Это информационная страничка для клиентов Фирммейкер на бухгалтерском обслуживании. Здесь мы хотим объяснить, как работает бухгалтерская программа в облаке и сколько это стоит.
Как Вы представляет себе облачный ит-сервис? Правильно представляете. Это современный офис с квалифицированными специалистами с современным кактусом. И работает такой офис вполне современно. А бухгалтерский ит-сервис чем-то отличается? Это всё такой же современный офис с такими же квалифицированными специалистами в своей области. Кактус опционально )
01. Какая бухгалтерская программа и когда подходит?
Вы удивитесь, но до сих пор встречаются бухгалтеры, ведущие бухгалтерский учет в бумажных журналах-ордерах. Еще удивительнее, что у таких бухгалтеров есть свои клиенты. Также встречаются бухгалтерские компании, которые ведут учет в таблицах Excel, результаты из которых переносят в отчеты для сдачи в электронном виде.
Но мы же говорим о современных способах ведения бухучета, которые подразумевают определенное программное обеспечение. Эта программа предназначена для ведения бухгалтерского и налогового учёта. Мы их подразделяем в зависимости от возраста, размера и типа бизнеса:
- Начальный и небольшой бизнес с простыми бизнес-процессами (здесь большой выбор программ и онлайн-сервисов, к примеру Мой склад, Эльба, Мое дело, Кнопка и т.д.);
- Растущий небольшой бизнес, который имеет чуть более сложные потребности и процессы (выбор программ уже меньше, их нужно настраивать под свои цели, к примеру облака 1с, Небо);
- Средний бизнес, имеющий значительную товарную номенклатуру, множество юрлиц, подразделений, численность. Их бизнес-процессы стандартизированы (часто используют сложную связку программ и сервисов).
К нам в Фирммейкер чаще приходят клиенты с опытом, хотя случаются и новички в бизнесе. Независимо от зрелости, каждая компания при организации своей работы встает перед выбором - какую выбрать программу, купить ее или арендовать. В чем разница?
Для выбора программы ведения бухгалтерского учета нужен опыт. Программа может выглядеть идеально подходящей для работы менеджера и директора - есть доступ 24 часа, обучение и поддержка, пункты красивые и понятные, банк синхронизируется, уведомления приходят. Всё хорошо, пока не приходит бухгалтер и просит показать странные вещи - учетную политику, выгрузить базу для проверки, показать осв, отчет комиссионера и т.д. Директор начинает понимать, что управленческий, бухгалтерский и налоговый учет отличаются. Для начального бизнеса с простой системой налогообложения требования бухгалтера могут показаться чрезмерными, хотя они разумны и дальнейшее развитие компании без внимания к ним будет иметь некоторые проблемы.
Бизнес вырос - купить бухгалтерскую программу? Разумнее арендовать!
Хорошо, скажет клиент, я уже вырос из песочницы. Пора покупать программу?
Купить программу мало. Её нужно еще где-то установить, т.е. приобрести сервер, выделить для него комнату, обслуживать, к серверу подвести коммуникации. Для сервера необходимо еще серверное оборудование и серверное программное обеспечение. Если задачи серьезные - потребуется отдельный и даже не один специалист для обслуживания. Всё это выливается в весьма существенный бюджет.
Поэтому с развитием скоростного доступа стала популярна аренда программ. Такая бизнес-модель Software as a service (SaaS) представляет собой услугу предоставления программ с выплатой поставщику ежемесячной абонентской платы. Обычно Поставщик со своей стороны предоставляет Потребителям доступ к ПО через сеть, сам устанавливает его на своих мощностях, поддерживает и обновляет.
Одним из решений являются программы компании 1С. Аренда позволяет полноценно работать со всеми решениями системы 1С через Интернет за небольшую ежемесячную плату. При этом не требуется разворачивать серверы, сети, приобретать серверное ПО, лицензии, ключи, сертификаты. Судите сами, какой богатый перечень решений предлагает 1с.
02. Арендовать 1с в облаке выгоднее
Рассказываем, почему купить коробочное решение гораздо дороже аренды. Хотя про это сказано немало, нам не сложно повторить. Посчитаем примерные затраты для обычного офиса, где работают в 1с 5 сотрудников.
Аренда 1с или Покупка. Сравнение в таблице для офиса из 5 менеджеров
| № | Критерий / Вариант | 1. Покупка | 2. Обычная аренда | 3. Качественная аренда | |
| Разовые | Ежемес | Ежемес | Ежемес | ||
| 1 | Помещение (скоростной интернет две линии, стойка, кондиционер, охрана, пожаротушение, видеонаблюдение) | Аренда или выкуп | 10 000 | Обычный дата-центр | Безопасный дата-центр TIER-III |
| 2 | Оборудование (сервер, стойка, UPS, сеть, сервисы) | 350 000 | 30 000 | Обычные серверы | Совр скоростные серверы |
| 3 | Программы, лицензии, сертификаты | 200 000 | 30 000 | Партнер 1с и Microsoft | Партнер 1с и Microsoft |
| 4 | Резервное копирование | 150 000 | 3 000 | Ежедневное с глубиной в 7 дней | Ежедневное с глубиной 45 дней |
| 5 | Интернет-канал (сервер, роутер) | 35 000 | 6 000 | Лимитированный канал | Канал М1, 1 гб/сек |
| 6 | Обновления | 15 000 | 1 000 | В нерабочее время без участия клиента | В нерабочее время без участия клиента |
| 7 | Доработки, обработки | возможны | невозможны | возможны | |
| 8 | Системный администратор аутсорсинг | 15 000 | вкл | вкл | |
| 9 | Специалист 1с аутсорсинг | 15 000 | Оператор колл-центра и специалист 1с | Сертиф специалист 1с | |
| 10 | Безопасность | невысокая: возможно отключение света, залитие, изъятие | невысокая | Пропускной режим, отказоустойчивость, кластеризация, антивирус, шифрование, политики доступа. | |
| 11 | Общая стоимость | 750 000 | 110 000 | 5 логинов - от 7 500 руб | 5 логинов - от 10 000 р |
Арендовать бухгалтерскую программу в облаке дешевле покупки. Арендовать бухгалтерскую программу в качественном облаке целесообразнее дешевого облака. Но как такое найти? У качественного сервиса чаще всего отлажены процессы и есть определенные лимиты на вход новых клиентов.
03. Договор на бухгалтерию в облаке
Работа начинается с заключения договора. Он может быть заключен как оферта или через ЭДО. До заключения договора некоторые провайдеры предоставляют тестовый доступ. Впрочем, здесь есть некоторая хитрость. Часто тестовый доступ предоставляется на скоростной сервер, а потом пользователя переводят на обычный переполненный сервер. Неплохо уточнить, а сколько пользователей вообще у сервиса. Понятно, что могут не ответить. Также очевидно, что переполненный сервис будет регулярно являть проблемы.
Заключение договора может выглядеть, как простая регистрация в сервисе, где Вы принимаете условия.
Условия облачного сервиса важны для клиента:
- Лицензионный договор. Здесь все ясно. Вам предоставляют лицензии, существуют условия их использования. Доступ будет прекращен при нарушении договора. Список может быть длинным, например были нарушены требования к обеспечению информационной безопасности - передали пароли третьим лицам, взлом учетной записи других пользователей, перенос вредоносных файлов или файлов сценариев. Или вот еще - запрещается целенаправленное исследование и тестирование безопасности и недокументированных возможностей используемого программного и аппаратного обеспечения, а также создание чрезмерной повышенной нагрузки;
- Требования к размещаемым данным тоже присутствуют. Нельзя размещать данные, пропагандирующие экстремизм, терроризм, насилие, оскорбляющие честь любых социальных групп, частных лиц или компаний и материалы, так или иначе способствующие разжиганию межнациональной розни и вражды. Запрещены данные, нарушающие чьи-либо авторские права и/или исключительные права. Запрещены данные, нарушающие неприкосновенность частной жизни, незаконный вид заработка или связанные с продажами товаров и/или выполнением работ или оказанием услуг, которые запрещены законодательством РФ. И т.д. Списки обычно длинные, всё в соответствии с законами РФ;
- Соблюдение закона о месте нахождения данных. Размещение данных на территории России в соответствие с ФЗ-149;
- Безопасность хранения данных. Серверы в дата-центре Tier III, доступ через RemoteApp зашифрованный канал, резервная копия ежедневная, хранение 45 дней, ведение и длительное хранение логов, работа сервиса в режиме 24/7/365, профилактические работы не более 10 часов в месяц;
- Гибкость тарифа. Количество места в базе - базы растут очень быстро, обратите внимание, как это тарифицируется. Важны настройки внутри - часто облака закрывают конфигуратор и многие настройки, тогда трудоемкость с такой программой существенно возрастает. Что чаще всего нужно клиенту - дать возможность использовать обработку, синхронизировать данные с другими;
- Регулярные обновления. С одной стороны очень важно получать обновления сразу же, с другой стороны обновления нередко выходят с ошибками. Мы считаем нормальным проверку обновления программы после выхода и установка стабильных обновлений в течение 10 дней после выхода;
- Оперативная поддержка. На больших сервисах поддержка по бухгалтерским и техническим вопросам строго формализована, возможна через обращения в рабочее время по мск времени. Часто на таких сервисах специалисты поддержки отвечают скриптами. В маленьких и совсем домашних облаках общение живое через мессенджер, уровень его качества зависит от занятости и культуры специалиста. Золотую середину найти не просто;
- Обучение. По обучению отсылают частенько на бесплатные курсы. Однако, встречаются сервисы, которые за часовую оплату готовы показать, что умеют;
- Дополнительные услуги. В тариф входит обычно доступ для самостоятельной работы. Все остальное - дополнительные услуги, отдельная работа. Новые продукты 1с, установка и обновления нетиповых баз, перенос баз из старых версий, обработки и доработки, установка и настройка торгового оборудования, интеграция 1с с сервисами - работа по отдельным счетам. Это нормально, именно на этом сервисы и зарабатывают. О них подробнее в следующем пункте...
04. Виды дополнительных работ
В тариф бухгалтерского облака входит обычно доступ для самостоятельной работы. Все остальное - дополнительные услуги, отдельная работа.
Мы выделяем такие виды работ с информационной базой:
- Установка и настройка (пользователи, доступы, учетная политика),
- Интеграции (к примеру, с внешним сервисом),
- Обмен данными,
- Подключение (торговое оборудование),
- Обработка (отчеты, автоматизация),
- Доработка (изменить стандартную функцию на свою),
- Разработка (изменить бизнес-процессы).
Немного подробнее об обработках и доработках.
Что такое Обработка?
Обработки расширяют функционал конфигурации и позволяют быстро выполнять определённые операции в программе. Все имеющиеся обработки делятся на две категории:
- Не изменяют данные в базе;
- Вносят изменения в базу (использовать осторожно!)
Пример1 - закрытие месяца. Вполне понятно, что большинство пользователей программы считают закрытие месяца документом, но на самом деле это не так. Если внимательно присмотритесь, то увидите, что данная форма представляет собой только ссылки на документы, а также некоторые отчёты.
Пример2 - групповое перепроведение документов.
Пример3 - массовая регистрация счётов-фактур на аванс.
Что такое Доработка?
Нередко Клиенту в бухгалтерском облаке необходим функционал, которого нет в типовом решении учетной программы. Тогда возникает необходимость доработать базу или конфигурацию программы. Примеры таких доработок:
- Создание новых объектов конфигураций: справочников, документов, обработок, регистров и др,
- Автоматизация бизнес процессов предприятия,
- Добавления нового функционала в конфигурацию. Например, обработки принятых платежей с касс или модуль логистики с интеграцией яндекс карт.,
- Создание новых конфигураций, соответствующих потребностям заказчика,
- Разграничение прав пользователей, добавление или удаление пользователей,
- Разработка новых отчетов, печатных форм или внесение изменений в существующие,
- Настройка обменов между 1С и другими сервисами, такими как банк, сайт, документооборот и т.д.,
- Доработка конфигурации для взаимодействия с торговым оборудованием,
- Создание обработок для автоматической архивации баз данных,
- Восстановление данных базы 1С после действий вирусов или порчи данных пользователями.
Обратите внимание, что при обновлении программы необходимо обновлять и саму доработку. Большинство сервисов делает это платно.
05. Стоимость аренды 1с в облаке
Тарифы разные. У некоторых сервисов весьма запутанные тарифы, собрать полную стоимость для сравнения затруднительно. Потребности у клиентов сервисов аренды бухгалтерских программ разные.
Мы проанализировали множество сайтов, некоторые брали на тест. Разные впечатления. Сориентируем по уровню цен.
Сервисы аренды обычно имеют на сервере не менее 3 конфигураций и 2 сервисов:
- БУХ (до опр момента здесь можно вести все – учет, зп, продажи. По мере роста потребуются новые решения);
- ЗУП (расширенный блок ведения зп – много сотрудников, отпуск, отчеты);
- УТ (расширенный блок ведения торговли – номенклатура, склады);
- Контрагент сервис (нужен для первичной проверки и автоввода контрагента);
- Спарк сервис (нужен для подробной проверки контрагента).
Средняя стоимость 1 (одного) доступа составляет 1800 руб. Минимальный необходимый набор: Бухгалтерия + сервис Контрагент. Далее зависит от желания и возможностей клиента. Можно включать дополнительные конфигурации, добавлять пользователей, сервисы.
Минимальный арендный набор: 2 пользователя (директор + бухгалтер) и сервис Контрагент составляют 1800*2*12+5800=49000 руб за год (в расчете на месяц 49000/12=4083 руб в мес)
Рекомендованный нами набор конфигураций: Бух, ЗУП, Контрагент.
Рекомендованный арендный набор: 3 пользователя (директор + первичный бухгалтер или менеджер + главный бухгалтер) и сервис Контрагент составляют 1800*3*12+5800=70600 руб за год (в расчете на месяц 70600/12 руб=5883 руб за мес). Это намного дешевле среднемесячных расходов на содержание учетной базы в своем офисе - 110 тыс. руб, не так ли? )
Как мы говорили, цены не включает дополнительные опции и услуги: размер базы выше 5гб, доработки, синхронизация, онлайн-касса и т.д.
Облачные сервисы аренды бухгалтерских программ - сегодня это более чем разумная альтернатива покупке оборудования и программного обеспечения.
