственные общества вправе изготовить любое количество печатей и штампов любых форм, расцветок и степеней защиты. Организация вправе сделать и несколько экземпляров основной печати (Письмо Минфина от 18.11.2011 N 03-02-07/1-397).

В российском законодательстве отсутствует единый нормативный акт, который бы регламентировал этот вопрос. Отдельные положения содержатся в законах о юридических лицах и государственных органах. Например, статья 2 Федерального закона от 26.12.95 г. № 208-ФЗ «Об акционерных обществах“  и статья 2 Федерального закона от 08.02.98 г. №14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» предъявляют следующие обязательные требования к печатям:

• Круглая форма;
• Полное фирменное наименование на русском языке;
• Указание на местонахождение

Общество имеет право дополнить надпись на печати фирменным наименованием на любом иностранном языке или языке народов РФ. К печати некоммерческой организации требований еще меньше. Она должна содержать только полное наименование на русском языке. Право иметь гербовую печать предоставлено государственным органам, организациям и учреждениям; ЗАГСам; нотариусам; мировым судьям. Порядок изготовления гербовых печатей определен ГОСТ Р 51511-2001 «Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования». Коммерческие организации права использовать герба не имеют. И, наконец, есть еще один интересный документ, о котором следует упомянуть. Это проект Национального стандарта «Печати мастичные удостоверительные. Форма, размеры и технические требования», разработанный «Ассоциацией профессиональных изготовителей печатей и штампов». Однако, инициатива своего развития не получила, поэтому этот стандарт не имеет юридической силы.

4. Как осуществляется контроль за печатями

Ответственность за все действия, связанные с печатями (изготовление, учет, хранение, замена, уничтожение), несет руководитель или уполномоченное им лицо. В крупных организациях это начальник общего отдела. Учет печатей и штампов ведется им в специальном журнале, где по каждой единице указывается наименование, дата поступления, оттиск, ФИО и подпись получателя, результаты ежегодной ревизии с указанием даты и образца оттиска. Проверка проводится специальной комиссией во главе с начальником общего отдела или, в небольших организациях, директором. По итогам составляется справка, в которой отражается наличие и состояние всех печатей организации или ИП.

Печать украли. Самое первое, с чего вам нужно начать — это подать заявление в полицию с указанием обстоятельств пропажи и образцом оттиска. Затем вы оперативно проинформируете банк и наиболее крупных контрагентов. Бывает, печать похищают злоумышленники с целью мошеннических действий от вашего имени. Обращение в полицию и информирование деловых партнеров позволит вам избежать обвинений в свой адрес и финансовых потерь. В качестве дополнительной страховки подайте объявление в местную прессу. Затем заказываете новую печать. Тут два варианта. Или она будет аналогична старой, и вам не придется менять банковские карточки. Или она будет отличаться по внешнему виду, что значительно уменьшит шансы мошенников действовать от имени вашей организации. Какой из вариантов предпочесть, решать вам. И, наконец, в соответствии со ст. 12 Федерального закона от 21.11.96 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» проведите инвентаризацию,  сделайте необходимые записи в журнале учета печатей и штампов.

Аналогичным образом действуете, только без обращения в полицию, в случае, когда печать потерялась.

4.2. Если печать уничтожена

Если печать уничтожена, вы обязаны провести инвентаризацию, результаты которой отразить в акте. Потом, на основании этого документа, справки Управления Государственной противопожарной службы, протокола осмотра места происшествия, акта о пожаре МЧС, внесите данные об утрате в журнал учета печатей и штампов. На самом деле, обычно просто заказывают новую печать и все.

4.3. Порядок уничтожения печати

Если требуется замена печати (износилась, изменилось название) или организация ликвидируется, то вы должны уничтожить печать физически и оформить это документально:

1. самостоятельно. Назначается комиссия, которая уничтожает печать и составляет Акт уничтожения печати с указанием состава присутствующих лиц, даты и места, причины и способа уничтожения, оттиска и наименования печати или штампа, заключения комиссии о полной ликвидации без возможности восстановления, подписей. На основании акта вносится запись в журнал учета печатей и штампов.
2. через специализированную организацию (кто делает печати) по договоренности. Передает им печать вместе с комплектом документов: Заявление на уничтожение, копия паспорта директора или лица, ответственного за уничтожение, выписка из ЕГРЮЛ, платежный документ, подтверждающий оплату услуг по уничтожению. После проведения ликвидации печати или штампа вы получите акт, на обороте которого стоит оттиск уничтоженной печати или штампа.

4.4. И несколько слов о будущем печатей

Сегодня в России государственные услуги переводятся в электронный формат, открываются регистрационные центры для ЭЦП, все больше организаций обмениваются документами через Интернет. И это только начало…

Будущее печати, сохранявшей свою удостоверительную функцию несколько тысячелетий, все яснее. Печатям суждено стать достоянием истории. Она вполне может перейти в разряд артефактов, интересных только любителям сфрагистики.