Командировка: что можно и нельзя, примеры

Расскажем, что такое командировка, кого нельзя, а кого можно направлять в командировки. Объясним, как правильно оформить служебную поездку.

1. Что такое командировка и командировочные расходы

Служебная командировка (далее - командировка) - это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются (ст. 166 ТК РФ). Это означает, что не всякая служебная поездка признается командировкой. Командировкой называется поездка сотрудника, которая отвечает четырем условиям:

• имеет конкретную цель;
• предпринята по распоряжению руководства;
• имеет срок;
• осуществляется за пределы места постоянной работы.

Командировочные расходы - это суточные, оплата проезда, проживания и другие расходы командированного работника, разрешенные работодателем (ст. 168 ТК РФ). Нормы и правила возмещения командировочных расходов организация устанавливает в своем внутреннем нормативном акте, например в положении о командировках. В законе есть только нормативы суточных, не облагаемых НДФЛ и взносами. При направлении сотрудника в командировку работодатель обязан за сотрудником сохранить рабочее место и средний заработок, а также возместить командировочные расходы.

2. Чем регулируются командировки

• Глава 24 ТК РФ;
• Положение об особенностях направления работников в служебные командировки (Постановление Правительства РФ №749 от 13.10.2008 г).

3. Кого нельзя отправлять в командировку

Трудовым кодексом РФ данный запрет установлен для отправления в служебную командировку для групп лиц:

• беременных женщин;
• несовершеннолетних, кроме спортсменов и творческих работников;
• инвалидов, если данное ограничение указано в медицинском заключении;
• работников с ученическим договором, если командировка не связана с обучением;
• работников, зарегистрированных в качестве кандидатов в выборный орган в период проведения выборов.

Нарушение указанного запрета может повлечь административную ответственность (ч.1 ст. 5.27 КоАП РФ).

4. Кто может отказаться от командировки

Сотрудник вправе отказаться от командировки только, если в трудовом договоре прописан пункт об отсутствии командировок или сотрудник направляется в командировку по работе, которая не входит по трудовому договору в его функции. В остальных случаях работодатель имеет право применить дисциплинарное взыскание за отказ.

Отказаться от командировки имеют право:

• инвалиды;
• женщины, имеющие детей в возрасте до 3-х лет;
• одинокие родители, имеющие детей в возрасте до 14 лет или если один из родителей работает вахтовым методом;
• родители, имеющие детей-инвалидов;
• родители, имеющие трёх и более детей в возрасте до 18 лет, если младшему из них не исполнилось 14 лет;
• работники, осуществляющие уход за больным членом семьи.

При направлении в командировку данных сотрудников необходимо их ознакомить со своим правом отказаться от командировки и взять с сотрудника письменное согласие. Если работник откажется от поездки, работодатель не вправе будет командировать его принудительно. Административная ответственность за это нарушение наступает в соответствии с ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ.

Существуют и определенные ограничения в отношении иностранных граждан, временно пребывающих/проживающих в РФ.

5. Оформление командировки

Для того чтобы направить работника в служебную командировку, необходимо распоряжение работодателя в письменной форме (например, приказ о направлении работника в командировку).

Кроме того, внутренним нормативным актом может быть предусмотрено оформление дополнительных документов для командирования работника, к примеру - требование об оформлении служебной записки с указанием задач, которые последнему необходимо выполнить в командировке.

5.1. Приказ на командировку

Для направления сотрудника в командировку необходимо оформить приказ о направлении в командировку по форме Т-9 (рекомендуемая).

Если в командировку направляется несколько сотрудников, то необходимо оформить приказ по форме Т-9а.

5.2. Оплата командировки

Оплачивать рабочие дни во время командировки необходимо исходя из среднего заработка сотрудника. Если сотрудник работал или находился в пути в выходной или нерабочий праздничный день, то данный день необходимо оплатить в двойном размере от системы оплаты труда или в одинарном размере, если предоставлен сотруднику другой день отдыха. Оплата среднего заработка сотрудника облагается НДФЛ и страховыми взносами.

Срок пребывания сотрудника в командировке определяется по документам на проезд или документами по найму жилья. Если сотрудник ездил в командировку на личном транспорте, то по служебной записке и документам, подтверждающим использование данного транспорта (путевой лист, чеки).

Также сотруднику необходимо начислить суточные. Норма суточных (ст. 217 НК РФ):

• По РФ – 700 руб/день;
• За границу – 2500 руб/день.

Можно установить суточные сверх норм. Суточные сверх норм облагаются НДФЛ и страховыми взносами.

Частые вопросы:

6. Как подтвердить командировочные расходы

К числу расходов, возмещаемых в случае направления работника в командировку, относятся (ст. 168 ТК РФ):

1. расходы на проезд;
2. расходы на наем жилого помещения;
3. суточные;
4. иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Все расходы, понесённые сотрудником должны быть обоснованы и документально подтверждены.

Для подтверждения командировочных расходов подотчётное лицо должен предоставить авансовый отчёт и документы, подтверждающие произведённые расходы:

1. Оплата проезда на общественном транспорте до города следования и обратно. Здесь потребуются билеты на транспорт (электронные билеты, квитанции, посадочный талон, чек);
2. Оплата проезда на такси или на общественном транспорте в командировке. Здесь также нужны подтверждающие документы. Кроме того, при проезде на такси сотрудник должен составить служебную записку, в которой необходимо указать маршрут и обоснование использования данного вида транспорта (неудобный график следования общественного транспорта, риск опоздания и т. д.) Расходы на такси и общественный транспорт в командировке должны быть закреплены в локальном акте, в другом случае налоговая данные расходы может признать необоснованными;
3. Оплата проезда на личном автомобиле подтверждается следующими документами путевой лист, чек на покупку ГСМ и служебная записка. При проезде сотрудника в командировку на личном автомобиле ему положена компенсация в пределах норм. В размер компенсации учтено возмещение затрат по эксплуатации используемого для служебных поездок личного легкового автомобиля (сумма износа, затраты на ГСМ, техническое обслуживание и текущий ремонт). Поэтому рекомендуем на период командировки заключить с сотрудником договор аренды его личного автомобиля. Тогда в расходы можно включить и арендную плату за использование автомобиля и доп. затраты (ГСМ, оплата стоянки и т.д.). Про налогообложение и сравнение двух вариантов читайте в статье «Личное авто для работы: компенсация или аренда»;
4. Оплата проезда на служебном автомобиле оформляется служебной запиской, чеками, путевыми листами. При оплате расходов по командировке на служебном автомобиле организация может компенсировать затраты на приобретение ГСМ и расходы в связи с эксплуатацией и обслуживанием автомобиля во время командировки (стоимость парковки, ремонт в пути и т. п.).;
5. Аренду автомобиля в командировке оформляйте документами: договор аренды, платёжными документами, чеками на покупку ГСМ, документов об оплате стоянки, путевыми листами. Возможность аренды сотрудником автомобиля в командировке должны быть прописаны в коллективном договоре или в локальном акте организации. Данное возмещение не облагается НДФЛ и страховыми взносами;
6. Проживание подтверждается чеком из гостиницы или другим платёжным документом, договором.

6.1. Заграничные командировки

При заграничной командировке в числе иных расходов работодатель обязан возместить работнику (п. 23 Положения о служебных командировках):

• расходы на оформление заграничного паспорта, визы и других выездных документов;
• обязательные консульские и аэродромные сборы;
• сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта;
• расходы на оформление обязательной медицинской страховки;
• иные обязательные платежи и сборы.

При выезде из России за день пересечения государственной границы суточные выплачиваются в иностранной валюте, как за дни нахождения за рубежом. При въезде в Россию за день пересечения границы РФ суточные выплачиваются в рублях, как за дни нахождения на территории РФ. Например, работник командирован из Санкт-Петербурга в Рим. Самолет вылетает из Санкт-Петербурга 10 мая в 19.45 и прибывает в Рим в этот же день в 21.40. Суточные за 10 мая должны быть выплачены работнику в иностранной валюте. Если бы работник вылетел 10 мая в 19.45 из Рима в Санкт-Петербург, суточные нужно было бы выплатить в рублях.

Если работник направлен в командировку на территорию двух и более иностранных государств, то суточные за день пересечения границы между государствами выплачиваются в иностранной валюте в размере, установленном для государства, в которое направлен работник.

7. Много командировок: полезные сервисы

В небольших компаниях организация командировки - дело самого работника. Нужно самому продумать поездку, билеты, состыковать рейсы, выбрать удобную гостиницу.

Когда компании немного вырастают, то поручают деловой выезд секретарю или даже внутренней службе. А некоторые компании пользуются услугами специализированных агентств для организации бизнес-путешествий.

Все эти варианты не лишены минусов. Работник сначала указывает даты и общие пожелания, потом рассматривает полученные варианты. Идет согласование, перенос сроков, очередное согласование, оплата и оформление документов. Подготовка к каждой командировке растягивается на несколько дней, а результат может не удовлетворить. Агентства берут до 10%, при этом зачастую они работают с неудобными работнику отелями, которые платят определенный процент агентству.

Впрочем, появляются сервисы для командировочных. У нас нет задачи их рекламировать. Просто поищите и попробуйте.

Фирммейкер, январь 2022 (следим за актуальностью)
Ольга Круглова (Усс)
При использовании материала ссылка обязательна

Ведем учет - простой и сложный

консультации бесплатные

Оставить заявку

С уважением

Анастасия Чижова,
Бухгалтер-консультант

Мы рады, что сможем пообщаться с вами лично :)

Пожалуйста, оставьте свои контакты, и мы перезвоним в удобное Вам время.

Ваше имя

Телефон^*

Введите правильный номер телефона

E-mail^*

Введите правильный email

Введите ключ^*

Введите слово Фирммейкер в поле

Сообщение^*

Обнаружен СПАМ. Не используйте спецсимволы и ссылки

Cогласен с правилами

Пожалуйста, заполните все обязательные поля!

Отправить