Задолженность: списание долга по подотчетной сумме

Вопрос: Наш директор не возвращает подотчетную сумму. Как нам ее списать?

Ответ:

Подотчетник должен вернуть неизрасходованные деньги в срок, на который они ему выдавались. Иначе они невозвращенные:

• деньги, по которым не сдан авансовый отчет либо представлен, но обоснованно не принят руководителем;
• остаток средств не сдан в кассу, несмотря на то, что авансовый отчет представлен.

Невозвращенные деньги можно:

• удержать из зарплаты (необходимо согласие работника),
• вернуть через суд,
• списать - за счет резерва (удержав НДФЛ) или простить (приказ и справка).

Мы говорим про списание. Наиболее распространенными причинами списания задолженности являются:

• отказ суда во взыскании подотчетной суммы с работника;
• отсутствие имущества, на которое можно было бы обратить взыскание;
• истечение срока исковой давности;
• добровольный отказ организации от удержания (взыскания), в том числе путем прощения долга работнику

Если вы приняли решение не удерживать (не взыскивать) невозвращенную сумму, признайте ее прочим расходом (п. 11 ПБУ 10/99) и правильно оформите (Приказ руководителя, Бухгалтерская справка).

Налоги, если списана невозвращенная подотчетная сумма

Страховые взносы нужно начислять во всех случаях, когда подотчетные суммы не были направлены на оплату расходов организации, но при этом они остаются в распоряжении работника. Например, работник не представил авансовый отчет, а организация не удержала из зарплаты подотчетные суммы (Письмо Минфина России от 01.02.2018 N 03-04-06/5808). Начисляйте взносы на дату списания задолженности.

НДФЛ. Доход и налоговая база по НДФЛ в размере невозвращенной суммы возникают у работника при списании задолженности. По общему правилу НДФЛ надо исчислить на дату получения дохода работником. Датой получения подотчетным лицом дохода в виде невозвращенных подотчетных сумм является дата истечения срока исковой давности или дата принятия руководителем решения об отказе от взыскания (например, дата принятия решения о прощении долга), что произошло раньше.  Удержать НДФЛ надо за счет любых доходов в денежной форме, причитающихся работнику. Если возможности удержать НДФЛ до окончания года нет (например, работник уже уволился), то организация должна в срок не позднее 1 марта следующего года письменно сообщить налогоплательщику и налоговому органу по месту своего учета о невозможности удержать налог, о суммах дохода, с которого не удержан налог, и сумме неудержанного налога.

Налог на прибыль. В налоговом учете можно признать задолженность безнадежной и списать ее в состав внереализационных расходов, только если списание происходит по основаниям ст. 266 НК РФ:

• задолженность, по которой есть постановление пристава-исполнителя о прекращении исполнительного производства в связи с отсутствием у должника имущества;
• задолженность, по которой истек срок исковой давности.

Нельзя учесть в составе расходов задолженность, если, например:

• организация добровольно отказалась удерживать (взыскивать) ее (в том числе путем прощения долга подотчетнику);
• во взыскании отказано судом.

Задолженность по подотчетным суммам, признанную безнадежной, включают в расходы при определении налоговой базы текущего отчетного (налогового) периода .

Фирммейкер, декабрь 2012 (следим за актуальностью)
Юлия Атарвина
При использовании материала ссылка на статью обязательна