Мы рассматриваем две наиболее частые ситуации, связанные с проверкой офиса:

• К Вам пришла полиция. Деятельность будет являться оперативно-розыскной и регламентироваться нормами ФЗ от 12.08.1995 г. № 144-ФЗ «Об оперативно-розыскной деятельности» (далее «Об ОРД») и ФЗ от 07.02.2011 г. № 3-ФЗ «О полиции»;
• К Вам пришла налоговая инспекция. Регулируется нормами Налогового кодекса РФ (ст. 89, 94 НК РФ). Подробнее в статье "Встречаем выездную налоговую проверку. Советы бухгалтера".Источник: https://firmmaker.ru/stat/nalogovye/sovet"

Основания проведения проверки офисного помещения

Если перед Вами сотрудник полиции, ОСНОВАНИЯ для проведения им одного из оперативно-розыскных мероприятий - Обследование помещений, зданий, сооружений, участков местности и транспортных средств или Получение компьютерной информации – перечислены в ст. 7 ФЗ «Об ОРД»:

• Наличие возбужденного уголовного дела;
• Ставшие известными органу сведения о подготавливаемом или совершенном противоправном деянии или о лицах, осуществляющих соответствующую противоправную деятельность;
• Поручения следователя, руководителя следственного органа, дознавателя, органа дознания или определения суда по уголовным делам и материалам проверки сообщений о преступлении, находящимся в их производстве;
• Запросы других органов, осуществляющих оперативно-розыскную деятельность и международных правоохранительных органов, правоохранительных органов иностранных государств.

В случае с проверкой налоговой инспекции ОСНОВАНИЕМ для проведения проверки является РЕШЕНИЕ о назначении выездной налоговой проверки.

Фактический осмотр и обследование офисного помещения

Требуем удостоверения

Сотрудники контролирующих органов при посещении офисного помещения обязаны предъявить служебное удостоверение, представиться (фамилия, имя, отчество, должность, специальное звание/классный чин), проинформировать о цели и причине обращения/посещения офисного помещения. Эти данные о личностях и составе проверяющих лиц необходимо сразу же запомнить/записать. Старайтесь помещать проверяющих под обзор работающих видеокамер или снимайте происходящее.

В случае если при вхождении в офисное помещение сотрудники не представились и не предъявили служебное удостоверение – любой гражданин, к которому они обратились, вправе потребовать предъявления служебного удостоверения и представления сотрудником, правовое основание – п. 4 ст. 5 ФЗ «О полиции», ст. 89 НК РФ.

Требуем документ-основание

Проведение оперативно-розыскного мероприятия - Обследование помещений, зданий, сооружений – возможно при предъявлении сотрудниками полиции судебного постановления, мотивированного постановления или распоряжения руководителя следственного органа о проведении соответствующего оперативного мероприятия. Более того, копия одного из перечисленных документов подлежит вручению под роспись представителю юридического лица, в отношении которого проводится проверочное мероприятие.

Внимание! В исключительные случаях допускается проведение оперативных мероприятий без перечисленных в п. 3.2. документов, это случаи совершения тяжкого или особо тяжкого преступления, а также при наличии данных о событиях и действиях (бездействии), создающих угрозу государственной, военной, экономической, информационной или экологической безопасности Российской Федерации – в данных случаях достаточно мотивированного постановления руководителя оперативного органа.

Заявляем представителя

Представитель проверяемой организации. По общему правилу, проведение оперативного/проверочного мероприятия по обследованию помещений/изъятию документов должно проводиться в присутствии представителя организации, который от ее лица удостоверяет факт проведения и результаты осмотра помещений, изъятия документов и других проверочных мероприятий своей подписью в составляемых протоколах (п. 10 приказа МВД России от 01.04.2014 г. № 199).

В силу п. 2 ст. 40 ФЗ от 08.02.1998 г. №14-ФЗ «Об ООО» представителем общества с ограниченной ответственностью является его единоличный исполнительный орган, который без доверенности действует от его лица. На основании надлежащим образом оформленной в соответствии со ст. 185 ГК РФ доверенности на представительство интересов организации в проверочном мероприятии может участвовать также любое третье лицо.

Таким образом, для «правильного» проведения оперативного или проверочного мероприятия проверяющему необходим представитель организации – в силу закона или по отдельно выданному полномочию – доверенности. Сотрудники организации, находящиеся с ним в трудовых отношениях, не могут являться представителями организации без оформленных полномочий, выраженных в доверенности.

Кто может быть понятым при полицейской проверке

Обязательное условие проведения оперативно-розыскного мероприятия – обследование помещений и изъятия в ходе его проведения документов и вещей, предметов (п. 14 приказа МВД России от 01.04.2014 г. № 199).

В качестве понятых привлекаются не менее двух дееспособных граждан, достигших возраста восемнадцати лет, не заинтересованных в результатах изъятия, не состоящих с лицами, проводящими изъятие, в родстве или свойстве, не подчиненных и не подконтрольных указанным лицам, а также не являющихся работниками органов исполнительной власти, наделенными в соответствии с федеральным законом полномочиями по осуществлению оперативно-розыскной деятельности и (или) предварительного расследования.

Следовательно, коллеги сотрудников проверяющих органов в качестве понятых не могут участвовать, сотрудники проверяемой организации также не могут в связи с заинтересованностью, личность приглашенных в качестве понятых лучше всего также установить самостоятельно, огласив просьбу предъявить документ, удостоверяющий личность – иначе как проверяющий сотрудник определил, что понятой дееспособный, совершеннолетний, будет в дальнейшем записывать его данные в составляемый протокол.

Опрос сотрудников в ходе обследования помещения

Опрос – это оперативно-розыскное мероприятие, которое проводится только с согласия участвующего в нем лица, то есть опрашиваемого. Сотрудники полиции вправе задавать вопросы, но у представителя компании отсутствует обязанность на них отвечать, если он не желает этого делать. Общение с представителями полиции рекомендуем свести к минимуму. Часто проверяющие желают провести опрос главного бухгалтера и рядовых бухгалтеров компании. Для компании есть опасность полного и подробного повествования обо всех сделках такими представителями, неверных суждений без понимания процессов работы, тем самым нанося прямой и косвенный вред. Когда же бухгалтерия компании вынесена на бухгалтерский аутсорсинг, то риск сообщить проверяющим лишнюю информацию исключен.

Процедура изъятия документов полицейскими

Общее правило гласит так: оперативные сотрудники вправе при проведении любого оперативного мероприятия осуществлять изъятие вещей, предметов и документов, имеющих, по их мнению, признаки подделки или иным образом относящимся к предмету проводимого проверочного мероприятия. Наделены они также и полномочиями по изъятию электронных источников хранения информации. Осмотр и обследование помещения оформляется протоколом.

Протокол обследования, осмотра, изъятия

ПРОТОКОЛ составляется на месте, копия предоставляется представителю организации. Требования к его составлению обозначены в ст. 166 УПК РФ, п. п. 23-33 приказа МВД России от 01.04.2014 г. № 199; ст. 94, 99 НК РФ. В протоколе обязательно указывается:

• Место и дата проведения обследования, в ходе которого проводилось изъятие, время его начала и окончания с точностью до минуты.
• Должность, фамилия и инициалы лица, составившего протокол.
• Фамилия, имя и отчество каждого лица, участвовавшего в обследовании, а в необходимых случаях его адрес и другие данные о его личности.
• Перечень изъятых предметов и документов, а также обнаруженных документов, имеющих признаки подделки, вещей, изъятых из гражданского оборота или ограниченно оборотоспособных, находящихся у лиц без специального разрешения, с указанием их количества и индивидуальных признаков.
• Сведения о технических средствах, использованных при проведении обследования, объекты, к которым эти средства были применены, общее время аудио-, видеозаписи.
• Протокол предъявляется для ознакомления всем лицам, участвовавшим в обследовании.
• Все внесенные замечания о дополнении и уточнении протокола удостоверяются подписями этих лиц.
• Протокол подписывается лицом, составившим его, и лицами, участвовавшими в обследовании (сотрудник, представитель организации, понятые).

КОПИЯ ПРОТОКОЛА после завершения проверочного мероприятия вручается представителю организации. В протокол можно вносить изменения, правки, дополнения и уточнения, можно выражать свое несогласие с формулировками, в том числе собственноручно, в присутствии всех участников осмотра, в том числе понятых. В случае проведения в ходе осмотра, обследования офисного помещения ФМ изъятия вещей, документов, электронных источников хранения информации, после их завершения вручается КОПИЯ ПРОТОКОЛА ИЗЪЯТИЯ.

Копии изъятых документов/электронных носителей информации

При изъятии документов сотрудником, осуществляющим изъятие, с них изготавливаются копии, которые им заверяются и передаются лицу, у которого они были изъяты, о чем делается запись в протоколе изъятия.

Важно! Помните определение "документ". Документ (документированная информация) – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Не отдавайте бумаги без реквизитов, они не являются документами, но могут навредить.

С электронными источниками информации вариантов несколько – они могут быть изъяты, с них откопирована информация, затем возвращены в организацию; они могут быть изъяты, с них откопирована информация и эти копии возвращены в организацию; они могут быть изъяты и не возвращены в организацию до момента окончания проведения проверочных мероприятий, если проводящее их должностное лицо возвращение обстоятельством, негативно влияющим на ход, результаты проверки.

Заверенные проверяющим копии изъятых документов должны быть возвращены организации в течение 5-ти рабочих дней с момента изъятия, в случае невозможности передачи организации – отправлены почтой на ее юридический адрес не позднее 3-х рабочих дней по истечении первых пяти рабочих дней.

Советы при проведении проверки полицией

1. Не уверены на 100% в своих документах и правах – вызовите квалифицированного юриста;
2. Истребуйте удостоверения и перепишите их данные. Проверьте данные звонком в полицию;
3. Снимайте происходящее или поместите проверяющих под обзор видеокамер со звуком;
4. Требуйте документ-основание с печатью, подписанный руководителем. Если в предоставлении документа Вам отказано, позвоните 102 (они записывают все вызовы) и попросите помочь разобраться в ситуации;
5. Заявите представителя. Только оформленный специальной доверенностью сотрудник или сам руководитель может представлять интересы организации. Минимизируйте общение проверяющих с другими работниками;
6. Допускайте понятых, только соответствующих требованиям;
7. Внимательно изучите протокол, делайте возражения. Не отдавайте просто бумаги без реквизитов, они не документы.

Фирммейкер, январь 2017
Максим Житников
При использовании материала ссылка обязательна