Командировка: что можно и нельзя, примеры

Расскажем, что такое командировка, кого нельзя, а кого можно направлять в командировки. Объясним, как правильно оформить служебную поездку.

01. Что такое командировка и командировочные расходы

Служебная командировка (далее - командировка) - это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются (ст. 166 ТК РФ). Это означает, что не всякая служебная поездка признается командировкой. Командировкой называется поездка сотрудника, которая отвечает четырем условиям:

имеет конкретную цель;
предпринята по распоряжению руководства;
имеет срок;
осуществляется за пределы места постоянной работы.

Командировочные расходы - это суточные, оплата проезда, проживания и другие расходы командированного работника, разрешенные работодателем (ст. 168 ТК РФ). Нормы и правила возмещения командировочных расходов организация устанавливает в своем внутреннем нормативном акте, например в положении о командировках. В законе есть только нормативы суточных, не облагаемых НДФЛ и взносами. При направлении сотрудника в командировку работодатель обязан за сотрудником сохранить рабочее место и средний заработок, а также возместить командировочные расходы.

02. Чем регулируются командировки

Глава 24 ТК РФ;
Положение об особенностях направления работников в служебные командировки (Постановление Правительства РФ №749 от 13.10.2008 г).

03. Кого нельзя отправлять в командировку

Трудовым кодексом РФ данный запрет установлен для отправления в служебную командировку для групп лиц:

беременных женщин;
несовершеннолетних, кроме спортсменов и творческих работников;
инвалидов, если данное ограничение указано в медицинском заключении;
работников с ученическим договором, если командировка не связана с обучением;
работников, зарегистрированных в качестве кандидатов в выборный орган в период проведения выборов.

Нарушение указанного запрета может повлечь административную ответственность (ч.1 ст. 5.27 КоАП РФ).

04. Кто может отказаться от командировки

Сотрудник вправе отказаться от командировки только, если в трудовом договоре прописан пункт об отсутствии командировок или сотрудник направляется в командировку по работе, которая не входит по трудовому договору в его функции. В остальных случаях работодатель имеет право применить дисциплинарное взыскание за отказ.

Отказаться от командировки имеют право:

инвалиды;
женщины, имеющие детей в возрасте до 3-х лет;
одинокие родители, имеющие детей в возрасте до 14 лет или если один из родителей работает вахтовым методом;
родители, имеющие детей-инвалидов;
родители, имеющие трёх и более детей в возрасте до 18 лет, если младшему из них не исполнилось 14 лет;
работники, осуществляющие уход за больным членом семьи.

При направлении в командировку данных сотрудников необходимо их ознакомить со своим правом отказаться от командировки и взять с сотрудника письменное согласие. Если работник откажется от поездки, работодатель не вправе будет командировать его принудительно. Административная ответственность за это нарушение наступает в соответствии с ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ.

Существуют и определенные ограничения в отношении иностранных граждан, временно пребывающих/проживающих в РФ.

05. Оформление командировки

Для того чтобы направить работника в служебную командировку, необходимо распоряжение работодателя в письменной форме (например, приказ о направлении работника в командировку).

Кроме того, внутренним нормативным актом может быть предусмотрено оформление дополнительных документов для командирования работника, к примеру - требование об оформлении служебной записки с указанием задач, которые последнему необходимо выполнить в командировке.

Приказ на командировку

Для направления сотрудника в командировку необходимо оформить приказ о направлении в командировку по форме Т-9 (рекомендуемая).

Если в командировку направляется несколько сотрудников, то необходимо оформить приказ по форме Т-9а.

Оплата командировки

Оплачивать рабочие дни во время командировки необходимо исходя из среднего заработка сотрудника. Если сотрудник работал или находился в пути в выходной или нерабочий праздничный день, то данный день необходимо оплатить в двойном размере от системы оплаты труда или в одинарном размере, если предоставлен сотруднику другой день отдыха. Оплата среднего заработка сотрудника облагается НДФЛ и страховыми взносами.

Срок пребывания сотрудника в командировке определяется по документам на проезд или документами по найму жилья. Если сотрудник ездил в командировку на личном транспорте, то по служебной записке и документам, подтверждающим использование данного транспорта (путевой лист, чеки).

Также сотруднику необходимо начислить суточные. Норма суточных (ст. 217 НК РФ):

По РФ – 700 руб/день;
За границу – 2500 руб/день.

Можно установить суточные сверх норм. Суточные сверх норм облагаются НДФЛ и страховыми взносами.

Частые вопросы:

1. Граждане Беларуси иногда выезжают в командировку в Россию, работая дистанционно в компании РФ. Какие суточные у них?

Не установлено специального размера суточных для командированных иностранных работников, работающих дистанционно на территории иностранного государства.

Сам размер суточных устанавливается по стране въезда:

день въезда в РФ — по нормам для командировок по РФ;
день выезда из РФ оплачивается по нормам для командировок за границу.

Размер суточных для отнесения на затраты:

не более 700 ₽ за каждый день нахождения в командировке на территории РФ;
не более 2 500 ₽ за каждый день нахождения в заграничной командировке .

При командировке в Россию иностранных работников, работающих дистанционно на территории Республики Беларусь, в день въезда на территорию РФ и в период нахождения на территории РФ суточные выплачиваются из расчета 700 ₽ в день. При возвращении в Республику Беларусь в день выезда из РФ суточные выплачиваются из расчета 2 500 ₽.

Для определения размера суточных устанавливает дату и время пересечения белорусской границы, руководствуясь расписанием поезда или самолета и билетами сотрудника на них.

2. Все командировочные расходы (проезд, проживание и питание) заранее полностью оплачены. Нужно ли платить суточные?

Работодатель обязан выплатить сотруднику суточные. И на что работник будет их тратить, он решает сам.
Он может купить дополнительные продукты, что не предоставляется отелем.

3. Работник едет в командировку по России вместе с потенциальным покупателем и берет на себя расходы покупателя. Так можно?

Покупатель не является работником компании, нельзя учесть затраты на его проезд и проживание для целей налогообложения прибыли в качестве командировочных расходов. Но можно признать такие затраты представительскими расходами. Они должны быть обоснованы и документально подтверждены, к примеру:

приказ руководителя организации об осуществлении расходов на указанные цели,
смета представительских расходов,
подтверждающие документы,
отчет о представительских расходах.

Представительские расходы в целях налогообложения прибыли не могут превышать 4% от расходов на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период.

4. Как оформить и оплатить командировку сотрудника за выходной день?

Процедура следующая:

получить у работника письменное согласие на работу в выходной день;
издать приказ о привлечении к работе в выходной день;
оплатить работу в этот день в повышенном размере (или предоставить работнику по его заявлению другой день отдыха, а оплату произвести в одинарном размере).

Конкретные размеры платы за работу в выходной или нерабочий праздничный день могут устанавливаться локальным нормативным актом, трудовым договором.

5. Можно ли оплачивать анализ на коронавирус в связи с командировкой сотрудника в другую страну?

Обязанность граждан, прибывающих на территорию РФ, проходить тестирование на коронавирус предусмотрена ст. 31 № 52-ФЗ.

Если работник из командировки прибыл на территорию РФ, он обязан пройти тестирование, а работодатель должен возместить работнику понесенные расходы. Для оплаты анализа на коронавирус для въезда в другую страну в организации необходимо издать приказ на прохождение такого теста перед началом командировки и сослаться на требования принимающей страны. Расходы на тест будут считаться экономически обоснованными.

06. Командировочные расходы

К числу расходов, возмещаемых в случае направления работника в командировку, относятся (ст. 168 ТК РФ):

расходы на проезд;
расходы на наем жилого помещения;
суточные;
иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Все расходы, понесённые сотрудником должны быть обоснованы и документально подтверждены.

Для подтверждения командировочных расходов подотчётное лицо должен предоставить авансовый отчёт и документы, подтверждающие произведённые расходы:

Оплата проезда на общественном транспорте до города следования и обратно. Здесь потребуются билеты на транспорт (электронные билеты, квитанции, посадочный талон, чек);
Оплата проезда на такси или на общественном транспорте в командировке. Здесь также нужны подтверждающие документы. Кроме того, при проезде на такси сотрудник должен составить служебную записку, в которой необходимо указать маршрут и обоснование использования данного вида транспорта (неудобный график следования общественного транспорта, риск опоздания и т. д.) Расходы на такси и общественный транспорт в командировке должны быть закреплены в локальном акте, в другом случае налоговая данные расходы может признать необоснованными;
Оплата проезда на личном автомобиле подтверждается следующими документами путевой лист, чек на покупку ГСМ и служебная записка. При проезде сотрудника в командировку на личном автомобиле ему положена компенсация в пределах норм. В размер компенсации учтено возмещение затрат по эксплуатации используемого для служебных поездок личного легкового автомобиля (сумма износа, затраты на ГСМ, техническое обслуживание и текущий ремонт). Поэтому рекомендуем на период командировки заключить с сотрудником договор аренды его личного автомобиля. Тогда в расходы можно включить и арендную плату за использование автомобиля и доп. затраты (ГСМ, оплата стоянки и т.д.). Про налогообложение и сравнение двух вариантов читайте в статье «Личное авто для работы: компенсация или аренда»;
Оплата проезда на служебном автомобиле оформляется служебной запиской, чеками, путевыми листами. При оплате расходов по командировке на служебном автомобиле организация может компенсировать затраты на приобретение ГСМ и расходы в связи с эксплуатацией и обслуживанием автомобиля во время командировки (стоимость парковки, ремонт в пути и т. п.).;
Аренду автомобиля в командировке оформляйте документами: договор аренды, платёжными документами, чеками на покупку ГСМ, документов об оплате стоянки, путевыми листами. Возможность аренды сотрудником автомобиля в командировке должны быть прописаны в коллективном договоре или в локальном акте организации. Данное возмещение не облагается НДФЛ и страховыми взносами;
Проживание подтверждается чеком из гостиницы или другим платёжным документом, договором.

При заграничной командировке в числе иных расходов работодатель обязан возместить работнику (п. 23 Положения о служебных командировках):

расходы на оформление заграничного паспорта, визы и других выездных документов;
обязательные консульские и аэродромные сборы;
сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта;
расходы на оформление обязательной медицинской страховки;
иные обязательные платежи и сборы.

При выезде из России за день пересечения государственной границы суточные выплачиваются в иностранной валюте, как за дни нахождения за рубежом. При въезде в Россию за день пересечения границы РФ суточные выплачиваются в рублях, как за дни нахождения на территории РФ.

Например, работник командирован из Санкт-Петербурга в Рим. Самолет вылетает из Санкт-Петербурга 10 мая в 19.45 и прибывает в Рим в этот же день в 21.40. Суточные за 10 мая должны быть выплачены работнику в иностранной валюте. Если бы работник вылетел 10 мая в 19.45 из Рима в Санкт-Петербург, суточные нужно было бы выплатить в рублях.

Если работник направлен в командировку на территорию двух и более иностранных государств, то суточные за день пересечения границы между государствами выплачиваются в иностранной валюте в размере, установленном для государства, в которое направлен работник.

07. Много командировок: полезные сервисы

В небольших компаниях организация командировки - дело самого работника. Нужно самому продумать поездку, билеты, состыковать рейсы, выбрать удобную гостиницу.

Когда компании немного вырастают, то поручают деловой выезд секретарю или даже внутренней службе. А некоторые компании пользуются услугами специализированных агентств для организации бизнес-путешествий.

Все эти варианты не лишены минусов. Работник сначала указывает даты и общие пожелания, потом рассматривает полученные варианты. Идет согласование, перенос сроков, очередное согласование, оплата и оформление документов. Подготовка к каждой командировке растягивается на несколько дней, а результат может не удовлетворить. Агентства берут до 10%, при этом зачастую они работают с неудобными работнику отелями, которые платят определенный процент агентству.

Впрочем, появляются сервисы для командировочных. У нас нет задачи их рекламировать. Просто поищите и попробуйте.

Фирммейкер, январь 2022 (следим за актуальностью)
Ольга Круглова (Усс)
При использовании материала ссылка обязательна