Довольно часто компании необходимо присутствовать в другом регионе. Перед ними стоит выбор: открыть филиал, представительство, отдельное ООО или обособленное подразделение (ОП). Ранее мы рассмотрели вопрос открытия ОП. Здесь расскажем о процедуре создания филиала, примем заявку на регистрацию филиала. Рассказывает эксперт Фирммейкер Максим Житников.
01. Цели создания филиала ООО
Для каких целей создают филиалы обществ? Таких целей множество:
- Продвижение бренда. Коммерческая необходимость присутствовать в регионе под Единой Торговой маркой. Обычно Фирммейкер рекомендует регистрировать в нужном регионе отдельное ООО для бизнеса, но аренду торгового знака не оформлять. Достаточно заключить лицензионный договор. Тем же, для кого важна работа под торговым знаком, филиал – необходимость.
- Собственный контроль маркетинга и склада. Неудовлетворенность работой своих независимых дилеров, дистрибуторов
- Следование за клиентами, которые желают работать в регионе с привычным и удобным сервисом от известной им компании.
- Работа в рамках одной лицензии. Необходимость использовать лицензию (разрешение, допуск) головной организации
- Необходимость сменить систему налогообложения, вместо УСН перейти на ОСН.
02. Что такое филиал или представительство
Филиал – это обособленное подразделение юридического лица, расположенное вне места его нахождения и осуществляющее все его функции или их часть, в том числе функции представительства.
Представительство – это обособленное подразделение юридического лица, расположенное вне места его нахождения, которое представляет интересы юридического лица и осуществляет их защиту.
Филиал и представительство действуют от имени создавшего их юридического лица, то есть, не выступают в качестве самостоятельного субъекта гражданского оборота, вследствие этого и ответственность за их деятельность несет создавшее их юридическое лицо. Сведения о созданных филиалах (открытых представительствах) должны быть указаны в учредительных документах юридического лица (место нахождения и другие необходимые сведения). Действуют руководители филиалов/представительств на основании генеральной доверенности.
Основной отличительной особенностью филиала и представительства является функциональное назначение. Представительство наделяется минимальным объемом полномочий и не вправе вести предпринимательскую деятельность (не в праве заключать сделки, исполнять договоры). Его задача состоит в рекламировании и продвижении товаров (работ, услуг) компании, распространении о ней информации, в поиске потенциальных партнеров, заключении контрактов, разрешении конфликтных ситуаций, представительстве интересов в суде и пр. Филиал выполняет более широкий перечень функций, так как он вправе осуществлять ту же хозяйственную деятельность, что и головная компания. Подробный объем полномочий указывается в положении о филиале (представительстве). Разница между представительством и филиалом заключается также в том, что филиал имеет собственный баланс и расчетный счет.
02. Какой закон регулирует создание филиала ООО
Порядок создания филиалов и представительств обществ с ограниченной ответственностью регламентирован ст.5 ФЗ 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью».
Сведения об обособленных подразделениях должны обязательно содержаться в учредительных документах, уставе создавшей их компании, в ЕГРЮЛ. Указанные подразделения могут осуществлять свои функции только от имени создавшей их фирмы. Ответственность за деятельность подразделений также несет открывшая их головная организация. Законом не ограничено количество обособленных подразделений одной компании.
Организации, имеющие филиалы, не вправе применять упрощенную систему налогообложения. Налогоплательщик на УСН должен перейти на иную систему налогообложения в том налоговом периоде, в котором произошло открытие филиала. Хотя, если у вас создан филиал, который фактически не функционирует, шанс отстоять свое право на применение УСН есть. Таким образом, для общества, работающего на УСН, открытие филиала ООО может стать легальной возможностью для досрочного перехода с упрощенной системы на общий режим.
03. Возможно ли открытие филиала ООО за рубежом
Да, возможно.
Действующее корпоративное законодательство РФ разрешает открытие филиалов/представительств российских компаний как на территории нашей страны, так и за рубежом. В случае открытия зарубежного филиал/представительства к процедуре его регистрации, фактической деятельности и закрытию будут помимо российского права применяться профильные нормы национального законодательства страны регистрации филиала.
В целом процедура регистрации филиала/представительства и очередность шагов по открытию подразделения за рубежом (без учета особенностей национальных норм) очень похожи на аналогичную процедуру регистрации филиала ООО на территории России.
Отдельные особенности может иметь также налогообложение деятельности зарубежного филиал/представительства, конкретные хозяйственные операции головного российского ООО, осуществляемые через иностранную единицу и также подлежащие соотнесению с нормами национального налогового права страны пребывания.
04. Процедура регистрации филиала ООО в России
Основные этапы создания филиала общества.
1 этап. Принятие решения о создании филиала собственникомООО
- Подготовка и утверждение Решения (протокол) о создании филиала ООО (пример),
- Подготовка и Утверждение Положения о филиале ООО (пример),
- Назначение директора филиала ООО (пример приказа)
- Выдача доверенности директору филиала ООО (пример доверенности)
На общем собрании целесообразно рассмотреть следующие вопросы:
- создание филиала/представительства.
- наименование филиала/представительства и место его нахождения (Что касается отдельного наименования, то филиал или представительство могут его иметь, хотя это совсем не обязательно, законом подобной обязанности не предусмотрено);
- цели, задачи и функции;
- территория, в границах которой филиал или представительство вправе осуществлять свою деятельность;
- виды осуществляемой деятельности;
- состав органов управления;
- назначение и объем полномочий руководителя (указать ФИО в приказе, стратегические полномочия в Положении, технические полномочия в доверенности);
- источники образования имущества;
- порядок отчетности перед головным офисом;
- внесение сведений о филиале/представительстве в устав или утверждение устава в новой редакции;
- утверждение Положения о филиале/представительстве.
Обратите внимание, в отдельных случаях решение может понадобиться нотариально удостоверить.
2 этап. Регистрация филиала ООО в налоговой инспекции
На этом этапе готовим и подаем заявление в регистрирующий орган. Регистрацию осуществляет тот налоговый орган, в котором состоит на учете юридическое лицо, создающее филиал/представительство.
Для регистрации филиала в течение 7 (семи) дней со дня принятия решения либо протокола о создании филиала/представительства необходимо подать в налоговый орган следующие документы:
- решение участника или протокол общего собрания участников о создании филиала;
- заявление по форме Р13014, заверенное у нотариуса (с заполненными листами на создаваемый филиал);
- лист изменений в устав либо новая редакция устава;
- квитанцию об оплате госпошлины;
- документы, подтверждающие наличие юридического адреса (требование налоговых органов).
Регистрирующий орган в срок не более чем 5 (пять) рабочих дней с момента получения указанных документов вносит соответствующую запись в ЕГРЮЛ. Из налогового органа получаем следующие документы:
- Устав Общества с ограниченной ответственностью с отметкой о регистрации;
- Лист записи о внесении изменений, которые связаны с изменениями в учредительных документах
- Свидетельство о постановке на учет (если не выдают, пишем заявление)
Датой начала функционирования филиала/представительства следует считать дату решения единственного участника/протокола общего собрания участников общества о создании филиала, а с точки зрения постановки на налоговый учет - дату внесения о нем сведений в ЕГРЮЛ.
05. Что нужно делать после регистрации филиала ООО
Раньше нужно было уведомить Фонды. С 1 января 2015 года обязанность сообщать в территориальное отделение Пенсионного фонда, Фонда социального страхования об открытии филиала/представительства отменена. Информация автоматически передается ФНС в порядке межведомственного взаимодействия.
Потеря права на УСН
Нужно понимать, что регистрация ООО филиала влечет некоторые последствия. Одно из них - потеря права применения спецрежима в середине года. И кроме того, о данном факте необходимо сообщить в ИФНС по определенной форме. Мы подробно рассказали об этом в статье - Переход на УСН и обратно.
Изготовить печать
Решение вопроса о необходимости печати остается за руководителем ООО. Законодательных требований иметь печать нет. Но она может понадобится для доверенностей, для работы склада, при предоставлении копий документов. Рекомендуем ее изготовить.
Открыть расчетный счет
Уточните порядок открытия счета в выбранном Вами банке. Обычно это простая процедура.
Вести бухгалтерский и налоговый учет
Существует два способа ведения бухгалтерского учета в организациях с обособленными подразделениями — централизованный и децентрализованный. При первом способе учет всех операций, которые осуществляют указанные обособленные подразделения, ведет головная организация. Для этого каждое обособленное подразделение (филиал) передает ей все первичные учетные документы, как полученные от контрагентов, так и сформированные его работниками. На основании этих документов бухгалтерия головной организации отражает данные в централизованном бухгалтерском учете.
При втором способе обособленные подразделения ведут бухгалтерский учет самостоятельно. Головная организация отражает в своем бухучете только непосредственно осуществляемые ею финансово-хозяйственные операции. При этом бухгалтерская отчетность в целом по юридическому лицу составляется путем суммирования показателей учетных регистров головной организации и филиалов.
Итоги
На этом процедура открытия филиала/представительства ООО завершается, и подразделение может приступать к осуществлению своей деятельности. Руководитель филиала теперь правомочен заключать сделки, участвовать в переговорах и проводить встречи на основании выданной доверенности головной организации.
Несмотря на то, что открытие филиала/представительства, в большинстве случаев, не должно вызвать затруднений, в случае, если у Вас нет возможности заниматься подготовкой необходимых документов или у Вас просто нет достаточного времени, Вы всегда можете обратиться в Фирммейкер за профессиональной помощью.