Проведение любого из видов налоговой проверки сопровождается представлением копий документов, запрашиваемых налоговыми органами. Поговорим о том, в каком виде и как можно представить документы.
01. Вид представления документов для налоговой проверки
Как проводят налоговую проверку - мы обсудили в статье - "Встречаем выездную налоговую проверку. Советы бухгалтера". В ходе выездной или камеральной налоговой проверки ИФНС запрашивает документы. Документы организация должна представить в одном из вариантов (п.2 ст.9 НК РФ):
- на бумаге (как указано в требовании);
- в электронном виде (Порядок представления документов).
02. Как представлять для налоговой проверки бумажные копии документов
Копии одностраничных документов
Если организация представляет копии на бумаге, то они должны быть заверены в установленном порядке (п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003). На копии нужно сделать надпись, которая подтверждает соответствие подлиннику документа:
- слово «Верно»;
- должность лица, заверившего копию, его личную подпись и расшифровку подписи (инициалы и фамилию);
- дату заверения и печать.
Копии многостраничных документов
При подаче многостраничных документов организация может заверить либо копию каждого листа, либо весь прошитый документ в целом. Прошитый многостраничный документ должен отвечать следующим требованиям (письмо Минфина России от 29 октября 2015 г. № 03-02-Р3/62336):
- объем прошивки не более 150 листов;
- все листы прошиты на 2–4 прокола прочной нитью. Концы нити выведены на оборотную сторону последнего листа и связаны. На оборотной стороне последнего листа в месте скрепления наклеена бумажная наклейка (в виде прямоугольника размером примерно 40–60 мм на 40–50 мм). Наклейка полностью закрывает место скрепления прошивки. За пределы наклейки могут выходить только концы прошивных нитей, но не более чем на 2–2,5 см;
- текст и другие элементы документа (например, даты, резолюции) читаются свободно;
- при чтении документ не расшивается (не разрушается);
- все листы в документе пронумерованы;
- в заверительной надписи на бумажной наклейке указано общее количество листов документа (арабскими цифрами и прописью).
Объединяйте в одну подшивку одинаковые документы. Если организация сдаст в ИФНС подшивку разных документов, оснований для ее привлечения к ответственности по статье 126 Налогового кодекса РФ не будет. Эта статья устанавливает штраф за то, что организация вообще не представила затребованные документы или представила их с опозданием. Представление подшивки разных документов не образует состава правонарушения, предусмотренного данной статьей. Но не злоупотребляем применением этой статьи. Объединять разные документы в одной прошивке нелогично и неудобно.
Прошивки документов (копий документов) представьте в налоговую инспекцию с сопроводительными письмами. В них укажите:
- основание для представления, включая реквизиты требования о представлении документов;
- количество прошивок и количество листов;
- опись (акт) переданных документов, составленную в двух экземплярах.
Один экземпляр описи (акта) приложите к передаваемым в инспекцию документам. Второй экземпляр со штампом инспекции (почтового отделения) и датой получения документов инспекцией (почтовым отделением) храните у себя. Если возникнут споры (например, при утере документов инспекцией или почтовой службой), то опись (акт) с отметкой налоговой инспекции (почтового отделения) будет доказательством полного и своевременного представления документов по требованию.
Важно! Налоговый кодекс РФ запрещает инспекции требовать от организации нотариально заверенные копии документов (ст. 93 НК РФ). Это правило носит общий характер и действует как в отношении всех документов по любым поводам (письмо Минфина России от 7 декабря 2009 г. № 03-04-05-01/886).
03. Документ не читается. Что делать?
Отдельные модели ККМ печатали чеки, которые впоследствии выцветали (термопечать). Копию такого чека можно заверить подписью руководителя, печатью организации и сдать в налоговую инспекцию (письмо Минфина России от 3 апреля 2007 г. № 03-03-06/1/209).
04. Налоговая возместит расходы по изготовлению копий документов?
Налоговая инспекция должна возмещать только те расходы, которые организация несет в связи с неправомерными действиями инспекции (ст. 103 НК РФ). В рамках выездной проверки инспекция ВПРАВЕ потребовать от организации представления документов (ст. 89 НК РФ). Поскольку в истребовании документов в рамках выездной проверки нет ничего противоправного, то возмещать организации расходы на изготовление и доставку указанных документов инспекция не обязана (письмо Минфина России от 10 мая 2012 г. № 03-02-07/1-116).
Фирммейкер, 2012 (следим за актуальностью)
Дина Ермакова
При использовании материала ссылка на статью обязательна