Командировка: что можно и нельзя, примеры

Расскажем, что такое командировка, кого нельзя, а кого можно направлять в командировки. Объясним, как правильно оформить служебную поездку.

01. Что такое командировка и командировочные расходы

Служебная командировка (далее - командировка) - это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются (ст. 166 ТК РФ). Это означает, что не всякая служебная поездка признается командировкой. Командировкой называется поездка сотрудника, которая отвечает четырем условиям:

имеет конкретную цель;
предпринята по распоряжению руководства;
имеет срок;
осуществляется за пределы места постоянной работы.

Командировочные расходы - это суточные, оплата проезда, проживания и другие расходы командированного работника, разрешенные работодателем (ст. 168 ТК РФ). Нормы и правила возмещения командировочных расходов организация устанавливает в своем внутреннем нормативном акте, например в положении о командировках. В законе есть только нормативы суточных, не облагаемых НДФЛ и взносами. При направлении сотрудника в командировку работодатель обязан за сотрудником сохранить рабочее место и средний заработок, а также возместить командировочные расходы.

02. Чем регулируются командировки

Глава 24 ТК РФ;
Положение об особенностях направления работников в служебные командировки (Постановление Правительства РФ №749 от 13.10.2008 г).

03. Кого нельзя отправлять в командировку

Трудовым кодексом РФ данный запрет установлен для отправления в служебную командировку для групп лиц:

беременных женщин;
несовершеннолетних, кроме спортсменов и творческих работников;
инвалидов, если данное ограничение указано в медицинском заключении;
работников с ученическим договором, если командировка не связана с обучением;
работников, зарегистрированных в качестве кандидатов в выборный орган в период проведения выборов.

Нарушение указанного запрета может повлечь административную ответственность (ч.1 ст. 5.27 КоАП РФ).

04. Кто может отказаться от командировки

Сотрудник вправе отказаться от командировки только, если в трудовом договоре прописан пункт об отсутствии командировок или сотрудник направляется в командировку по работе, которая не входит по трудовому договору в его функции. В остальных случаях работодатель имеет право применить дисциплинарное взыскание за отказ.

Отказаться от командировки имеют право:

инвалиды;
женщины, имеющие детей в возрасте до 3-х лет;
одинокие родители, имеющие детей в возрасте до 14 лет или если один из родителей работает вахтовым методом;
родители, имеющие детей-инвалидов;
родители, имеющие трёх и более детей в возрасте до 18 лет, если младшему из них не исполнилось 14 лет;
работники, осуществляющие уход за больным членом семьи.

При направлении в командировку данных сотрудников необходимо их ознакомить со своим правом отказаться от командировки и взять с сотрудника письменное согласие. Если работник откажется от поездки, работодатель не вправе будет командировать его принудительно. Административная ответственность за это нарушение наступает в соответствии с ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ.

Существуют и определенные ограничения в отношении иностранных граждан, временно пребывающих/проживающих в РФ.

05. Оформление командировки

Для того чтобы направить работника в служебную командировку, необходимо распоряжение работодателя в письменной форме (например, приказ о направлении работника в командировку).

Кроме того, внутренним нормативным актом может быть предусмотрено оформление дополнительных документов для командирования работника, к примеру - требование об оформлении служебной записки с указанием задач, которые последнему необходимо выполнить в командировке.

Приказ на командировку

Для направления сотрудника в командировку необходимо оформить приказ о направлении в командировку по форме Т-9 (рекомендуемая).

Если в командировку направляется несколько сотрудников, то необходимо оформить приказ по форме Т-9а.

Оплата командировки

Оплачивать рабочие дни во время командировки необходимо исходя из среднего заработка сотрудника. Если сотрудник работал или находился в пути в выходной или нерабочий праздничный день, то данный день необходимо оплатить в двойном размере от системы оплаты труда или в одинарном размере, если предоставлен сотруднику другой день отдыха. Оплата среднего заработка сотрудника облагается НДФЛ и страховыми взносами.

Срок пребывания сотрудника в командировке определяется по документам на проезд или документами по найму жилья. Если сотрудник ездил в командировку на личном транспорте, то по служебной записке и документам, подтверждающим использование данного транспорта (путевой лист, чеки).

Также сотруднику необходимо начислить суточные. Норма суточных (ст. 217 НК РФ):

По РФ – 700 руб/день;
За границу – 2500 руб/день.

Можно установить суточные сверх норм. Суточные сверх норм облагаются НДФЛ и страховыми взносами.

Частые вопросы:

1. Граждане Беларуси иногда выезжают в командировку в Россию, работая дистанционно в компании РФ. Какие суточные у них?

Не установлено специального размера суточных для командированных иностранных работников, работающих дистанционно на территории иностранного государства.

Сам размер суточных устанавливается по стране въезда:

день въезда в РФ — по нормам для командировок по РФ;
день выезда из РФ оплачивается по нормам для командировок за границу.

Размер суточных для отнесения на затраты:

не более 700 ₽ за каждый день нахождения в командировке на территории РФ;
не более 2 500 ₽ за каждый день нахождения в заграничной командировке .

При командировке в Россию иностранных работников, работающих дистанционно на территории Республики Беларусь, в день въезда на территорию РФ и в период нахождения на территории РФ суточные выплачиваются из расчета 700 ₽ в день. При возвращении в Республику Беларусь в день выезда из РФ суточные выплачиваются из расчета 2 500 ₽.

Для определения размера суточных устанавливает дату и время пересечения белорусской границы, руководствуясь расписанием поезда или самолета и билетами сотрудника на них.

2. Все командировочные расходы (проезд, проживание и питание) заранее полностью оплачены. Нужно ли платить суточные?

Работодатель обязан выплатить сотруднику суточные. И на что работник будет их тратить, он решает сам.
Он может купить дополнительные продукты, что не предоставляется отелем.

3. Работник едет в командировку по России вместе с потенциальным покупателем и берет на себя расходы покупателя. Так можно?

Покупатель не является работником компании, нельзя учесть затраты на его проезд и проживание для целей налогообложения прибыли в качестве командировочных расходов. Но можно признать такие затраты представительскими расходами. Они должны быть обоснованы и документально подтверждены, к примеру:

приказ руководителя организации об осуществлении расходов на указанные цели,
смета представительских расходов,
подтверждающие документы,
отчет о представительских расходах.

Представительские расходы в целях налогообложения прибыли не могут превышать 4% от расходов на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период.

4. Как оформить и оплатить командировку сотрудника за выходной день?

Процедура следующая:

получить у работника письменное согласие на работу в выходной день;
издать приказ о привлечении к работе в выходной день;
оплатить работу в этот день в повышенном размере (или предоставить работнику по его заявлению другой день отдыха, а оплату произвести в одинарном размере).

Конкретные размеры платы за работу в выходной или нерабочий праздничный день могут устанавливаться локальным нормативным актом, трудовым договором.

5. Можно ли оплачивать анализ на коронавирус в связи с командировкой сотрудника в другую страну?

Обязанность граждан, прибывающих на территорию РФ, проходить тестирование на коронавирус предусмотрена ст. 31 № 52-ФЗ.

Если работник из командировки прибыл на территорию РФ, он обязан пройти тестирование, а работодатель должен возместить работнику понесенные расходы. Для оплаты анализа на коронавирус для въезда в другую страну в организации необходимо издать приказ на прохождение такого теста перед началом командировки и сослаться на требования принимающей страны. Расходы на тест будут считаться экономически обоснованными.

06. Как подтвердить командировочные расходы

К числу расходов, возмещаемых в случае направления работника в командировку, относятся (ст. 168 ТК РФ):

расходы на проезд;
расходы на наем жилого помещения;
суточные;
иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Все расходы, понесённые сотрудником должны быть обоснованы и документально подтверждены.

Для подтверждения командировочных расходов подотчётное лицо должен предоставить авансовый отчёт и документы, подтверждающие произведённые расходы:

Оплата проезда на общественном транспорте до города следования и обратно. Здесь потребуются билеты на транспорт (электронные билеты, квитанции, посадочный талон, чек);
Оплата проезда на такси или на общественном транспорте в командировке. Здесь также нужны подтверждающие документы. Кроме того, при проезде на такси сотрудник должен составить служебную записку, в которой необходимо указать маршрут и обоснование использования данного вида транспорта (неудобный график следования общественного транспорта, риск опоздания и т. д.) Расходы на такси и общественный транспорт в командировке должны быть закреплены в локальном акте, в другом случае налоговая данные расходы может признать необоснованными;
Оплата проезда на личном автомобиле подтверждается следующими документами путевой лист, чек на покупку ГСМ и служебная записка. При проезде сотрудника в командировку на личном автомобиле ему положена компенсация в пределах норм. В размер компенсации учтено возмещение затрат по эксплуатации используемого для служебных поездок личного легкового автомобиля (сумма износа, затраты на ГСМ, техническое обслуживание и текущий ремонт). Поэтому рекомендуем на период командировки заключить с сотрудником договор аренды его личного автомобиля. Тогда в расходы можно включить и арендную плату за использование автомобиля и доп. затраты (ГСМ, оплата стоянки и т.д.). Про налогообложение и сравнение двух вариантов читайте в статье «Личное авто для работы: компенсация или аренда»;
Оплата проезда на служебном автомобиле оформляется служебной запиской, чеками, путевыми листами. При оплате расходов по командировке на служебном автомобиле организация может компенсировать затраты на приобретение ГСМ и расходы в связи с эксплуатацией и обслуживанием автомобиля во время командировки (стоимость парковки, ремонт в пути и т. п.).;
Аренду автомобиля в командировке оформляйте документами: договор аренды, платёжными документами, чеками на покупку ГСМ, документов об оплате стоянки, путевыми листами. Возможность аренды сотрудником автомобиля в командировке должны быть прописаны в коллективном договоре или в локальном акте организации. Данное возмещение не облагается НДФЛ и страховыми взносами;
Проживание подтверждается чеком из гостиницы или другим платёжным документом, договором.

Заграничные командировки

При заграничной командировке в числе иных расходов работодатель обязан возместить работнику (п. 23 Положения о служебных командировках):

расходы на оформление заграничного паспорта, визы и других выездных документов;
обязательные консульские и аэродромные сборы;
сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта;
расходы на оформление обязательной медицинской страховки;
иные обязательные платежи и сборы.

При выезде из России за день пересечения государственной границы суточные выплачиваются в иностранной валюте, как за дни нахождения за рубежом. При въезде в Россию за день пересечения границы РФ суточные выплачиваются в рублях, как за дни нахождения на территории РФ. Например, работник командирован из Санкт-Петербурга в Рим. Самолет вылетает из Санкт-Петербурга 10 мая в 19.45 и прибывает в Рим в этот же день в 21.40. Суточные за 10 мая должны быть выплачены работнику в иностранной валюте. Если бы работник вылетел 10 мая в 19.45 из Рима в Санкт-Петербург, суточные нужно было бы выплатить в рублях.

Если работник направлен в командировку на территорию двух и более иностранных государств, то суточные за день пересечения границы между государствами выплачиваются в иностранной валюте в размере, установленном для государства, в которое направлен работник.

Компания не смогла подтвердить производственную необходимость в командировке за границу. Какая ответственность?

Ответим примером. Одна компания включила в расходы командировочные за границу (Тель-Авив за 2017 год в размере 388 796 руб., Мюнхен за 2018 год в размере 722 986 руб., за 2019 год в размере 1 277 542 руб., Барселону за 2018 год в размере 44 044 руб.).

Цель поездки была - изучение и расширение рынков сбыта, обмен опытом и поиск партнеров. Расходы подтвердили всеми документами: служебная записка, авансовый отчет (авиабилеты, счета гостиниц, электронная копия чека, договоры найма жилья, акты, расчет суточных, выписка из отеля). Но налоговая инспекция посчитала, что документы составили формально, т.е. для никакого маркетингового исследования не было.

Суд поддержал налоговиков (дело № А76-2626/2022).

По мнению суда, налогоплательщик не представил:

документы, подтверждающие проведение конкретных действий по изучению конъюнктуры рынка, которые могли привести работу налогоплательщика к результату;
сведения о том, с какими организациями провели встречи, переговоры, кто при этом присутствовал, какие темы обсуждали;
информацию о рекламных акциях по продвижению продукции и других предложениях по покупке или реализации товара;
сведения о деловой переписке перед переговорами.

Компания не маленькая. Нас удивляет еще и то, что документы проверил и допустил к учету бухгалтер, аудитор.

07. Много командировок: полезные сервисы

В небольших компаниях организация командировки - дело самого работника. Нужно самому продумать поездку, билеты, состыковать рейсы, выбрать удобную гостиницу.

Когда компании немного вырастают, то поручают деловой выезд секретарю или даже внутренней службе. А некоторые компании пользуются услугами специализированных агентств для организации бизнес-путешествий.

Все эти варианты не лишены минусов. Работник сначала указывает даты и общие пожелания, потом рассматривает полученные варианты. Идет согласование, перенос сроков, очередное согласование, оплата и оформление документов. Подготовка к каждой командировке растягивается на несколько дней, а результат может не удовлетворить. Агентства берут до 10%, при этом зачастую они работают с неудобными работнику отелями, которые платят определенный процент агентству.

Впрочем, появляются сервисы для командировочных. У нас нет задачи их рекламировать. Просто поищите и попробуйте.

Фирммейкер, январь 2022 (следим за актуальностью)
Ольга Круглова (Усс)
При использовании материала ссылка обязательна