Ошиблись при составлении первичного документа, а второй экземпляр уже у контрагента? Расскажем, стоит ли вносить исправления и как при необходимости это можно сделать.
01. Какие ошибки в первичных документах бывают
Технические ошибки в первичном документе – это:
- орфографические ошибки, описки, опечатки;
- арифметические (счетные) ошибки;
- неправильные названия сторон сделки, договоров, хозяйственных операций, товара;
- иные подобные ошибки.
Другими словами это ошибки в заполняемых данных (словах и цифрах).
02. Какие ошибки можно не исправлять
По мнению Минфина России, несущественные ошибки можно не исправлять (Письмо Минфина России от 04.02.2015 № 03-03-10/4547). Наличие ошибок, которые не препятствуют идентификации сторон сделки и ее основных условий, не мешают признанию налогоплательщиком соответствующих расходов в бухгалтерском и налоговом учете. Например, это опечатки в наименовании или неточности в адресе организации при правильном ИНН.
Обоснование
Формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Обязательными реквизитами первичного учетного документа являются:
- наименование документа;
- дата составления документа;
- наименование экономического субъекта, составившего документ;
- содержание факта хозяйственной жизни;
- величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
- наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события;
- подписи лиц, предусмотренных вышеуказанным пунктом, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.
С 1 января 2013 г. формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению. Вместе с тем обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (например, кассовые документы).
Таким образом, каждый налогоплательщик определяет свои формы первичных учетных документов самостоятельно. Указанные документы могут быть разработаны на базе форм первичных учетных документов, содержащихся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Разработанные налогоплательщиком первичные учетные документы могут состоять как только из обязательных реквизитов, так и из обязательных и дополнительных реквизитов.
03. Какие документы исправить нельзя
Если ошибка допущена в бумажном кассовом или банковском документе, внести исправления в него нельзя (п 4.7 Указаний Банка России № 3210-У от 11.03.2014 г., п. 16 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ). Придётся составить новый документ.
Обоснование
04. Способы исправления бумажного первичного документа
Способ1. Традиционный корректурный
При выборе такого способа исправления внесите непосредственно в сам документ. Причем исправить необходимо идентично оба экземпляра - ваш и вашего контрагента. Порядок действий следующий:
- запросите у контрагента его экземпляр, дождитесь его получения;
- неправильные данные зачеркните одной чертой;
- впишите верные сведения;
- сделайте запись «Исправлено»;
- укажите дату исправления;
- заверьте исправление подписями лиц, подписавшими первоначальные экземпляры.
Плюсы: это самый проверенный и не вызывающий вопросов со стороны налоговиков способ.
Минусы: процесс может сильно затянуться, т.к. надо получить первоначальный экземпляр у контрагента, отправить ему исправленные документы и получить назад свой экземпляр с подписями контрагента.
Способ2. Составьте исправленный документ по принципу исправленного счет-фактуры
Для этого:
- Оформите новые экземпляры с правильными данными. Количество экземпляров будет тем же, что и при составлении первоначальных документов;
- Дату и номер укажите те же, что были в документе с ошибкой;
- Обязательно дополните исправленные экземпляры датой и номером исправления. Например, «Исправление №1 от 25.09.2019 г.».
Плюсы: этот способ немного быстрее и удобнее первого, т.к. отпадает необходимость запрашивать у контрагента первоначальные экземпляры.
Минусы: налоговые службы иногда не принимают документы, исправленные таким способом. В таком случае придется доказывать свою правоту.
Кроме того, Минфин выпустил Информационное сообщение от 10.06.2021 № ИС-учет-33, согласно которому исправление в первичном учетном документе, составленном на бумажном носителе, допустимо только корректурным способом, а исправление путем составления нового (исправленного) документа не допускается. Данное сообщение вызывает вопрос: как в таком случае исправлять бумажный УПД со статусом «1»? Раньше в любой ситуации можно было делать это, составляя новый, исправленный УПД. Но теперь правила иные. В случае необходимости исправления ошибок в таком УПД, составленном на бумаге, налогоплательщик, начиная с 2022 г., должен действовать так:
- если исправления затрагивают как показатели счета-фактуры, так и показатели первичного учетного документа, то надо сформировать новый экземпляр УПД со статусом «1». В новом экземпляре УПД показатели отражаются с учетом внесенных в него исправлений;
- если исправления затрагивают только показатели первичного учетного документа и не касаются счета-фактуры, то исправления надо делать корректурным способом - в порядке, предусмотренном ФСБУ 27/2021.
Более подробно про УПД и способы его исправления.
Способ3. Выписать новый документ вместо ошибочного
Это удобно – оформить правильный документ, а неправильный уничтожить или попросту выкинуть. Многие этим способом пользуются. Однако, Минфин и ФНС категорически против таких исправлений (Письма Минфина России № 03-03-10/69280 от 23.10.2017 г., № 07-01-09/2235 от 22.01.2016 г., ФНС № СД-4-3/5412@ от 23.03.2018 г.). Если налоговики смогут установить такую замену, скорее всего исправленный документ не будет принят для целей налогообложения.
Итоги
Ошибки в первичных документах – случай не редкий. Как их исправить – решать вам. Самый безопасный способ в большинстве случаев – корректурный, одобренный Минфином в соответствии с ФСБУ 27/2021. Не забудьте на основании исправлений в первичных документах внести корректировки в бухгалтерский и налоговый учет, если, конечно, такая необходимость возникнет.
Фирммейкер, июнь 2020 (следим за актуальностью)
Ирина Базылева
При использовании материала ссылка обязательна