Ошибки при открытии ООО

В нашей практике часто случается так, что к нам обращаются владельцы бизнеса, которые только открылись, но уже успели совершить ряд ошибок. Мы восстанавливаем для них бухучёт, но для клиента это оборачивается дополнительными затратами, порой серьезными. Мы поделимся с вами чек-листом, о чем стоит позаботиться, если решили основать своё дело и вести бухгалтерию самостоятельно.

Содержание

1. Нет оплаты уставного капитала
2. Не переходят на УСН
3. Не ведут кадровый учет
4. Не настраивают учетную политику
5. Не собирают первичные документы
6. Не сдают налоговую отчетность
7. Не сдают неналоговую отчетность
8. Не настраивают бухгалтерскую базу
9. Нет юриста
10. Нет бухгалтера

Ошибка №1. Учредитель забывает об оплате уставного капитала

Очень часто про это правило забывают. Минимальный размер для ООО составляет 10 000 (десять тысяч) руб и он должен быть вовремя оплачен.Срок оплаты уставного капитала определяется в договоре об учреждении общества и не может превышать 4 (четырех) месяцев со дня государственной регистрации (ст. 16 ФЗ 14-ФЗ).

А что будет, если не оплатить долю в уставном капитале ООО?

В случае, если доля в уставном капитале не оплачивается участником в установленный срок, доля переходит обществу. При этом в течение 1 (одного) года со дня перехода доли её следует распределить между участниками пропорционально их доле (обязательно оплаченной) либо доля может быть предложена третьим лица. Если же в результате всех действий все же оплаты доли не происходит, то она подлежит погашению, а уставный капитал общества уменьшению. Таким образом, доля не оплачивается участником в установленные сроки, он теряет право участия в деятельности общества, не может голосовать на общем собрании участников и участвовать в распределении прибыли. Кроме того, общество, уставной капитал которого не оплачен, может быть ликвидировано по иску налогового органа за нарушение законодательства, связанного с регистрацией общества.

А как оплатить долю в уставном капитале ООО?

Учредители могут оплатить долю одним из вариантов:

Внести наличные средства в кассу предприятия,
Сделать безналичное перечисление на расчетный счет предприятия.

Факт оплаты доли УК подтверждается одним из документов:

Выпиской банка о зачислении денежных средств,
Приходным кассовым ордером — при внесении наличности,
Справкой с данными бухгалтерского учета об отсутствии дебиторской задолженности по счету 75.

Обычно учредитель вносит денежные средства через операциониста банка, но можно оформить перечисление со своей банковской карты через мобильное приложение. Если вы планируете вносить в уставный капитал не деньги, а, например, недвижимое имущество или автомобиль, его необходимо оценить у независимого оценщика, а затем утвердить эту цену на общем собрании.

Для нерезидентов РФ есть ограничения - они не могут наличными производить денежные операции, в том числе оплачивать уставный капитал.

Как составить справку об оплате уставного капитала ООО?

Обязательной формы для справки об оплате уставного капитала нет, рекомендуем отразить в ней следующие сведения:

полное наименование ООО, ОГРН, ИНН, адрес;
сведения о размере уставного капитала ООО и его оплате;
дату и размер внесенных денежных и/или неденежных средств. Если уставный капитал был оплачен неденежными средствами, укажите их стоимость согласно отчету независимого оценщика;
сведения о документах, на основании которых была произведена оплата (приходный кассовый ордер, платежное поручение, акт приема-передачи).

Справка об оплате уставного капитала ООО "ХХХХ" адрес местонахождения: ХХХХ, ИНН 2234567891 исх. N ХХ от ХХХХХ

Настоящим общество с ограниченной ответственностью "ХХХХ" (далее - Общество) в лице директора ХХХХХХ подтверждает следующее:

уставный капитал Общества составляет 100 000 (сто тысяч) руб. 00 коп. Он оплачен участниками Общества в полном объеме в указанном размере, из них: денежными средствами 10 000 (десять тысяч) руб. 00 коп.; неденежными средствами 90 000 (девяносто тысяч) руб. 00 коп. Цена установлена независимым оценщиком (отчет N ХХХХ от ХХХХХ);
оплата уставного капитала Общества произведена ДАТА посредством перечисления денежных средств на расчетный счет Общества и передачи неденежного имущества по акту приема-передачи от ХХХХХ.

Подпишите справку у директора и поставьте печать общества при ее наличии.

Ошибка №2. Не подают уведомление о переходе на упрощенку после регистрации ООО

Допускаем, что вы волновались и суетились, когда решили открыть своё дело, а потому не подумали сразу, какой режим налогообложения выбрать. Однако, со дня гос.регистрации у вас не так много времени, чтобы определиться.

Для того, чтобы перейти на УСН, следует подать уведомление в течение 30 (тридцати) дней со дня регистрации (ст. 346.13 НК РФ). Если опоздать или не сделать этого вовсе, автоматически останется общая система налогообложения, а это значит, что у вас останется обязанность отчитываться по налогу на прибыль (НДФЛ для ИП) и по НДС. Перейти на УСН в таком случае можно только со следующего календарного года.

В нашей практике бухгалтер еще до регистрации компании помогает клиентам с выбором режима налогообложения, а юристы подают уведомление о переходе на УСН вместе с документами на регистрацию.

Если для ООО выбор стоит между общей и упрощенной системами налогообложения, то для ИП существует еще возможность применения патентной системы налогообложения. И когда патент получен, ИП уверен, что от него не требуется никакой отчетности! Однако, ПСН применяется в отношении конкретного вида деятельности, в то время как ИП может работать по нескольким направлениям. Тогда, если по иным видам деятельности нет патента, следует отчитываться по общей системе налогообложения, либо своевременно озаботиться о переходе на УСН.

ОСН и УСН являются базовыми системами налогообложения, т.е. совместить их нельзя, они распространяются сразу на все виды доходов. ПСН же можно совмещать с вышеуказанными режимами и её действие будет распространяться только на доходы от одного выбранного вида деятельности.

Как подтвердить постановку на УСН после регистрации ООО?

Уведомление о применении УСН инспекция не выдает. Если все же необходимость подтверждения постановки на УСН возникла, то направьте заявление в налоговую и она направит Вам информационное письмо, подтверждающее переход на спецрежим.

Как сменить систему налогообложения, если все же опоздал подать уведомление о постановке на УСН вовремя?

Сменить объект налогообложения можно только со следующего года, уведомив ИФНС не позднее 31 декабря. Ждать какой-либо документ из налоговой о смене объекта не надо. Подробно о переходе на УСН.

Ошибка №3. Ничего не знают и знать не хотят про кадровый учет. А зря...

Часто малый бизнес устанавливает оплату труда по окладу и на том закрывает вопросы с расчетом зарплаты, ведь ничего сложного нет – каждый месяц платить одно и то же. Но мы Вам гарантируем, что просто не будет, советуем здесь быть предельно внимательными. Нанимаете сотрудников - ведите кадровый учет. Кадровый учет - это организация работы с персоналом. Придется поработать в таком направлении:

Оформление приема на работу, увольнения, перевода сотрудников;
Ведение личных дел сотрудников;
Организация обучения и повышения квалификации персонала;
Расчет заработной платы и других выплат сотрудникам;
Оформление отпусков, больничных и других видов отсутствия на работе;
Ведение табелей учета рабочего времени;
Подготовка отчетов по кадрам;
Контроль за соблюдением трудового законодательства.

Много? Много! Очень страшно? Терпимо и все решается. На малом предприятии, особенно в начале своей деятельности, могут быть допущены различные ошибки в ведении кадрового учета. Вот некоторые из них:

Несоблюдение требований трудового законодательства: Недостаточное знание или игнорирование трудового законодательства может привести к нарушению прав работников, что впоследствии может повлечь за собой сложности и конфликты;
Неправильное оформление документации: Ошибки в заполнении трудовых договоров, приказов о приеме на работу, трудовых книжек и другой документации могут привести к проблемам при возникновении конфликтов или проверок контролирующих органов. Приведите штатное расписание в должный вид. Этот документ часто запрашивает налоговая при камеральных проверках НДС. Если вы его не предоставите, у налоговой могут возникнуть подозрения на ваш счет – вдруг, вы являетесь фирмой-однодневкой? Если Вы планируете выплачивать премии, обязательно подготовьте положение о премировании. Если такого документа у компании не будет, налоговая может не согласиться с учетом расходов по премированию. Это же касается различных компенсаций, выплачиваемых сотрудникам. Подобные выплаты должны быть закреплены во внутренних документах компании. Сокращаете штат - соберите все документы;
Некорректное оформление отпусков и больничных листов: Неверное оформление отпусков, а также неправильное учет больничных листов, оплаты времени болезни и т.д. могут привести к нарушениям законодательства и потере денег. А что делать, если нет сотрудников на зарплате? В компании только директор – единственный учредитель и работает он за дивиденды? В таком случае Вам повезло, меньше забот. Но на всякий случай запомните: никакие командировки ему оплачивать нельзя;
Незаконное использование трудовых ресурсов: Нарушение рабочего времени, несоблюдение законодательства о труде, некорректное учет времени и т.д. К примеру, оклад должен быть не ниже МРОТ и учтите, что МРОТ по региону может отличаться от федерального. Если зарплата будет ниже, налоговая служба обязательно пришлёт требование с запросом пояснений. И если Вы не сможете объяснить, почему работнику не обеспечена минимальная зарплата, налоговая имеет право доначислить налоги, почитав это занижением налоговой базы. Скажем больше. Для каждой отрасли по региону рассчитан средний уровень заработной платы. Законодательством не установлено, что работодатель обязан соблюдать средний уровень оплаты труда по отрасли и вовремя выплачивать зп. Но ФНС считает отклонение в меньшую сторону попыткой занизить налоговую базу и тоже может затребовать пояснения;
Неаккуратный учет и подготовка документации для налоговых инстанций: Неверное оформление документов при учете налогов на доходы и начисления их сотрудникам;
Отсутствие обновления компетенций и знаний в области законодательства: Необновленные знания и компетенции кадрового специалиста могут привести к ошибкам в ведении учета.

Итак, при наборе и увольнении сотрудников советуем Вам ознакомиться с основами кадрового учета. В случае конфликта недовольный сотрудник может пожаловаться и придет проверка трудовой инспекции.

Позвольте хитрый вопрос. А директора-учредителя тоже нужно оформлять и сдавать по нему отчетность?

Работодатели обязаны заводить электронную трудовую книжку и отчитываться о кадровых мероприятиях, причем о приеме/увольнении следует сообщать в Социальный Фонд (до 2023 года в Пенсионный Фонд) не позднее следующего рабочего дня.

В первый же день после гос.регистрации вы, вероятно, еще не успели нанять работников. Кроме одного – директора. Директор может быть наёмным: в случае, если учредителей общества несколько, выбирается один человек в качестве исполнительного органа общества из числа учредителей либо вообще третье лицо. Но чаще ситуация такова, что учредитель в единственном лице возлагает на себя функции исполнительного органа власти.

Даже на сегодняшний день вопрос, являются ли отношения между обществом и единственным учредителем-директором трудовыми, остается очень спорным. Если принимать позицию, что здесь не возникает трудовых отношений (т.к. не заключается трудовой договор и не устанавливается заработная плата), то подавать отчетность о кадровых мероприятиях не требуется. И пока ваше общество работает, этот вопрос может даже не возникать. Но при ликвидации Социальный фонд может потребовать всё же сдать отчетность, в ином случае это может стать проблемой. Мы рассказали подробно об оформлении директора-учредителя.

В общем, чтобы минимизировать риски, мы рекомендуем даже единственным учредителям – директорам в одном лице заключать с собой трудовой договор и сдавать отчетность в СФР. Это следует сделать сразу после создания ООО.

Ошибка №4. Работают без утверждения учетной политики, хотя это прямая обязанность

Для того, чтобы данные бухгалтерского и налогового учета были сопоставимы из года в год, компания обязана разработать и закрепить свою учётную политику.

Учетная политика, своими словами, это правила учета в организации. Документ полезный, позволяющий реально экономить.Учетную политику для целей бухгалтерского учета составляют, руководствуясь Положением "Учетная политика организации" (ПБУ 1/2008). Порядок же разработки учетной политики для целей налогового учета законодательно не утвержден. Поэтому организация может составлять ее по своему усмотрению, руководствуясь общими принципами налогового законодательства.

Есть и мотивация со стороны государства для забывчивых:

Налоговая служба при проверке может потребовать предоставить учетную политику. Если вы её не предоставите, вам грозит штраф по статье 126 НК РФ в размере 200 рублей за непредставление документов. А также грозит административная ответственность на должностное лицо согласно статье 15.6 КоАП в размере 300-500 рублей;
Само по себе отсутствие учетной политики является невыполнением требований к бухучету, что является грубым нарушением правил учёта. Такое нарушение влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 5000 до 10000 рублей;
Отсутствие учетной политики может привести к тому, что вы совершите ошибки в учете, например, измените способ учета расходов в течение периода. Такое нарушение может быть замечено налоговой службой и может привести к доначислению налогов, а также к штрафу за грубое нарушение правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения: в одном налоговом периоде без доначисления налогов – 10000 рублей; в течение более одного налогового периода без доначисления налогов - 30000 рублей; если ошибка повлекла занижение налоговой базы – 20% от суммы неуплаченного налога, но не менее сорока тысяч рублей.

В общем, этот пункт в чек-листе, пожалуй, недооценивают больше всего. Опытный же бухгалтер поможет с составлением учетной политики в первую очередь. Мы отдельно рассказали про учетную политику.

Ошибка №5. Не уделяют внимания первичным документам (без бумажки ты букашка)

Часто бывает так, что при восстановлении учета мы сталкиваемся с тем, что у клиента нет и половины первичных документов: что-то он отразил в учёте по устной договоренности, что-то ему обещали прислать, но так и не сделали этого.

(!) Каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом (ст. 9 Закона о бухучете).

Не допускается принятие к бухгалтерскому учету документов, которыми оформляются не имевшие места факты хозяйственной жизни. Обязательными реквизитами первичного учетного документа являются:

наименование документа;
дата составления документа;
наименование экономического субъекта, составившего документ;
содержание факта хозяйственной жизни;
величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
наименование должности лица, совершившего сделку, операцию и ответственного за ее оформление;
подписи лиц.

Первичные документы выполняют ряд важных функций:

В налоговом учете первичные документы подтверждают правильность рассчитанных и уплаченных налогов. Если в налоговом учете отражена операция, не подтвержденная документом, это может стать основанием для доначисления налогов и возникновения штрафных санкций. Невозможно представить себе возмещение НДС из бюджета без представления хотя бы одного документа по требованию налоговой;
В случае каких-либо споров между компанией и ее контрагентом, с последующим обращением в суд, первичные документы в виде счетов и договоров выполняют роль доказательства правоты той или иной стороны процесса. Подкрепленная заверенными бумагами сделка может уберечь ваш бизнес от серьезных судебных тяжб.

Итак, первичные документы должны:

быть;
и должны быть правильно оформлены.

Очень яркий пример: корпоративная карта. Владельцы бизнеса и директора часто упускают из вида, что корпоративная банковская карта - это не просто обычная банковская карта. В большинстве случаев она связана с расчетным счетом компании. Когда они тратят деньги с помощью этой карты, они тратят не свои личные средства, а деньги своей компании. Это может привести к возникновению налоговых и других юридических проблем. Чтобы избежать подобных проблем, необходимо установить четкие правила использования бизнес-карт, требовать от сотрудников предоставление чеков за все расходы и аккуратно вести учет этих расходов. Также важно просвещать сотрудников о правилах использования бизнес-карт и необходимости соблюдения налогового законодательства. Использование электронных чеков может значительно упростить процесс учета расходов и подотчета. Важно также находить надежных поставщиков услуг, которые могут помочь с закрытием подотчета, и следить за изменениями в законодательстве по данному вопросу.

Помните, что не имея правильно составленного первичного документа невозможно достоверно определить факт операции, подлежащей отражению в учете. Не допускается принятие к учету документов, которыми оформляются не имевшие места факты хозяйственной жизни, в том числе лежащие в основе мнимых и притворных сделок. У налоговой службы имеются уже отработанные механизмы по выявлению мнимых сделок. Так что обнаружение первички по несуществующим сделкам может обернуться уголовной ответственностью за мошенничество.

Опытный бухгалтер поможет вам отследить, каких документов не хватает в учёте, а также поможет провести сверку расчетов с контрагентами.

Ошибка №6. Не сдают нулевую отчетность в налоговую при отсутствии деятельности - "Нет работы, нет отчета"

Если у вас деятельность по компании не началась сразу, не забывайте сдавать «нулевую» отчетность в соответствии с выбранным режимом налогообложения.

Не забывайте, что есть ряд отчетности, которая в принципе не может быть нулевой. Например, с 2023 введен новый отчет «Персонифицированные сведения о физлицах», в котором отражаются сведения сотрудниках, независимо от того, получают ли они зарплату или нет. Единственный учредитель, руководящий компанией, попадает в число лиц, по которому необходимо подавать сведения. И этот отчет сдается ежемесячно.

Бухгалтерский баланс также не может быть нулевым, как минимум в нем будет отражена информация об уставном капитале. Таким образом, если у Вас еще не было оборотов, не выплачивалась зарплата, не приобретались основные средства, Вам всё равно нужно отчитаться.

Статьей 80 Налогового кодекса предусмотрена возможность сдать единую (упрощенную) декларацию вместо декларации по НДС, налогу на прибыль, УСН или ЕСХН. Но для этого должны соблюдаться требования: у компании нет движения денежных средств и нет объектов налогообложения за период. Такая декларация сдается ежеквартально до 20 числа месяца, следующего за истекшим периодом.

За непредставление отчётности в установленные сроки налоговым кодексом предусмотрен штраф по статье 119 НК РФ в размере 5 процентов не уплаченной в срок суммы налога, подлежащей уплате (доплате) на основании декларации, за каждый полный или неполный месяц со дня, установленного для ее представления, но не более 30 процентов указанной суммы и не менее 1 000 рублей.Т.е. если вы не сдали «нулевую» декларацию, штраф для вас составит 1000 рублей. Кроме того, несдача отчетности может привести к блокировке расчетного счета налоговой. Это может стать для вас досадной неожиданностью, когда вы всё же начнете/возобновите деятельность.

А какая нулевая отчетность у ООО существует?

Любая организация или индивидуальный предприниматель после регистрации должны в соответствующие сроки сдавать налоговую, бухгалтерскую и статистическую отчетность, даже если не начислялась заработная плата, не было приходов и расходов по кассе, движений на расчетном счете и других каких-либо сделок – в любом случае нужно сообщить о пассивной деятельности налоговым органам. Рассказали о нулевой отчетности в отдельном материале.

Ошибка №7. Не знают, что помимо налоговой, нужно сдавать и другую отчетность

Кроме налоговой отчетности, не забудьте про иные виды отчетности. Приведем некоторые примеры:

Отчетность в Социальный фонд России Вам необходимо сдавать отчетность по застрахованным лицам, в том числе по единственному учредителю – руководителю. СФР накажет за непредставление сведений по каждому застрахованному лицу штрафом в 500 рублей;
Отчетность в Росстат. Статистика собирается по двум видам наблюдения за деятельностью организаций: сплошное наблюдение для МСП раз в пять лет (последний раз оно проводилось в 2021 году) и выборочное. При выборочном наблюдении состав отчетности меняется. Самые распространенные формы для МСП это 1-ИП, МП (микро) – натура, ПМ, ТЗВ-МП и т.д. За несданные отчеты штрафы у Росстата доходят до 70 тысяч рублей! Некоторые отчеты при отсутствии у компании наблюдаемого явления не подаются, что облегчает задачу, но для собственного спокойствия рекомендуем Вам ежемесячно проверять, не попали ли Вы в реестр Росстата;
Отчетность в Минстрой. Информацию предоставляют юридические лица и индивидуальные предприниматели на основе реестра - перечня ФГИС ЦС (далее Перечень). Перечень формируется на основании информации, представленной Росстатом, ФТС России, Росморречфлотом и Росавиацией, ежегодно актуализируется. Организации, включенные в Перечень, обязаны предоставлять информацию, необходимую для формирования сметных цен строительных ресурсов в соответствии со своей категорией;
Статотчетность в Центральный Банк. Для составления платежного баланса РФ, формирования международной инвестиционной позиции, анализа статистики внешней торговли и внешнего долга, прямых инвестиций в страну и из страны Центральный банк РФ осуществляет сбор статотчетности при наличии деятельности или ненулевых показателях. Как правило, ЦБ информирует респондентов о проведении статистического наблюдения, направляя уведомления на юридический адрес. Первичные статистические данные предоставляют организации - юридические лица всех организационно-правовых форм, созданные на территории Российской Федерации, включенные Банком России в перечень респондентов. Нужно регулярно проверять свою организацию на включение в этот перечень;
Несвоевременное представление отчета влечет наложение административного штрафа (ст. 19.7.3 КоАП РФ) на должностных лиц - от 20 до 30 тысяч рублей или дисквалификацию на срок до одного года, а на юридических лиц - от 500 до 700 тысяч рублей;
Статистическая отчетность в таможню. Лица, заключившие договор на ввоз товаров в РФ с территории стран членов ЕАЭС или транспортировку груза за пределы РФ на территорию стран-членов ЕАЭС, обязаны заполнить и сдать в таможню форму учета перемещения товаров.
Отчетность по системе прослеживаемости товаров. Чтобы очистить рынок от недобросовестных участников, а также снизить риски ввоза некачественной продукции Правительство РФ поставило перед собой цель - создать систему, которая обеспечивала бы контроль за информацией о пересечении границы товарами, попадающие под перечень прослеживаемых. Маркировка служит обелению розницы, а прослеживаемость - обелению оптовиков. Кроме того, разработка механизма прослеживаемости понадобилась из-за различий в уровне таможенных ставок участников ЕАЭС или ограничений на ввоз отдельных товаров (санкционки). Принципиальным отличием системы прослеживаемости от маркировки является тот факт, что на сам товар ничего дополнительно не наносится. Здесь ведется учет партиями, а не поштучно. При ввозе из стран ЕАЭС партии товара присваивается уникальный регистрационный номер, формируемый из данных в декларации. Далее при передаче товара от одного собственника к другому указывается в универсальных передаточных документах или в документе об отгрузке (для неплательщиков НДС). По прослеживаемости утверждена отчетность;
Отчетность КИК. Налогоплательщики обязаны сдавать отчетность и уведомлять налоговый орган и в случаях, когда резидент РФ (физ. или юр. лицо) контролирует нерезидента РФ (юр. лицо). Государство хочет знать факт и статус участия,знать доход от такого участия и получить налог от дохода. В статье по ссылке рассказали, как выполнить требования государства и обязанности налогоплательщика, если контролируете иностранное юридическое лицо;
Отчетность о контролируемых сделках - это процесс составления и представления отчетной информации о сделках между контролирующими лицами или организациями, которые могут повлиять на финансовое состояние компании или оказать влияние на её деятельность. Контролируемая сделка обычно возникает между организациями или лицами, которые имеют контролирующее влияние друг на друга, например, связанные лица, дочерние компании, материнские компании или другие ассоциированные структуры. Примерами контролируемых сделок могут быть купля-продажа товаров или услуг, предоставление или получение кредитов, аренда имущества и другие сделки, которые потенциально могут оказать влияние на финансовые результаты и положение компании. Отчетность о контролируемых сделках включает в себя представление подробной отчетной информации о таких сделках, включая их объем, условия и существенные характеристики. Подготовка отчетности о контролируемых сделках обычно требуется в соответствии с законодательством о компаниях и бухгалтерскими стандартами с целью обеспечения прозрачности и учета всех сделок, которые могут повлиять на финансовое положение организации. Такая отчетность необходима для обеспечения доверия со стороны заинтересованных сторон, в том числе инвесторов, регуляторов, аудиторов, финансовых аналитиков и других заинтересованных лиц. Кроме того, отчетность о контролируемых сделках используется для обеспечения соблюдения законодательных требований и управления финансовыми рисками;
Отчетность воинского учета о военнообязанных (трудоустроены ли они в компании или нет, были ли уволены забронированные сотрудники и т.п.). Воинский учет у работодателя - это тема для настоящего научного исследования. Мы же говорим об этом лишь вскользь. Ежегодно до 1 ноября военкоматы ожидают отчеты от работодателей по двум формам: форма 6 «Отчет о численности работающих и забронированных граждан, пребывающих в запасе» и форма 18 «Карточка учета организации». КоАП содержит перечень штрафов, связанных с нарушениями в области воинского учета;
И другие.

Ошибка №8. Халатное отношение к бухгалтерской базе - не обновляют, не делают бекапы, неверно настраивают

Сегодня ведение внесений бухгалтерских записей намного сложнее, чем 30 лет назад. Для ведения бухгалтерии требуется комплекс оргтехники и программного обеспечения, которые могут обеспечить эффективное и точное ведение учета финансовых операций. Вот основные элементы, которые могут потребоваться в офисе бухгалтера:

Компьютер: Необходимо обеспечить бухгалтера надежным компьютером с достаточной производительностью для выполнения задач бухгалтерского учета;
Принтер/сканер: Для печати и сканирования документов, а также для создания бумажных копий важных финансовых документов;
Многофункциональное устройство (МФУ): Имея МФУ, бухгалтер сможет выполнить несколько функций в одном устройстве - печать, сканирование, копирование;
Программное обеспечение для бухгалтерии: Среди программного обеспечения для бухгалтерии, обычно используются системы автоматизации бухгалтерского учета (например, 1С:Бухгалтерия или другие аналоги), которые позволяют вести учет операций, формировать отчеты, выполнять налоговую отчетность и так далее;
ПО для защиты данных: Как часть безопасности данных, необходимо установить программное обеспечение для антивирусной защиты, бэкапа данных, и защиты от утечек информации;
Интернет-соединение: Необходимо обеспечить бухгалтера быстрым и надежным интернет-соединением для доступа к онлайн-сервисам, электронным ресурсам и передачи данных.

В целом, эффективная оргтехника и программное обеспечение помогают обеспечить бухгалтера необходимыми инструментами для выполнения своих профессиональных обязанностей по ведению бухгалтерии. Важно учитывать специфику работы бухгалтера и обеспечить его соответствующим оборудованием и ПО для рационального управления финансовыми данными. Технику должен обслуживать системный администратор, сам бухгалтер тоже должен разбираться в этом хозяйстве.

Особенно остро вопрос всегда стоит с безопасностью хранения данных. Программисты шутят: "Все админы делятся на тех, кто еще не делает бэкапы и тех, кто уже делает бекапы". Мы неоднократно сталкиваемся с разными историями:

История № 1. К нам обратился клиент с просьбой восстановить учёт. Долгое время учёт помогала вести бухгалтер, при этом она не была устроена в штат, поэтому формально главным бухгалтером являлся сам директор. У них царил мир и взаимопонимание. Но однажды мир рухнул, после чего бухгалтер прекратила коммуникации. Бухгалтер вела учёт, используя свои ресурсы, поэтому не передала клиенту ни базу, ни пароли. Одним словом, директор остался ни с чем. Таким образом, клиенту понадобилась не только бухгалтерская, но и юридическая помощь;
История № 2. Восстановление учета понадобилось еще одному клиенту. Учетная база клиента имела 2 доступа, которыми пользовались 4 менеджера и сам директор. Однажды клиент обнаружил, что показатель прибыли прошлого года не такой, как было отражено в бухотчетности. Что изменилось? И кто поменял? Этого определить клиент был не в силах. О том, что можно установить дату запрета изменений, клиент не знал;
История № 3. Компания долгое время обслуживалась у нас в аутсорсинговой компании, где работают защищенные серверы, на которых хранилась вся информация. У каждого пользователя, имевшего доступ к учетной базе, имелся отдельный логин и пароль. Регулярно делались бэкапы. Клиент вырос достаточно для того, чтобы организовать свою бухгалтерию. Всё было передано клиенту в лучшем виде. Через полгода клиент вернулся к нам с печальной историей о том, что электронная база "сломалась", бэкапы клиент не делал, "что делать - не знаю". Мы смогли довольно быстро вернуть хорошее расположение духа клиенту, решив его проблемы.

Сегодня содержание it-инфраструктуры довольно затратное мероприятие. Мало того, требуется профессиональные сотрудники. Представьте себе, системный администратор обеспечивает стабильную работу компьютерной техники и программного обеспечения,устанавливает и настраивает программное обеспечение на компьютерах сотрудников, осуществляет диагностику и ремонт компьютерной техники, поддерживает работу локальной сети и сетевого оборудования, обеспечивает безопасность данных компании и предотвращает утечки информации, решает проблемы с подключением к интернету, обслуживает серверы компании, помогает сотрудникам в решении технических вопросов, следит за соблюдением правил информационной безопасности, устанавливает и обновляет антивирусное программное обеспечение и т.д. Обеспечить качественно полный цикл необходимых работ сможет не каждая компания.

Думайте, считайте. Неплохой альтернативой своим серверам является аренда бухгалтерского облака.

Ошибка №9. Недостаточное внимание к юридической стороне деятельности

Когда начинается бизнес, многие предприниматели фокусируются на развитии продукта или услуги, маркетинге и продажах, оставляя второстепенной важность правовых вопросов.

Одно из основных упущений заключается в составлении договоров. Неправильно сформулированные договоры с контрагентами могут привести к неоднозначным интерпретациям условий, что может привести к судебным разбирательствам и финансовым потерям. Также недостаточная внимательность к договорам с партнерами и сотрудниками может привести к конфликтам интересов, неразрешенным спорам и утрате репутации. Это общие слова, добавим конкретики.

Пример1. Договор поставки товара. Проверьте себя вопросами, вам их задаст налоговая:

Кто является производителем или импортером товара;
Как был найден контрагент? Почему не купили товар у прямого производителя, минуя спорного контрагента?
Контрагент купил и оплатил фактически товар?
Как была проявлена должная осмотрительность: имеет ли контрагент основные средства, штат работников, сколько налогов платит, имеет ли отметки о недостоверности и т.д.?
Как велась преддоговорная работа?
Кто и как фактически подписал и передал договор?
Осуществлена ли оплата за товар?
Как товар доставлялся до покупателя? Как, кто и где грузил товар? Кто и как принимал товар, как, где и сколько он хранился, как использовался? Соответствует ли машина перевозимому грузу (длина кузова, грузоподъемность и т.д.). В порядке ли перевозочные документы (путевые листы, товарные накладные, транспортные накладные, счета-фактуры, УПД). Может ли быть подтвержден маршрут транспортного средства системой «Платон» или навигационными приложениями? Если товар доставлялся транспортной компанией, оплачены ли ее услуги, имеются ли закрывающие документы;
Для чего нужен товар (производство, перепродажа, строительство и т.д.)?
Если вдруг придется судиться, то какие судебные перспективы по договору?

Пример2. Договор подряда с физ.лицом. Очень популярная тема. И вот самые часто встречаемые проблемы по нему, которые нужно отрисовать в документе:

Некорректное оформление договора: отсутствие обязательных реквизитов, неправильное указание срока выполнения работ, нечеткое определение объемов и содержания работ;
Разногласия по поводу оплаты: заказчик может отказываться от оплаты работ в полном объеме или в установленные сроки, ссылаясь на различные причины;
Несоблюдение сроков выполнения работ: подрядчик может затягивать сроки выполнения работ или не выполнять их в полном объеме;
Проблемы с качеством работ: заказчик может быть недоволен качеством выполненных работ и требовать их переделки или устранения недостатков;
Отсутствие необходимых разрешений и лицензий у подрядчика: в некоторых случаях выполнение работ может требовать наличия специальных разрешений или лицензий, которые у подрядчика могут отсутствовать;
Невыполнение гарантийных обязательств: после завершения работ подрядчик может отказаться от выполнения гарантийных обязательств, если возникнут проблемы с качеством выполненных работ.

Продолжим нагнетать. Игнорирование законодательства и нормативных требований может привести к нарушениям, за которые предприятие может быть подвергнуто административной, а иногда и уголовной ответственности:

Пример3: Постоянные изменения налоговых законов. В 2023 году первая часть Налогового кодекса выходила в 12 редакциях. Это общие положения по налогообложению в России. А вот вторая часть, которая регламентирует каждый налог в 2023 году, менялась 27 раз! Если ваши бухгалтеры один раз настроили бухгалтерский и налоговый учёт, это не значит, что работа пойдет по накатанной. Постоянные изменения будут поддерживать вас в тонусе:

Меняются правила налогового учета: ставки налогов, объекты налогообложения, сроки уплаты налогов и т.д;
Меняются правила бухгалтерского учета: вводятся новые ПБУ. Такие изменения лучше всего отслеживать в справочно-информационных системах. Можно также отслеживать, подписавшись на тематические журналы или каналы в соц.сетях;
Меняются формы первичных документов. Например, с октября 2023 изменилась форма счета-фактуры. Такие изменения, как правило, связаны с изменениями законодательства, формы приводятся в соответствие новым требованиям. Поэтому перед тем, как оформить первичный документ, убедитесь, что его форма актуальна;
Меняются и формы отчётности. В 2023 было введено много новых отчетов в связи с большими изменениями в области администрирования налогов. Так, из-за перехода на ЕНС появилось Уведомление об исчисленных суммах налогов, авансовых платежей по налогам, сборов, страховых взносов плательщика (КНД 1110355). Из-за объединения Пенсионного фонда и Фонда социального страхования появился новый отчет ЕФС-1. Зачастую меняется электронная форма отчетности в связи с обновлениями систем ЭДО. Все подобные изменения отслеживаются с помощью учетной базы, если Вы регулярно устанавливаете обновления и в принципе поддерживаете актуальный софт.

Пример4: Постоянные изменения гражданского законодательства. В 2023 году в гражданское законодательство России были внесены следующие основные изменения:

с 1 января вступил в силу закон, который вносит поправки в ГК РФ в части регулирования корпоративных отношений, интеллектуальной собственности, сделок с недвижимостью и других вопросов;
с 1 марта вступил в силу еще один закон, который изменяет положения об обязательствах, договорах, праве собственности, вещных правах и других вопросах;
с 1 сентября начала действовать новая редакция части четвертой ГК РФ, которая вносит изменения в правила об авторских и смежных правах, служебных произведениях, договорах авторского заказа и другие вопросы.

Все знаете в этой области? Проверьте себя вопросами:

Как правильно составить претензию?
Как выдать беспроцентный займ работнику?
Как произвести смену директора?
Недостоверка по юрадресу, как снять?
Налоговая прислала требование, что ответить?
Банк заблокировал счет, что делать?
Как зарегистрировать товарный знак?
Налоговая вызвала на допрос. Ой
Как настроить работу с персональными данными?

Поэтому прежде чем провести какую-либо сделку наши клиенты тщательно изучают вопрос и обращаются за консультацией. Мы в свою очередь следим за качеством и актуальностью программного обеспечения, которое используем в работе, обучаемся, читаем новости и делимся ими в наших рассылках.

Ошибка №10. Отсутствие контроля за финансами

Собственники малого бизнеса часто упускают несколько ключевых аспектов, когда дело доходит до контроля финансов. Вот несколько примеров:

Неправильное учетное обслуживание: Владельцы могут не уделять достаточного внимания учету всех доходов и расходов. Например, они могут упустить регистрацию каждой транзакции или забыть правильно классифицировать расходы, что в итоге сделает сложным анализ финансовой эффективности бизнеса;
Недостаточное планирование налоговых обязательств: Собственники могут не учесть налоговые обязательства, которые могут существенно влиять на финансовое положение компании. Например, не учитывая налоги на прибыль, НДС или налоги на имущество;
Недооценка затрат: Собственники могут забыть учесть все затраты, связанные с производством товаров или предоставлением услуг. Это может включать в себя затраты на материалы, оплату труда, аренду помещений и другие непредвиденные расходы;
Недостаточная финансовая резервированность: Важно также учитывать неожиданные расходы и сохранять резерв для погашения долгов, оплаты аварийных ситуаций или для финансовых инвестиций. Запросто могут потратить слишком много денег на рекламу, не уделяя достаточного внимания другим важным направлениям деятельности.

Мы судим об этом по вопросам, которые задают нам клиенты. Самый частый вопрос бухгалтеру - почему прибыль есть, а денег нет?

Что же делать? Получать новые знания, пользоваться программным обеспечением для управления финансами, которое поможет автоматизировать процессы учета и анализа финансов. Найдите профессионального бухгалтера или финансового консультанта, который сможет предоставить собственникам бизнеса экспертные советы по управлению финансами.

От души желаем вам не наломать дров в начале своего пути. А если понадобится помощь, обращайтесь.

Фирммейкер, ноябрь 2023 (следим за актуальностью)
Елизавета Карпук
При использовании материала ссылка обязательна