Что такое кассовая книга для ИП. Может ли ИП не вести кассовую книгу. Можно ли ИП не оформлять приходные и расходные кассовые ордера. Обсудим
Для общего понимания области регулирования расчетов денежных средств выделим несколько базовых документов.
01. Чем регулируется
Безналичные расчеты регулируются:
- Правила перевода денежных средств (положение № 762-П). Речь идет о расчетах платежными поручениями, аккредитивах, инкассовых поручениях, расчетов чеками, прямом дебетовании (расчеты в форме перевода денежных средств по требованию получателя средств), расчетах в форме перевода электронных денежных средств.
Наличные расчеты регулируются:
- Использование кассовой техники (ФЗ от 22.05.2003 N 54-ФЗ) Подробнее в нашей статье "Как поставить на учет ККМ";
- Порядок ведения кассовых операций (Указание от 11.03.2014 № 3210-У) Не всем ИП нужно отражать кассовые операции в кассовой книге, об этом ниже.
02. Что такое кассовые операции и кассовая книга
Кассовые операции - это операции, связанные с приемом, хранением и расходованием различных денежных средств, поступающих в кассу организации.
С понятием «кассовые операции» тесно связано понятие «кассовая дисциплина».
Кассовая дисциплина - это необходимость заполнять кассовую книгу, отражать все наличные операции ИП, составлять кассовые документы: приходные кассовые ордера (ПКО), расходные кассовые ордера (РКО), авансовые отчёты, соблюдать лимит расчётов наличными.
Кассовая книга – это специальный журнал, в который вносятся данные обо всех проведенных операциях с наличными денежными средствами. Кассовая книга входит в перечень документов бухгалтерской отчетности, в которой фиксируются приходные и расходные операции с наличными.
Для чего вести кассовую книгу
Кассовая книга, учет денежных средств необходим для контроля над использованием денежных средств. Кассовая книга отражает запись о том, что в определенный период времени определенным документом произошел приход или расход денег, например, сотрудники получили заработную плату или вернули подотчетные суммы.
Ведение кассовой книги систематизирует рабочий процесс, контролирует потоки денежных средств, помогает разобраться, в каком направлении инвестировать, где сэкономить, а куда вообще не стоит тратить деньги. Наличие у ИП кассовой книги – это положительный фактор, без которого бизнес не может быть построен. Кроме того, кассовая книга унифицированный документ, который имеет стандартную форму, ее может прочитать любой в отличие от зашифрованных личных записей.
03. Могут ли ИП не вести кассовую книгу?
ИП могут не вести кассовую книгу и не оформлять приходные и расходные кассовые ордера (п. 4.1 Указания № 3210-У). При этом ИП должен осуществлять учет доходов, расходов, физических показателей или иных объектов налогообложения, например:
- ИП на ОСНО могут не вести кассовую книгу, так как учет ведется на основе Книги учета доходов и расходов и хозяйственных операций индивидуального предпринимателя;
- ИП на УСН или ЕХСН может не вести кассовую книгу, так как ведет книгу учета доходов и расходов (ст. 54 НК РФ, ст. 346.24 НК РФ и ст. 346.53 НК РФ);
- ИП на патентной системе налогообложения ведут книгу учета доходов;
- ИП на ЕНВД ведут учет физических показателей (устарело).
Это в теории. Действительно, если следовать Указаниям, ИП может отказаться пользоваться кассовой книгой. В этом есть смысл, если предприниматель работает один, у него нет наёмных работников, он не платит зарплату и не выдаёт денежные средства под отчет. Такая ситуация возможна у ИП на ЕНВД без наемных сотрудников. Выписывать приходные и расходные документы на самого себя лишняя трата времени. Если предприниматель имеет наемных работников, то он уже должен вести учёт (кому, что и по каким основаниям платится). Так же возникает необходимость контролировать работу кассира (если он имеется). Здесь без учета прихода и расхода наличных денежных средств уже не обойтись. Хотя бы для того, чтобы не произошло факта воровства.
В жизни, следует учитывать судебную практику, быть готовым к спорным вопросам. Например, по мнению налоговых органов, неведение кассовой книги, ПКО И РКО приводит к неоприходованию в кассу денежной наличности, соответственно, к правонарушению, предусмотренному частью 1 ст. 15.1 КоАП РФ.
Многие суды также согласны с тем, что неотражение в кассовой книге денежной выручки в день ее получения свидетельствует о ее неоприходовании. Иногда суды закрывают глаза на незначительную задержку (1 - 2 дня) в оприходовании выручки, признают правонарушение малозначительным.
Некоторые суды идут дальше, полагая, что даже если записи в кассовой книге не были сделаны либо сделаны с опозданием, то нарушения, именуемого «неоприходование», нет, при условии что на поступившие деньги:
- выписан приходный кассовый ордер;
- выбит чек ККТ.
Как оформить отказ от ведения кассовых операций
Если все же решили не вести кассовую книгу, то составьте приказ о том, что с определенного числа ИП пользуется своим правом не устанавливать лимит кассы (не путать с лимитом наличных расчетов), не оформлять кассовые ордера и не вести кассовую книгу, указать основание. Пример может выглядеть так:
---
Начало ПРИМЕРА приказа.
Приказ от 01.06.2014 № 100 об изменениях в правилах ведения кассовых операций.
В соответствии с Указанием Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» приказываю:
1. С 1 июня 2014 года отменить приказ об установлении лимита остатка наличных денег в кассе от ДАТА СТАРОГО ПРИКАЗА № НОМЕР СТАРОГО ПРИКАЗА.
2. Начиная с 1 июня 2014 года НАЗВАНИЕ ИП или ООО не устанавливает лимит кассы на основании абзаца 10 пункта 2 Указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У, поскольку относится к субъектам малого предпринимательства.
3. С 1 июня 2014 года отменить ведение кассовой книги и оформление кассовых ордеров, так как учет ведется ДАЛЕЕ ПРИМЕР1 - на основе Книги учета доходов и расходов и хозяйственных операций индивидуального предпринимателя. Кассовые документы могут оформляться для нужд внутреннего учета или в качестве первичных документов в налоговых целях с соблюдением общих требований к первичным документам.
Конец ПРИМЕРА приказа.
---
Не путать кассовую книгу с другими документами
Важно не путать Кассовую книгу, журнал кассира-операциониста (ЖКО) и Книгу учёта доходов и расходов (КУДИР). ИП, которые применяют ККТ, от ведения журнала кассира-операциониста не освобождены. Журнал кассира-операциониста - это отдельный документ, который не зависит от ведения кассовой книги. Кассовую книгу обязаны формировать все и в ней отражаются наличные операции (доходы и расходы) предпринимателя. Журнал кассира-операциониста подтверждает движение наличных по ККМ. Если вы применяете ККМ, то обязаны вести этот журнал.
04. Ответственность за неведение кассовой книги
Оформить документы необходимо правильно, иначе ждет ответственность.
Нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций, выразившееся в осуществлении расчетов наличными деньгами с другими организациями сверх установленных размеров, неоприходовании (неполном оприходовании) в кассу денежной наличности, несоблюдении порядка хранения свободных денежных средств, а равно в накоплении в кассе наличных денег сверх установленных лимитов влечет наложение административного штрафа (ст. 15.1 КоАП РФ):
- на должностных лиц в размере от 4 (четырех) тысяч до 5 (пяти) тысяч рублей;
- на юридических лиц - от 40 (сорока) тысяч до 50 (пятидесяти) тысяч рублей.
Напоминаем, что налоговая считает неоприходование денежной наличности неведением кассовой книги.
Итоги
Теперь Вы знаете, что индивидуальные предприниматели имеют полное право отказаться от кассовой книги. Так же узнали, как оформить это решение. Однако, учитывая неопределенность в данном вопросе, мы считаем верным вести кассовую книгу. Процедура несложная, экономически полезная, нетрудоемкая при правильной организации.
Бухгалтерское сопровождение от Фирммейкер, май 2015 (обновляется ежегодно)
Анастасия Чижова (Конатова)
При использовании материала ссылка обязательна