Электронные трудовые книжки: что это, как перейти, штрафы

Смогу ли я сохранить свою трудовую в бумажном виде? Какой дополнительный отчет теперь нужно подавать в СФР? 1 января 2020 в России ввелась электронная трудовая книжка. И вместе с этим новые формы и отчеты. Давайте разберемся по порядку, что теперь необходимо подавать работодателю и что необходимо сделать работнику.

01. Что такое трудовая книжка и откуда взялась

Трудовая книжка - это основной документ о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Это документ, указанный в обязательном перечне при приеме на работу по трудовому договору.

Трудовые книжки, как документ, появились в России сразу после революции. Её предшественниками являются разрядные книги и формулярный (послужной) список. Весь госаппарат на Руси представлял собой княжескую дружину. Она собирала дань и защищала жителей от набегов. Дружины были небольшими, дружинники знали свои права и обязанности. Города росли, количество жителей тоже, требовалось все больше инструментов для управления. Возникла потребность фиксировать права и обязанности государственных служащих. В специальные разрядные книги вносили сведения о происхождении и о перемещениях по службе лиц, принадлежавших к государственной элите. Вести дела мелких чиновников задачи не было.

В 1722 г. Петр I издал Табель о рангах - документ, регламентирующий порядок прохождения государственной службы, по нему документально подтверждались все этапы прохождения службы. Статусы, награды, перемещения отражались в формулярных списках. Дело продолжила Екатерина II, она подписала более десятка указов, регламентирующих ведение формулярных списков. В итоге к концу ее царствования был в общих чертах сформирован тот вид формулярного списка, который просуществовал вплоть до 1917 г.  Стандартный формулярный список, просуществовавший вплоть до 1917 г., состоял из 15 граф:

1. чин, имя, отчество, фамилия, должность, возраст, вероисповедание и размер зарплаты;
2. социальное происхождение;
3. семейное положение чиновника (даты рождения детей и родственников, их вероисповедание и место жительства);
4. наличие у чиновника, его родителей или жены недвижимого имущества и их происхождение;
5. образование;
6. когда и в каком чине начал службу;
7. сведения об отпусках и о том, вовремя ли чиновник из них возвращается;
8. участвовал ли он в военных действиях;
9. привлекался ли к судебной ответственности;
10. способен ли чиновник продолжать службу и достоин ли повышения.
11. специальные пометки (запрет духовной консисторией вступать в брак).

Формуляры доставлялись в правление губернатора, а оттуда отправлялись в Сенат. Аналогично строго фиксировались перемещения военных и части духовенства. У рабочих фабрик были зачетные книжки. В них содержались сведения о квалификации и трудовой деятельности. Для остальных граждан подобных книжек и формуляров не было.

После революции в октябре 1918 г. Совет народных комиссаров (СНК) начал фиксировать трудовую деятельность с неработающих граждан. Был издан Декрет о трудовых книжках для нетрудящихся. В этом документе говорилось, что, поскольку труд является обязанностью граждан республики, вместо паспортов и прочих удостоверений личности теперь будут использоваться трудовые книжки.  В трудовую книжку не реже 1 раза в месяц вносились сведения о выполнении возложенных на "нетрудящийся элемент" общественных работ. Не имеющие трудовой книжки могли быть оштрафованы на 1000 руб. или же подвергнуты тюремному заключению на срок до полугода. А поскольку трудовая книжка приобретала статус чуть ли не основного документа, без нее нельзя было ни перемещаться по стране, ни получать продовольственные карточки. Этот документ назывался временным трудовым свидетельством для буржуазии, однако на нем было написано: "Пролетарии всех стран, соединяйтесь!", а рядом располагался лозунг: "Кто не работает, да не ест!".

Были и другие промежуточные решения. Но 25 июня 1919 г. ВЦИК и СНК издали Декрет "О введении трудовых книжек в г. г. Москве и Петрограде", согласно ему был ряд обязанностей, например:

• все достигшие 16-летнего возраста граждане РСФСР обязаны иметь трудовые книжки, которые свидетельствуют об участии их владельца в производственной деятельности и служат удостоверением личности в пределах РСФСР и документом на право получения продовольственных карточек, а также право на социальное обеспечение в случае утраты трудоспособности и при безработице (военнослужащие Красной Армии и флота обязаны иметь трудовые книжки на равных с прочими основаниях; дети до 16-летнего возраста вносятся на основании метрических выписей в трудовую книжку матерей; при переезде в местности, где трудовые книжки не введены, таковые служат лишь удостоверением личности);
• трудовые книжки выдаются лишь по предъявлении паспорта, который при выдаче книжки отбирается;
• учреждения, в которых работает владелец трудовой книжки, обязаны под личную ответственность заведующего учреждением не позже семи дней со дня выплаты заработка вносить в нее сведения как о времени, за которое производится выплата, так и о сумме выдачи за их личной подписью или же за подписью их доверенного лица и печатью учреждения или предприятия;
• одновременно с внесением в трудовую книжку сведений о заработке предприятия, учреждения и хозяйства обязаны вклеивать в нее контрольную марку, свидетельствующую об уплате взносов на социальное обеспечение и охрану труда.

Трудовая книжка в тот период - это и удостоверяющий личность документ, доказательство факта работы и документ на получение продовольственных карточек. Кроме информации о перемещениях по службе и доходах в трудовые книжки теперь вклеивали и марки об уплате налогов.  В 1923 г. трудовые книжки заменили на удостоверения личности.

21.09.1926 был введен Трудовой список. Его вели во всех государственных учреждениях и акционерных обществах на каждого служащего. При увольнении он мог получить копию трудового списка, оригинал оставался по месту работы, откуда при необходимости запрашивался другим учреждением.  Трудовой список , по существу, являлся аналогом формулярного (послужного) списка досоветского периода:

• ФИО;
• год и место рождения;
• национальность;
• социальное положение;
• образование;
• профессия;
• партийность;
• членство в профсоюзе;
• отношение к воинской повинности;
• данные о трудовой деятельности (о прохождении службы) с начала трудовой деятельности;
• привлечение к судебной ответственности;
• отметки об административных взысканиях и наказаниях, связанных с прохождением службы.

Трудовой список был отменен в 1938 г.. С 1939 г. и по настоящее время - снова трудовые книжки. Наряду с глубокими российскими историческими корнями прямым прототипом трудовых книжек, используемых до сих пор, были трудовые книжки, введенные в фашистской Германии 26 февраля 1935 г. В них учитывались все передвижения рабочего, а хранились они у администрации предприятия, которая получала возможность не отпускать желающего уйти работника, не отдавая ему трудовую книжку. Утвержденная в 1939 г. форма трудовой книжки просуществовала 35 лет. И лишь 06.09.1973 Совмином СССР и ВЦСПС было принято новое Постановление N 656 "О трудовых книжках рабочих и служащих". Затем форма трудовой книжки не менялась в течение еще 30 лет.

Трудовая книжка за свою историю сменила свое целевое назначение:

1. сначала принуждение к труду классовых врагов;
2. потом контроль за служащими;
3. позже полное закрепление всех трудоспособных граждан под контролем государства.

Кроме России, трудовые книжки вводились в гитлеровской Германии (1935 - 1945) и в послевоенной ГДР (до 1967 г.). В большинстве государств подобного документа нет. Пенсионным фондам, занимающимся начислением пенсий, безразлично, какой был стаж у клиента: с перерывами или непрерывный. Да и работодателям интереснее читать рекомендательные письма, чем сухой перечень назначений и увольнений.

02. Чем регулируется электронная трудовая книжка

1 января 2020 года в России вступили в силу законы об электронной трудовой книжке:

1. Ст. 66 Трудового кодекса в части установления возможности ведения информации о трудовой деятельности в электронном виде;
2. Закон о персонифицированном учете ФЗ № 27-ФЗ;
3. Формы трудовых книжек (Приказ Минтруда России от 19.05.2021 N 320н). С 01 января 2023 применяется форма трудовой книжки нового образца, утверждённая Приказом Минтруда России от 19.05.2021 №320, который действует с 1 сентября 2021 года. Такой перерыв связан с тем, что в 2021 году еще не был определен порядок обеспечения работодателей измененными бланками. Заполненные трудовые книжки старого образца продолжают действовать и обмену на новые не подлежат. Для впервые принимаемых на работу сотрудников заводят электронные трудовые. Получается, что новые бланки будут нужны работодателям только для выдачи дубликатов трудовых книжек;
4. ФЗ № 90-ФЗ от 01.04.2020 года вносит изменения в КоАП РФ и закрепляет административную ответственность для работодателя за нарушение сроков представления сведений либо представление неполных или недостоверных сведений о трудовой деятельности и стаже сотрудников. Изменения вступают в силу с 01.01.2021 года и предусматривают штраф для должностных лиц в размере от 300 до 500 руб.

Работодатели передают в ПФ РФ сведения о трудовой деятельности и стаже каждого работника. Бумажные трудовые книжки заменяют на электронные.

Какие сведения содержатся в электронной трудовой? Электронная трудовая книжка сохраняет практически весь перечень сведений, которые учитываются в бумажной трудовой книжке:

• Информация о работнике;
• Даты приема, увольнения, перевода на другую работу;
• Место работы;
• Вид мероприятия (прием, перевод, увольнение);
• Должность, профессия, специальность, квалификация, структурное подразделение;
• Вид поручаемой работы;
• Основание кадрового мероприятия (дата, номер и вид документа);
• Причины прекращения трудового договора.

03. Переход на электронную трудовую книжку - что нужно знать работнику

3.1. Работодатель письменно уведомляет

Работодатель обязан был письменно уведомить до 31 октября 2020 года включительно каждого работника в письменной форме об изменениях в трудовом законодательстве, связанных с формированием сведений о трудовой деятельности в электронном виде, а также о праве работника путем подачи работодателю соответствующего письменного заявления сделать выбор между продолжением ведения работодателем трудовой книжки бумажной форме или электронной форме.

3.2. Работник подает заявление на электронную трудовую книжку

Каждый работник по 31 декабря 2020 года включительно должен был подать работодателю письменное заявление о продолжении ведения работодателем трудовой книжки в бумажной форме или электронной форме. Информация о поданном работником заявлении включается в сведения о трудовой деятельности, представляемые работодателем для хранения в информационных ресурсах Пенсионного фонда Российской Федерации. В случае, если работник не подал работодателю ни одного из указанных заявлений, работодатель продолжает вести его трудовую книжку в соответствии со статьей 66 Трудового кодекса Российской Федерации.

3.3. Работник выбрал электронную трудовую книжку

Работнику, подавшему письменное заявление на электронную трудовую книжку, работодатель выдает трудовую книжку в бумажной форме на руки и освобождается от ответственности за ее ведение и хранение. При выдаче трудовой книжки в нее вносится запись о подаче работником заявления о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации.

При выдаче трудовой книжки в раздел "Сведения о работе" работодатель вносит запись, к примеру следующего содержания: "Подано письменное заявление (фамилия, имя, отчество) о предоставлении ему (ей) работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации)".

Работодателю при выдаче бумажной трудовой книжки такому работнику обязательно нужно сделать отметку в книге учета трудовых книжек и получить подпись работника. Это избавит работодателя от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки, споров с работником и претензий инспекторов ГИТ. Указанным работникам работодатель должен будет предоставлять сведения о трудовой деятельности за период работы у данного работодателя способом, указанным в заявлении работника. Этот способ - на бумажном носителе, заверенный надлежащим образом, или в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью. Подать заявление нужно в письменной форме или по адресу электронной почты работодателя:

• в период работы не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления;
• при увольнении в день прекращения трудового договора.

3.4. Работник выбрал бумажную трудовую книжку

Если работник выбирает ведение трудовой книжки в бумажном формате, работодатель наряду с ведением бумажной трудовой книжки будет передавать сведения о трудовой деятельности работника в СФР в электронном виде. В остальном, как и прежде, необходимо будет дублировать из них информацию в отчетность в территориальные отделения СФР, а также выполнять все требования по хранению и ведению бумажных трудовых книжек. Право перейти на электронную книжку при последующем трудоустройстве сохраняется, достаточно подать работодателю письменное заявление.

3.5. Работник не смог по уважительной причине подать заявление на электронную трудовую книжку

Лица, не имевшие возможности до 31 декабря 2020 года включительно подать работодателю одно из письменных заявлений, вправе сделать это в любое время, подав работодателю по основному месту работы соответствующее письменное заявление. К таким лицам относятся:

• работники, которые по состоянию на 31 декабря 2020 года не исполняли свои трудовые обязанности, но за ними в соответствии с трудовым законодательством, иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором сохранялось место работы, в том числе на период временной нетрудоспособности, отпуска, отстранения от работы;
• лица, имеющие стаж работы по трудовому договору (служебному контракту), но по состоянию на 31 декабря 2020 года, не состоявшие в трудовых (служебных) отношениях и до указанной даты, не подавшие одно из письменных заявлений.

3.6 Работник ничего не подал

В случае если работник не подал работодателю ни одного из вышеуказанных заявлений, работодатель продолжает вести его бумажную трудовую книжку в соответствии со ст. 66 Трудового кодекса РФ.

3.7 Новые работники получают электронные трудовые книжки по умолчанию

Граждане, которые начнут свою трудовую деятельность официально после 1 января 2021 года будут лишены возможности получить бумажную трудовую книжку. У них все сведения изначально будут вестись только в электронном виде. При заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю сведения о трудовой деятельности в бумажном или электронном виде вместе с трудовой книжкой или взамен ее.

3.8 Данные трудовой книжки теперь можно будет посмотреть онлайн

Посмотреть сведения электронной книжки можно будет на сайтах и мобильных приложениях в личном кабинете Социального фонда, на портале Госуслуг.  При необходимости сведения будут предоставляться в виде бумажной выписки. Получить ее можно будет у нынешнего или бывшего работодателя (по последнему месту работы), в управлении СФР и МФЦ экстерриториально (без привязки к месту жительства или работы).

04. Переход на электронную трудовую книжку - что нужно знать работодателю

4.1 Необходимо издать и выполнить приказ о переходе на электронные трудовые книжки

Лучше его датировать декабрем 2019 года. В приказе отразить многие из вышеперечисленных мероприятий (см. п 3.1 - 3.4). Не поленитесь составить памятку для работников, где объясните об изменениях в законодательстве в связи с переводом бумажных трудовых книжек в электронный формат, об электронной трудовой книжке и ее преимуществах, какие сведения включаются в состав сведений о трудовой деятельности работников в электронном виде и другую необходимую информацию, которая поможет работникам в выборе формы (формата) трудовой книжки.

4.2  Корректировка коллективного договора с учетом профсоюза

Актуально для больших предприятий, но и малым будет интересно. Дополнения нужно внести только в те локальные нормативные акты работодателя, где есть упоминание о трудовой книжке. Это могут быть, например, правила внутреннего трудового распорядка компании, инструкция по кадровому делопроизводству, положение о документообороте компании и т.д.

Что дополняем? Примерно такие положения:

• описание самой процедуры перевода бумажных трудовых книжек в электронный формат (в том числе уведомление работников по 30.06.2020 включительно, право работников на выбор формы (формата) трудовой книжки, отраженное в их письменных заявлениях с указанием сроков и приложением разработанных работодателем шаблонов уведомления и двух видов заявлений);
• порядок получения, хранения и обработки сведений о трудовой деятельности работников;
• порядок выдачи сведений о трудовой деятельности работников в период работы и при увольнении работников;
• установлением должностного лица кадровой службы, в чьи обязанности будет входить сдача ежемесячной отчетности в СФР, подаваемой на всех работников организации, независимо от того, какую форму (формат) трудовой книжки они выбрали и выдача сведений о трудовой деятельности работникам в период работы по их письменным запросам и при увольнении;
• актуализированный перечень документов, которые работник предъявляет при приеме на работу.

4.3 Отчет по электронным трудовым книжкам

Сроки отчетности

Работодателям необходимо сдавать (ст. 11 27-ФЗ):

• Отчет на следующий день. Отчитываться о приеме на работу и увольнении необходимо не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа (распоряжения), иных решений или документов, подтверждающих оформление трудовых отношений. Данные правила распространяются на правоотношения, возникшие с 01.04.2020 года. Ранее такую информацию направляли до 15 числа следующего месяца. С 2023 года необходимо подавать отчет и при заключении или расторжении гражданско-правового договора. В отчете необходимо указывать даты начала и окончания договоров ГПХ. Срок сдачи подраздела 1.1 по подрядчикам не позднее одного рабочего дня после заключения или расторжения договора.;
• Отчет ежемесячный. Работодатели обязаны ежемесячно не позднее 25-го числа месяца, следующего месяца, в котором совершен перевод либо работником подано заявление о сохранении бумажной или переводе на электронную трудовую книжку, предоставлять в СФР сведения о трудовой деятельности для формирования электронных трудовых. Если в штате 10 и более работников - то отчитаться можно только в электронной форме, заверив отчет усиленной цифровой подписью. Если штатная численность сотрудников до 9 человек включительно, то допустимо отчитаться на бумаге, либо сдать электронный отчет.

Форма отчетности

Сведения предоставляются в формате отчёта ЕФС-1. По этой форме нужно сообщать в Социальный фонд данные о сотруднике, если:

• работника приняли в организацию, перевели на другую постоянную работу или уволили;
• он получил новую профессию, специальность или квалификацию;
• он написал заявление о выборе формата трудовой книжки;
• суд запретил сотруднику занимать определенную должность или заниматься определенной деятельностью;
• заключили или расторгли договор ГПХ;
• организация переименовалась.

Сведения о трудовой деятельности сотрудников работодатель направляет аналогично другой отчетности СФР. Если отчетность подается через оператора, то необходимо представить дополнительную доверенность для сдачи ЕФС-1.

Отчет представляется в СФР на всех зарегистрированных лиц, включая лиц, работающих по совместительству и на дистанционной работе В случае с единственным работником ООО - директором, по совместительству - учредителем ситуация будет та же. Поэтому ЕФС-1 подают даже на единственного участника. И не важно, заключен с ним официально трудовой договор или нет.

Кто сдает отчетность

Представлять сведения для ведения трудовых книжек в электронном формате обязаны все работодатели без исключений: организации и ИП.

05. Ответственность

По штрафам складывается следующая практика - штрафуют за:

Нарушение трудового законодательства

СФР передает информацию о не представивших своевременно отчет в Государственную инспекцию труда. ГИТ принимает решение о привлечении к ответственности как за нарушение трудового законодательства (ст. 5.27 КоАП):

• должностным лицам и ИП грозит штраф в размере от 1 (одной) до 5 (пяти) тыс. рублей,
• организациям — от 30 (тридцати) до 50 (пятидесяти) тыс. рублей.

Нарушение порядка и сроков представления сведений в СФР

Непредставление в установленный срок либо отказ от представления в органы территориальные органы Фонда пенсионного и социального страхования Российской Федерации сведений (документов), необходимых для ведения индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования, а равно представление таких сведений в неполном объеме или в искаженном виде, влечет наложение административного штрафа (ст. 15.33.2 КоАП РФ):

• на должностных лиц в размере от 300 (трехсот) до 500 (пятисот) рублей.

Сдача отчета на бумаге

Если компания обязана сдавать сведения о трудовой деятельности (ЕФС-1) в электронном виде, за представление таких сведений на бумаге ей грозит штраф. Напомним, что представить отчет ЕФС-1 на бумажном носителе работодатель вправе, только если численность работающих у него застрахованых лиц за предшествующий отчетный период - месяц менее 10 человек (включая исполнителей по ГПД). Следовательно, если работодатель, у которого численность сотрудников за предшествующий месяц составила 10 человек и более, сдаст отчет не по электронке, а на бумаге, ему придется заплатить штраф – 1 тыс.рублей.( ст. 17 ФЗ № 27-ФЗ)

Итоги

Информация о нашей трудовой деятельности теперь будет храниться в информационном ресурсе СФР. Это сулит нам некоторые преимущества, такие как быстрый доступ к информации, дополнительные возможности для трудоустройства дистанционно, снижение расходов на приобретение, ведение и хранение бумажных трудовых книжек.  В СФР утверждают, что беспокоится о защищенности своих персональных данных не стоит, сбои или взломы практически невозможны. Мы рекомендуем руководителям предприятий сразу решить, кто будет ответственным за заполнение отчета СЗВ-ТД: бухгалтер или кадровик. Если это будет, кадровик - то предоставить ему доступ к электронному обороту с СФР. Также советуем проанализировать внутренние нормативные акты организации, должностные инструкции и внести в них изменения, вызванные появлением электронных трудовых.

Фирммейкер, март 2020 (следим за актуальностью)
Елена Житушкина (Карпова)
При использовании материала ссылка обязательна