С каждым годом всё большее количество банков предлагает своим клиентам оформить корпоративную карту, при этом не всегда предоставляя полную информацию о том, как ею пользоваться, для чего она нужна. Молчат они и о том, на что обратить внимание, чтобы избежать налоговых последствий. Рассмотрим корпоративную карту, как платежный инструмент в жизни компании.
01. Что такое и для чего нужна корпоративная карта
Корпоративная карта – это платежное средство компании, предназначенное для оплаты товаров, работ (услуг) и операций с наличностью (внесение/снятие).
Порядок выпуска и получения корпоративных карт регулируется Положением об эмиссии карт.
Чаще всего карта напрямую привязана к расчетному счету организации. Впрочем встречаются ситуации, когда открывают для карты отдельный счет, но и он считается не личным счетом сотрудника (например, директора), а счетом компании. У организаций обязанности информировать налоговую о выпуске корпоративной карты нет.
Виды корпоративных карт
Различают корпоративные карты:
- дебетовые;
- кредитные.
При расчетах дебетовой картой используют только денежные средства, находящиеся в распоряжении организации. А кредитные корпоративные карты дают возможность расплатиться заемными средствами (деньгами банка) с последующим погашением кредитного лимита. Банк при этом взимает плату за пользование (проценты).
Корпоративные карты могут быть:
- именными;
- на предъявителя.
Именные оформляют на конкретного человека (сотрудника), и все операции, проходящие по карте, будут числиться на нем вне зависимости от того, кто их совершил. Неименной картой могут пользоваться все сотрудники, владельцем карты считается организация.
Преимущества работы с корпоративной картой
- При помощи корпоративной карты процесс внесения и снятия наличных с расчетного счета упрощается. Для этого можно использовать обычный банкомат. И сделать это можно в любое время, даже когда не работает банк.
- При наличии корпоративной карты можно не выдавать подотчетные средства сотрудникам авансом. Командировочные, представительские расходы можно проводить с помощью карты. Тем самым учет таких расходов проще осуществить и проконтролировать.
- Картой можно расплачиваться за границей, при этом не нужно предварительно покупать валюту, списание пройдет в пересчете на рубли по курсу банка на дату списания.
- Можно оплатить товары/услуги, приобретенные в сети Интернет.
- Снижаются расходы на получение наличных в банке.
02. Положение об использовании корпоративной банковской картой
Для осуществления учета движения денежных средств по корпоративной карте и контроля за ее использованием необходимо разработать соответствующее Положение – внутренний локальный акт.
Данное положение может существовать как отдельный локальный акт или может быть включен в состав другого документа, например, в положение о возмещении командировочных расходов. В таком локальном акте следует прописать порядок и правила пользования картой:
- назначение корпоративной карты;
- основания для ее использования;
- порядок и сроки представления авансового отчета о денежных средствах, использованных посредством корпоративной банковской карты;
- порядок снятия наличных с корпоративной карты;
- ответственность за сохранность карты;
- порядок взимания с виновного работника использованной не по назначению суммы в случае отсутствия подтверждающих документов.
03. Как учитывать расходы по корпоративной карте
Чтобы принять к учету суммы расходов по корпоративной карте и уменьшить налогооблагаемую базу нужно, чтобы расходы были экономически обоснованы и документально подтверждены. Под экономически оправданными расходами следует понимать затраты, обусловленные целями получения доходов, удовлетворяющие принципу рациональности и обусловленные обычаями делового оборота.
Например, если ваша компания занимается оптовой торговлей автомобильными запчастями и при этом купила норковую шубу и зимние сапоги, то такие затраты будет очень сложно обосновать с точки зрения выгоды для вашего бизнеса.
Все компании с любой системой налогообложения должны отчитываться за деньги, потраченные с корпоративной карты и отражать эти операции в учете. Для отражения факта хозяйственной деятельности в учете необходимы подтверждающие расходы документы. Такими документами могут выступать:
- Товарная накладная;
- Акт об оказании услуг;
- Товарный чек;
- Кассовый чек;
- Бланк строгой отчетности; приходный кассовый ордер и др.
Документ должен содержать обязательные реквизиты:
- Наименование, номер и дату выдачи документа;
- Реквизиты организации (предпринимателя) выдавших документ – ИНН, наименование;
- Перечень проданных товаров (оказанных услуг);
- Сумма покупки;
- Подпись ответственного лица и печать организации (при наличии у нее печати).
Помимо подтверждающих документов о покупке, нужно оформить авансовый отчёт. В нем отражаются все операции по корпоративной карте с их расшифровкой. Такой отчёт может быть оформлен в стандартной форме АО-1 или в форме, разработанной внутри компании.
04. Прием/снятие наличных с помощью корпоративной карты
Снятие наличных денежных средств с корпоративной карты отражается, как выдача под отчет.А значит все траты наличными так же необходимо подтверждать документально и составлять авансовый отчет.
Не стоит снимать большие суммы наличными, так как эти операции отслеживает финансовый мониторинг банка. И если он посчитает операцию сомнительной, то вправе заблокировать расчетный счет (а значит и карту) до выяснения обстоятельств.
Взнос наличных на корпоративную карту возможен только в нескольких случаях:
- Внесение выручки от реализации;
- Взнос в уставный капитал;
- Возврат неиспользованных подотчетных средств;
- Внесение средств по договору займа.
Как и на любой расход по карте, на внесение наличных должен быть подтверждающие документ (авансовый отчет, договор займа и т. д.).
Обратите внимание, что данный порядок распространяется только на граждан Российской Федерации. Если перечисленные выше операции выполняются нерезидентом, то для него есть ряд ограничений на такого рода операции.
05. А если не отчитаться за потраченные с корпоративной карты средства
Случаются такие ситуации, когда потраченные средства не подтверждаются документами.
При этом и возврата необоснованно списанных денег не будет. Если работодатель принимает решение списать подотчетную сумму, то эти суммы считаются доходом сотрудника, который расплатился картой.
С них должен быть удержан НДФЛ и начислены страховые взносы.
Моментом получения дохода считается дата, с которой взыскание соответствующих сумм стало невозможным.
Также стоит отметить, что «прощенный» долг нельзя принять в расходы фирмы, так как они не подтверждены документально и просто считаются экономической выгодой сотрудника.
Выводы
Корпоративная карта - разновидность дебетовых и кредитных банковских карт, которая позволяет сотрудникам предприятия самостоятельно оплачивать различные виды расходов (командировочные, представительские и т. д.), непосредственно связанные с хозяйственной деятельностью организации.
Информировать налоговиков и внебюджетные фонды об оформлении корпоративных карт организации не обязаны.
Средства на корпоративной карте – деньги организации, и при использовании карты происходит автоматическое расходование денег с ее расчетного счета.
Порядок использования корпоративных карт и сроки и порядок отчетности по снятым и переведенным с корпоративной карты деньгам организация утверждает самостоятельно в локальных актах.
Корпоративные карты могут быть использованы как для снятия наличных, так и для осуществления безналичных расчетов (в том числе в заграничных командировках).
Все расходы по корпоративной карте должны быть подтверждены документально.
Если не отчитаться за средства, потраченные с корпоративной карты, то эти суммы признаются доходом сотрудника, облагаются страховыми взносами и из них необходимо удержать НДФЛ.
Фирммейкер, декабрь 2021 (следим за актуальностью)
Валерия Булавкина (Яренкова)
При использовании материала ссылка на статью обязательна