Путевой лист для организаций: как правильно оформить

Путевой лист появился еще в 1920 году в СССР и до сих пор работает и развивается в России. Этот документ должен иметь при себе каждый водитель при каждой поездке с отметками медработника и техработника, а после рейса его нужно вернуть для проверки бухгалтером. Для чего нужен этот грозный документ? Разбираемся.

01. Путевой лист - что это такое и как появился

Путевой лист (далее ПЛ) изобрели в СССР. В июне 1920 году В. Ульянов (Ленин) подписал Декрет «Об автодвижении по г. Москве и ее окрестностям».

В декрет вошли требования к автомашинам, порядок их регистрации, использования. Говорилось в декрете и о номерных знаках, водительском удостоверении и интересующих нас путевых листах. Некоторые положения этого документа актуальны и сегодня. К примеру,  "каждая курсирующая по г. Москве и Московской губернии автомашина должна иметь 2 печатных номерных знака", что "номерные знаки должны содержаться в чистоте и исправности и вполне соответствовать своему назначению: опознанию на ходу машины спереди и сзади". В целях ознакомления как можно большего количества людей (в первую очередь, лиц, профессионально связанных с дорожным движением) декрет был обязательным к размещению во всех организациях, осуществляющих автотранспортные перевозки. Это способствовало его быстрому распространению. Аналогичный декрет был принят и в Петрограде чуть позже.

Мы не нашли информации о путевых листах в других странах. Существует документ с похожей ролью в Германии (Fahrtenbuch - рейсовый журнал водителя), но он служит для компенсации использования личного автомобиля в служебных целях.

Путевой лист в России работает, знать о нем необходимо.

Путевой лист – это основной первичный документ учёта и контроля работы водителя и транспортного средства. Документ оформляется перед выездом транспортного средства. Форма путевого листа разрабатывается предприятием самостоятельно.

Бизнес-процесс ПЛ может быть следующий:

1. Водитель получает задание на выезд и ПЛ у начальника транспортного цеха (расписывается в журнале учета путевых листов);
2. Водитель проходит предрейсовый медосмотр у медработника (проставляется отметка в ПЛ);
3. Водитель проходит технический осмотр служебного автомобиля у главного механика (ставит отметку о технической исправности транспорта);
4. Водитель заполняет путевой лист во время выполнения задания (делает необходимые отметки в соответствии с утвержденной инструкцией);
5. Водитель после выполнения задания сдает ПЛ учетному специалисту (бухгалтер проверяет и принимает ПЛ).

Таким образом, ПЛ содержит информация об исправности автомобиля, пригодности водителя, выполненном задании.

02. Чем регулируется путевой лист?

1. Запрещаются перевозки пассажиров и грузов автобусами, легковыми и грузовыми автомобилями без оформления путевого листа на соответствующее транспортное средство (ст. 6 ФЗ Устав транспорта);
2. Наличие путевого листа у водителя, управляющего транспортом организации, обязательно (п. 2.1.1 ПДД);
3. Водитель обязан проходить предрейсовый медосмотр. Отсутствие штампа о прохождении медосмотра в путевом листе - нарушение законодательства об охране труда (ст. 20 ФЗ-196 О безопасности дорожного движения);
4. Автомобиль обязан проходить предрейсовый техосмотр. Контролером технического состояния автотранспортных средств в ПЛ должны проставляться дата и время проведения предрейсового контроля технического состояния транспортного средства (ст. 20 ФЗ-196 О безопасности дорожного движения);
5. ПЛ должен содержать обязательные реквизиты и иметь определенный порядок заполнения (Приказ Минтранса России от 28.09.2022 N 390). Организации, в том числе и ИП, которые используют транспортное средство в своей деятельности, вправе утвердить свою форму ПЛ, но с использованием обязательных реквизитов;
6. Если ПЛ заполнен неверно или отсутствует - налоговые проблемы (вычет по НДС не применяется, в расходы для налога на прибыль нельзя применять нормы по ГСМ, следует начисление НДФЛ и страховых взносов).

03. Как оформить путевой лист

Путевой лист - документ, который нужен для учета и контроля работы транспортного средства и водителя.

Путевой лист может иметь:

1. бумажный вид (форма разрабатывается самостоятельно, есть унифицированная форма). Если используете бумажную форму, закрепите ее в учетной политике;
2. электронный вид (утвержденный формат). Появился с 11 марта 2023 года. Применение электронного путевого листа - это пока что право, а не обязанность: организации и ИП могут выбирать между бумажным и электронным документом. Электронный путевой лист состоит из четырех файлов обмена: о рейсе и его особенностях; о результатах предсменного, предрейсового медосмотра; о показаниях одометра при выезде с парковки или при приеме машины от другого водителя; о показаниях одометра при заезде машины на парковку или при сдаче другому водителю. В электронным путевом листе разрешают изменять сведения о водителях, марках, моделях прицепов (полуприцепов) и их регистрационных номерах. Электронный лист оформляют через оператора ЭДО, который передает сведения в госсистему электронных перевозочных документов. Подписывают электронный лист УКЭП или УНЭП. Если компания использует электронный вариант путевого листа, при приеме груза можно предъявить его или бумажную распечатку. Полиции тоже можно показать электронный путевой лист.

Путевой лист должен содержать обязательные реквизиты (приказ 390):

1. срок действия путевого листа;
2. лицо, оформившее путевой лист;
3. транспортное средство;
4. водитель транспортного средства;
5. вид перевозки;
6. вид сообщения.

См. образец заполнения путевого листа для легкового автомобиля.

3.1 Срок действия путевого листа

Срок действия путевого листа должны включать дату (число, месяц, год), в течение которой путевой лист может быть использован, а в случае если путевой лист оформляется более чем на один календарный день - даты (число, месяц, год) начала и окончания срока, в течение которого путевой лист может быть использован.

Порядок и сроки составления ПЛ прописываются в Учетной политике организации. Если нет даты, в течение которой действует путевой лист, документ не подтверждает расходы.

3.2 Сведения о лице, оформившем путевой лист

• Для юридического лица - полное наименование, адрес в пределах местонахождения, номер телефона, основной государственный регистрационный номер юридического лица;
• Для индивидуального предпринимателя - фамилию, имя, отчество (при наличии), адрес регистрации по месту жительства, номер телефона, основной государственный регистрационный номер индивидуального предпринимателя;
• Для физического лица, которое не является индивидуальным предпринимателем и которому в соответствии с законодательством Российской Федерации предоставлено право на осуществление деятельности по перевозке пассажиров и багажа легковым такси - фамилию, имя, отчество (при наличии), адрес регистрации по месту жительства, номер телефона, идентификационный номер налогоплательщика.

3.3 Сведения о транспортном средстве

Обязательные сведения о транспортном средстве:

1. тип транспортного средства, марку и модель транспортного средства согласно паспорту транспортного средства, а в случае если транспортное средство используется с прицепом (полуприцепом) - марку и модель прицепа (полуприцепа);
2. государственный регистрационный номер транспортного средства, а в случае если транспортное средство используется с прицепом (полуприцепом) - его регистрационный номер, и/или инвентарный номер (для троллейбусов и трамваев);
3. дату (число, месяц, год), время (часы, минуты) и результат проведения предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортного средства;
4. дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выпуска транспортного средства на линию и его возвращения;
5. показания одометра (полные километры пробега): при выпуске транспортного средства на линию; при возвращении транспортного средства с линии по завершении последнего рейса или при выполнении последнего заказа легкового такси физическими лицами; при приеме-сдаче транспортного средства последующему водителю по окончании рабочего дня (смены) предыдущего водителя (в случае оформления нескольких путевых листов на бумажных носителях на одно транспортное средство).

Сведения о транспортном средстве должны позволять четко его идентифицировать. Повторим, если грузовой автомобиль используете с прицепом, прописывается модель прицепа. Государственный номер заполните и на автомобиль, и на прицеп. О техосмотре подробнее будет информация ниже.

3.4 Сведения о водителе

Сведения о водителе:

1. фамилию, имя, отчество (при наличии);
2. серию, номер и дату выдачи водительского удостоверения;
3. страховой номер индивидуального лицевого счета;
4. дату (число, месяц, год), время (часы, минуты), результат проведения предсменного, предрейсового и послесменного, послерейсового медицинского осмотра (если обязательность проведения послерейсового, послесменного медицинского осмотра предусмотрена законодательством Российской Федерации).

О медосмотре подробнее чуть позже.

3.5 Сведения о перевозке

Сведения о перевозке должны содержать:

1. коммерческие перевозки: регулярная перевозка пассажиров и багажа; перевозка грузов на основании договора перевозки грузов или договора фрахтования (в том числе по договору аренды транспортного средства с экипажем); перевозка пассажиров и багажа по заказу; перевозка пассажиров и багажа легковым такси; организованная перевозка групп детей автобусами (если организованная перевозка группы детей осуществляется по договору фрахтования);
2. перевозки для собственных нужд;
3. передвижение и работа специальных транспортных средств

Обязательный реквизит «Сведения о перевозке» включает в себя информацию о видах перевозки и видах сообщения: городское, пригородное, междугородное и международное. Если машина необходима как по городу, так и для выезда за город, отражают данные через запятую - «перевозка грузов в пригородном, междугородном сообщениях».

Если компания использует автомобиль для служебных поездок, например, на деловые встречи, доставка корреспонденции, - можно вписать «служебная поездка» или «перевозка для собственных нужд организации».

3.6 Часто задаваемые вопросы о заполнении путевых листов

04. Предрейсовый медосмотр – обязательный этап с отметкой в путевом листе

Мы уже говорили, что работодатель не может выпустить водителя в рейс, если он не прошел медицинский осмотр.

Отметка медика в путевом листе - это штамп или подпись врача, который удостоверяет, что водитель здоров и может исполнять трудовую функцию. В проведение предрейсовых осмотров входят:

1. рассмотрение жалоб водителя;
2. проведение визуального осмотра;
3. измерение температуры, давления, пульса;
4. выявление признаков опьянения;
5. определение процента алкоголя в крови;
6. определение присутствия психоактивных веществ.

По итогам предрейсового медосмотра врач должен вынести заключение о том, что:

• вредных и опасных факторов либо состояний здоровья, препятствующих выполнению водителем трудовой функции, не выявлено (и потому водитель может приступать к работе);
• соответствующие факторы либо состояния выявлены (и потому водитель не может быть допущен к работе).

В обоих случаях об итогах медосмотра информируется работодатель. Если факторы и состояние здоровья, мешающие водителю работать, выявлены, то работнику выписывается справка для последующего обращения в медицинскую организацию в целях получения необходимой помощи.

Важные детали

Если сотрудник не работает в должности водителя, но его работа связана с постоянными разъездами на служебном автомобиле, он также обязан проходить предрейсовые медосмотры (постановление Верховного суда от 19.12.2016 № 18-АД16-173). Например, курьеры, которые доставляют товары на служебном транспорте. Если вы не можете подтвердить, что рейс действительно многодневный, когда водитель не имеет возможности вернуться в организацию, проводите медосмотры и контроль технического состояния перед каждым рейсом.

05. Технический осмотр - еще один обязательный этап с отметкой в путевом листе

Мы обещали рассказать про техосмотр. Технический контроль должны проходить транспортные средства, принадлежащие ЮЛ и ИП, которые перевозят пассажиров или грузы. При этом речь необязательно идет о коммерческих перевозках. Если автомобиль перевозит груз для собственных нужд организации либо перевозит хотя бы одного человека, кроме водителя, то он должен пройти предрейсовый или предсменный контроль.

Осмотр может осуществляется работником организации, либо работником сторонней организации или привлекаемым для проведения контроля ИП. Эти люди должны соответствовать профессиональным и квалификационным требованиям, предъявляемым к контролеру технического состояния транспортных средств автомобильного транспорта или контролеру технического состояния транспортных средств городского наземного электрического транспорт.

Контроль проводится в любой промежуток времени нахождения транспортного средства на парковке. Можно заключить договор с механиком, который будет ежедневно приходить в организацию, проверять транспортные средства, ставить отметки в путевые листы и заполнять соответствующий журнал.

Рекомендуем составить подробную инструкцию для ответственного лица и ее придерживаться. Она может, к примеру, содержать следующую информацию.

При проведении контроля должны быть проверены:

1) исправность систем:

• тормозной системы (включая манометр пневматического или пневмогидравлического тормозных приводов, если их установка предусмотрена конструкцией транспортного средства);
• рулевого управления;
• стеклоомывателей;
• колес;
• шин;
• звукового сигнала;
• тахографа;
• аппаратуры спутниковой навигации;
• устройства (системы) вызова экстренных оперативных служб;

2) исправность средств:

• замков дверей кузова или кабины, запоров бортов грузовой платформы, запоров горловин цистерн и пробок топливных баков;
• устройств фиксации подушки и спинки водительского сиденья;
• устройств обогрева и обдува стекол;
• тягово-сцепного устройства, а также страховочных тросов (цепей);
• держателя запасного колеса;
• фиксаторов транспортного положения опор полуприцепов;

3) наличие и работу устройств:

• индикации на щитке приборов, свидетельствующей о неисправности, влияющей на безопасность дорожного движения (проверяется при работающем двигателе);
• стекол и обзорности с места водителя;
• зеркал заднего вида и их креплений;
• заднего защитного устройства, грязезащитных фартуков и брызговиков;
• ремней безопасности и (или) подголовников сидений и их работоспособность;
• стеклоочистителей;
• внешних световых приборов и световозвращателей;

4) герметичность систем, узлов и агрегатов транспортного средства, в том числе системы выпуска отработавших газов, а также дополнительно устанавливаемых на транспортное средство гидравлических устройств;

5) укомплектованность медицинской аптечкой, огнетушителем и противооткатными упорами;

6) отсутствие внесенных в конструкцию транспортного средства изменений в нарушение установленного порядка, предусмотренного разделом 4 главы V Технического регламента, в части газобаллонного оборудования, кузовов транспортных средств, бортов грузовой платформы (для грузовых транспортных средств), дополнительных сидений, фар ближнего света, противотуманных фар (при наличии) и дневных ходовых огней (при наличии);

7) отсутствие установленных на передней части транспортного средства световых приборов с огнями красного цвета или световозвращающих приспособлений красного цвета, на транспортном средстве устройств для подачи специальных световых или звуковых сигналов (за исключением охранной сигнализации) без соответствующего разрешения, а также незаконно нанесенных на наружные поверхности транспортного средства специальных цветографических схем автомобилей оперативных служб.

06. Учет и хранение путевых листов

Все первичные документы имеют срок хранения.

Путевые листы не исключение. Эти документы необходимо держать в закрытом от доступа посторонних лиц месте. Компании ранее были обязаны регистрировать путевые листы в журнале, с 1 марта 2023 года журнал регистрации путевых листов вести не нужно, так как номер путевого листа тоже перестал быть обязательным реквизитом.

Обязательным стало ведение журнала регистрации результатов контроля технического состояния транспортных средств. В него ответственное за техническое состояние должностное лицо вносит отметки «выезд на линию разрешен» либо «выезд на линию не разрешен».

Если все же продолжаете вести журнал учета выдачи путевых листов, то вносите в него информацию обо всех выданных путевых листах. Журнал имеет сквозную нумерацию и ведется в хронологическом порядке. После того как журнал полностью заполнен, он прошивается, скрепляется печатью и подписью руководителя.

Минимальный срок хранения путевого листа в организации составляет 5 лет, однако не стоит забывать, что существуют некоторые ситуации, когда срок хранения путевого листа существенно продлевается. Например, если путевой лист является единственным документом, подтверждающим вредность, опасность, тяжесть труда, то срок его хранения возрастает до 75 лет (приказ Росархива РФ от 20.12.2019 № 236).

07. Кто контролирует наличие путевого листа

Проверять путевые листы могут несколько инстанций:

• ГИБДД и Транснадзор контролируют ведение путевых листов для обеспечения безопасности дорожного движения;
• Налоговая инспекция запрашивает путевые листы при проверке правильности учета расходов на ГСМ, а также при выездных и камеральных проверках;
• Трудовая инспекция может проверить путевые листы на соблюдение норм времени труда и отдыха сотрудников.

08. Путевые листы: Ответственность

Применение путевого листа обязательно.

Административная ответственность

• Управление ТС водителем, не имеющим при себе документов на право управления им, ОСАГО, путевого листа или товарно-транспортных документов, -  штраф в размере 500 (пятисот) рублей (ст. 12.3 КоАП);
• В путевом листе нет отметки или нарушены требования проведения предрейсовых и послерейсовых медицинских осмотров водителей транспортных средств - штраф на граждан в размере 3 (трех) тысяч рублей; на должностных лиц - 5 (пяти) тысяч рублей; на юридических лиц - 30 (тридцати) тысяч рублей (ст. 12.31.1 КоАП);
• В путевом листе нет отметки или нарушены требования проведения предрейсового контроля технического состояния транспортных средств -  штраф на граждан в размере 3 (трех) тысяч рублей; на должностных лиц - 5 (пяти) тысяч рублей; на юридических лиц - 30 (тридцати) тысяч рублей (ст. 12.31.1 КоАП);
• Отсутствует или неверно оформлен путевой лист в налоговом учете (занижение предприятием своей прибыли) - штраф 20% от доначисленной суммы налога на прибыль (ст. 122 НК РФ).

09. Электронный путевой лист с 1 марта 2023 года

Эксперимент с электронными путевыми листами  в октябре 2020

С 1 октября 2020 года запустили эксперимент по внедрению электронной транспортной накладной (ЭТрН) и электронного путевого листа (ЭПЛ). 18 ноября 2020 года стало известно о том, что эксперимент Минтранса по использованию ЭТрН и ЭПЛ, который длился месяц, завершен. Перевозчики оформляли электронные путевые листы (ЭПЛ) и отправляли их с помощью программы «Суперсервис 22».

В рамках эксперимента Минтранс предложил следующий сценарий работы с электронными путевыми листами.

1. Перевозчик создает ЭПЛ;
2. Медработник фиксирует данные о состоянии водителя, механик - о состоянии транспорта, заверяют ЭЦП;
3. Перевозчик подписывает документ ЭЦП и отправляет через оператора ЭДО в Суперсервис;
4. Налоговая проверяет в системе сведения о перевозчике и водителе, ГИБДД - сведения о транспорте. Если контролеры находят ошибки, то фиксируют их и сообщают через оператора ЭДО перевозчику. Последний должен устранить недочеты и заново отправить путевой лист. Если ошибок нет, то система присваивает путевому листу уникальный идентификатор. Оператор ЭДО сообщает этот номер перевозчику;
5. После рейса медик указывает в ЭПЛ данные о медосмотре водителя, а механик — о техосмотре транспорта;
6. Перевозчик вносит данные о прохождении контрольных точек, другие сведения о доставке, заверяет закрытый ПЛ ЭЦП и отправляет в Суперсервис.

Были сложности. Перед рейсом водитель все равно распечатывал путевой лист, чтобы предъявить инспектору ГИБДД. В ЭПЛ не было возможности указывать сведения о заправках и другие важные данные. По окончании эксперимента Минтранс собрал замечания перевозчиков и обещал учесть их при подготовке нового законопроекта.

Вводить ЭТрН и ЭПЛ будут постепенно. Первыми на новый формат переведут транспортные накладные. Путевые листы станут электронными позже. Изначально ЭПЛ были проработаны меньше, чем электронные транспортные накладные. А специфика регулярных пассажирских рейсов, работы спецтранспорта или строительной техники в ходе эксперимента вовсе не учитывалась. Указанный эксперимент лишь часть масштабного проекта «Безбумажные перевозки пассажиров и грузов». Планируют полностью отказаться от бумажных документов. Должен появиться Личный кабинет Перевозчика на сайте госуслуг. В нем будет организовано рабочее пространство для оформления ЭПЛ и других документов, в том числе разрешений на перевозки крупногабаритных и опасных грузов, резервирование времени для пересечения госграницы и т.д.

Документы для этой цели уже меняют.

Обновленный Устав автотранспорта с 1.01.22: введены электронные документы и система ГИС ЭПД

С 1 января 2022 года на территории РФ введены в действие электронные перевозочные документы, а также информационная система - ГИС ЭПД. Новшества вступят в силу 1 марта 2023 года, но отдельные положения начнут действовать уже с 1 сентября 2022 года. Все готовят к электронному документообороту, вот новые понятия:

• электронная транспортная накладная,
• электронный заказ-наряд,
• электронная сопроводительная ведомость,
• электронный договор фрахтования,
• электронный путевой лист,
• электронный заказ,
• электронная заявка.

К примеру, сейчас при приеме груза для перевозки водитель транспортного средства предъявляет грузоотправителю документ, удостоверяющий личность, и путевой лист. С 1 марта 2023 года водитель транспортного средства предъявляет грузоотправителю водительское удостоверение или документ, удостоверяющий личность, а также путевой лист. В случае использования электронного путевого листа перевозчик или водитель транспортного средства должен предоставить грузоотправителю подтверждение формирования электронного путевого листа и его реквизиты.

ГИС ЭПД - это единая федеральная информационная система, в которой можно готовить, получать, отправлять, хранить электронные перевозочные документы. Подключиться к ГИС ЭПД сможет любая организация и ИП на добровольной основе - грузоотправители, перевозчики, грузополучатели, фрахтователи, фрахтовщики.

Чтобы подключиться к системе ГИС ЭПД, нужно заключить с оператором ЭДО, включенным в федеральный реестр, соглашение об электронном документообороте перевозочных документов. В рамках соглашения будут закреплены права и обязанности сторон электронного взаимодействия, а также оговорен порядок оформления и передачи электронных транспортных документов, в том числе и транспортных накладных. После этого компании будет предоставлено специальное программное обеспечение и квалифицированные электронные подписи.

Переход на электронные перевозочные документы в 2022 году осуществляется в добровольном порядке. Однако с 2023 года такой переход может стать уже обязательным. Одновременно за организациями и ИП в текущем году сохраняется возможность формирования перевозочных документов на бумажном носителе. Нужно понимать, что сами перевозчики, грузоотправители и грузополучатели прямого доступа к ГИС ЭПД не получат. Все электронные документы будут вноситься в систему через операторов ЭДО.

Порядок предъявления электронного путевого листа сотруднику ГИБДД пока не определен, полагаем, что водители будут действовать по аналогии с электронными полисами ОСАГО – предъявлять их в распечатанном виде или на экране гаджета, а сотрудник будет проверять подлинность документа самостоятельно.

Итоги

Путевой лист появился в СССР в 1920 году и до сих пор требуется в России. Этот документ по замыслу подтверждает исправность автомобиля, допуск водителя к управлению транспортным средством, цели использования автомобиля. Выезжать на дороги служебная техника без такого сопроводительного документа просто не имеет права. Путевой лист помогает вести учет ГСМ, обосновать необходимость аренды или лизинга транспортного средства. Оформлять путевой лист при перевозке грузов, других лиц помимо себя обязательно. За отсутствие обязательных отметок о прохождении медосмотра, техконтроля, предусмотрена административная ответственность. Минимальный срок хранения составляет 5 лет. Разработан, опробирован и внедряется электронный путевой лист.

Фирммейкер, июль 2022 (следим за актуальностью)
Ольга Петрова, Яна Духанина
При использовании материала ссылка обязательна