Касса: что такое кассовая дисциплина, кто и как проверяет

01. Что такое кассовая дисциплина

Кассовая дисциплина — это соблюдение правил осуществления наличных денежных расчетов. Расчеты наличными деньгами включают в себя все виды приходно-расходных операций, осуществляемых юридическим лицом наличными денежными средствами, например, наличная выручка, выплата зарплаты, получение денег в банке, расчеты с подотчетными лицами, выдача займов.

Что значит соблюдать кассовую дисциплину? Это означает выполнять порядок ведения кассовых операций и правила расчетов наличными, а именно:

• вовремя и полностью приходовать в кассу наличные денежные средства с внесением записи в кассовую книгу;
• расходовать наличную выручку на строго определенные цели;
• не превышать лимит расчетов наличными денежными средствами с юридическими лицами и ИП;
• соблюдать лимит остатка наличных денег в кассе.

02. Чем регулируются кассовые операции

До 1 июня 2014 года кассовая дисциплина регулировалась Положением Банка России от 12 октября 2011 г. № 373-П. Исключений не предусматривалось. С указанной даты введено в действие Указание ЦБ РФ № 3210-У и действует новый порядок ведения кассы. Что изменилось? Упростили работу с кассами - поменяли порядок составления ПКО и РКО кассы на основании чеков КК-техники, ввели новое правило оформления кассовых документов в электронной форме, изменил оформление и порядок выдачи подотчетных сумм. Кроме этого документа кассовые операции регулируются ФЗ "О применении ККТ".

03. Какими документами оформлять кассовые операции

Прием и выдачу денег из кассы организации необходимо оформлять кассовыми документами:

1. прием наличных денег в кассу организации - приходным кассовым ордером (ПКО);
2. выдачу наличных денежных средств - расходным кассовым ордером (РКО);
3. По каждому ПКО или РКО кассиру нужно внести запись в кассовую книгу.

ПКО, РКО и кассовая книга могут оформляться как на бумажном носителе, так и в электронном виде.

Торговые операции необходимо оформлять с применением контрольно-кассовой техники.

04. Кто проверяет кассовую дисциплину? Налоговики

Что требует Закон от пользователя ККМ? Вроде немного:

• применение только исправной ККМ;
• выдача покупателю отпечатанного машинного чека;

Кроме этого, Закон обязывает организацию обеспечивать налоговым органам беспрепятственный доступ к контрольно-кассовой технике и фискальному накопителю и предоставлять документацию на них.

С 1 марта 2022 года плановые проверки онлайн-касс и полноты учета выручки больше проводиться не будут. Проверки будут только внеплановые (ст. 7 54-ФЗ)

Налоговая проверка онлайн-кассы: профилактика и внеплановые проверки

Контроль и надзор за применением ККТ с 1 марта 2022 года будет регулироваться законом № 248-ФЗ. Посмотрим на него. Теперь вместо четко регламентированных проверок будет более мягкий подход:

1. Консультация. Любая организация вправе получать у инспекторов консультацию. Если в налоговую поступит более 10 однотипных обращений, то налоговая служба будет выкладывать разъяснения по таким вопросам на своем сайте или отправлять рассылки;
2. Профилактика нарушений. Будут уведомлять об изменениях, вести разъяснения, сообщать о письмах. Для этого изменили личные кабинеты ККТ. Дублировать информацию планируют на сайте ФНС и в средствах массовой информации. Новый порядок ведения кабинета ККТ смотрим в приказе от 08.09.2021 № ЕД-7-20/798@. Обещают делать ежегодные обзоры практики, которые будут содержать официальные трактовки спорных законодательных норм;
3. Анализ и предупреждение. Налоговая служба собирается анализировать показатели бизнеса из данных ОФД, сравнивать с полученной отчетностью, выносить предостережения о фактах различий. Пример: в праздник у магазина количество чеков резко снизилось - торговля идет мимо кассы, придет предостережение, на которое необходимо ответить;
4. Личный или дистанционный визит. Могут придти лично или позвонить по видеосвязи раз в три года. Впервые посетить объект инспекторы будут вправе сразу после открытия бизнеса и регистрации кассы. Причем должны предупредить о намерении посетить место ведения бизнеса за 5 рабочих дней и вправе только наблюдать, фиксировать нарушения и выдавать рекомендации. Выписывать штрафы они не смогут. Если нарушения будут, то инспектор вправе открыть внеплановую проверку;
5. Внеплановые проверки. Проверки проходят без предупреждений в следующем виде - контрольная закупка, документарная проверка (лично, удаленно) или выездное обследование. На проведение контрольной закупки не требуется решение начальства или согласование с прокуратурой.

Организация и осуществление контроля (надзора) за соблюдением законодательства о применении ККТ, в том числе за полнотой учета выручки, регулируются Законом о государственном и муниципальном контроле.

Начало проверки ККТ

В начале проверки инспектора должны (ст. 65 ФЗ №248-ФЗ):

• предъявить служебное удостоверение;
• предъявить электронное решение о проведении контрольного (надзорного) мероприятия, подписанное ЭЦП, либо бумажную копию, заверенную печатью. Решение составляется по типовым формам. Оно должно содержать определенные сведения;
• сообщить учетный номер контрольного (надзорного) мероприятия в едином реестре контрольных (надзорных) мероприятий.

Что делать? Проверяем сведения, указанные в решении - наименование организации, дата проведения проверки и т.д.

Период проверки кассовой дисциплины

Налоговые органы могут проверить любой период, поскольку нормативных ограничений нет. Срок давности по нарушениям в сфере кассовой дисциплины - два месяца со дня совершения правонарушения (ст. 4.5 КоАП РФ, Постановление Конституционного Суда РФ от 17.05.2022 № 19-П). Поэтому привлечь к ответственности за нарушение, совершенное за пределами этого срока, нельзя.

Какие документы могут потребовать

Перечень документов, которые могут запросить проверяющие, не установлен. Инспекторы имеют право (ст. 29 ФЗ №248-ФЗ):

• знакомиться со всеми документами, касающимися соблюдения обязательных требований;
• требовать дать письменные объяснения по фактам нарушений обязательных требований, выявленным при проведении контрольных (надзорных) мероприятий;
• требовать представить документы для копирования, фото- и видеосъемки;
• знакомиться с технической документацией, электронными базами данных, информационными системами в части, относящейся к предмету и объему контрольного (надзорного) мероприятия.

Это могут быть такие документы, как:

1. документы, связанные с использованием ККТ, в том числе автоматизированной системы для БСО (если используете ККТ);
2. документы, связанные с выдачей товарных чеков, квитанций или других документов, подтверждающих оплату (если не используете ККТ и вместо кассовых чеков выдаете иные документы);
3. документы, связанные с учетом наличных денег (приходные и расходные кассовые ордера, кассовые книги, авансовые отчеты и т.п.).

В общем случае истребуемые документы направляются в электронной форме. В отдельных ситуациях запрашивают документы на бумажном носителе. В этом случае предоставьте подлинники или заверенные копии документов лично или через представителя либо направьте их по почте заказным письмом. По завершении проверки подлинники вернут. Учтите, что налоговые инспекторы не вправе требовать документы и сведения, не относящиеся к предмету проверки.

Помимо изучения документов проверяющие могут, например:

• провести проверку наличных денежных средств в ящиках ККТ и в кассе организации;
• получать информацию из автоматизированной системы о выпущенных БСО;
• получать необходимые объяснения, справки и сведения по вопросам, возникающим в ходе проверки.

05. Административная ответственность за нарушения кассовой дисциплины

1. Нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций, выразившееся в осуществлении расчетов наличными деньгами с другими организациями сверх установленных размеров, неоприходовании (неполном оприходовании) в кассу денежной наличности, несоблюдении порядка хранения свободных денежных средств, а равно в накоплении в кассе наличных денег сверх установленных лимитов, влечет наложение административного штрафа (ст. 15.1 КоАП РФ):

• на должностных лиц в размере от 4 000 до 5 000 руб.;
• на юридических лиц – от 40 000 до 50 000 руб.;

2. Ответственность по статье ст. 14.5 КоАП РФ:

• Отсутствие информации об изготовителе (исполнителе, продавце) - штраф 1,5-2 тыс. руб (граждан), 3-4 тыс. руб (на должностных лиц), 30-40 тыс. руб. (на юридических лиц);
• Неприменение ККТ - штраф 10 тыс. руб или от 1/4 до 1/2 размера суммы расчета, осуществленного без применения контрольно-кассовой техники (на должностных лиц), 30 тыс. руб или от 3/4 до 1/2 размера суммы расчета, осуществленного без применения контрольно-кассовой техники. Повторное совершение административного правонарушения, в случае, если сумма расчетов, осуществленных без применения контрольно-кассовой техники, составила один миллион рублей и более, - влечет в отношении должностных лиц дисквалификацию на срок от одного года до двух лет; в отношении индивидуальных предпринимателей и юридических лиц - административное приостановление деятельности на срок до девяноста суток;
• ККТ не соответствует установленным требованиям либо нарушен порядок регистрации ККТ, перерегистрация, порядок и условие применения - предупреждение или штраф 1,5-3 тыс. руб(на должностных лиц), 5-10 тыс. руб. (на юридических лиц);
• Непредставление информации и документов или представление с нарушением сроков - предупреждение или штраф 1,5-3 тыс. руб (на должностных лиц), 5-10 тыс. руб. (на юридических лиц);
• Ненаправление покупателю (клиенту) кассового чека или бланка строгой отчетности в электронной форме либо непередача указанных документов на бумажном носителе покупателю (клиенту) по его требованию, - предупреждение или штраф 2 тыс. руб (на должностных лиц), 10 тыс. руб. (на юридических лиц).

Постановление по делу об административном правонарушении не может быть вынесено по истечении двух месяцев (по делу об административном правонарушении, рассматриваемому судьей, – по истечении трех месяцев) со дня совершения административного правонарушения (ст. 4.5 КоАП РФ).

Срок давности привлечения к ответственности исчисляется по общим правилам исчисления сроков: со дня, следующего за днем совершения административного правонарушения (за днем обнаружения правонарушения). В случае совершения административного правонарушения, выразившегося в форме бездействия, срок привлечения к административной ответственности исчисляется со дня, следующего за последним днем периода, предоставленного для исполнения соответствующей обязанности (п. 14 Постановление Пленума ВС РФ № 5).

Фирммейкер, октябрь 2012 (следим за актуальностью)
Дина Ермакова
При использовании материала ссылка на статью обязательна