Электронная транспортная накладная: что это и как перейти

С течением времени цифровизация экономики проходит всё глубже и затрагивает всё больше аспектов деятельности хозяйствующих субъектов. Постепенно электронные документы вымещают бумажные носители. Данный процесс объективно необходим для систематизации государственного контроля и оптимизации бизнес-процессов. Представьте, затраты на составление и пересылку 1 (одной) транспортной накладной могут составлять порядка 400-700 рублей. На рынке числится более 50 тыс. автоперевозчиков, а составляют они около 3 млрд. перевозочных документов в год (порядка 40 тыс. тонн бумаги!). Суммарные затраты достигают до 1,2 трлн. рублей в год. Поэтому неудивительно, что цифровизация коснулась и сопроводительных документов для организации грузоперевозки.

01. Для чего потребовалась электронная транспортная накладная (ЭТрН)

 С 1 по 30 октября 2020 года Минтранс России провел эксперимент по внедрению электронной транспортной накладной (ЭТрН) и электронного путевого листа (ЭПЛ) на автомобильном транспорте при перевозке пассажиров и грузов. «Существующий механизм оформления транспортной накладной и путевого листа «на бумаге» требует от всех участников рынка перевозок существенных временных и финансовых затрат. Перевод же их в цифру обеспечит качественно новый уровень документооборота, что для бизнеса означает сокращение затрат, а для государства – прозрачность контроля. Проводимый Минтрансом совместно с ведущими участниками рынка эксперимент призван наглядно доказать работоспособность информационной системы и надежность цифровой платформы», – отметил заместитель министра транспорта Алексей Семёнов.

Эксперимент проводил ФБУ «Росавтотранс». Для реализации электронного взаимодействия были проработаны различные сценарии оформления перевозки. Пилотной зоной эксперимента не случайно выбраны территории Москвы, Татарстана, Московской, Калужской, Рязанской областей и Краснодарского края. Достаточная протяженность дорожной сети, логистическая насыщенность и перевозочная активность в этих регионах позволили максимально полно протестировать процедуры электронного документооборота.

Участники эксперимента оценили результаты.

• «Мы выбрали сервис обмена Synerdocs, - рассказали в ГК«CRAFTER», транспортной компании, принявшей участие в эксперименте. - Взаимодействие было выстроено по такой схеме: грузоотправитель формирует в сервисе обмена электронный документ, он отправляется перевозчику и грузополучателю, а после того как проставлены электронные подписи, передается в единую систему»;
• «Мы планируем, что в дальнейшем после полной реализации проекта данные внесенных в реестр транспортных средств будут автоматически считываться камерами фото- и видеофиксации, которые установлены на дорогах, и передаваться в систему. Остановке для проверки документов будут подлежать только те машины, данные которых отсутствуют в системе», — отметил заместитель министра транспорта Алексей Семенов;
• «Для логистики в целом и логистов ритейл-рынка проведение эксперимента – возможность серьезного сокращения издержек и повышения маржинальности бизнеса, рост рентабельности и сокращение цены денег по дебиторской задолженности. В июне 2020г. было проведено предварительное тестирование информационного взаимодействия прототипа ФГУП «ЗащитаИнфоТранс» и коммерческих платформ, в т.ч. системы FMS Lorus и платформ EDI. В рамках этого тестирования нам удалось продемонстрировать успешное взаимодействие участников, осуществить обмен данными электронной транспортной накладной. А также впервые осуществить обмен юридически значимыми цифровыми документами и верификацию транспортной перевозки на прототипе государственной информационной системы ФГУП ЗИТ», – заявил Рустем Искаков, директор по инновациям из компании Lorus SCM;
• «Мы в E-COM первыми запустили ЭТрН в крупнейших федеральных сетях, наше решение единственное охватывает внешний и внутренний контур грузоперевозок. И в рамках эксперимента около 40% транзакций пройдет через решение E-COM.Logistics. Что касается повсеместного внедрения ЭТрН, то это позволит не только ускорить грузоперевозки в целом, но и сократить издержки компаний на документооборот в 4 раза», – прокомментировал Алексей Аксенов, директор E-COM.

Есть и проблемы. В эксперименте участвовали только непосредственные перевозчики, в то время как значительная доля перевозок осуществляется с привлечением экспедиторских компаний. Схемы взаимодействия с ними не отработаны, есть нерешенные вопросы. Например, что делать при повреждении мобильного устройства водителя, как автоматизировать процесс изменения данных о водителях (транспортных средствах), как подписать документы квалифицированной электронной подписью (УКЭП) перевозчика в момент получения груза до начала движения рейса ночью и т.д.

Всё же эксперимент в конечном итоге был оценен как успешный. Участники эксперимента отметили повышение скорости решения бюрократических вопросов.

С 01.01.2022 в Устав автомобильного транспорта были внесены положения об электронных перевозочных документах. Их приравняли к бумажным документам. Бумажные перевозочные документы не ликвидировали, их также можно будет использовать по соглашению сторон договора. В электронном виде можно оформлять и подписывать УКЭП транспортные накладные, заказ-наряды и сопроводительные ведомости.

09.01.2022 вступил в силу Приказ ФНС от 09.12.2021 № ЕД-7-26/1065@ «Об утверждении форматов электронной транспортной накладной, электронной сопроводительной ведомости и электронного заказ-наряда».

Итак, с 2022 года мы получили нововведения в законодательстве и новую электронную форму. Пока еще на добровольных началах.

Цели:

• безопасность и налоговая прозрачность: перемещение грузов можно будет отследить на всех этапах маршрута;
• скорость и снижение затрат: обмен электронными документами быстрее и дешевле бумажных;
• убрать потери документов на почте.

С 01.03.2022 транспортную накладную можно составлять в электронном виде. Электронные перевозочные документы необходимо будет направлять в специальную информационную систему, предварительно заключив договор с ее оператором. Он обязательно должен быть включен в реестр операторов информационных систем электронных перевозочных документов. Полномочия по ведению реестра и информационной системы закреплены за Министерством транспорта РФ. Таким образом, государство сможет отслеживать все перевозочные документы.

С 1.09.2022 г. вступили в силу Правила представления информации в ГИС электронных перевозочных документов. С этой же даты действуют Правила обмена электронными перевозочными документами.

02. Чем регулируется ЭТрН

Транспортная накладная (ТрН) - это первичный учетный документ установленной формы, который обязателен при заключении договора на перевозку грузов автомобильным транспортом (ст. 785 ГК РФ, ст. 8 Устава автомобильного транспорта, п. 7 Правил перевозок грузов автомобильным транспортом).

В ТрН грузоотправитель и перевозчик согласовывают условия перевозки. ТрН подтверждает заключение договора перевозки груза автомобильным транспортом. Она составляется на бумажном носителе или формируется в виде электронного документа (ЭТрН). Форма электронной транспортной накладной утверждена Приказом ФНС России от 09.12.2021 N ЕД-7-26/1065@.

Транспортная накладная подтверждает:

• действительность договора перевозки;
• реальность сделки купли-продажи;
• признание расходов заказчика перевозки и выручки перевозчика (письмо ФНС от 19 апреля 2021 г. N СД-4-2/5238@ и письмо Минфина от 28.08.2018 № 03-03-06/1/61110).

03. Чем отличаются ЭТрН и товарно-транспортная накладная (ТТН)

Товарно-транспортная накладная (ТТН) - это первичный учетный документ, изначально предназначавшийся для учета движения товарно-материальных ценностей (ТМЦ) и расчетов за их перевозки автомобильным транспортом (Постановление Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78).

Сегодня необходимости в ней нет, для расчетов за перевозку грузов используют единый документ - транспортную накладную. Однако, это все еще рабочий документ.

ТТН обязательно должна быть составлена дополнительно к ТН при любой перевозке (покупателю или внутри компании со склада на склад) этилового спирта, алкогольной и спиртосодержащей продукции любыми видами транспорта, так как ТТН является одним из сопроводительных документов, подтверждающих легальность производства и оборота этой продукции (ст. 10.2 № 171-ФЗ).

Это требование подкреплено ответственностью. Перевозка без ТТН этилового спирта, алкогольной и спиртосодержащей продукции грозит конфискацией этой продукции и наложением штрафа (ст. 14.16 КоАП РФ):

• на должностных лиц - от 10 (десяти) тысяч руб. до 15 (пятнадцати) тысяч руб.;
• на юридических лиц - от 200 (двухсот) тысяч руб. до 300 (трехсот) тысяч руб.

В остальном составление ТТН не обязательно. Для передачи товаров используют накладную ТОРГ-12 или УПД, для расчетов за перевозку составляют ТрН. ТрН подтверждает транспортные расходы в налоговом учете при наличии договора на перевозку (Письма Минфина России от 28.08.2018 N 03-03-06/1/61110, от 02.11.2015 N 03-03-06/1/63124).

04. Кто и как оформляет электронную транспортную накладную

Транспортную накладную может оформлять:

1. Грузоотправитель (заказчиком перевозки);
2. Перевозчик, если это предусмотрено договором;
3. Покупатель;
4. Экспедитор.

При этом кто бы ни выписывал накладную, в её дальнейшем заполнении всё равно участвуют все участники перевозки. ТрН по общему правилу оформляет грузоотправитель. Перевозчик по согласованию с грузоотправителем (если предусмотрено договором или соглашением) может оформлять ТрН при перевозке грузов для личных, семейных, домашних или иных не связанных с осуществлением предпринимательской деятельности нужд.

ТрН содержит (форма):

1. сведения о грузоотправителе и грузополучателе - наименования или Ф.И.О., ИНН, адрес места нахождения, номера телефонов;
2. описание груза - его наименование, количество грузовых мест, вид тары и способ упаковки, вес и размеры;
3. указания грузоотправителя по особым условиям перевозки - маршрут, срок, ограничения скорости движения, особенности перевозки конкретного груза, уполномоченные лица;
4. сведения о приеме и выдаче груза - как передать груз перевозчику и как грузополучателю;
5. информация о перевозчике -  например, ФИО, паспорт водителя или уполномоченного лица;
6. информация о транспортном средстве - тип, марка, грузоподъемность, вместимость, регистрационные номера;
7. стоимость перевозки груза с НДС.

Накладная выписывается в 3 (трех) экземплярах для каждого участника перевозки (грузоотправителя, перевозчика и грузополучателя) в бумажном или электронном виде.

Если стороны правильно заполнили и подписали транспортную накладную, все существенные условия договора можно считать согласованными.

Вместе с тем само по себе отсутствие (неправильность, утрата) транспортной накладной не означает, что договор перевозки груза не заключен или недействителен. Наличие договорных отношений может подтверждаться и иными доказательствами.

Для подписания электронной транспортной накладной, в частности, необходимо использовать усиленную КЭП перевозчика.

Существенные условия ТрН, заменяющие договор

Предмет является существенным условием любого договора. Это касается и перевозки груза автомобильным транспортом. Если предмет и другие существенные условия не согласованы, есть риск признания договора незаключенным.

Существенными условиями договора перевозки груза автомобильным транспортом являются:

1. описание груза;
2. пункты отправления и назначения;
3. срок доставки груза. Если условие не согласовано, срок тогда определяется по п. 64 Правил  - для городского сообщения 1 (одни) сутки;
4. сумма сделки, порядок расчетов;
5. обязанности сторон.

05. Как начать работать с электронной транспортной накладной

Уже можно начинать. Пока применение ЭТРН является добровольным. В течение года идет доработка законодательства, аккредитация операторов ЭДО, утверждение алгоритмов взаимодействия всех участников информационного обмена. К 2024 году планируется подготовить почву для закрепления обязанности по применению электронных перевозочных документов (ЭПД).  В любом случае, рано или поздно такой формат станет обязательным. И чем раньше бизнес начнет подстраиваться под новые реалии, тем проще будет принять на себя новые обязанности.

Вы сможете заранее настроить и протестировать систему, учесть и исправить ошибки, настроить новые бизнес-процессы. Те, кто уже начал, сокращают затраты на документооборот и разгружают операторов. Не действуйте без плана.

1 этап. Отработайте свои бизнес-процессы

Здесь важно понимать, как у вас идет отгрузка и приемка товара, кто в это и в какой степени участвует. Отрисуйте схему процессов и рабочие сценарии.

2 этап. Согласуйте с контрагентами

Вы не сможете отправлять грузы через ЭТрН в одностороннем порядке, контрагенты должны быть солидарны. Нужно запускать, когда обе стороны готовы подписывать и отправлять документы в цифровом виде. Мотивация - сокращение затрат и обязательность в ближайшее время.

3 этап. Подключитесь к оператору ЭДО

Для обмена ЭТРН оператор ЭДО должен соответствовать определенным требованиям. При соответствии данным требованиям оператор включается в реестр операторов ЭДО, размещенный на сайте ФНС. Все операторы, включенные в реестр, подключены к государственной информационной системе электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД). Выбранный вами оператор предоставит необходимое ПО и заключит соглашение об электронном обороте перевозочных документов.

4 этап. Получите УКЭП для уполномоченных лиц

С 01.01.2022 г. электронную подпись для субъектов предпринимательства (индивидуальных предпринимателей и руководителей юридических лиц) можно получить только в налоговом органе. Выдача УКЭП на физических лиц/работников организации осуществляется в прежнем порядке в удостоверяющих центрах (Контур, Тензор, СБИС, Гарант, Астрал, любой крупный коммерческий банк). Водители могут подписывать ЭТРН простой электронной подписью, например, через мобильное приложение.

5 этап. Обеспечьте сотрудников техническими средствами

Для оперативного доступа уполномоченных сотрудников потребуются смартфоны или планшеты с подключением к сети Интернет.

6 этап. Начните обмениваться ЭТрН

После того, как вы убедитесь, что всё участники перевозки подключены к ЭДО, можно начинать обмен данными. Электронная транспортная накладная состоит из файлов обмена, каждый из которых предусмотрен для конкретного участника или конкретного случая:

• Грузоотправитель предоставляет в ГИС ЭПД свои сведения грузоотправитель (файл обмена с информацией об участниках перевозки, условиях договора, о поданном транспортном средстве и водителе, о грузе и сопроводительных документах);
• Перевозчик подтверждает факт приема груза к перевозке. Водитель, получив груз, фиксирует это, например, в мобильном приложении, ставит свою подпись и далее доставляет груз грузополучателю.
  При получении груза грузополучатель также передает сведения в ГИС ЭПД. Факт передачи груза фиксируется и перевозчиком в отдельном файле обмена;
• Перевозчик меняет адрес, водителя или транспортного средства;
• Перевозчик и Грузоотправитель сообщают финальную стоимость перевозки.

Вся информация, полученная ГИС ЭПД, относится к информации ограниченного доступа. Срок её хранения составит 5 лет. Обмен можно осуществлять через сервисы или привычную учетную программу.

06. Ответственность за отсутствие транспортной накладной

Отсутствующая транспортная накладная усложняет доказательство заключенного договора и факта перевозки. Транспортная накладная содержит все существенные условия договора перевозки груза и по сути представляет собой письменную форму этого договора.

Административная ответственность

Важно, чтобы перевозочные документы сопровождал груз в процессе перевозки. Перевозчик может быть привлечен к ответственности в соответствии с Кодексом об административных правонарушениях за отсутствие накладной. Правилами дорожного движения установлена обязанность водителя иметь при себе и предъявлять по требованию документы, в том числе документы на перевозимый груз. В случае отсутствия накладной на водителя возлагается штраф в размере 500 рублей (ст. 12.3 КоАП). Но можно отделаться и просто предупреждением.

Налоговая ответственность

Отсутствие накладной опасно в большей степени невозможностью признания расходов на перевозку в целях налогообложения. Если налоговой инспекцией в ходе анализа полученной информации будет выявлено отсутствие на балансе поставщиков транспортных средств в совокупности с отсутствием товарных накладных, данный факт позволит налоговому органу сделать вывод о невозможности доставки товара, а следовательно, о нереальности хозяйственной операции. В отсутствие товарно-транспортной либо транспортной накладной доказать налоговой инспекции и суду реальность доставки товара от поставщика будет проблематично.

Фирммейкер, июнь 2022 (следим за актуальностью)
Елизавета Карпук
При использовании материала ссылка обязательна