Проверка бухгалтерского учета (бухучета онлайн, экспресс-аудит бухгалтерского учета, проверка главного бухгалтера) - это не полноценная проверка бухгалтерского учета и отчетности за выбранный период, которую обычно делают аудиторы по своим стандартам. Речь идет о другом - "посмотрите, правильно ли я делаю". Эксперт смотрит, как ведется бухгалтерский учет на предприятии и соответствует ли он принятым правилам.
Для кого нужен эспресс-аудит бухгалтерии (для всех)
Для предпринимателя (ИП, ООО), для главного бухгалтера. Мы рекомендуем провести проверку бухгалтерского учета, если:
- Бухгалтерию ведет частный бухгалтер. Риски;
- Бухгалтерию ведет онлайн-сервис;
- Идет или грядет Налоговая проверка. Необходимо проверить и проанализировать налогооблагаемую базу, точность налоговых расчетов, обоснованность использования льгот;
- Сдача годового баланса. Если на протяжении года были допущены ошибки или нарушения, их необходимо оперативно выявить и скорректировать;
- Нетипичные ситуации (смена собственника, директора, бухгалтера, привлечение инвестиций, расширение бизнеса, банкротство). Правильная составленная отчетность позволит достоверно оценить возможности фирмы, принять стратегические решения;
- Нетипичные сделки (лизинг, факторинг, экспорт). Требуется проверить отражение их в бухгалтерском учете.
Достаточно ли программной экспресс-проверки бухучета? (нет)
Сначала смотрим бухгалтерскую базу. Её можем загрузить к себе или посмотреть удаленно через демонстрацию экрана.
Довольно часто мы встречаем ситуацию, когда юридическому лицу при обращении за услугой "Проверка бухучета" предлагают результаты встроенного в программу сервиса "Экспресс-проверка". Эту задачу может выполнить любой. Так это выглядит.
Отрабатывает сервис быстро и выдает результаты в таком виде.
Достаточно ли этого для проверки бухучета таким способом? Конечно, нет. Техническая проверка через встроенный сервис недостаточна. Для выявления технических ошибок необходимо, как минимум, сделать сопоставления и проверить соотношения.
Расскажем свою последовательность проверки бухучета.
1 шаг. Проверяем версию бухгалтерской базы
Если версия неактуальна, для дальнейшей работы рекомендуем провести обновление. При работе в старой версии можно столкнуться с невозможностью настроить учетную политику нужным образом, завести коды и льготы по налогам, формы договоров, акто и коммерческих предложений, отчеты по маркетплейсам, проверить контрагента, сдать актуальную регламентированную отчетность, синхронизироваться с банком, сервисами ЭДО, маркировки, завести расширенную номенклатуру, создать МЧД, свой шаблон счета, заполнить СНИЛС, путевой лист и многое другое. Обновить базу не так уж просто. Есть обновления типовой конфигурации, а есть обновления доработанной конфигурации;
2 шаг. Проверяем права пользователей
Часто базу используют несколько сотрудников, а заводят одного пользователя без пароля. История операций может не вестись. Разобраться в этом случае, кто и когда сделал ошибки, невозможно. Настроить права нужно гибко - максимальные права отдать админу, остальные - по функционалу;
3 шаг. Проверяем настройки учетной политики
Стандартные базы мы обновляем, как правило, ежеквартально. После обновлений рекомендуем проверить настройки. Учетная политика находится в меню «Главное» – «Учетная политика» – «История изменений»), если она не меняется, то нужно копировать строку с учетной политикой на каждый год должна быть отдельная строка). Учетные политики по налогам находятся в меню «Главное» – «Налоги и отчеты»;
4 шаг. Запускаем экспресс-анализ бухучета в программе
Его результаты послужат орентиром для дальнейшей проверки;
5 шаг. Проверяем ОСВ (оборотно-сальдовую ведомость) - общую и по счетам
Формируем и смотрим общую оборотно-сальдовую ведомость (ОСВ) за нужный период, отмечаем по показателям БУ, НУ, ПР, ВР и контроль. Оборотно-сальдовая ведомость (ОСВ, оборотка) - таблица, в которой отражаются остатки и обороты (операции) по всем бухгалтерским счетам на конкретную дату. Раньше по оборотной ведомости составляли баланс. Сегодня все отчеты формируются в бухгалтерской программе. Система заполняет форму автоматически на основании операций. Сформировав общую ОСВ, можно примерно понимать текущее состояние учета. Читать ОСВ не так уже сложно. Смотрим конкретный счет. Остаток (сальдо) на начало периода всегда по дебету означает, сколько имущества (товара) есть на начало периода на складе. Оборот по дебету показывает, сколько имущества (товара) поступило на предприятие за период, по кредиту - сколько ушло (реализовано). Сальдо с минусом может означать методологическую ошибку. Кроме минусов смотрим логику, пропорции и соотношения. К примеру, обороты по счету 90-3 «НДС» должны составлять пропорцию 20/120 от оборотов по счету 90-1 «Выручка»;
Далее проверяем ОСВ по отдельным счетам. К примеру:
Счет 01 «Основные средства». Здесь отображается перечень имущества - оборудования, транспорта, недвижимости, земли. Что смотрим? Переходим в карточку и смотрим перечень имущества. Учитываем, что оно должно амортизироваться, по нему начисляется налог и быть сопутсвующие расходы на содержание (газ, вода, электричество, уборка, охрана, связь).
Счета 41 «Товары» и 43 «Готовая продукция». Эти счета являются активными, а значит сальдо на начало у него будет по дебету. Это означает, сколько товаров и продукции на начало периода есть на складе. Оборот по дебету показывает поступление, по кредиту списание. Сальдо с минусом означает ошибку. Нужно понимать, что товары предприятие покупает или перепродает, а готовая продукция – то, что предприятие изготавливает. Смотрим эти счета в разрезе аналитики - склад, номенклатура, партия, кол-во. Сопоставляем с другими счетами.
Некоторые счета полезно посмотреть через отдельные отчеты «Анализ субконто» вместе с ОСВ. К примеру, по счетам 60, 62, 71, 76 можно посмотреть дебиторскую и кредиторскую задолженность в разрезе договоров и контрагентов. Задать вопросы, кто и как занимается взысканием долга. Часто бывает, что договор давно выполнен, а документов нет.
6 шаг. Проверка ведения расчетно-кассовых операций
Построим ОСВ по 50, 51 и 52 счетам, выставим нужные группировки.
Расчетные счета. Здесь проверяем разнесение выписок по расчетным счетам в учетную базу. Сальдо и обороты в ОСВ должны ежедневно совпадать с данными клиент-банка. Если ведете валютные операции, обратите внимание на своевременную загрузку курсов валют, настройте получение их по расписанию. Выписка - это не первичный документ, тем менее важна для точного бух. учета. Выписку по расчетному счету заказывает налоговая для своих проверок, используют суды, сами компании используют для участия в торгах, получения кредита, для информирования инвестора. Банки самостоятельно устанавливают форму выписки с расчетного счета, но структура везде идентична - банк, организация, счет, период, остатки, обороты, назначение платежа.
Кассовые операции. Чтобы их проверить, недостаточно иметь только доступ к бухгалтерской базе. Кассовые операции включают:
- Расчеты между вашей компанией и банком;
- Расчеты между вашей компанией и другими компаниями;
- Расчеты между вашей компанией и физлицами (в т. ч. сотрудником).
По видам кассовые операции делятся на приходные (выручка, приход из банка, поступления от участников, возвраты) и расходные (зп, подотчет, займы, закупка, сдача в банк). Все эти операции необходимо правильно оформить и провести.
К примеру, существует лимит наличных денежных средств в кассе, его нужно соблюдать. Так не обязаны устанавливать лимит денежных средств малые предприятия (численность до 100 человек и готовая выручка – до 800 млн.руб., в т.ч. микропредприятия – организации с численностью до 15 человек и выручкой до 150 млн.руб.). Остальные предприятия устанавливают лимит наличных денежных средств, при превышении которого наличные денежные средства должны сдаваться в банк. Исключение делается для денежных средств, назначение которых – оплата заработной платы и подобные выплаты.
Учет торговой выручки производится с помощью контрольно-кассовой техники. Мы смотрим, как отражается выручка в учете, чем она подтверждается:
- Непроведенные приходные и расходные кассовые ордера;
- Отрицательные остатки по кассе;
- Соблюдение лимита остатка денег в кассе;
- Соблюдение лимита расчетов наличными с контрагентами;
- Соблюдение нумерации ПКО и РКО;
- Выдача денег под отчет только после отчета по ранее выданным суммам;
- Выдача денег под отчет только работникам организации
7 шаг. Проверяем правильность проведения регламентных операций в учетной базе
Проверка регламентных операций в учетной программе может занять довольно значительное время. Говоря своими словами, регламент - это определенная последовательность действий. Составляют его тогда, когда действия выполняются регулярно или периодически (месяц, квартал, год). В учетной базе такой регламент небходим при закрытии счетов, формировании проводок, отображения финансового результата, расчета налогов и формирования отчетности. Логика такая - программа по очереди выполняет 4 блока действий:
- Операции по различным расходам, расчетам налогов, переоценке валюты;
- Расчет долей списания косвенных расходов, он нужен для дальнейшего закрытия затратных счетов;
- Операции по закрытию затратных счетов (20, 23, 25, 26, 44);
- Операции по закрытию результативных счетов (90, 91), по расчету налога на прибыль (налога УСН), по реформации баланса.
Проблем во время этой проверки может быть обнаружено множество:
- кто-то открыл более ранний период, вроде незаметно поправил аналитику, в результате регламентные операции стали неактутальными, ножно искать источник;
- обновили доработанную учетную базу, не исправили ошибки;
- дубли, нужно искать и исправлять;
- недозаполнен документ, завис, не проведен;
- выявлены нераспределенные на себестоимость остатки расходов по компании;
- обнаружили отрицательные остатки партий в регистре себестоимости по компании. Придется искать через универсальные отчеты расхождения по количеству, оформлять «Оприходования»
- и т.д.
Общие рекомендации могут быть такими:
- Закрывать периоды. Не разрешать вносить документы в закрытые периоды;
- Давать доступы по операциям и вести логи;
- Использовать типовую конфигурацию, расширять функциональность за счет внешних отчетов, обработок и печатных форм;
- Делать бекапы, ставить проверенные версии или использовать патчи;
- Не допускать дублей;
- Включить контроль остатков как в компаниях, так и по складам;
- Соблюдать хронологию проведения документов;
- Корректно заполнять реквизиты;
- Соблюдать структуру подчиненности документов (заказ => расходный ордер на товары =>реализация товаров => поступление денег).
8 шаг. Проверим бухгалтерскую и налоговую отчетность
Запросим сданную бухгалтерскую и налоговую отчетность.
Сделаем проверку контрагента, чтобы понимать, как выглядит компания для внешних пользователей. Мы делаем ее через платный доступ на сервисе.
Посмотрим отчетность в ГИРБО. Ресурс является общедоступным, а отчетность можно скачать с сайта с электронной подписью ФНС России с той же юридической значимостью, что и заверенная печатью налогового органа. Сравним с отчетностью, полученной от компании.
При необходимости запросим сверку расчетов с бюджетом.
Что делать после проверки бухучета (восстановить)
Возможные решения:
- Провести инвентаризацию, внести изменения в учет и отчетность;
- Восстановить бухгалтерский учет;
- Провести полную аудиторскую проверку,
- Ликвидировать фирму с запущенным учетом.
Стоимость экспресс-аудита бухгалтерии
Мы проверяем организацию и ведение бухгалтерского учета по базе бесплатно. Зачем нам это нужно? Мы тренируем свои навыки, выражаем компетенцию, привлекаем на бухгалтерское обслуживание.
Как начать проверку бухучета
Не путайте быструю проверку бухучета с финансовым аудитом или полной проверкой от аудитора. Быстрая проверка - это выражение экспертного мнения по вашему бухучету на текущий момент.
Оставьте свой номер в форме ниже, по вашим контактам свяжется наш бухгалтер, который ответит на вопросы и обсудит детали проведения экспресс-аудита.
В ходе проверки посмотрим базу, расскажем о найденных ошибках, проконсультируем по волнующим вопросам.