Сопровождение бухгалтерии в облаке

Ответ: Лучше и экономнее, если мы говорим про профессиональное решение.

Облако избавляет от крупных первоначальных затрат на покупку лицензий, мощный сервер и найм системного администратора.

Вы платите только за аренду (подписку) и получаете автоматические обновления, профессиональное резервное копирование и доступ к данным 24/7 с любого устройства. За безопасность и работоспособность инфраструктуры полностью отвечает провайдер.

Здесь подробные расчеты. 

Ответ: Да, безопасно. Это даже надежнее, чем хранить данные на своем компьютере или сервере в офисе. Профессиональный провайдер устраняет все типичные бытовые и офисные риски.

Ваши данные защищены от привычных проблем:

1. Технические сбои. Сервера в дата-центре не зальет, свет не отключится (есть резервные генераторы), а диски не выйдут из строя - они объединены в отказоустойчивые массивы;
2. Человеческий фактор. Системный администратор не уйдет в отпуск или на больничный - за инфраструктурой круглосуточно следят команды специалистов;
3. Физическая безопасность. Серверы находятся на охраняемой территории с контролем доступа, их невозможно просто вынести из помещения;
4. И главное - вы всегда сохраняете полный контроль. Если возникнут любые сомнения, вы в любой момент можете скачать и сохранить у себя полную резервную копию всех ваших данных. Это ваше безусловное право, которое должно быть закреплено в договоре.

Проще говоря, провайдер берет на себя все риски за "железо" и инфраструктуру, а вы получаете надежную работу и всегда можете создать личный архив важной информации.

Здесь еще подробнее. 

Ответ: Ничего плохого. Это абсолютно стандартная и технически отработанная процедура. Ваши данные - ваша интеллектуальная собственность (если вы их создавали), и вы вправе распоряжаться ею как угодно. Главное - убедиться в этом до подписания договора.

Процесс смены провайдера или перехода на свой сервер выглядит так:

1. Заявка. Вы сообщаете действующему провайдеру о прекращении сотрудничества;
2. Подготовка данных. Провайдер обязан предоставить вам полную и актуальную резервную копию (бекап) вашей базы данных на последнюю дату. Копия должна быть в стандартном, общепринятом формате, который сможет открыть любой другой специалист или ваша собственная установка программы;
3. Перенос. Вы передаёте этот файл новому провайдеру или своему системному администратору. Они разворачивают из этой копии рабочую базу на новом месте;
4. Запуск. После настройки вы продолжаете работу с того же места, на котором остановились. Ваша история операций, справочники, остатки - всё сохраняется.

Что критически важно проверить в договоре с облачным провайдером:

• Прямая формулировка о вашем праве на выгрузку данных в полном объеме при прекращении услуг;
• Формат выгружаемых данных - он должен быть стандартным и не проприетарным (не уникальным для этого провайдера);
• Сроки и стоимость этой процедуры. Как правило, предоставление финальной копии - это обязанность провайдера, которая либо уже включена в тариф, либо выполняется за небольшую разовую плату. Насторожитесь, если в договоре этого пункта нет или он сформулирован нечетко.

Проще говоря, работа с добросовестным облачным провайдером - это не "пожизненное заключение" для ваших данных. Это аренда удобного и безопасного офиса для вашей бухгалтерии. Как и в случае с реальным офисом, вы всегда можете собрать все документы и переехать в другое место, забрав свои активы с собой.

Здесь еще подробнее. 

В бухгалтерском облаке, как и в любой информационной системе, запрещено хранить данные, чье хранение и обработка прямо ограничены законодательством или представляют повышенный риск. Это связано с ответственностью оператора (провайдера) по 152-ФЗ «О персональных данных» и другими нормами.

Вот основные категории данных, которые нельзя хранить в бухгалтерском облаке:

1. Государственная и служебная тайна. Сведения, составляющие государственную тайну (любого уровня).
2. Служебная тайна ограниченного распространения, не относящаяся к бухгалтерской деятельности.
3. Особые категории персональных данных (ст. 10 152-ФЗ). Хранение этих данных требует отдельного, письменного согласия субъекта и соблюдения особых требований ФСТЭК и ФСБ. В типовом бухгалтерском облаке их хранить нельзя. К ним относятся расовая и национальная принадлежность, политические, религиозные и философские убеждения, состояние здоровья, интимной жизни. Сюда попадают, например, первичные медицинские документы (больничные листы - можно, а вот подробные медицинские заключения или истории болезни - нет). Биометрические данные (отпечатки пальцев, сетчатка глаза, образцы голоса), используемые для идентификации. Фотография в личном деле, не используемая для автоматической идентификации, как правило, не считается биометрией.
4. Данные, нарушающие законодательство или права третьих лиц. Это нелегальный контент: материалы, нарушающие авторские права, экстремистские материалы и т.д. Это базы данных (например, клиентские), собранные или используемые с нарушением закона (без согласий на обработку ПДн).

Что можно и нужно хранить в бухгалтерском облаке?

1. Стандартные персональные данные сотрудников и контрагентов (ФИО, должность, ИНН, СНИЛС, паспортные данные, адрес) при условии соблюдения 152-ФЗ;
2. Вся бухгалтерская и налоговая первичка: счета, акты, накладные, банковские выписки;
3. Кадровые документы: копии паспортов, трудовые договоры, приказы (это — стандартные ПДн);
4. Информация о финансово-хозяйственной деятельности компании.

Если ваша деятельность предполагает работу с особыми категориями данных (например, в сфере здравоохранения), обязательно согласуйте этот момент с провайдером облака до заключения договора. Возможно, потребуется специально сертифицированная и настроенная инфраструктура, что повлияет на стоимость и условия обслуживания.

Помните: Бухгалтерское облако предназначено для хозяйственной и управленческой документации. Любые данные, выходящие за эти рамки и подпадающие под особые режимы защиты, требуют отдельной экспертизы и специальных условий хранения.

Стоимость формируется прозрачно и обычно включает:

1. Аренду ПО (за каждого пользователя);
2. Дисковое пространство (объем вашей базы данных);
3. Техническую поддержку и обновления;
4. Дополнительные сервисы (ЭДО, отчетность, проверка контрагентов - обычно опционально).

Насторожить должно отсутствие детального прайс-листа. В идеале вы платите только за то, что используете, и можете масштабировать тариф по мере роста.

Здесь еще подробнее. 

С вашей стороны нужен только стабильный интернет (рекомендуется от 10-50 Мбит/c) и устройство для доступа (ПК, ноутбук). Всю установку программ, настройку, обслуживание серверов и обновления выполняет провайдер облака. Вам не нужно иметь IT-специалиста в штате.

Здесь еще подробнее.