прайс на все услуги

Техническая ошибка в БУМАЖНОМ первичном документе. Как исправить?

Ошиблись при составлении первичного документа, а второй экземпляр уже у контрагента? Расскажем, стоит ли вносить исправления и как при необходимости это можно сделать.

01. Какие ошибки в первичных документах бывают

Технические ошибки в первичном документе – это:Как исправить ошибку в бумажном первичном документе

  • орфографические ошибки, описки, опечатки;
  • арифметические (счетные) ошибки;
  • неправильные названия сторон сделки, договоров, хозяйственных операций, товара;
  • иные подобные ошибки.

Другими словами это ошибки в заполняемых данных (словах и цифрах).

02. Какие ошибки можно не исправлять

По мнению Минфина России, несущественные ошибки можно не исправлять (Письмо Минфина России от 04.02.2015 № 03-03-10/4547). Наличие ошибок, которые не препятствуют идентификации сторон сделки и ее основных условий, не мешают признанию налогоплательщиком соответствующих расходов в бухгалтерском и налоговом учете. Например, это опечатки в наименовании или неточности в адресе организации при правильном ИНН.

Обоснование

Формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Обязательными реквизитами первичного учетного документа являются:

  1. наименование документа;
  2. дата составления документа;
  3. наименование экономического субъекта, составившего документ;
  4. содержание факта хозяйственной жизни;
  5. величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
  6. наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события;
  7. подписи лиц, предусмотренных вышеуказанным пунктом, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

С 1 января 2013 г. формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению. Вместе с тем обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (например, кассовые документы).

Таким образом, каждый налогоплательщик определяет свои формы первичных учетных документов самостоятельно. Указанные документы могут быть разработаны на базе форм первичных учетных документов, содержащихся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Разработанные налогоплательщиком первичные учетные документы могут состоять как только из обязательных реквизитов, так и из обязательных и дополнительных реквизитов.

03. Какие документы исправить нельзя

Если ошибка допущена в бумажном кассовом или банковском документе, внести исправления в него нельзя (п 4.7 Указаний Банка России № 3210-У от 11.03.2014 г., п. 16 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ). Придётся составить новый документ.

Обоснование

Документы на бумажном носителе оформляются от руки или с применением технических средств, предназначенных для обработки информации, включая персональный компьютер и программное обеспечение и подписываются собственноручными подписями. В документы, оформленные на бумажном носителе, за исключением кассовых документов, допускается внесение исправлений, содержащих дату исправления, фамилии и инициалы, а также подписи лиц, оформивших документы, в которые внесены исправления.
Документы в электронном виде оформляются с применением технических средств с учетом обеспечения их защиты от несанкционированного доступа, искажений и потерь информации. Документы, оформленные в электронном виде, подписываются электронными подписями. В документы, оформленные в электронном виде, внесение исправлений после подписания указанных документов не допускается.

04. Способы исправления бумажного первичного документа

Способ1. Традиционный корректурный

При выборе такого способа исправления внесите непосредственно в сам документ. Причем исправить необходимо идентично оба экземпляра - ваш и вашего контрагента. Порядок действий следующий:

  • запросите у контрагента его экземпляр, дождитесь его получения;
  • неправильные данные зачеркните одной чертой;
  • впишите верные сведения;
  • сделайте запись «Исправлено»;
  • заверьте исправление подписями лиц, подписавшими первоначальные экземпляры.

Плюсы: это самый проверенный и не вызывающий вопросов со стороны налоговиков способ.
Минусы: процесс может сильно затянуться, т.к. надо получить первоначальный экземпляр у контрагента, отправить ему исправленные документы и получить назад свой экземпляр с подписями контрагента.

Способ2. Составьте исправленный документ по принципу исправленного счет-фактуры

Для этого:

  • Оформите новые экземпляры с правильными данными. Количество экземпляров будет тем же, что и при составлении первоначальных документов;
  • Дату и номер укажите те же, что были в документе с ошибкой;
  • Обязательно дополните исправленные экземпляры датой и номером исправления. Например, «Исправление №1 от 25.09.2019 г.».

Плюсы: этот способ немного быстрее и удобнее первого, т.к. отпадает необходимость запрашивать у контрагента первоначальные экземпляры.
На данный момент ни Минфин России, ни ФНС в своих разъяснениях не возражают против применения второго способа.

Минусы: налоговые службы иногда не принимают документы, исправленные таким способом. В таком случае придется доказывать свою правоту.

Способ3. Выписать новый документ вместо ошибочного

Это удобно – оформить правильный документ, а неправильный уничтожить или попросту выкинуть. Многие этим способом пользуются. Однако, Минфин и ФНС категорически против таких исправлений (Письма Минфина России № 03-03-10/69280 от 23.10.2017 г., № 07-01-09/2235 от 22.01.2016 г., ФНС № СД-4-3/5412@ от 23.03.2018 г.). Если налоговики смогут установить такую замену, скорее всего исправленный документ не будет принят для целей налогообложения.

05. Закрепите способ исправления ошибок в учетной политике

Конкретный способ исправления первичных документов закрепите в учетной политике. Можно закрепить оба описанных способа. В случае спора с налоговой инспекцией предоставьте выписку из учетной политики и сошлитесь на письма Минфина России (№ 07-01-09/2235 от 22.01.2016 г.) и ФНС (№ СД-4-3/4226@ от 05.03.2018 г.).

Итоги

Ошибки в первичных документах – случай не редкий. Как их исправить – решать вам. Лучше закрепить в учетной политике оба одобренных Минфином и ФНС способа и пользоваться ими (каким удобнее в каждом конкретном случае). Не забудьте на основании исправлений в первичных документах внести корректировки в бухгалтерский и налоговый учет, если, конечно, такая необходимость возникнет.

Фирммейкер, июнь 2020
Ирина Базылева
При использовании материала ссылка обязательна

Если заметили ошибку, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter
Категории

смотрите также